新時(shí)代辦公室檔案管理工作優(yōu)化策略

王熙

（山西省大同市廣靈縣蕉山鄉(xiāng)便民服務(wù)中心,山西 廣靈 037500）

前言：檔案管理涵蓋了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的每一個(gè)部門，例如計(jì)生檔案、農(nóng)業(yè)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人力資源檔案等等。其內(nèi)容包含了日常所有的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。檔案的保存對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，日后決策有很大的作用，鄉(xiāng)鎮(zhèn)如何利用新時(shí)代信息技術(shù)與檔案管理進(jìn)行整合，是新時(shí)代辦公室檔案管理優(yōu)化的重點(diǎn)。

一、辦公室檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）檔案管理制度不夠完善

由于檔案整理具有不同種類，規(guī)模龐大的特點(diǎn)，所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)要及時(shí)對(duì)檔案管理進(jìn)行更新，這樣才能符合鄉(xiāng)鎮(zhèn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要。相關(guān)部門要建立健全檔案管理制度，針對(duì)檔案管理的方式、流程以及種類的不同進(jìn)行數(shù)字化智能管理。如今，事業(yè)單位針對(duì)檔案管理的流程并未建立科學(xué)的管理方式，仍然以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行文檔歸納，并沒(méi)有一套完整的可操作性制度，很多檔案在整理過(guò)程中出現(xiàn)由于沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格篩選導(dǎo)致檔案錯(cuò)誤以及重復(fù)存儲(chǔ)的情況。針對(duì)以上情況，部分單位在工作過(guò)程中對(duì)于檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行了制度調(diào)整，但是效果卻并不明顯，其現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用并未在工作中真正使用，這是因?yàn)楣ぷ魅藛T的管理意識(shí)有所欠缺，在日常工作中，忽略管理制度的規(guī)定與要求，不執(zhí)行、不認(rèn)真執(zhí)行、執(zhí)行不徹底所導(dǎo)致的。

（二）檔案管理缺乏信息化設(shè)施

我國(guó)面積遼闊，很多地區(qū)呈現(xiàn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不同步的現(xiàn)象，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室檔案管理方面也出現(xiàn)了不同程度的差異性，在檔案信息管理與使用、基礎(chǔ)硬件設(shè)施、信息化管理程度上都有區(qū)別。部分地區(qū)因?yàn)榻?jīng)濟(jì)狀況有所局限，只能用簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)、字符掃描儀進(jìn)行檔案操作，多數(shù)以人工操作為主，嚴(yán)重缺乏現(xiàn)代化設(shè)施，然而像網(wǎng)絡(luò)云盤這種新興技術(shù)，不僅存儲(chǔ)能力強(qiáng)，還能夠節(jié)省很多空間，并且在后臺(tái)還可以很方便的找出存儲(chǔ)記錄以及文件。由于現(xiàn)代化設(shè)備的匱乏，鄉(xiāng)鎮(zhèn)不能及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)信息進(jìn)行分析與推送，致使其檔案管理水平低下。檔案管理是一種工作復(fù)雜、體積龐大的工作，需要設(shè)備進(jìn)行輔助，如果基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，則檔案管理工作就會(huì)無(wú)法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，極容易出現(xiàn)文件缺失、檔案破損或者資料丟失等現(xiàn)象，對(duì)于檔案管理工作的平穩(wěn)進(jìn)行十分不利[1]。

