數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下圖書(shū)館檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策探析

喬 麗

（商丘工學(xué)院，河南 商丘 476100）

面對(duì)數(shù)字化時(shí)代背景，行業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)壓力也在逐漸地加大，同時(shí)也開(kāi)始認(rèn)識(shí)到提高自身綜合能力的重要性，特別是對(duì)于我國(guó)圖書(shū)館行業(yè)來(lái)講，由于檔案管理工作綜合性比較強(qiáng)，傳統(tǒng)管理方式已不能滿足管理工作需求，反而會(huì)拉低整個(gè)管理效果，所以，我們應(yīng)基于數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景之下制定可行方案，進(jìn)一步推動(dòng)圖書(shū)館檔案管理工作順利展開(kāi)，這不僅能夠?yàn)閳D書(shū)館行業(yè)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)，也能夠在數(shù)字化背景下健康蓬勃發(fā)展。

一、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下圖書(shū)館檔案管理的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)淡薄

圖書(shū)館要想提高檔案管理工作質(zhì)量，要先提高內(nèi)部人員管理意識(shí)，這樣才能夠滿足數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下所提出的具體要求，但是實(shí)際上，很多人員的檔案管理意識(shí)往往比較淡薄，他們并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到提高檔案管理能力的重要性，以此制約了檔案管理工作的開(kāi)展，甚至有一些工作人員工作熱情不高，這同樣會(huì)致使檔案管理工作效率低下。本身檔案管理工作量比較大，然而由于工作人員思想意識(shí)的高低，他們普遍認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，沒(méi)有意識(shí)到它的重要性，鑒于此，就會(huì)阻礙圖書(shū)館檔案管理工作的進(jìn)度，也不利于行業(yè)未來(lái)發(fā)展[1]。

（二）檔案管理方式單一

隨著圖書(shū)館經(jīng)營(yíng)范圍的不斷擴(kuò)大，雖然，在圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)的引領(lǐng)下，越來(lái)越多的人逐步了解到圖書(shū)館檔案管理的重要性，但是，在實(shí)際管理過(guò)程中，由于檔案管理方式單一，因而制約了檔案管理工作的高效開(kāi)展，尤其是在當(dāng)前數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景之下問(wèn)題比較突出。本身檔案管理工作所涉及的內(nèi)容就比較多，我們必須要?jiǎng)?chuàng)新管理模式來(lái)確保內(nèi)部檔案資料的完整性，但由于缺乏有效的檔案管理方法，致使所采用的管理模式不能夠符合檔案管理工作需求，鑒于管理模式落后，會(huì)致使檔案管理工作出現(xiàn)混亂的局面，嚴(yán)重的話還會(huì)出現(xiàn)檔案殘缺不全等現(xiàn)象[2]。此外，鑒于管理方式單一，也會(huì)致使檔案管理缺乏系統(tǒng)性和完整性，致使檔案工作問(wèn)題頻繁地出現(xiàn)。

（三）檔案管理人員缺失

行業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)人員的支持，而檔案管理人員是否具有較強(qiáng)的工作能力，決定了檔案管理工作的開(kāi)展效率。所以，我們必須要充實(shí)內(nèi)部人員，并提高工作人員的檔案管理能力，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。但是，當(dāng)前圖書(shū)館檔案管理中仍舊面臨著很多問(wèn)題，其中檔案管理人員缺失問(wèn)題比較突出，現(xiàn)有的人員也難以滿足實(shí)際檔案管理工作需求，而且管理者也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到充實(shí)內(nèi)部人員的重要性，致使檔案管理工作困難重重，難以提高管理水平和質(zhì)量。此外，由于圖書(shū)檔案管理工作量比較大，單純依靠個(gè)人并不能夠較好地完成，這就需要大量的管理人員參與其中來(lái)提高管理水平，但是實(shí)際上，大部分圖書(shū)館內(nèi)部的檔案管理人員往往人數(shù)比較有限，不能為檔案管理工作帶來(lái)幫助。

