淺析新時(shí)代背景下高校辦公室管理創(chuàng)新

孫健

（沈陽師范大學(xué)，遼寧 沈陽 110034）

高校辦公室管理是高校管理工作、學(xué)術(shù)研討、日常生活工作保障等工作的基石。在新時(shí)代下，社會飛速進(jìn)步發(fā)展，唯有進(jìn)行自我審查和改革，才能跟上時(shí)代的步伐，才能為祖國培養(yǎng)高素質(zhì)高教育水平的人才。在我們不斷改革的步伐中，高校辦公室工作模式也呈現(xiàn)新的形勢，作為高校行政管理的一份子，我們必須人人擁有危及意識，時(shí)刻提醒自己要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)自身、組織在管理工作中存在的問題。習(xí)近平總書記在黨的十九大報(bào)告中提出了優(yōu)先發(fā)展教育事業(yè)的總體要求，總書記的這一要求為我們指明了推動(dòng)教育改革發(fā)展的方向，我們要學(xué)會合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化工具，進(jìn)行行政管理的創(chuàng)新落實(shí)工作，提高高效率管理工作模式。深入討論高校行政管理工作存在的問題及如何解決的方案，旨在提高辦公室行政管理人員的綜合素質(zhì)及工作能力。

一、高校行政組織的簡單刨析

高校行政管理的運(yùn)行體系，區(qū)別于正常的自上而下的管控體系，而是特殊的自下而上的監(jiān)督體型，我們要把行政組織整體都始終定位在一個(gè)服務(wù)者的角色，我們的服務(wù)宗旨就是為院校內(nèi)的師生服務(wù)，行政單位和師生之間的關(guān)系是服務(wù)者與被服務(wù)對象的關(guān)系。在日常工作中，也可說在對院校師生的服務(wù)過程中，行政組織應(yīng)為廣大師生盡力地提供高質(zhì)量、高效率、高反饋率的服務(wù)。在工作的過程中不能丟失與師生之間的交流溝通，積極聽取師生的意見和建議，階段性進(jìn)行自我審查，對于群體反映的問題，要做到及時(shí)反饋，隨時(shí)準(zhǔn)備進(jìn)行改進(jìn)和提高。從管理學(xué)的角度來說，管理也是服務(wù)。高校行政辦公室管理首先是一個(gè)以服務(wù)為目的的特殊組織，區(qū)別于地方行政組織。高校的根本活動(dòng)表現(xiàn)在教書育人、科研活動(dòng)、人才培養(yǎng)，是以學(xué)術(shù)為基礎(chǔ)的組織單位。因此，作為高校行政管理人員要明確自己的職責(zé)，樹立正確的心態(tài)和擺正自己所處位置，明白行政管理的特殊性，是帶有從屬性和服務(wù)型的管理工作。因此，行政管理工作的根本目的是為了廣大師生提供更好的教學(xué)科研平臺，為了保障科研任務(wù)的順利開展，以師生為中心，創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)和工作氛圍。為了推動(dòng)高校的不斷發(fā)展，創(chuàng)新改革老舊的行政工作方式和模式，是在新時(shí)代下必不可少的。

二、高校辦公室管理工作中存在的主要問題

（一）行政管理手段滯后，部門職責(zé)劃分不明確

現(xiàn)有的高職院校往往還是按照傳統(tǒng)行政管理單位的形式開展工作，隨著近幾年高校不斷擴(kuò)大規(guī)模，原有的行政管理體系很難滿足新時(shí)達(dá)的服務(wù)需求，現(xiàn)有的行政組織設(shè)定過于簡單，職責(zé)劃分范圍不明確，常出現(xiàn)互相推卸責(zé)任的現(xiàn)場。并且現(xiàn)有的行政組織設(shè)定服務(wù)意識不夠，還是傳統(tǒng)行政組織問題。常出現(xiàn)師生為了一個(gè)報(bào)銷，花費(fèi)大量時(shí)間和精力。各行政部門辦事程序復(fù)雜，部門之間缺乏溝通和配合，常需要到多個(gè)部門、找多個(gè)行政領(lǐng)導(dǎo)簽字才能辦理好。行政工作內(nèi)容也作為非公開，辦理流程及具體辦理人員都模糊不清。部門內(nèi)部工作職責(zé)劃分不明確，常出現(xiàn)一頭忙碌一頭清閑現(xiàn)象，缺乏主動(dòng)配合部門工作的自覺性，同時(shí)也沒有固定的管理機(jī)制進(jìn)行約束?，F(xiàn)在環(huán)境下的高校行政管理手段顯示了陳舊的特點(diǎn)，應(yīng)該有效地進(jìn)行改革和處理。院校內(nèi)管理組織缺少監(jiān)督制度、獎(jiǎng)懲制度與責(zé)任制度，這樣的后果將影響行政管理的發(fā)展，影響廣大師生的工作和學(xué)習(xí)，甚至阻礙院校整體的發(fā)展腳步。

