文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展研究

姚春南

（永州市住房公積金管理中心，湖南 永州 425000）

引言：隨著信息化時代的到來，事業(yè)單位的檔案整理工作也逐漸開展了起來，由于文書檔案相當(dāng)于本單位各方面工作的總體概況，詳細(xì)記載著事業(yè)單位的發(fā)展歷程，為事業(yè)單位以后的工作提供了參考依據(jù)。因此做好文書檔案整理工作對事業(yè)單位效能化發(fā)展具有重要意義。

一、事業(yè)單位文書檔案的性質(zhì)與概況

事業(yè)單位經(jīng)過長時間的經(jīng)營與發(fā)展，積累了很多工作方面的文件和檔案，一般來說包括各類文件、上級批復(fù)、下級請示、會議記錄等等，這類文件一般被統(tǒng)稱為文書檔案。以往很多事業(yè)單位對文書檔案的整理工作不夠重視，認(rèn)為過去的工作文件已經(jīng)沒有參考價值，于是就沒有更加關(guān)注這方面工作，這導(dǎo)致部分事業(yè)單位的歷史文書檔案極為雜亂，文檔之間的有效銜接也被忽視，各種重要信息只能埋藏在“故紙堆”當(dāng)中。工作人員一旦需要查閱相關(guān)文件十分困難，對事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展也帶來了不良影響。對文書檔案的整理與數(shù)字化加工已經(jīng)成為各個事業(yè)單位的重點(diǎn)工作之一。

另一方面，紙質(zhì)文書檔案隨著事業(yè)單位辦公逐漸轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息化，其不便查閱、占據(jù)空間大、不便于保存等弊端也逐漸暴露了出來。很多事業(yè)單位已經(jīng)意識到了這一問題，并利用掃描儀器對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行掃描備份，錄入文書檔案管理系統(tǒng)并進(jìn)行歸檔，將紙質(zhì)文件與數(shù)據(jù)文件共同保存，這樣做使文書檔案的載體更加靈活，備份也更加容易了，工作人員查閱更加便捷，提升了文書檔案的管理效率。

二、做好文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的意義

（一）保障事業(yè)單位檔案建設(shè)規(guī)范化、系統(tǒng)化

完整的檔案管理系統(tǒng)對于事業(yè)單位的效能化發(fā)展具有不可或缺的重要作用。文書檔案作為檔案類別當(dāng)中的重要一環(huán)，保障文書檔案整理工作正常有序是保障檔案系統(tǒng)完整規(guī)范、提升事業(yè)單位檔案建設(shè)水平的前提之一。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案系統(tǒng)建設(shè)前，應(yīng)當(dāng)做好檔案的整理工作，保證資料數(shù)據(jù)的完整客觀，才能使建設(shè)完成的檔案系統(tǒng)規(guī)范化、系統(tǒng)化，提高事業(yè)單位檔案的使用效率。

在進(jìn)行文書檔案的整理工作時，應(yīng)當(dāng)對本單位整個工作周期內(nèi)的行政管理事務(wù)活動當(dāng)中形成的各類文件文檔記錄進(jìn)行收集、分類、整理、編目，然后將整理完的文件進(jìn)行歸檔存儲，以供日后進(jìn)行調(diào)閱。在進(jìn)行整理工作的過程當(dāng)中，工作人員一定要注意收集到的文書檔案文件完整無缺，一旦查出疏漏應(yīng)當(dāng)及時予以補(bǔ)充。這樣能夠在保障文書檔案整理質(zhì)量的前提下，對所有文件進(jìn)行再一次的審核監(jiān)督。在檔案整理分類的過程當(dāng)中，工作人員還應(yīng)當(dāng)將文書檔案按照形成時間和重要性進(jìn)行備注和編號，這有助于對重要文件的查詢和保存。

