大數據時代高校檔案管理模式的創(chuàng)新探究

祁海英

（青海大學，青海 西寧 810016）

高校傳統檔案管理工作中，通常都是采用遵循檔案的收集、保存、整理要求等形式，促進檔案管理工作，按照設定好的路線展開，這種工作模式雖然能夠做好有關檔案管理的相關工作，但是其檔案管理工作還存在局限性。大數據時代的到來，提升人們對于檔案管理工作的創(chuàng)新意識，引導人們結合大數據技術進行檔案管理工作模式的創(chuàng)新。

一、大數據時代高校檔案管理模式的創(chuàng)新必要性

（一）管理觀念受到挑戰(zhàn)

在這種情況下，也使高校檔案管理在觀念方面受到挑戰(zhàn)，傳統落后、單一的管理方式，顯然不能判斷檔案的價值，以及對檔案進行有效的保存管理。這就需要相關服務者在檔案整理和保存以及服務的過程中，加強管理觀念的優(yōu)化，這也是推動傳統的管理工作創(chuàng)新發(fā)展的主要工作思路。目前，高校檔案管理人員在大數據背景下，需要優(yōu)化自身的管理觀念、知識體系、技術技能，進而在個人發(fā)展和管理等工作中面臨很大的困難與挑戰(zhàn)[1]。如果還以傳統的檔案管理工作進行紙質檔案的保存，則導致高校檔案管理工作難以滿足信息化時代發(fā)展的需求。如果運用電子化、數字化的檔案管理方式進行工作，則需要提升自身在數字化管理和信息技術使用等方面的能力，進而也再一次給高校檔案管理工作人員的觀念、能力等方面帶來挑戰(zhàn)，需要結合大數據時代的發(fā)展特征，提升檔案利用和服務的功能與效果。

（二）管理技術面臨創(chuàng)新

傳統以人工方式進行紙質檔案保存的管理方式和技術，已經不能滿足大數據時代背景下的發(fā)展需求，而且這種較為粗獷的管理模式，也會造成高校檔案管理工作出現數據丟失、資料遺漏等一些問題，不利于促進檔案管理工作的持續(xù)開展。加上高校檔案管理工作內容資料繁多，如果采用傳統的管理方式和技術，則導致相關工作不能滿足檔案管理和服務工作的需求。因此，在大數據時代背景下，高校檔案管理工作正面臨管理技術創(chuàng)新的挑戰(zhàn)，高校需要結合檔案電子化、數字化的管理模式，全面摒棄傳統檔案管理模式，這就需要高校有更加完善、健全的檔案數字化管理工作系統和體系，才能更好地轉變檔案管理工作方式[2]。同時，在信息化管理工作中，信息化的檔案管理工作，還要達到一定水準，進而才能實現大數據技術、信息技術合理應用的目標，促進檔案管理工作的有效儲存和應用。

（三）數據安全存在威脅

在傳統的檔案管理工作中，注重人防、物防、技防，其目的是保證檔案管理工作的安全性。然而，在大數據時代背景下，不僅給相關管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，還會使檔案管理工作在數據安全等方面存在威脅和嚴重的挑戰(zhàn)。在檔案儲存和使用信息化、電子化發(fā)展的過程中，數據安全問題變得尤為重要，電子化的檔案數據儲存是結合信息技術、網絡系統進行管理的，設備、系統、技術本身存在壽命和使用年限等因素，進而很容易在管理的過程中出現檔案數據披露、丟失、被竊取等損失問題。同時，在檔案信息管理的客戶端中，容易遭受到其他外部網絡的攻擊以及不法分子的技術滲透，從而使網絡安全存在問題。

二、大數據時代高校檔案管理模式的創(chuàng)新問題

（一）缺乏大數據的意識

大數據與高校檔案管理工作的融合是順應時代發(fā)展、滿足檔案管理工作需求的必然方式。目前在大數據技術的帶領和應用中，高校檔案管理工作還存在缺乏大數據應用意識的問題。大數據時代的到來給人的思想意識帶來的影響是巨大的，這就需要檔案管理工作人員轉變傳統觀念，提升對大數據的運用和應用認知。從當前高校實踐情況來看，檔案管理工作人員還存在缺乏大數據應用意識，以及管理層未能對大數據技術進行有效創(chuàng)新、優(yōu)化的問題，從而不利于檔案管理工作更好地處理海量信息，強化信息處理的準確性[2]。在部分高校的管理和教學工作中，對于大數據技術的應用領域較少，主要結合大數據技術對學生進行系統的管理、教學管理等，在檔案管理工作方面其大數據技術的應用重視程度相對不足，也未能通過技術整合、優(yōu)化等形式，做好有關檔案管理和資源的投入力度，進而導致檔案管理工作效率遲遲得不到提升。

（二）大數據使用不合理

高校檔案管理工作在開展中，所包含的管理工作內容、管理技術較多，這需要管理人員積極對大數據技術、信息科技進行有效學習，提升對新思想、新技術的接受能力[3]。但由于檔案管理工作人員缺乏對大數據應用的意識和能力，也影響檔案管理工作的合理開展。在檔案管理工作中，管理人員缺乏對網絡技術、計算機知識的了解，從而也會使檔案管理工作的開展面臨很多困難，影響大數據時代相關管理工作的合理開展。