（二）行政工作人員信息化專業(yè)素養(yǎng)不高

隨著快速發(fā)展的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，為行政管理工作提供了許多便利工具，但對于辦公室管理人員的要求就變得更多，現(xiàn)代化信息管理僅僅靠原有的技術(shù)知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這是一種知識化管理，是一種智能新管理模式，需要辦公室人員掌握對現(xiàn)代信息化工作工具的掌握，甚至需要學(xué)會對信息庫、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的掌握。原先辦公室事務(wù)工作量很大，通過信息化專業(yè)技術(shù)，節(jié)省重復(fù)性工作，掌握院校龐大的數(shù)據(jù)庫也變得輕松。但掌握這些現(xiàn)代信息技術(shù)、技能的難度較大，現(xiàn)有行政工作人員信息化專業(yè)素養(yǎng)不高。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，世界進(jìn)入信息爆炸獲取時(shí)代，可以獲取信息的途徑變得越來越多，獲取速度也變得越來越快，例如一條新聞可以在短短幾分鐘內(nèi)傳遍全世界。由于信息爆炸式增長和信息的公開透明化，高校很多問題就出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上。大學(xué)生可能缺乏自身對信息的判斷力，不懂得法律界限，在網(wǎng)絡(luò)肆意傳播，可能造成社會恐慌甚至危害國家安全，就會造成嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)輿情危機(jī)。尤其是大學(xué)生，經(jīng)常在朋友圈、微信、QQ 群中轉(zhuǎn)發(fā)各種新聞，他們并不知道新聞很有可能是虛假不實(shí)新聞，甚至有可能產(chǎn)生病毒。由于缺乏對輿情管理的相關(guān)專業(yè)知識，高校辦公室行政管理人員在處理這些情況時(shí)可能會顯得不得心應(yīng)手，在這種情況發(fā)生時(shí)，很難快速有效控制輿情蔓延，會對廣大師生甚至院校造成不利影響。所以高?？梢砸M(jìn)信息化技術(shù)、輿情管理系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)分析等，通過這些技術(shù)，提早避免網(wǎng)絡(luò)輿情帶來的不良影響，同時(shí)行政工作人員提高自我的專業(yè)素養(yǎng)，提升行政工作的工作效率。

三、高校行政管理的創(chuàng)新措施

（一）明確部門職責(zé)

目前，許多高校行政管理組織結(jié)構(gòu)設(shè)立的并不合理，制度體系方面缺乏明確的崗位責(zé)任制度，高校現(xiàn)有的管理制度和組織機(jī)制往往只是紙上談兵?，F(xiàn)應(yīng)明確各部門的具體職責(zé)，第一步準(zhǔn)確劃分工作職責(zé)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。辦公室各部門應(yīng)建立第一負(fù)責(zé)人，各部門之間在明確具體工作職責(zé)的前提下，還要明確改革和創(chuàng)新目標(biāo)。相互之間應(yīng)溝通協(xié)調(diào)，相互配合，為高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展齊心協(xié)力。以教師與學(xué)生為導(dǎo)向，重構(gòu)服務(wù)提供流程，建立整體性的運(yùn)作方式，強(qiáng)化一站式的服務(wù)模式，以提高服務(wù)效率。消除部門內(nèi)部的本位主義，以教學(xué)與科研為中心提供服務(wù)，要圍繞教師與學(xué)生的需求，對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改革，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，強(qiáng)調(diào)各部門之間信息、業(yè)務(wù)及服務(wù)的協(xié)同整合。明確部門職責(zé)，整合辦事流程，簡化行政系統(tǒng)，強(qiáng)化效率意識，改進(jìn)工作方法，提高工作效率，為師生提供一次到位的服務(wù)。

同時(shí)建立反饋機(jī)制，就像許多政府部門一樣，開通投訴郵箱、電話等，接受廣大師生的監(jiān)督。在日常煩瑣的行政工作中，行政管理人員難免會犯錯(cuò)，偶爾會出現(xiàn)疏忽問題和潛在隱患，這時(shí)廣大師生的監(jiān)督顯得尤為重要。建立反饋機(jī)制，能夠很好地解決這類問題。廣大師生通過微信、郵箱、電話等手段反饋行政管理部門存在的問題、改進(jìn)建議等，不僅有助于行政管理部門改正自身不足，還增進(jìn)了管理部門與師生之間的情誼，拉近了雙方距離，讓行政管理部門不再是高高在上的，而是以人為本、為師生服務(wù)的部門。

（二）充分利用信息化技術(shù)，提高行政管理效率

在如今信息快速發(fā)展的時(shí)代，高校如何進(jìn)行信息化創(chuàng)新發(fā)展？高校辦公室首先要重視新科技，采納新興信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對各種數(shù)據(jù)、信息的整合優(yōu)化并高校管理?，F(xiàn)代信息技術(shù)為辦公室管理工作提供了新的平臺。例如，校園卡現(xiàn)在已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了門卡、飯卡、圖書卡各種系統(tǒng)一卡化，都是智能化的體現(xiàn)。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能愈加完善，無紙化辦公不再是理想，辦公室管理實(shí)現(xiàn)智能化，也極大地方便廣大師生工作和生活。所以，作為辦公室管理工作者，我們要提高自身信息化專業(yè)素養(yǎng)，利用信息化工具提升工作效率。

四、結(jié)語

當(dāng)下教育事業(yè)不斷地進(jìn)步，院校規(guī)模不斷地增長，教學(xué)質(zhì)量日益完善，高校辦公室行政管理要進(jìn)行創(chuàng)新改革已成定論。在新時(shí)代下，信息化智能工作快速進(jìn)入到我們的日常工作中，作為辦公室行政管理人員應(yīng)該不斷提高自身的服務(wù)意識，綜合專業(yè)素養(yǎng)，學(xué)會利用現(xiàn)代信息化手段，更好地做到為廣大師生服務(wù)。同時(shí)要完善監(jiān)督和獎(jiǎng)懲機(jī)制考核，做到分工明確，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。進(jìn)入新時(shí)代下我國高校改革，形勢日益多元化，為了保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，各高校應(yīng)結(jié)合個(gè)體實(shí)際情況，落實(shí)改革情況和進(jìn)行行政管理工作創(chuàng)新。