淺談新形勢下基層流動人員檔案管理服務(wù)工作

文·葛瓊

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，人員跨區(qū)域流動越來越頻繁、數(shù)量越來越多、分布越來越廣，做好流動人員檔案管理服務(wù)工作能有力促進(jìn)人才交流、推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。因此，流動人員檔案管理服務(wù)已經(jīng)是基層人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)的重要工作之一。然而，部分基層人力資源服務(wù)檔案機(jī)構(gòu)人員配備不足、檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施不健全、檔案管理程序不規(guī)范以及服務(wù)效能不高等問題期間突出，成為阻礙流動人員檔案管理服務(wù)工作發(fā)展的瓶頸，需要檔案部門加以重視和解決。

一、流動人員檔案管理存在的問題

（一）檔案意識淡薄

隨著我國經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量發(fā)展，對人才資源的需求也日益增加。企業(yè)在人才招聘過程中已由以往的重學(xué)歷轉(zhuǎn)向重能力及發(fā)展?jié)撃?，人事檔案已不是企業(yè)招聘人才的重要依據(jù)，故而容易被忽視掉。在這種背景下，部分高等學(xué)府對學(xué)生的檔案也日漸不重視，不嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，導(dǎo)致學(xué)生檔案內(nèi)容不完整、管理混亂、材料丟失等問題嚴(yán)重；檔案轉(zhuǎn)遞不嚴(yán)謹(jǐn)，多數(shù)函授、自考、網(wǎng)絡(luò)教育等非全日制學(xué)歷直接經(jīng)函授站發(fā)至個人手中，檔案中未有體現(xiàn)。很多畢業(yè)生對人事檔案的重要性、嚴(yán)肅性也認(rèn)識不足，很多人不知道檔案究竟應(yīng)存放在哪里，常私自保存甚至拆毀涂改檔案，時間久了即成為“棄檔”；有的人自主創(chuàng)業(yè)，和管理自己檔案的部門沒有溝通，檔案長期擱置，成了“死檔”；有的人工作調(diào)動頻繁，把檔案從原單位提出后，不能及時轉(zhuǎn)到新的單位，放在自己手里保存，極易造成檔案丟失。流動人員檔案中，這種“棄檔”“死檔”“丟檔”的增加，也增加了流動人員檔案管理的難度。

（二）人員配備不足

目前，流動人員主要包括未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生、非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員、自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員、下崗失業(yè)人員、人事代理人員等等，人員數(shù)量較大，工作強(qiáng)度明顯增加，需要配備充足的、具備較高專業(yè)素質(zhì)的檔案人員。而近些年隨著事業(yè)單位的改革，大量編制縮減，人員嚴(yán)重不足，部分單位使用一些臨時性的、非專業(yè)性的人員從事檔案工作，工作質(zhì)量難以保障。例如，棗莊市山亭區(qū)接收高校畢業(yè)生檔案從2010年的900卷/年增加到目前的1500卷/年，檔案總數(shù)達(dá)2.1萬余份，但檔案管理人員只有2名，且兼職多項工作。同時，由于一些高校畢業(yè)生奔向北上廣等發(fā)達(dá)地區(qū)就業(yè)，其檔案當(dāng)?shù)夭唤邮眨荒苻D(zhuǎn)回原籍保存。這部分人因各種需要會頻繁地向原籍函調(diào)檔案信息、要求出具相關(guān)證明等，又增加了檔案管理的工作量、復(fù)雜性和風(fēng)險性。尤其在7～9月份，高校畢業(yè)生畢業(yè)、研究生新生入學(xué)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位招考等高峰階段，檔案室不僅要應(yīng)對數(shù)以千計的檔案轉(zhuǎn)入，還要接待眾多前來查檔或轉(zhuǎn)檔的公民，2名工作人員顯然不能應(yīng)付這么多工作，這就勢必會影響到公眾的滿意度。

