新時期辦公室檔案管理的有效性研究

王敏 李釗 劉剛宇

（北方魏家峁煤電有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010308）

一、信息化時代下的檔案管理工作

（一）檔案管理的基本意義

首先，檔案管理是企業(yè)科學(xué)管理的必要環(huán)節(jié)。當(dāng)下，許多企業(yè)管理科學(xué)化進(jìn)程十分緊迫。檔案管理是企業(yè)管理中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是將復(fù)雜、零散的檔案材料進(jìn)行整理和保存。若不能對檔案材料進(jìn)行及時、合理、規(guī)范歸檔管理，則檔案有可能被盜、被復(fù)制等，其中一些重要檔案對企業(yè)發(fā)展十分關(guān)鍵，若給不良用心的人可乘之機(jī)，則會造成管理的被動，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部管理出現(xiàn)混亂，影響企業(yè)當(dāng)下及未來的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。企業(yè)人員流動較為頻繁，檔案不及時保存，或管理缺乏專業(yè)性、獨(dú)立性，由其他職能部門進(jìn)行保管，無法有效監(jiān)督檔案管理工作。關(guān)鍵人員跳槽等現(xiàn)象，會使管理出現(xiàn)斷裂甚至使企業(yè)機(jī)密、自主知識產(chǎn)權(quán)等重要信息流失，其后果是無法預(yù)知且十分嚴(yán)重的。因此，只有高質(zhì)量的檔案管理，才能為企業(yè)的正常生存發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。其次，檔案關(guān)系企業(yè)管理的基本信用，社會公認(rèn)的檔案是企業(yè)信用信息的重要資源和評判標(biāo)準(zhǔn)。因此，只有完善、高質(zhì)量的檔案管理才可以體現(xiàn)出企業(yè)擁有較高的信息誠信，從側(cè)面反映企業(yè)在信息建設(shè)、綜合管理等方面的水平。而信息化時代，信息泄露等實(shí)例不斷暴露在公眾面前，因此檔案管理備受現(xiàn)代人的關(guān)注，在企業(yè)合作及人員擇業(yè)時，也會考慮企業(yè)的檔案管理水平。最后，檔案是企業(yè)文化建設(shè)中的重要信息來源。企業(yè)的文化建設(shè)無疑要考慮企業(yè)發(fā)展歷史等重要因素，企業(yè)核心文化也是從企業(yè)歷史中精煉出來的，需要較完整地反映企業(yè)發(fā)展的歷程。而檔案存儲著企業(yè)發(fā)展過程中的所有真實(shí)信息，因此企業(yè)在進(jìn)行文化建設(shè)時，無疑會立足于企業(yè)發(fā)展歷史和發(fā)展現(xiàn)狀，建設(shè)擁有自身特色且傳承企業(yè)優(yōu)勢的文化。

（二）檔案管理信息化的特點(diǎn)

通過三個方面闡述檔案管理信息化的主要特點(diǎn)。第一，根據(jù)相關(guān)部門的法律法規(guī)開展檔案管理工作，嚴(yán)格遵守基本的政策，這是最基礎(chǔ)的特點(diǎn)；第二，電子檔案替代了實(shí)物檔案，完成了技術(shù)管理代替實(shí)物管理的蛻變，采用信息化整體的管理形式，是實(shí)現(xiàn)各大部門走向檔案信息化管理的重要步伐，這是最明顯的特點(diǎn)；第三，信息的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化納入了檔案的信息化管理，為檔案管理工作的創(chuàng)新與持續(xù)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前辦公室檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案管理工作中存在的問題

檔案管理記錄了的全部信息，其中包括不同時期背景下的重要工作、人物、事件等，規(guī)模的擴(kuò)大，使檔案的調(diào)閱需求逐漸增加，若是繼續(xù)使用紙質(zhì)檔案的方式，將會降低檔案管理工作的有效性。在儲存管理方面，紙質(zhì)檔案也存在較大的困難，容易出現(xiàn)蟲咬、老化等情況，檔案利用率較低，使檔案失去了原本的價值。由于缺乏完善的檔案管理制度，導(dǎo)致內(nèi)部的管理較為混亂，一旦出現(xiàn)問題，缺乏可依據(jù)的規(guī)章條例。

（二）檔案管理缺乏安全性

檔案信息安全性直接影響醫(yī)院的發(fā)展，在檔案管理中，由于缺乏信息化的管理，以及對互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，導(dǎo)致無法控制各種信息的安全漏洞，信息泄露現(xiàn)象十分嚴(yán)重。同時，由于內(nèi)部的部門種類眾多，而檔案信息關(guān)系著的經(jīng)營情況，如果管理中出現(xiàn)失誤，將會對造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

一些單位并未指定專業(yè)人員進(jìn)行管理，使得檔案資料的保管出現(xiàn)很多問題，大量的資料被隨意堆放，規(guī)范管理無從談起，檔案所具有的價值也就難以發(fā)揮出來。檔案管理人員掌握的專業(yè)知識較少，管理能力較為低下，對工作影響較大。若想保證辦公室檔案管理富有實(shí)效，管理人員必須具有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，否則的話，管理過程中出現(xiàn)問題的概率就會大幅增加，辦公室工作效率也難以得到保證。