（三）信息設備相對落后

目前在高校檔案管理工作中，還存在運用傳統臺式機器和電腦設備的問題，缺乏對相關設施設備的有效更新。雖然在大數據時代背景下，部分學校引進新型的信息管理設備，但是缺乏對其的維護和優(yōu)化，進而也導致信息設備和計劃建設的工作效果低下，促使檔案管理工作處在停滯不前的狀態(tài)，影響管理水平和效率的提高。

三、大數據時代高校檔案管理模式的創(chuàng)新策略

（一）提升大數據的運用意識

第一，在提升大數據運用意識的過程中，需要加強大數據應用的宣傳工作，通過宣傳大數據應用模式、應用觀念的方式，提升相關人員對于數據化管理的認知，也可以加大對現代檔案管理工作內容的宣傳力度，其重點目的就是提升管理人員對于檔案管理工作數據化發(fā)展的認知。在新時代不斷發(fā)展變化的背景下，檔案管理工作也需要轉變檔案管理的功能，積極優(yōu)化數據化的檔案管理工作系統，并且結合云計算技術、大數據技術，發(fā)揮檔案管理在整合、分析、預測、管理等方面的功能作用，進而更好地服務于高校各項管理工作。第二，在強化大數據應用意識期間，需要培養(yǎng)檔案管理人員的檔案管理理念，讓其了解數據化檔案管理工作的重要性，進而才能改變以往傳統保存和使用檔案的方式[3]。第三，在大數據應用技術的應優(yōu)化與提升過程中，需要高校明確崗位管理工作人員的責任，并且結合數據化管理思維、大數據技術開展相應的管理工作，充分挖掘大數據背后的檔案管理信息資源和內容，進而才能為高校的相關決策和發(fā)展的工作提供基礎。

（二）加強專業(yè)化人才的培養(yǎng)

目前，高校檔案館的檔案資源都是來源于高校的各個部門，所以為達到檔案有效管理、合理應用的目的，還需要加強專業(yè)化人才的培養(yǎng)，提升對檔案信息園的信息化建設力度，進而才能在大數據技術的帶領下，強化檔案信息園的信息化管理水平。一方面，高?？梢越M建一支專業(yè)化的檔案管理隊伍，要求檔案管理人員不僅要有豐富的檔案管理經驗、專業(yè)知識，還要了解大數據使用、云計算技術的應用方法，進而才能推動相關工作的順利展開。高?？梢詫υ诼毜臋n案管理人員進行有效培養(yǎng)，采用引導檔案管理人員學習大數據技術知識、應用理念、管理方法等形式，推動檔案管理人員的專業(yè)化發(fā)展，進而才能讓其更好地勝任檔案管理在大數據時代背景下的管理工作。另一方面，在專業(yè)化人才的培養(yǎng)中，還需要加大人才的引進力度，提升創(chuàng)新型人才對于檔案資料服務、二次加工的作用，從而才能更好地服務與高校檔案管理的相關工作[4]。在專業(yè)化人才引進期間，可以通過大數據時代背景下的激勵、獎勵制度，調動人才參與大數據技術應用、學習、管理中的積極性，進而也能更好地發(fā)展高校檔案管理工作，不斷實現檔案查詢、管理、應用的專業(yè)化發(fā)展，提升人才對于檔案管理工作創(chuàng)新的引導效率。

（三）及時優(yōu)化信息技術設備

電子化、標準化的檔案管理工作是大數據背景下檔案管理工作的主要內容，為達到檔案電子化和標準化的發(fā)展目標，還需要高校及時優(yōu)化信息技術與設備，進而才能將現代化的管理工作方式和理念落實。高校可以制定有關檔案管理信息技術與設備優(yōu)化的相關制度，無論是對信息技術進行完善、信息設備優(yōu)化，還是電子檔案信息資源儲存、描述、傳輸等工作，都需要結合標準化的制度來進行，從而才能提升現代化管理的工作水平。在優(yōu)化信息技術與設備的過程中，還需要制定有關檔案資源電子化管理的規(guī)定，不斷為檔案管理工作提供保障，而且在檔案資源管理的過程中，可以做好檔案管理工作的監(jiān)督、風險識別等工作，及時了解檔案管理工作中可能出現的風險問題，并且構建針對檔案管理監(jiān)督的相關部門，加大對監(jiān)督人員知識的培訓力度，提升監(jiān)督人員在檔案數據化、信息化管理過程中的風險防范意識，進而才能從源頭避免風險問題的發(fā)生，給數字化的檔案管理工作帶來不利影響[5]。此外，高校需要構建檔案網絡化的安全保障體系，積極應用防火、防盜、防人為損害軟件，從而才能更好地了解檔案管理工作中可能存在的不足以及信息泄露問題，這也是提升安全保障水平的關鍵。

四、結語

基于新時代發(fā)展背景，需要高校檔案管理工作結合時代要求，改革與創(chuàng)新以往的管理和發(fā)展模式，還要通過大數據技術來配合相關工作的有效開展。高校也可以加強專業(yè)化人才培養(yǎng)、及時優(yōu)化信息技術與設備，為大數據技術和信息化工作的開展提供保障，從而才能落實有關檔案管理信息化發(fā)展的相關目標。