新時期信訪檔案的有效模式嘗試分析

劉華英

（廣安市廣安區(qū)信訪局，四川 廣安 638500）

檔案管理工作要得到人民群眾的認(rèn)可，需要維護(hù)歷史真實(shí)面貌。因此，在信訪檔案管理工作中應(yīng)堅(jiān)持信訪過程真實(shí)記錄的原則，還原信訪問題發(fā)生的時間、地點(diǎn)、事情的前因后果及關(guān)聯(lián)的人物事件，讓檔案中的信息保留真實(shí)歷史標(biāo)記，成為重要的信息資源，為不同單位的優(yōu)化管理工作、成效提升做好參考依據(jù)的保存。以檔案管理工作成效的提升、模式的優(yōu)化，確保建立通暢的檔案信訪管理制度。信訪檔案管理單位的相關(guān)人員要增進(jìn)與群眾溝通的能力，保障上訪人員的權(quán)利合法實(shí)施，注重渠道的合理優(yōu)化。以高質(zhì)量的模式，推動社會穩(wěn)定運(yùn)行，增進(jìn)人民群眾對信訪的擁護(hù)程度和認(rèn)可程度。

一、信訪檔案管理優(yōu)化模式的價值分析

新時期的優(yōu)化視角下檔案管理在進(jìn)行不斷的改革和方法的更新，不可避免會產(chǎn)生一定的問題，人民群眾會對各單位的優(yōu)化管理過程提出意見，故信訪成為其反映訴求、解決問題、增強(qiáng)溝通、強(qiáng)化處理成果的有效方式。信訪部門應(yīng)不斷拓展自身的業(yè)務(wù)，為人民群眾的信訪提供暢通渠道，避免矛盾的升級。檔案的管理在信訪工作中占據(jù)著重要位置，其公平性、公正性、真實(shí)性、有效性，能為領(lǐng)導(dǎo)正確決策、信訪問題的處理提供重要的證據(jù)和依據(jù)。整體提升檔案工作效率是社會發(fā)展對信訪部門提出的要求。

（一）信訪工作實(shí)際開展過程中，信訪檔案將對信訪工作活動全過程進(jìn)行真實(shí)有效的記錄。從歷年的信訪檔案可以看出，不同時間段群眾的信訪訴求反映出一定時期社會的主要矛盾，各單位信訪檔案再現(xiàn)了社會發(fā)展的演變歷程，有助于在真實(shí)記錄中總結(jié)出不同的經(jīng)驗(yàn)，便于領(lǐng)導(dǎo)層層調(diào)度解決問題，杜絕矛盾的升級和糾紛的惡性處理，充分發(fā)揮信訪檔案的作用。此外，在規(guī)律的把握和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)基礎(chǔ)上，有助于提升信訪工作效率，彰顯先進(jìn)模式落實(shí)于信訪領(lǐng)域的獨(dú)特魅力，也迎合了社會發(fā)展的需求。

（二）在完整的信訪檔案記錄中，會呈現(xiàn)事件發(fā)生的不同時間、不同地點(diǎn)、不同原因以及其經(jīng)過和信訪問題處理結(jié)果，對相關(guān)責(zé)任人、信訪人、事件中的調(diào)解人以及涉及到的主管單位會進(jìn)行詳實(shí)有效記錄。信訪檔案中提供的可參考信息，會對各單位解決問題、踐行信息思想提供依據(jù)。因此，檔案管理要不斷優(yōu)化，才能夠保障精準(zhǔn)信息的傳播，維護(hù)社會穩(wěn)定、團(tuán)結(jié)、和諧。

（三）檔案管理的優(yōu)化工作能夠在真實(shí)記錄信訪工作不同信息的基礎(chǔ)上，采用現(xiàn)代化模式，將相應(yīng)內(nèi)容輸入到計算機(jī)中，或以光盤等軟件形式進(jìn)行信訪檔案的有效管理，可以通過案件時間、案件類型、案件責(zé)任單位進(jìn)行智能化排序。精準(zhǔn)智能化排序可以幫助快速高效查找到需要的檔案信息，便于挖掘信訪問題根源、及時有效化解群眾信訪問題、杜絕內(nèi)部矛盾的激化。再者，通過信訪檔案真實(shí)有效的管理，促進(jìn)社會發(fā)展進(jìn)程腳步的不斷加快，有助于為各領(lǐng)域的檔案信息管理提供可參考的價值。