（三）檔案管理人員專業(yè)能力不足

檔案管理人員的綜合能力與管理水平有直接關(guān)系，部分檔案管理工作人員綜合素質(zhì)較低，對(duì)于檔案管理工作只是簡(jiǎn)單地分類以及歸納，缺乏對(duì)檔案管理工作的深入操作，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的需要。此外檔案管理人員技術(shù)手段掌握嚴(yán)重不足，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)的人力管理由于招聘困難甚至?xí)⒎菍I(yè)人員安排到檔案管理崗位，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理部門的工作人員專業(yè)性水平不足，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行合理安排以及妥善保管，缺少對(duì)檔案的信息化管理會(huì)對(duì)辦公室檔案管理產(chǎn)生不利影響。一些事業(yè)單位針對(duì)以上情況設(shè)立了專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理，但是員工缺乏對(duì)信息進(jìn)行現(xiàn)代化管理的能力，無(wú)法進(jìn)行規(guī)范性操作，因而整體工作效率以及質(zhì)量較低，檔案管理的時(shí)效性和資料的專業(yè)性無(wú)法得到保障。部分員工對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)方面也有所欠缺，無(wú)法認(rèn)知到信息化的安全性與便捷性，認(rèn)為信息化很容易出現(xiàn)信息錯(cuò)亂、竊取信息的可能，然而相比較人為控制來(lái)講，信息化的安全性更加具有優(yōu)勢(shì)。

二、辦公室檔案管理問(wèn)題解決途徑

（一）完善檔案管理制度

近幾年，社會(huì)進(jìn)入高速發(fā)展階段，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案資料種類也逐漸增多，對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的需求也逐漸降低，更多的是現(xiàn)代化的電子文檔，為此辦公室檔案管理部門應(yīng)該制定更具有科學(xué)性的規(guī)章管理制度。相關(guān)工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行，進(jìn)行規(guī)范化管理，對(duì)于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)也要準(zhǔn)確把控，確保所有檔案資料都是準(zhǔn)確無(wú)誤、沒(méi)有重復(fù)的。對(duì)于檔案資料的保密性也要關(guān)注，鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)鍵性資料不能隨意借閱給員工，要嚴(yán)格遵循規(guī)章制度的規(guī)范性。此外，檔案管理部門要著重加強(qiáng)對(duì)檔案資料保管的標(biāo)準(zhǔn)化操作，促進(jìn)整個(gè)檔案管理流程的順利進(jìn)行，不斷增強(qiáng)資料信息保管的質(zhì)量水平。

多數(shù)檔案管理部門需要整理大量不同種類的資料，根據(jù)資料的性質(zhì)進(jìn)行統(tǒng)一管理，但是由于近幾年信息化管理的逐漸興起，各種資料的存儲(chǔ)媒介也有所區(qū)別，對(duì)于管理人員來(lái)講是很大的工作量，因而檔案管理人員應(yīng)根據(jù)不同種類的檔案保管要求制定不同的管理方案，結(jié)合自身鄉(xiāng)鎮(zhèn)性質(zhì)，對(duì)存儲(chǔ)方式進(jìn)行數(shù)字化管理，促使辦公室檔案管理效率的提升。相應(yīng)手段方式主要包括以下幾點(diǎn)：第一，要充分利用信息化資源，將資料信息進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分，要想將檔案資料系統(tǒng)化管理，就要結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)自身工作，不斷管理人員進(jìn)行績(jī)效考核。在檔案管理事業(yè)單位的現(xiàn)有績(jī)效考核制度中，往往由于制度規(guī)定不夠嚴(yán)謹(jǐn)標(biāo)準(zhǔn)，不能夠真正將書(shū)面上的規(guī)定在工作中進(jìn)行實(shí)質(zhì)性運(yùn)用，所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)要加強(qiáng)制度調(diào)整，不斷規(guī)范與完善。同時(shí)要求人力部門不僅要對(duì)檔案管理人員工作結(jié)果進(jìn)行績(jī)效考核，更要對(duì)其過(guò)程中的每一環(huán)節(jié)都進(jìn)行考察，完善績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于全部工作人員都要進(jìn)行不同專業(yè)相同標(biāo)準(zhǔn)的考核，不能因人而異對(duì)平時(shí)關(guān)系好的人員就寬松處理，嚴(yán)禁出現(xiàn)類似暗箱操作現(xiàn)象。第二，信息化時(shí)代的檔案管理主要重點(diǎn)是對(duì)于電子資料的整理與保管，要嚴(yán)格關(guān)注檔案資料保管中的信息安全性。提高信息化檔案管理在檔案管理部門中的應(yīng)用范圍，不僅能夠減少對(duì)于信息篩選、信息分析的時(shí)間，更能夠有效減輕檔案管理人員的工作量，從而提高整體工作效率。第三，信息化技術(shù)雖然能夠大量存儲(chǔ)文件，可以將不同種類資料進(jìn)行分門別類的處理，但是也要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)處理，以免造成不必要的損失。為了確保制度完善工作的順利進(jìn)行，要對(duì)檔案管理人員制定“定崗定責(zé)、權(quán)責(zé)相符”的工作要求，健全辦公室管理工作中的責(zé)任體系，進(jìn)一步對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行明確，保證工作人員對(duì)自身工作職能充分了解，對(duì)工作流程了如指掌。在工作流程制定方面，也要遵循和諧、合理、公平的原則，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，優(yōu)化檔案管理各項(xiàng)工作內(nèi)容的具體流程，推進(jìn)辦公室檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用范圍[2]。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