三、新時期辦公室檔案管理的有效性

（一）企業(yè)加大對檔案管理的重視

作為企業(yè)管理工作中的重要組成部分之一，檔案管理工作應(yīng)該得到各大企業(yè)的重視。企業(yè)應(yīng)將檔案管理工作質(zhì)量的提高列入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中，合理分配對于各類管理工作的關(guān)注度、重視度，加強(qiáng)對檔案管理工作的規(guī)范化管理。一方面，要重視相關(guān)制度的建立和完善，構(gòu)建科學(xué)合理的管理制度，使檔案管理人員的工作能夠有章可循，從而使此項(xiàng)工作更加規(guī)范化。建立相應(yīng)的考核制度，為檔案管理工作的質(zhì)量、效率以及相關(guān)管理人員工作水平的提高提供有效的制度保障；另一方面，要加大對檔案管理的資金投入，充足的資金是有效開展檔案管理工作的基礎(chǔ)前提和保證，只有投入的資金足夠了，檔案管理的設(shè)施、手段等才能得到更新和維護(hù)，才能保證檔案管理工作有效開展。

（二）明確檔案管理工作

第一，單位為有效提升信息化檔案管理水平應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，使信息化檔案管理真正得以落實(shí)，促進(jìn)單位正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)，推動檔案管理工作信息化發(fā)展。第二，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理，定期開展檢查整理工作，避免出現(xiàn)遺失或者與記錄不相符的狀況，也充分保證企業(yè)在開展檔案管理工作時節(jié)省資金投入量。與此同時，單位應(yīng)當(dāng)實(shí)行檔案信息化管理，加強(qiáng)檔案管理力度，提升檔案管理質(zhì)量和效率。第三，對于一些從事多年檔案管理工作的老員工來講，面對新的檔案管理模式一時之間難以適應(yīng)，特別是在剛剛引進(jìn)信息化管理模式時涉及信息轉(zhuǎn)寫、歸檔、歸類和錄入等環(huán)節(jié)，對于檔案管理老員工而言是不小的挑戰(zhàn)。因此，單位可以組織員工參加相關(guān)培訓(xùn)或者適當(dāng)調(diào)動工作崗位，以滿足現(xiàn)代信息化檔案管理的要求[1]。

（三）創(chuàng)新檔案管理方法

推動辦公室檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展，需做到如下兩方面：一方面，創(chuàng)新管理理念。檔案信息有著極為重要的價值，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新管理理念，不僅僅是做好資料收集、整理、歸檔和保存等工作，還應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理理念。包括單位領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案工作管理人員都需要拓寬檔案管理思維，不斷積極學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理理念，并且以理念為基礎(chǔ)構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理。另一方面，創(chuàng)新管理方式。第一，單位可以通過多方面力量推動檔案管理工作信息化建設(shè)，將信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理提升管理效率提供有利條件。各單位應(yīng)當(dāng)提供充足的人力、物力和財力加以支持。第二，傳統(tǒng)人力工作形式無法順應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作，要建設(shè)數(shù)字化檔案管理，提升管理效率。第三，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，提供查詢和搜索功能，解決傳統(tǒng)檔案管理存在的查詢難和搜索慢等問題，提高檔案管理工作的有效性[2]。

（四）加強(qiáng)檔案安全管理

計(jì)算機(jī)主要是由硬件和軟件組成，其中的任何環(huán)節(jié)都可能存在一定風(fēng)險，可能受到黑客攻擊，或者是電腦病毒等因素的影響，造成出現(xiàn)檔案信息泄露或丟失的情況，因此，企業(yè)需要提高對檔案安全的重視，加強(qiáng)檔案工作的安全管理，應(yīng)用防病毒軟件，有效預(yù)防黑客的攻擊，使檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，解決工作中遇到的安全問題。同時，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)范其操作行為，嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定，收集和錄入檔案信息，避免出現(xiàn)操作失誤的行為，提高檔案安全管理水平。

（五）及時清理失效文檔

由于辦公室文書檔案管理部門隨著單位建立而成立，時間久遠(yuǎn)，所以產(chǎn)生了各式各樣的文件檔案資料，由于某些資料的性質(zhì)和作用有限，時間久了資料文檔就會失效和過期。對這些已經(jīng)失效和過期的文檔，辦公室文書管理人員要及時清理，避免因?yàn)檫@些沒有什么作用的文檔浪費(fèi)辦公室有限的空間資源，與沒有過期還存有利用價值的文檔混淆，不方便文檔的查找和借閱，降低了工作效率[3]。

（六）加強(qiáng)對檔案管理員工的培訓(xùn)

首先，檔案管理中人員的能力、素質(zhì)影響著檔案的效力。針對員工能力等方面的問題，應(yīng)通過專業(yè)培訓(xùn)強(qiáng)化其專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，具體而言，需要強(qiáng)化員工信息收集、分類整理、分析等方面的操作能力；針對煤炭開采合同、合作協(xié)議、煤炭人力資源檔案等，要做好檔案管理分類。重視檔案管理、關(guān)心員工、培訓(xùn)等方式，強(qiáng)化其工作態(tài)度、責(zé)任意識，使其充分了解檔案管理的重要性，強(qiáng)化其防火防盜意識、重視信息安全管理。其次，人員離職、調(diào)動等現(xiàn)象在每個部門都很常見，基于檔案管理的重要性和其管理復(fù)雜等特性，需要重視相關(guān)人員的工作交接，嚴(yán)防信息泄露、工作交接紕漏等問題。部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與復(fù)雜工作的對接，并做好人員電話等信息的記錄[4]。

結(jié)語：進(jìn)入新世紀(jì)，辦公室檔案管理工作有了很大的發(fā)展。但隨著經(jīng)濟(jì)社會和檔案事業(yè)的發(fā)展，特別是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，辦公室檔案管理也面臨一些新困難和問題，直接影響辦公室檔案工作及單位業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，需要采取有效的對策，盡快加以解決。