（三）檔案管理不規(guī)范

根據(jù)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》相關(guān)規(guī)定，流動人員檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案。但實際工作中，有些單位，特別是職介機(jī)構(gòu)、私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資企業(yè)、獨(dú)資企業(yè)等，隨意招攬存放人事檔案，檔案一旦轉(zhuǎn)入到這些不具備管理權(quán)限的單位并拆封后，就會作廢，并難以彌補(bǔ)，這在一定程度上造成了流動人員檔案管理的混亂。還有一些用人單位用兼職人員負(fù)責(zé)檔案工作，或者根本不設(shè)置該崗位，只讓人臨時負(fù)責(zé)。這類人員檔案基礎(chǔ)知識和專業(yè)技能欠佳，不能科學(xué)地管理員工檔案，導(dǎo)致歸檔材料移交不及時、手續(xù)不得當(dāng)?shù)葐栴}頻發(fā)，嚴(yán)重影響了檔案的完整性和準(zhǔn)確性。另外，許多基層單位規(guī)模小，各項規(guī)章制度不健全，職工的各項報酬不保障，工作人員不評聘職稱，年度考核不填寫考核表，工資變動由領(lǐng)導(dǎo)層決定，基本上不往人事檔案里存放什么資料，導(dǎo)致流動人員檔案中，僅簡單地記錄了姓名、性別、工作經(jīng)歷等，很少涉及工作實績、技能技術(shù)、考核材料等，基本上反映不出流動人員的真實情況。

二、加強(qiáng)流動人員檔案管理的幾點思考

（一）樹立大檔案意識，組建檔案專職人員隊伍

尊重人才是新時代用人的價值觀。各級領(lǐng)導(dǎo)要樹立大檔案意識，深刻認(rèn)識到檔案在人才流動和服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的重大作用，摒棄檔案工作“次要論”和用人上的“老弱病殘”觀念，本著“專業(yè)的人做專業(yè)的事”的精神，建立專業(yè)的檔案管理人才隊伍。首先，在錄用人員時，應(yīng)盡量引進(jìn)一些擁有檔案管理專業(yè)背景，或非對口專業(yè)卻具有豐富檔案管理經(jīng)驗的優(yōu)秀人才。其次，要加強(qiáng)包括檔案專業(yè)技能、檔案專業(yè)素養(yǎng)、檔案職業(yè)道德、良好服務(wù)意識和信息化管理知識等內(nèi)容的崗位培訓(xùn)，提高檔案人員的工作水平。再次，加強(qiáng)隊伍管理與考核。積極推進(jìn)檔案人員持證上崗制度，細(xì)化崗位目標(biāo)任務(wù)，建立健全考核制度和獎罰制度，激發(fā)工作人員的自主學(xué)習(xí)性。完善監(jiān)督管理體制，對所保管檔案要進(jìn)行不定期的風(fēng)險排查。發(fā)現(xiàn)不好的苗頭要及時制止，對檔案丟失、篡改、銷毀、泄密等問題嚴(yán)肅處理，維護(hù)檔案的真實性和可靠性。

（二）強(qiáng)化資金保障，全面提升檔案管理信息化水平

為提高流動人員檔案在就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會保障、人事人才、勞動關(guān)系等業(yè)務(wù)工作的運(yùn)用，暢通人才社會性流動，服務(wù)民營企業(yè)發(fā)展，推動流動人員人事檔案管理服務(wù)實現(xiàn)“一次辦好”“零跑腿”，營造良好的營商環(huán)境，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)勢在必行。近年來，中央及省、市先后下發(fā)了加強(qiáng)流動人員檔案管理信息化的實施意見，明文規(guī)定將流動人員人事檔案管理服務(wù)經(jīng)費(fèi)納入同級財政預(yù)算。但在疫情影響、經(jīng)濟(jì)下行的大背景下，欠發(fā)達(dá)地區(qū)財政緊張，各級部門緊衣縮食，力?！傲！薄傲€(wěn)”， 檔案信息化工作投入大、周期長、見效慢,很難擺在政府工作的首要位置。僅靠公共就業(yè)和人才服務(wù)中心微薄的工作經(jīng)費(fèi)，難以保障工作順利開展。因此，對基層政府而言，應(yīng)加大財政專項預(yù)算，統(tǒng)籌支持電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，確保信息化建設(shè)資金充足。對檔案管理部門而言，應(yīng)加強(qiáng)頂層設(shè)計，由中央、省統(tǒng)一規(guī)劃、開發(fā)信息化建設(shè)所需的辦公軟件，避免各市（區(qū)）的重復(fù)研發(fā)投入，保障各地檔案信息規(guī)格統(tǒng)一。同時，要加強(qiáng)對欠發(fā)達(dá)地區(qū)的政策傾斜，設(shè)立專項經(jīng)費(fèi)，通過開展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)示范項目評選等形式，對重視程度高、軟硬件設(shè)施足、人員配備齊全、工作成效顯著的區(qū)（市）予以獎補(bǔ)，以推進(jìn)工作的全面開展。