（四）檔案管理水平不高

現(xiàn)如今，是科學(xué)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景，我們還應(yīng)當(dāng)運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)展開(kāi)管理工作，這樣能夠提高工作質(zhì)量和效率，為自身帶來(lái)更大的利潤(rùn)空間。但是，圖書(shū)館檔案管理中面臨著很多問(wèn)題，其中檔案管理水平不高直接阻礙行業(yè)發(fā)展，本身圖書(shū)館隨著經(jīng)營(yíng)范圍的不斷擴(kuò)大，檔案管理工作量也在逐漸地增多，單純依靠管理人員管理并不能夠獲得良好的管理效果，我們要通過(guò)運(yùn)用技術(shù)手段輔助作業(yè)，以此提高檔案管理工作的效率，但是很多管理人員也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)信息化建設(shè)的重要性，直接拉低檔案管理水平。

（五）檔案管理制度缺失

任何行業(yè)的發(fā)展都需要規(guī)章制度的支持，制度的確立是為了約束各級(jí)人員行為舉止，能夠盡職盡責(zé)做好分內(nèi)事，但是當(dāng)前圖書(shū)館檔案管理工作效率并不高，這是由于相應(yīng)的管理制度處缺失所致，致使部分工作人員也沒(méi)有盡職盡責(zé)做好分內(nèi)事，同時(shí)責(zé)任心也不高[3]。此外，雖然部分圖書(shū)館設(shè)立了相應(yīng)的檔案管理制度，但是制度內(nèi)容上也存在著較大的漏洞，再加上各級(jí)人員沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行制度內(nèi)容來(lái)工作，也會(huì)致使所設(shè)立的制度流于形式，未能發(fā)揮出其關(guān)鍵性作用，久而久之，就會(huì)致使檔案管理工作水平受到影響，尤其是在如今數(shù)字化時(shí)代背景下，需要我們及時(shí)采取措施去處理，只有這樣才能夠帶動(dòng)圖書(shū)館健康發(fā)展。

二、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下圖書(shū)館檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）提高檔案管理意識(shí)

近幾年來(lái)，隨著數(shù)字化信息時(shí)代的到來(lái)，為各行各業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)展也提供了眾多的便利，特別是對(duì)于圖書(shū)館行業(yè)發(fā)展來(lái)講，能夠?yàn)檎麄€(gè)檔案管理工作提供技術(shù)支持，所以為了滿足新時(shí)代下所提出的具體要求，我們還應(yīng)當(dāng)提高各級(jí)人員的檔案管理，只有讓其認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，才能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案管理工作的順利展開(kāi)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)人員也要以身作則，要樹(shù)立正確的檔案管理理念，進(jìn)一步帶動(dòng)其他工作人員工作積極性，使他們能夠向自身看齊，并努力做好分內(nèi)事。此外，對(duì)于檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，也要及時(shí)采取措施去處理，這樣才能夠在數(shù)字化時(shí)代背景下健康可持續(xù)發(fā)展[4]。由于圖書(shū)館檔案管理工作難度系數(shù)比較高，除了要提高各級(jí)人員檔案管理意識(shí)之外，我們也要做好最基礎(chǔ)的檔案管理工作，并讓相應(yīng)的檔案管理人員負(fù)責(zé)全館檔案管理，這不僅可以規(guī)避重要檔案文件遺失或者是損壞等問(wèn)題的出現(xiàn)，也能夠在最大限度上做好圖書(shū)館檔案管理工作。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式

在提高各級(jí)人員檔案管理意識(shí)的同時(shí)，我們也要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方式方法，因?yàn)閭鹘y(tǒng)落后的方法已不能滿足現(xiàn)在行業(yè)需求，尤其是在當(dāng)前數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，更加需要予以重視。首先，以往由于檔案管理模式落后，致使檔案容易丟失或者是損壞，所以我們可以通過(guò)創(chuàng)新檔案管理模式規(guī)避問(wèn)題的出現(xiàn)，讓整個(gè)檔案管理工作能夠朝著系統(tǒng)化、完整化健康發(fā)展。同時(shí)，也要結(jié)合實(shí)際圖書(shū)館狀況加強(qiáng)檔案管理，確保檔案管理結(jié)構(gòu)的合理性，因?yàn)椋酝芏鄨D書(shū)館在檔案管理過(guò)程中，總是按照傳統(tǒng)的方法去管理，比如：?jiǎn)我坏募埿臀墨I(xiàn)，落后的方式難以滿足檔案管理工作需求，反而會(huì)致使圖書(shū)館發(fā)展受到制約，所以我們必須要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方式，進(jìn)一步提高管理水平[5]。其次。創(chuàng)新檔案管理方式也有助于方便讀者，使其能夠在短時(shí)間內(nèi)查找到自己所需要的文件，進(jìn)一步提高整個(gè)圖書(shū)館的形象，而工作人員也要加強(qiáng)對(duì)重要檔案資料的管理，按照文件的特點(diǎn)進(jìn)行分門別類的管理，讓圖書(shū)館健康發(fā)展。