信息化管理主要是指；利用現(xiàn)代化技術(shù)針對(duì)檔案管理進(jìn)行更加快捷存儲(chǔ)、分析、整合、歸納。相比較傳統(tǒng)方式而言，信息化管理可以節(jié)約人力成本和資源成本，對(duì)于信息的管理也更加具體，會(huì)大幅度提高辦公室管理人員的工作效率，對(duì)于資料的歸檔存儲(chǔ)具有很強(qiáng)的促進(jìn)作用。在檔案整理工作中，大量繁雜的檔案資料進(jìn)行整理會(huì)非常浪費(fèi)時(shí)間以及人力，要想提供檔案管理工作的效率，不僅要投入大量的人力，同時(shí)也需要資金幫助。對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)來(lái)講，可以將不必要的資金投入放到信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施當(dāng)中，充分發(fā)揮其作用，市檔案管理工作更加有效，利用資金投入進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息庫(kù)，在保障信息化管理的同時(shí)，盡可能的減少人力、物力的投入，減少“機(jī)會(huì)成本”，要加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部信息化管理的建設(shè)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)能力強(qiáng)、空間大的特點(diǎn)，將各個(gè)部門機(jī)構(gòu)的資料進(jìn)行系統(tǒng)化處理，當(dāng)部門需要過(guò)往信息資料時(shí)，可以快速得到相關(guān)信息，加強(qiáng)信息收納、整理的速度，有效減緩人工處理檔案資料時(shí)失誤的現(xiàn)象發(fā)生[3]。

數(shù)據(jù)是鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展建設(shè)不可缺少的指標(biāo)之一，在一定層面上來(lái)說(shuō)，檔案管理的信息化就是將書(shū)面數(shù)據(jù)利用現(xiàn)代化工具轉(zhuǎn)化為數(shù)字化數(shù)據(jù)，本質(zhì)上是一種將實(shí)物介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)形介質(zhì)的過(guò)程，這不但可以將檔案處理變得更加省力，還可以長(zhǎng)時(shí)間保存而不損壞，為查詢?nèi)藛T提供資料支持。辦公室檔案管理人員要在日常整理工作中保障檔案信息的完整，在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，要具備互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用能力，這樣就達(dá)到了人才管理與檔案信息化管理相結(jié)合的目的，進(jìn)一步提升員工的工作能力。對(duì)于資料管理而言，單位所有的資料都會(huì)被管理人員所查驗(yàn)與整理，這其中不乏有很多是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)密，所以檔案管理人員需要切實(shí)履行存檔期間信息的原始性，以免發(fā)生資料隨意更改，無(wú)法確認(rèn)原始數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。信息化管理則可以有效避免這一情況的出現(xiàn)，其具有較強(qiáng)的安全手段，例如防火墻等，可以有效防止外界對(duì)于單位機(jī)密資料的竊取或隨意篡改數(shù)據(jù)。為了加強(qiáng)資料的安全性，鄉(xiāng)鎮(zhèn)要制定相關(guān)安全制度規(guī)定，特殊事項(xiàng)特殊處理，并要及時(shí)進(jìn)行記錄，非特殊事項(xiàng)，不得隨意查閱資料，要進(jìn)行工作報(bào)備，在出示直屬部門許可之后方能進(jìn)入到檔案信息系統(tǒng)中，切實(shí)提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息安全性和管理人員道德素質(zhì)。