二、新時期優(yōu)化信訪部門檔案管理工作的有效途徑分析

（一）樹立起全員參與的管理理念

信訪部門檔案管理工作的重要性逐步得到認(rèn)可，各單位在信訪檔案管理過程中應(yīng)樹立起全員參與的理念和意識，要做到組織保障和相關(guān)人員能力的保障。信訪部門應(yīng)優(yōu)化日常工作管理的結(jié)構(gòu)，成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)組長一名，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，全體班子成員為副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員，具體工作由單位辦公室承辦，配備專職檔案人員負(fù)責(zé)綜合檔案室的管理工作，各科室具體負(fù)責(zé)本科室檔案的整理、檔案的分類及檔案的移交等工作。以此相互促進(jìn)單位各科室的信訪檔案管理工作。其次，要做到責(zé)任的層層傳遞、層層下放、壓緊壓實(shí)，在問題產(chǎn)生時要有責(zé)任可循、有規(guī)章制度可查。最后，各個環(huán)節(jié)經(jīng)費(fèi)要予以高度的保障，以完善工作環(huán)節(jié)、保障各項(xiàng)信息技術(shù)設(shè)備的融入，以保證工作流程的連貫性，提升檔案管理工作效率，促進(jìn)信訪檔案管理工作的正常運(yùn)行和發(fā)展。

（二）要不斷規(guī)范信訪檔案管理工作的日常流程

信訪檔案管理工作具有一定的敏感性，要求相關(guān)操作人員優(yōu)化價值觀念做到對檔案中的內(nèi)容進(jìn)行保密。因此，要注重規(guī)范性信訪檔案管理工作的落實(shí)，按照不同的政策法規(guī)、不同的法律條例，優(yōu)化相關(guān)人員的思想價值觀念，在檔案規(guī)章制度、檔案保管制度、以及檔案的借閱制度和統(tǒng)計制度等嚴(yán)格健全的基礎(chǔ)上，讓檔案得到有效的管理，獲取有效的技術(shù)支撐和法律支撐。在借閱和利用檔案時，要做到詳細(xì)的登記，有效的保存，注意檔案的保密性，嚴(yán)格杜絕檔案由于丟失或讓他人竊取剽竊等產(chǎn)生的問題。因此，要重視信訪檔案管理工作的保密性質(zhì)，通過不斷的復(fù)核、不斷的層層監(jiān)督，讓資料更具“神秘性”。

（三）要不斷提升信訪檔案的利用率

信訪檔案的內(nèi)容要更加貼切于民生、民意，信訪部門除要優(yōu)化檔案管理工作之外，還要不斷增強(qiáng)信訪檔案工作中相關(guān)內(nèi)容的利用率，通過檔案的有效借閱和利用，使信訪工作效率得到提升。此外，可以通過保密工作的落實(shí)，讓檔案中的內(nèi)容符合時代發(fā)展的契機(jī)，檔管人員在可操控價值的落實(shí)下踐行新鮮方法，制定出有效策略。檔管人員通過手續(xù)的合理配備、通過相應(yīng)證件的查看借閱檔案，提升信訪問題的解決效率，在相應(yīng)卷宗的查看和落實(shí)中提供可借鑒價值，也在卷宗的合理查看優(yōu)化中保障時代發(fā)展腳步的加快。

（四）要不斷加快信訪檔案的信息化管理進(jìn)程

信息化管理模式是科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的體現(xiàn)。信息化的融入能解決紙質(zhì)化檔案管理過程中難以保存、難以增強(qiáng)效率和速度的問題。紙質(zhì)化的管理容易出現(xiàn)檔案丟失、檔案泛黃、或檔案的不斷損壞。信息化發(fā)展必然會逐漸取代紙質(zhì)化管理，能夠推動檔案管理成效的不斷提升。信訪部門應(yīng)建立一定的電子信息檔案管理模式，加大加密技術(shù)。要提升利用率和安全性，能夠保障相應(yīng)信息化模式優(yōu)化信訪檔案的存儲和調(diào)用過程。信息化模式的落實(shí)會讓相應(yīng)人員在查看和借閱時留下一定的痕跡，在相應(yīng)問題取證時，提供堅(jiān)強(qiáng)有力的證據(jù)。維護(hù)信訪檔案內(nèi)容的安全，是信訪部門進(jìn)行長久發(fā)展、增強(qiáng)綜合服務(wù)水平的有效方法。

結(jié)語：綜上所述，基于信訪檔案的重要性，信訪部門要嘗試策略變革方法，加強(qiáng)對信訪檔案的管理。相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)相應(yīng)部門能夠按照信訪檔案中的內(nèi)容，制定出更加親民的政策，在有效模式的踐行中及時更新優(yōu)化管理方式，根據(jù)需求調(diào)整計劃和策略。按照信訪檔案工作需求、人民群眾對信訪檔案內(nèi)容的管理要求，制定出科學(xué)方法。讓群眾通過信訪途徑表達(dá)的訴求，得到及時合理有效解決；讓信訪檔案以信息化模式的融入和科學(xué)管理方法的引進(jìn)，在規(guī)范化管理中提供更具有參考性價值的證據(jù)和依據(jù)；讓先進(jìn)技術(shù)在信訪檔案管理過程中發(fā)揮出重要的優(yōu)勢；讓信訪檔案工作為信訪工作規(guī)范化建設(shè)服務(wù)。