（三）充實(shí)檔案管理人員

目前，檔案管理人員缺失問(wèn)題也比較突出，這將直接阻礙圖書(shū)館行業(yè)發(fā)展，所以我們還應(yīng)當(dāng)充實(shí)內(nèi)部檔案管理人員。首先，為提高檔案管理工作質(zhì)量，可以從外界聘請(qǐng)一些專業(yè)的人員來(lái)參與到檔案管理工作中，本身圖書(shū)館檔案管理工作量就比較大，較少的人員并不能夠滿足檔案管理工作需求，因此，應(yīng)充實(shí)內(nèi)部人員，以此來(lái)滿足實(shí)際檔案管理工作需求，為更多的讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，且提高滿意程度和圖書(shū)館整體形象。其次，我們也要注重對(duì)歷史性材料的收集與整理，應(yīng)引導(dǎo)檔案管理工作人員積極參與到檔案管理工作中，必要的前提下，也可以設(shè)立一些激勵(lì)制度來(lái)調(diào)動(dòng)各級(jí)人員工作積極性，使他們能夠以一個(gè)良好的狀態(tài)參與到檔案管理工作中，同時(shí)也要結(jié)合實(shí)際狀況來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，在前期管理人員招聘過(guò)程中，我們應(yīng)選擇責(zé)任心較強(qiáng)、學(xué)歷較高的人員，這類人員本身工作能力就比較強(qiáng)，能夠?yàn)闄n案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。此外，我們也可以定期對(duì)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

（四）應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)

以往由于檔案管理水平不高，致使管理工作效率低下，所以為了更好地帶動(dòng)圖書(shū)館行業(yè)發(fā)展，在實(shí)際檔案管理過(guò)程中我們還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)。近幾年來(lái)，在科學(xué)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，只有重視信息化建設(shè)，才能夠?yàn)閳D書(shū)館檔案管理工作提供技術(shù)支持。此外，也要利用現(xiàn)代技術(shù)手段確保檔案文件的完整性，這不僅能夠?yàn)閺V大讀者帶來(lái)更好的閱讀體驗(yàn)，也能夠提高整體服務(wù)水平和質(zhì)量[6]。而圖書(shū)館也要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，靈活運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段促進(jìn)館內(nèi)業(yè)務(wù)能夠均衡發(fā)展，以此逐步完善自身管理能力。最后，全面地提高圖書(shū)館檔案管理工作質(zhì)量，以及能夠在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下健康發(fā)展，并提高綜合市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

（五）健全檔案管理制度

圖書(shū)館要想提高檔案管理工作質(zhì)量，還應(yīng)健全相應(yīng)的管理制度，制度的確立也非常重要，這也關(guān)乎自身能否健康發(fā)展，所以應(yīng)基于數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景之下健全相應(yīng)檔案管理制度，并引導(dǎo)各級(jí)人員嚴(yán)格執(zhí)行制度內(nèi)容來(lái)開(kāi)展工作，因?yàn)橹挥羞@樣才能夠發(fā)揮所設(shè)立制度的最大化作用和價(jià)值。本身檔案管理工作內(nèi)容就比較復(fù)雜，很容易因管理不到位出現(xiàn)問(wèn)題，所以，更加需要健全檔案管理制度，以此來(lái)約束各級(jí)人員行為舉止，進(jìn)而提高其工作責(zé)任心，能夠以一個(gè)良好的狀態(tài)參與到日常檔案管理工作中，讓整個(gè)的檔案管理工作能夠有章可循。

綜上所述，現(xiàn)今階段圖書(shū)館檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，面臨著一些問(wèn)題，致使各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)受到了一定影響，所以要想在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下健康發(fā)展，我們需要提高各級(jí)人員檔案管理意識(shí)及創(chuàng)新管理方式，也要充實(shí)檔案管理人員且加強(qiáng)信息化建設(shè)，最重要的是要健全相關(guān)管理制度，這樣才能夠確保檔案管理工作得以順利地展開(kāi)，并有效提高圖書(shū)館綜合市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。