（三）提高管理人員專業(yè)能力

辦公室檔案資料的整理對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展具有重要意義，鄉(xiāng)鎮(zhèn)要積極招聘具有信息化管理能力的專業(yè)人士，避免出現(xiàn)由于人才匱乏，檔案管理無(wú)法進(jìn)行信息化處理的情況，提升管理人員的整體技術(shù)水平是完成檔案資料歸納處理的基礎(chǔ)，部門領(lǐng)導(dǎo)要提升自我意識(shí)，認(rèn)識(shí)到信息化與專業(yè)人才的重要性，完善相關(guān)崗位設(shè)施與工作制度規(guī)范，為檔案人員營(yíng)造良好的工作氛圍與工作環(huán)境，推動(dòng)檔案管理工作的實(shí)施，同時(shí)要做好監(jiān)督工作，推動(dòng)檔案管理人員能工認(rèn)真履行工作職責(zé)，做好檔案歸納工作，進(jìn)而為單位決策時(shí)提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)資料。單位人力人員要對(duì)管理人員定期進(jìn)行知識(shí)技能培訓(xùn)，促使他們對(duì)專業(yè)知識(shí)與操作技能的達(dá)到不斷提升，建造一支專業(yè)技能優(yōu)異、可以完成信息化操作管理的檔案管理隊(duì)伍，為辦公室檔案管理的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。針對(duì)部分紙質(zhì)資料來(lái)講，管理人員要進(jìn)行科學(xué)的分類管理，要將檔案資料根據(jù)其性質(zhì)、年份、項(xiàng)目的不同進(jìn)行分類保管，因而相關(guān)管理人員必須自身足夠了解日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的細(xì)節(jié)工作，管理層只有實(shí)地了解之后才能夠更好地進(jìn)行檔案搜集工作，在整個(gè)工作過(guò)程中，將所有信息在工作完成之后進(jìn)行歸類處理，同時(shí)要將重要文件單獨(dú)保存，以便未來(lái)公司進(jìn)行決策時(shí)能夠最快速度調(diào)取資料[4]。

對(duì)于資料的歸類來(lái)講，它通常是根據(jù)資料的內(nèi)容進(jìn)行劃分，再對(duì)其種類中的所有資料進(jìn)行統(tǒng)一整合，要根據(jù)文件資料的重要性確定其保管時(shí)限，管理人員要根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)資料的重要程度進(jìn)行保管時(shí)限的確定，一般資料都是以十年為時(shí)間限制，其他資料可以根據(jù)其資料性質(zhì)選擇延長(zhǎng)或者縮短期限，用來(lái)保障文件內(nèi)容的保密性。要求管理人員要主動(dòng)對(duì)資料信息進(jìn)行分析，提升自身工作能力，與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)不同的信息化管理技術(shù)，主動(dòng)接受新理論、新知識(shí)的技能儲(chǔ)備。

檔案管理人員的專業(yè)能力可以通過(guò)推動(dòng)檔案工作人員資格考試進(jìn)行篩選，可以進(jìn)一步促進(jìn)工作人員不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)，實(shí)施持證上崗制度，這樣一來(lái)，可以在篩選出技術(shù)水平較好的人員同時(shí)，提高檔案管理人員的道德素質(zhì)，還可以制定考核年限制度，例如每三年進(jìn)行一次崗位技能考試，促進(jìn)員工自助進(jìn)行崗位學(xué)習(xí)，提升管理人員綜合水平。

結(jié)論：在信息化、現(xiàn)代化高速發(fā)展的條件下，辦公室檔案管理工作也急需傳統(tǒng)方式向智能化進(jìn)行更新發(fā)展，這既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)制度完善，協(xié)同檔案管理人員提高自我工作意識(shí)，積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷提升部門綜合管理實(shí)力，推動(dòng)新時(shí)代下辦公室檔案管理發(fā)展越來(lái)越好。