縣級(jí)檔案征集工作的困境與對(duì)策

文·郎平

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)各界對(duì)檔案的重視程度大大提高。檔案征集是檔案工作的首要環(huán)節(jié)，也是豐富館藏、優(yōu)化和擴(kuò)大館藏結(jié)構(gòu)的根本方法。檔案征集工作的優(yōu)劣直接決定一個(gè)檔案館館藏檔案價(jià)值的高低，最終影響檔案社會(huì)服務(wù)體系的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。隨著國家改革開放進(jìn)程的逐漸深入，檔案資源種類繁多而又復(fù)雜，檔案征集工作的任務(wù)日益繁重，出現(xiàn)了許多新情況新問題，面臨許多新的挑戰(zhàn)，需要檔案部門認(rèn)真對(duì)待并深入研究解決。

一、征集工作存在的困境

檔案資源是檔案工作的立身之本，檔案的資源來源于接收與征集，這兩個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)在檔案工作中缺一不可?！稒n案法》第十一條明確規(guī)定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”。對(duì)國家規(guī)定應(yīng)該歸檔的各種門類和載體的檔案，各單位不得分散保存，更不得據(jù)為己有。只有通過行之有效的檔案征集，才能把檔案集中到檔案館，形成集中統(tǒng)一的保管。由此可見接收和征集檔案若是按法律形式去執(zhí)行，工作起來會(huì)更得心應(yīng)手。然而縣級(jí)征集工作由于機(jī)制制度不健全不完善，實(shí)際完成起來困難重重。

一是檔案意識(shí)薄弱。一些縣基層機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)公民檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案所蘊(yùn)含的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史意義缺乏認(rèn)同感。很多群眾對(duì)檔案館缺乏信任，對(duì)檔案法律、法規(guī)缺乏了解，對(duì)私人擁有檔案資料和實(shí)物征集配合度較低，致使散落在他們手中有價(jià)值的珍貴檔案征集時(shí)有抵制情緒或消極應(yīng)付；民營私立企業(yè)、普通公民檔案保管條件參差不齊，更缺乏檔案維護(hù)保管的專業(yè)知識(shí)，造成檔案遭受鼠、蟲、霉菌的侵蝕，導(dǎo)致一些珍貴的檔案受損嚴(yán)重、難以歸檔。兼職檔案員更是多數(shù)機(jī)關(guān)單位普遍存在的現(xiàn)象，兼職檔案員身兼數(shù)職，事物太多，變換頻繁，交接不及時(shí)、不到位，導(dǎo)致檔案管理混亂，影響了檔案征集工作的正常開展。

二是設(shè)備落后。當(dāng)今在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，縣級(jí)檔案征集工作中缺乏與之匹配的計(jì)算機(jī)、聲像和光電攝錄等現(xiàn)代化設(shè)備，從而影響了重大活動(dòng)的跟蹤拍攝和一些文字、圖像、聲音等珍貴檔案的收集。檔案數(shù)量的多少?zèng)Q定檔案規(guī)模的大小，檔案質(zhì)量的高低決定檔案工作水平的高低，由于縣級(jí)檔案館專用設(shè)備的普遍落后，大大降低了檔案征集的數(shù)量和質(zhì)量，導(dǎo)致檔案征集工作的滯后。

三是缺乏復(fù)合型專業(yè)人才。從當(dāng)前的情況來看，專門從事檔案征集工作的相關(guān)人員非常少，并且也缺乏專業(yè)的技術(shù)，對(duì)涉及高精尖科技領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備存在盲點(diǎn)，縣基層機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，且從業(yè)人員經(jīng)常變換不固定，造成其單位檔案征集工作處于被動(dòng)狀態(tài)，對(duì)征集工作造成困擾，并難以保障質(zhì)量。

四是檔案經(jīng)費(fèi)欠缺。隨著檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，檔案人員應(yīng)不斷增加，檔案館庫也需不斷的擴(kuò)建與新建，現(xiàn)代化設(shè)備更應(yīng)不斷更新，由于檔案專項(xiàng)資金沒有列入財(cái)政預(yù)算，這些問題受到困擾，也同時(shí)束縛著檔案征集工作的開展。一些單位和私人藏有珍貴的檔案，他們希望捐出藏品時(shí)，可以得到一定的獎(jiǎng)勵(lì)和補(bǔ)償，但因沒有這方面的經(jīng)費(fèi)，我們只能是望洋興嘆，導(dǎo)致一些珍貴檔案難以納入檔案館中，使其失去了更多的利用價(jià)值。

