Excel 在部門人力資源管理中的高級應用

黃田茂

（廈門大學附屬第一醫(yī)院行政人事部，福建 廈門 361003）

前言

人力資源管理是醫(yī)院管理的基本內(nèi)容，其在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中起到至關重要的作用。傳統(tǒng)管理模式下，人力資源管理具有工作量大、效率低下的特點，這嚴重影響了醫(yī)院人力資源優(yōu)勢的發(fā)揮[1]。新時期，Excel 辦公軟件在醫(yī)院人力資源管理中得到了廣泛應用，除文檔管理、招聘管理、考勤管理外，績效管理、薪酬管理等都是Excel 軟件產(chǎn)檢的應用項目，其有效地提升了人力資源管理的效率和質(zhì)量。

一、Excel 的基本功能及應用的迫切性

（一）Excel 的基本功能

Excel 本質(zhì)上是利用電子表格集合進行數(shù)據(jù)處理的一種辦公軟件，在實際應用中，其先需要設置工作薄格式并進行數(shù)據(jù)追蹤，隨后通過生成分析模型、編寫公式等手段，即可完成數(shù)據(jù)計算，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的多較低透視分析，此外，Excel 還能通過專業(yè)外觀的圖表來顯示數(shù)據(jù)，這大大提升了數(shù)據(jù)分析處理的效率和精準程度。目前，Excel 在多個領域得到了廣泛應用，僅從人力資源管理層面來看，其具體應用包含了人力資源招聘、考勤、績效管理、薪酬管理等諸多模塊。

（二）Excel 在人力資源領域應用的迫切性

人力資源管理直接關系著醫(yī)院人才優(yōu)勢的發(fā)揮效果，對于醫(yī)院的發(fā)展具有積極作用。新時期，深化Excel 在人力資源管理中的應用是提升醫(yī)院人力資源管理質(zhì)量的迫切需要[2]。一方面，人力資源管理是醫(yī)院管理的基礎，同時也是醫(yī)院提升競爭能力的關鍵，基于Excel 開展人力資源管理能耐實現(xiàn)人才選拔、任用、培育、留任、績效和薪酬管理的有機統(tǒng)一。另一方面，在傳統(tǒng)管理模式下，醫(yī)院人力資源管理存在諸多問題，如人力資源工作任務量大、管理效率低下等；借助Excel 實施人力資源管理，能有效地解決這些問題，提升人力資源管理的綜合效益[3]。此外在信息時代下，醫(yī)院借助計算機、互聯(lián)網(wǎng)、現(xiàn)代通信等技術(shù)，實現(xiàn)了業(yè)務服務和辦公管理的信息化發(fā)展，在人力資源管理層面，有必要借助Excel 等軟件，提升人力資源管理的信息化水平，以此來適應醫(yī)院全新的發(fā)展環(huán)境，促進醫(yī)院的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

二、Excel 在人力資源管理中的應用

（一）文檔管理

文檔管理是醫(yī)院最基礎的管理單位，其在人力資源數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)發(fā)布等層面起到關鍵作用?；贓xcel 開展人力資源，能在局域網(wǎng)中共享人力資源數(shù)據(jù)信息，此項操作具體步驟為：首先要打開開共享數(shù)據(jù)所在的工作簿，隨后通過“工具-共享”，可打開共享工作簿的對話框[3]。其次借助于編輯操作案件，即可進行多個用戶的在線編輯，該過程還能進行工作薄的合并處理。最后在高級選項卡中，通過確定各欄中具體選項的設置，即可完成對應的操作。利用Excel 進行文檔信息數(shù)據(jù)發(fā)布時，先需要打開對應的工作表，選定對應的文檔，然后打開“另存為”對話框，通過在“發(fā)布內(nèi)容”中選擇對應的內(nèi)容，并確定“發(fā)布形式”，即可實現(xiàn)文檔信息的發(fā)布管理。

