老舊小區(qū)改造提升對(duì)建筑工程檔案管理提出的挑戰(zhàn)及對(duì)策分析

文·房愛芬 高素珍

2020年突如其來的疫情，給很多行業(yè)按下了暫停鍵，但老舊小區(qū)的提升改造卻逆勢(shì)而行，如火如荼地開展起來。老舊小區(qū)是在住宅緊缺年代，為緩解住房緊張狀況，由單位或政府自己建設(shè)，以此來改善居民和職工們居住條件的住宅小區(qū)。這類老舊小區(qū)人口密度大、建筑密度高、綠化不達(dá)標(biāo)、基礎(chǔ)設(shè)施不足。由于沒有足夠的資金對(duì)小區(qū)進(jìn)行維修以及管理，老舊小區(qū)的房屋外墻破損嚴(yán)重，樓頂防水層老化，導(dǎo)致雨水向屋內(nèi)滲漏；小區(qū)內(nèi)道路坑洼不平，照明設(shè)施缺失，停車位規(guī)劃不足，致使居民的居住滿意度下降。3月6日山東省政府辦公廳印發(fā)了《山東省深入推進(jìn)城鎮(zhèn)老舊小區(qū)改造實(shí)施方案》，6月24日，臨沂市政府常務(wù)會(huì)議研究通過了《臨沂市深入推進(jìn)老舊小區(qū)改造實(shí)施方案》并7月6日正式印發(fā)實(shí)施。方案中明確了改造范圍、內(nèi)容、程序、方式、融資模式以及配套措施等內(nèi)容，為老舊小區(qū)改造提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指引了方向并提供了保障。老舊小區(qū)改造提升，需要規(guī)劃先行，而規(guī)劃的基礎(chǔ)就是老舊小區(qū)的建筑工程歷史檔案，這對(duì)建筑工程檔案的管理提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時(shí)也創(chuàng)造了發(fā)展契機(jī)。檔案部門應(yīng)在老舊小區(qū)改造過程中，加大建筑工程檔案管理力度，創(chuàng)新建筑工程檔案管理思路，爭(zhēng)取讓建筑工程檔案管理工作再上一個(gè)臺(tái)階。

一、老舊小區(qū)建筑工程檔案管理中的問題

（一）基建工程竣工圖修改不規(guī)范

在基建檔案的歸檔工作中，竣工計(jì)劃的修改是非常嚴(yán)格和規(guī)范的，任何修改都需要簽名、時(shí)間和印章。但有些老舊小區(qū)，特別是三線工礦企業(yè)的小區(qū)，基本建設(shè)工程竣工圖未嚴(yán)格按照要求標(biāo)注，缺少時(shí)間、簽名、編制單位等，甚至缺少基本建設(shè)工程竣工圖。有些檔案在使用過程中有修改，但檔案中沒有相關(guān)的修改通知，只是放了一份副本在檔案中。部分改造項(xiàng)目，沒有改造前后施工全過程的圖片，也沒有對(duì)比圖片。

（二）檔案原件移交不規(guī)范

按照檔案移交的規(guī)定，像建設(shè)用地規(guī)劃許可證轉(zhuǎn)讓這類重要文件，必須保證其原始性，但一些施工單位移交檔案時(shí)，未將原始圖紙等文件全部提交。這主要是由于管理部門和建設(shè)單位未能建立科學(xué)合理的溝通機(jī)制，檔案管理部門與其他部門也沒有建立有效地聯(lián)系，使一些細(xì)節(jié)在歸檔過程中無法有效協(xié)商所導(dǎo)致的。

（三）電子與紙質(zhì)版檔案無法做到同步歸檔

按照國(guó)家規(guī)范項(xiàng)目檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，紙質(zhì)檔案與電子檔案要同時(shí)歸檔，電子圖紙必須清晰、目錄齊全。同時(shí)，施工過程中應(yīng)以照片或圖片的形式進(jìn)行記錄，并附在電子檔案里。但個(gè)別施工單位在移交竣工檔案時(shí)，只有紙質(zhì)檔案，沒有電子版，無電子目錄，竣工圖不夠清晰。

（四）施工方在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)檔案不齊全

部分工程在驗(yàn)收過程中，施工單位未及時(shí)準(zhǔn)備好基礎(chǔ)設(shè)施檔案，給工程驗(yàn)收造成許多麻煩，部分工程在土地性質(zhì)、房屋屬性上多次變動(dòng)，檔案卻沒有集中管理起來。

二、老舊小區(qū)建筑工程檔案管理問題產(chǎn)生的原因

（一）管理意識(shí)不到位

在工程建設(shè)活動(dòng)中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人多存有“重建設(shè)、輕檔案”的思想，只抓工程進(jìn)度，忽視檔案管理的跟進(jìn)。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分老舊小區(qū)工程建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理部門形同虛設(shè)，所聘用的檔案管理人員也都是兼職，對(duì)檔案工作和工程項(xiàng)目都知之甚少，導(dǎo)致只負(fù)責(zé)接收檔案，沒有能力對(duì)內(nèi)容進(jìn)行審核。工作的不到位，與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員檔案意識(shí)不到位密切相關(guān)。