二、解決征集工作困境的對(duì)策

一是按照《檔案法》的要求，加大檔案事業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的力度。應(yīng)加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳，提升檔案執(zhí)法檢查力度和頻次，對(duì)檔案違法案件嚴(yán)肅處理，并予以通報(bào)。每個(gè)單位（部門）都要配置專職檔案員，并定期接受培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案從業(yè)人員的檔案法律法規(guī)意識(shí)，自覺遵守踐行檔案法律法規(guī)。采用廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)等方式，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)，擴(kuò)大檔案的社會(huì)影響力。要積極爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案征集工作的重視和支持，參與或承辦當(dāng)?shù)攸h委、政府開展的重大活動(dòng)，主動(dòng)提供服務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案征集工作眼有所見、耳有所聞。要深入基層，對(duì)征集目標(biāo)單位和個(gè)人進(jìn)行檔案法律、法規(guī)、知識(shí)的講解溝通，消除他們的顧慮，提高他們配合檔案征集工作的積極性。積極和相關(guān)單位溝通協(xié)商，建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，及時(shí)有效跟進(jìn)，完成縣域內(nèi)重大事件和活動(dòng)檔案的征集。

二是隨著科技的不斷發(fā)展，社會(huì)已經(jīng)步入了信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已廣泛應(yīng)用，我們需要利用現(xiàn)代化手段，來進(jìn)行檔案收集工作。在檔案征集工作中，應(yīng)用人工智能技術(shù)取代傳統(tǒng)的模式，提高檔案的征集效率，通過有效途徑來化解紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙規(guī)制管理的難題，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變。合理配置一定的專用設(shè)施，如參與重大活動(dòng)配備攝像機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備。檔案館應(yīng)當(dāng)配備專門從事征集工作的人員，跟蹤參與一定區(qū)域范圍內(nèi)的重大活動(dòng)、重點(diǎn)工程、城市開發(fā)變遷興衰等等方面的攝影、錄像工作，為征集工作開辟更多途徑，不斷拓寬征集收藏領(lǐng)域，豐富館藏資源，為檔案工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

三是檔案工作涉及的領(lǐng)域比較廣，與各行各業(yè)都有著密切的聯(lián)系，檔案工作要適應(yīng)并且融入社會(huì)的發(fā)展中，要拓寬專業(yè)結(jié)構(gòu)，深化改革，大膽創(chuàng)新，大力構(gòu)建更適合檔案征集人才的培養(yǎng)課程體系，進(jìn)一步加強(qiáng)與上級(jí)單位的交流與合作，培養(yǎng)出更多檔案工作需要的復(fù)合型人才。復(fù)合型人才要明確“開好頭，收好尾”這個(gè)理念，本著保障檔案“真實(shí)性、完整性”這個(gè)核心，端正工作態(tài)度，恪守職業(yè)道德，確保檔案收集工作的有序進(jìn)行。要不斷提高自身素質(zhì)，重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，定期進(jìn)行常態(tài)化職業(yè)進(jìn)修和專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)考核，在工作實(shí)踐中逐步提高自身的業(yè)務(wù)和理論水平，更好地適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展要。

四是要對(duì)檔案部門加大資金注入，確保檔案工作的可持續(xù)性。設(shè)立檔案征集專項(xiàng)資金，加大經(jīng)費(fèi)投入，強(qiáng)化征集手段，廣開渠道、創(chuàng)新體制，采用有償征集等方式征集散落民間的珍稀文物檔案。同時(shí)，鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)那些自愿無償向檔案館捐贈(zèng)檔案的人士，宣傳他們的無私奉獻(xiàn)精神，給捐贈(zèng)者頒發(fā)榮譽(yù)證書，以調(diào)動(dòng)人們的積極性?？梢院蜕鐣?huì)有識(shí)之士結(jié)成聯(lián)盟，讓他們做我們檔案征集工作的社會(huì)“眼睛”，為我們牽線搭橋，幫我們尋找散落在社會(huì)上的珍貴之物。

新時(shí)期檔案征集工作是一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的任務(wù)，我們要順應(yīng)新形勢(shì)的變化，發(fā)揚(yáng)工匠精神，做到與時(shí)俱進(jìn)，讓檔案工作更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。