（二）人員招錄

招聘錄用是人力資源管理的前端環(huán)節(jié)，規(guī)范化的開展招聘錄用流程管理，能幫助醫(yī)院選聘到優(yōu)秀的人才，這對于醫(yī)院服務技術(shù)創(chuàng)新和管理手段優(yōu)化具有積極作用?，F(xiàn)階段，Excel 在醫(yī)院惹怒眼招聘中的得到了廣泛應用，除招聘表格制作、面試通知單外，婉拒信、員工工作證等都需要通過Excel 軟件來完成，其在整個人才招聘中起到事半功倍的效果。醫(yī)院人才招錄中，先需要通過Excel 軟件建立應聘人員的基本信息文檔，隨后結(jié)合具體的招錄信息，需將是否招錄的確認信息制作成Word 文檔，最后通過Out Look 操作，可將這些面試通知單或者婉拒信群發(fā)給應聘者，以此來實行人才的招錄。以招聘表格制作為例，在借助Excel 整理人事信息數(shù)據(jù)資源時，可將人事信息與照片放在同一個文件夾內(nèi)，同時在描述文件路徑是，需確保文件信息與名稱的相對應。而在員工工作證模板制作中，需將Excel 信息轉(zhuǎn)換為Word 文檔，并以此作為郵件合并的主文檔。就主文檔內(nèi)容來看，其僅包含了郵件合并內(nèi)容固定不變的部分，并且這部分信息需要保存到人事信息表和照片所在的文件夾中。在員工工作證主文檔中，還需要在“郵件”選項中，還需要通過郵件合并項目，進行“郵件合并分步向?qū)А?，該過程中，需完成姓名、部門、職務、工號等信息的插入，并在“文檔部位”的下拉菜單中，通過“域”對話框中的“includepicture”選項，進行文檔命名，

（三）考勤管理

考勤管理是醫(yī)院人事管理的重要組成，規(guī)范化的開展考勤管理，能確保醫(yī)院生活業(yè)務的規(guī)范開展，同時其能為后期的績效管理和薪酬計算體用有效依據(jù)。啟動Excel 制作考勤報表時，首先需在新建工作薄的任務欄中，導入本單位的考勤記錄模板，確定并進行考聘工作模的命名[5]。其次需完成考勤工作薄的撤銷保護操作，操作通過“工具-保護-撤銷”指令完成，隨后選擇相應的對話框，編輯輸入年月份，進行單元格命名；之后在“數(shù)據(jù)-有效性”命令下，可設置數(shù)據(jù)的有效性。最后在“來源”文本框中輸入對應的部門，并進行確認，即可為后期各部門的考勤管理管理提供便利。

（四）績效管理

績效管理是醫(yī)院進行人力資源激勵的前提；通過績效管理，能了解醫(yī)院各部門成員的工作情況，同時也能有效保證人員激勵和獎懲的公平性?，F(xiàn)代管理理念下，醫(yī)院績效管理不僅要制定績效目標計劃和衡量標準，而且需要對目標計劃進行條輪，此外確定目標計劃成果也是績效管理的重要內(nèi)容。目前，在員工績效管理中，Excel 軟件得到了廣泛應用，相比于其他管理模塊，Excel在員工績效層面的應用涉及INDEX函數(shù)的應用。就INDEX函數(shù)本身而言，其代表了返回數(shù)據(jù)表區(qū)域的值或?qū)χ档囊?，在表現(xiàn)形式層面，數(shù)組和引用是INDEX 函數(shù)表現(xiàn)的兩種基本形式。在Excel 圖表表現(xiàn)上，INDEX 函數(shù)指的是返回列表或數(shù)組中的元素值，通常，在確定行序號和列序號后，即可精準確定對應的元素值。

（五）勞資關系

醫(yī)院人力資源管理中，勞資關系管理是極為重要的管理內(nèi)容，通常勞資關系是通過員工工作計算和方法進行表現(xiàn)的?，F(xiàn)代醫(yī)院管理模式下，員工工作崗位不同，績效不同，其工資狀況也有較大差異，這給工資的計算和發(fā)放造成了較大困難。尤其是對于員工而言，除加班、補助外，其績效層面存在明顯差異，這要求在工資計算中，選用具有這很對性的計算方式。以此確保員工工資計算的準確性。傳統(tǒng)管理模式下，員工工資計算涉及較多信息數(shù)據(jù)的整理、計算和分析，這使得工作計算容易出現(xiàn)誤差，降低了勞資關系管理的實際效果。新時期，Excel 軟件為醫(yī)院員工工作計算和勞資關系提供了全新路徑，其在特定函數(shù)公式的支撐下，實現(xiàn)了員工工資的標準化、數(shù)字化計算，有效地提升了員工工資計算的效率和質(zhì)量。利用Excel 進行員工工資計算時，首先在Excel 上進行各個要素的分列顯示，隨后按照不同的分級公式進行工資計算，隨后在Vlookup 作用下，可實現(xiàn)不同職工工資信息的調(diào)用分析，由此完成工作的準確計算。在員工工作薪酬管理中，要提升Excel 軟件應用質(zhì)量，還應注重與薪酬相關的各項數(shù)據(jù)整理分析。新時期，除員工基本工作計算、加班表統(tǒng)計外，獎金計算表、員工的假期等都是員工工作計算需要考慮的重要內(nèi)容，此外，在員工工資具體計算中，還需要考慮個人所得稅代扣代繳等信息。借助Excel 軟件，能實現(xiàn)這些信息數(shù)據(jù)的有效統(tǒng)計，這對于績效薪酬管理具有積極作用。