（三）加大宣傳力度，樹牢全民檔案意識

檔案宣傳工作是提高公民檔案意識、增強(qiáng)檔案法制觀念、推進(jìn)依法治檔、促進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的重要手段。要針對高校畢業(yè)生、用人單位等不同群體，多形式、多渠道地宣傳人事檔案管理規(guī)定。高等院校要在學(xué)生職業(yè)規(guī)劃教育中引入檔案管理內(nèi)容，讓學(xué)生知道檔案的重要作用，牢固樹立人檔合一的思想，確保自己走到哪里，檔案就轉(zhuǎn)遞到哪里。同時，要嚴(yán)格按照國家規(guī)定，對學(xué)生檔案實行規(guī)范化、科學(xué)化的管理。檔案管理部門要針對高校畢業(yè)生等重點群體做好政策解讀，讓畢業(yè)生熟悉了解檔案存放、轉(zhuǎn)移等相關(guān)規(guī)定和流程，引導(dǎo)幫助他們做好檔案轉(zhuǎn)遞，讓用人單位深刻認(rèn)識到檔案在選聘人才中的鑒別、記錄、考核等重要作用。同時，要通過報紙、電視、網(wǎng)站、微博、微信等媒體以及公益廣告、發(fā)放手冊等多種形式，全方位宣傳解讀檔案管理政策法規(guī)和辦事指南，形成對檔案重要性的普遍共識，為檔案工作營造良好工作氛圍。

（四）強(qiáng)化日常管理，加強(qiáng)檔案制度建設(shè)

完善的法律法規(guī)是保障檔案管理工作有序進(jìn)行和規(guī)范檔案管理人員從業(yè)行為的重要制度。雖然中組部、人事部出臺了《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等系列法律法規(guī)，但由于流動人員涉及面廣、職業(yè)多樣、情況多變，籠統(tǒng)的法律條文約束力不強(qiáng)。這就需要進(jìn)一步強(qiáng)化國家立法，出臺明確的實施細(xì)則，對違規(guī)存放檔案的中介、用人單位等予以相應(yīng)的處罰，強(qiáng)化全社會的檔案法律意識。檔案管理部門要按照工作職能嚴(yán)厲整頓檔案管理秩序，對不具備管理檔案資格的中介機(jī)構(gòu)、個體私營企業(yè)等單位進(jìn)行徹底清查。嚴(yán)格執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴(yán)禁個人自帶檔案，對不按程序轉(zhuǎn)遞的檔案不予接收。接收檔案時，對缺少的材料，及時通知個人或原單位補(bǔ)充完善。加強(qiáng)與用人單位的溝通聯(lián)系，定期開展檔案人員培訓(xùn)，提升檔案管理水平，確保檔案材料的真實、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。

綜上所述，提升基層流動人員檔案管理服務(wù)能力，對促進(jìn)人才社會性流動體制機(jī)制改革、推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有十分重要的意義。所以，中央及省、市政府、檔案管理部門要高度重視基層服務(wù)能力建設(shè)，推動建立全省乃至全國統(tǒng)一的流動人員人事檔案管理服務(wù)平臺。