（二）管理體制機(jī)制不健全

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，工程建設(shè)單位多未將工程項(xiàng)目檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、招投標(biāo)制、工程監(jiān)理合同和施工合同，缺乏從源頭上加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理的力度，導(dǎo)致檔案工作與工程建設(shè)不同步，檔案工作未形成環(huán)環(huán)相扣、層層負(fù)責(zé)的管理機(jī)制，使工程檔案資料收集沒有相應(yīng)的制度約束，相關(guān)部門提供檔案資料隨意應(yīng)付，需要檔案管理人員不斷協(xié)商交涉。組卷由于職責(zé)不清、缺乏協(xié)作，只能保證在案卷外觀質(zhì)量上達(dá)標(biāo)，不能保證檔案內(nèi)容合規(guī)。

（三）管理手段單一滯后

工程檔案管理手段單一滯后是普遍存在的問題，究其原因，一是由于資金投入不足，無法引入先進(jìn)的管理技術(shù)，使檔案管理無法擺脫落后手段的桎梏；二是由于檔案管理部門的人才流動(dòng)較為遲緩，缺乏新鮮血液注入。現(xiàn)有的檔案管理人員年齡老化，知識(shí)退化，對(duì)新型管理技術(shù)不夠了解或不會(huì)使用，導(dǎo)致其對(duì)新技術(shù)的排斥和回避。

三、改善老舊小區(qū)提升改造項(xiàng)目建筑工程檔案歸檔質(zhì)量的建議

（一）建立健全檔案管理規(guī)章制度

建設(shè)單位與參建單位簽訂合同時(shí)應(yīng)設(shè)立檔案條款，明確參建單位檔案的管理職責(zé)、歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任，并可試行交付工程檔案保證金模式，待項(xiàng)目檔案由建設(shè)單位工程管理人員、檔案室驗(yàn)收合格后完成移交歸檔工作予以返還。對(duì)尚未完整移交檔案的施工單位，不辦理該項(xiàng)目結(jié)算手續(xù)；對(duì)已完工但未全部移交檔案的項(xiàng)目，要督促施工單位向檔案館提交項(xiàng)目檔案，確保各項(xiàng)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的原始性和真實(shí)性。

（二）配備專業(yè)專職的檔案管理人員

建設(shè)單位應(yīng)指定熟悉業(yè)務(wù)、責(zé)任心強(qiáng)的檔案員負(fù)責(zé)老舊小區(qū)改造提升等項(xiàng)目檔案的管理工作，指定專人負(fù)責(zé)與物業(yè)管理部門對(duì)接。重大基本建設(shè)項(xiàng)目開始時(shí)，有責(zé)任和義務(wù)向物業(yè)管理部門通報(bào)項(xiàng)目名稱、設(shè)計(jì)單位名稱和設(shè)計(jì)單位、施工單位和施工信息人員及其聯(lián)系方式，并與物業(yè)管理部門有關(guān)人員要保持密切聯(lián)系，共同做好提升改造基建項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)整理、歸檔及移交工作。

（四）做好老舊小區(qū)改造提升項(xiàng)目檔案的前段控制

首先要對(duì)各參建單位開展檔案管理培訓(xùn)，使其樹立檔案意識(shí)并掌握立卷歸檔技術(shù)。其次，要及時(shí)指導(dǎo)監(jiān)督建設(shè)工程的立卷歸檔工作，每月不少于兩次檢查，保證工程檔案的形成積累與工程建設(shè)進(jìn)度同步，不得事后補(bǔ)編。再次，檔案工作人員應(yīng)從老舊小區(qū)改造立項(xiàng)、招投標(biāo)到工程竣工結(jié)算，全程跟蹤檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并對(duì)各參建單位的工程資料進(jìn)行檢查審核，對(duì)收集不全或不符合規(guī)范的，及時(shí)督促對(duì)方整改，以確保檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性。

（五）要充分利用現(xiàn)代科技手段提升檔案歸集質(zhì)量

建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)在以往操作中是將紙質(zhì)檔案、照片、錄像和錄音等進(jìn)行數(shù)字化歸檔，而今可以采用電子文件的方式進(jìn)行歸檔管理，即優(yōu)化建筑工程檔案信息資源，也促進(jìn)檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)，從而全面提升建筑工程檔案管理水平與效率。對(duì)老舊小區(qū)改造提升來說，要借改造提升之機(jī)，改善檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)，購(gòu)置更加先進(jìn)的軟件和硬件，研發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，設(shè)置完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便改造后的修繕與維護(hù)，以促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

總之，老舊小區(qū)改造提升基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)具有重要意義。要結(jié)合信息化時(shí)代背景，以先進(jìn)技術(shù)為手段，正視信息化建設(shè)對(duì)工程檔案管理的價(jià)值，強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化與整合，維護(hù)工程檔案的完整性，切實(shí)提升檔案管理水平，為工程檔案的高效利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，推動(dòng)老舊小區(qū)改造工程穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。