從應用效果來看，借助Excel 進行員工工資管理具有以下優(yōu)勢：其一，Excel 本身具有數(shù)據(jù)直觀展示的作用，即其能實現(xiàn)員工各項數(shù)據(jù)的精準統(tǒng)計和表達。其二，在員工工作計算層面，Excel 表格工具依托特定的公式進行流程化、數(shù)字化計算，有效地提升了工作計算的精準性，減少了工資核算誤差問題。其三，從整體管理效果來看，Excel 有效地提升了醫(yī)院員工工資管理的質(zhì)量，這優(yōu)化了醫(yī)院勞資關系管理質(zhì)量，提升了醫(yī)院凝聚力，促進了醫(yī)院的長遠發(fā)展。

三、Excel 在人力資源管理中的應用要點

（一）注意把控Excel 使用操作技巧

Excel 的使用對于醫(yī)院人力資源管理質(zhì)量具有深刻影響。新時期，要實現(xiàn)Excel 與醫(yī)院人力資源管理的深層次融合，還應注重Excel 使用技巧的優(yōu)化。一方面，在信息時代下，應對Excel 功能軟件本身進行持續(xù)更新，要求在Excel 功能層面，對數(shù)據(jù)追蹤、分析模型、公示編寫、數(shù)據(jù)計算等功能進行優(yōu)化，繼而在多種方式下，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的透視管理。同時在Excel 軟件應用中，應注意解除Excel 軟件的使用規(guī)范限制，如不斷增加Excel 工作表個數(shù)、數(shù)字格式種類、自動以函數(shù)個數(shù)、工具欄按鈕個數(shù)等，滿足新時期的軟件應用需要。另一方面，在Excel 應用中，應重視其適用操作技巧的創(chuàng)新優(yōu)化。其一，在Excel 自動以模板設置中，可聽過“Microsoft Excel 工作表”新建Excel 工作表，然后對其字體等要素進行個性化設置。其二，在Excel 操作中，應盡可能地獲取更多的模板資源，要求提供的鏈接模板能有效滿足人力資源管理需要。其三，函數(shù)使用一種是Excel 軟件應用的難點所在，通常求和采用=SUM 公式，求平均值采用=AVERAGE 函數(shù)，此外求最大、最小值分別采用=MAX 和=MIN 等公式，應重視這些函數(shù)插入、應用流程的控制，確保數(shù)據(jù)計算的準確性、有序性。其四，在Excel 軟件應用中，還應注意折疊讓默認工作簿更有個性，這樣能有效滿足醫(yī)院人力資源管理的實際需要。

（二）實現(xiàn)Excel 與人力資源管理具體模塊的融合

要進一步提升Excel 在人力資源部管理中的應用水平，還應實現(xiàn)其與人力資源管理具體模塊和項目的融合?，F(xiàn)階段，Excel 表格工具的應用范圍極為廣泛，其在人力資源管理中的適用性極強?，F(xiàn)階段，人力資源管理包含招聘、考勤、培訓、績效管理、薪酬管理等諸多內(nèi)容，這些管理內(nèi)容包含了較多的信息數(shù)據(jù)，利用Excel 進行這些數(shù)據(jù)分析中，應系統(tǒng)考慮數(shù)據(jù)的類型、數(shù)量和時間跨度，以此來使得人力資源數(shù)據(jù)的到處精準計算。譬如在進行員工考勤、績效考核是，應嚴格地按照相應的月份、季度、年度來進行數(shù)據(jù)管理，這樣能為醫(yī)院年審工作提供便利，提升人力資源管理的實際效益。另外，在Excel 與人力融合應用中，還應結(jié)合具體的管理對象，對Excel 軟件的具體模塊進行優(yōu)化設計，凸顯不同管理內(nèi)容的個性，以此來提升醫(yī)院自身的運轉(zhuǎn)效率，保證工作的有序進行。

結(jié)術(shù)語

Excel 在醫(yī)院人力資源管理中應用廣泛，新時期，醫(yī)院管理者只有充分認識到Excel 在人力資源管理中的優(yōu)勢和迫切性，結(jié)合醫(yī)院人力資源管理實際，深化其在人力資源管理各個層面的應用，同時考慮Excel 應用要點控制，這樣能實現(xiàn)Excel 與人力資源管理的深度融合，提升Excel 應用水平，保證醫(yī)院人力資源管理質(zhì)量，進而在發(fā)揮人才優(yōu)勢的同時，促進醫(yī)院的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。