（二）促進(jìn)對事業(yè)單位信息資源的開發(fā)和利用

檔案整理工作的根本目標(biāo)是讓事業(yè)單位的信息資源得到更好的開發(fā)和利用，如果文書檔案沒有經(jīng)過整理和歸檔，散落的文件會對日后的工作造成極大的阻礙和損失，甚至對事業(yè)單位的發(fā)展歷程也不能做到客觀真實(shí)的梳理，對文檔的價值和連貫性也不能做到有效分辨，在一定程度上對事業(yè)單位的效能化發(fā)展產(chǎn)生了不利影響。檔案的完整與清晰對于事業(yè)單位信息資源的開發(fā)與利用有著十分重要的作用，在工作人員對文書檔案進(jìn)行整理、分類、編目之后才能保障整個檔案系統(tǒng)的清晰有序，確認(rèn)文件文檔之間的銜接與聯(lián)系，清晰分辨出各類文件文檔的時效性、重要性與連貫性，也方便了日后工作人員對歷史檔案的查閱和新文件的存檔[1]。

（三）提升了事業(yè)單位的工作效率

在信息化、數(shù)字化的管理模式之下，文書檔案的整理工作也應(yīng)依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與信息技術(shù)共同進(jìn)行，將利用效率較低的紙質(zhì)文件通過掃描、編碼、上傳等方式錄入至檔案信息管理系統(tǒng)，這樣做能夠提高文書檔案數(shù)據(jù)信息的實(shí)時共享能力，推動事業(yè)單位工作人員對以往檔案文件的高效利用，降低了檔案文件傳輸?shù)南拗?，打破了單位之間的交流壁障，為管理人員提出決策提供有效可靠的參考依據(jù)。還能夠有效提升檔案信息的檢索效率，降低紙質(zhì)檔案給工作人員帶來的額外檢索負(fù)擔(dān)，只要將信息關(guān)鍵詞或檔案形成時間輸入檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，就能夠第一時間得到結(jié)果。檔案的數(shù)字化管理還能夠更加方便地對文書檔案進(jìn)行備份與存儲，減少空間占用，降低存儲成本，提升事業(yè)單位的工作效率，提升事業(yè)單位效能化發(fā)展的水平和速度。

（四）對事業(yè)單位各部門的文件做到整合管理

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，事業(yè)單位各部門只掌握著本部門的檔案，對于其他部門的檔案和工作流程不夠熟悉，部門之間存在交流不通暢的現(xiàn)象，這對事業(yè)單位的工作可能造成不良影響，對各部門的文件收集、管理人員做出決策部署也十分不利。

通過文書檔案的整理工作，可以將各部門手中的檔案進(jìn)行收集歸檔，在很大程度上提升檔案工作的質(zhì)量和效果，經(jīng)過工作人員對于目標(biāo)檔案的歸類整理之后，能夠大大改善事業(yè)單位各部門文件的管理與統(tǒng)合工作，進(jìn)一步推動事業(yè)單位效能化發(fā)展。

三、事業(yè)單位效能化發(fā)展對文書檔案整理的要求

（一）提升檔案整理人員的業(yè)務(wù)能力，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案整理人員的業(yè)務(wù)能力是否過硬直接影響著文書檔案的整理進(jìn)度和質(zhì)量。因此事業(yè)單位必須采取方式對檔案整理人員進(jìn)行選拔，對專業(yè)人才進(jìn)行吸納，提升檔案整理隊(duì)伍的整體水平，保障檔案整理工作順利開展。

事業(yè)單位應(yīng)采取措施，使檔案整理人員迅速接手工作，組織檔案專家學(xué)者對檔案整理工作人員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在不斷吸收理論知識的同時，還應(yīng)讓檔案整理人員掌握實(shí)踐操作技巧，如文書檔案整理工作的年限分配標(biāo)準(zhǔn)、歸檔章的使用規(guī)范、掃描儀的使用流程等等，并對檔案整理人員進(jìn)行定期考核，使他們明確文書檔案整理工作的整個流程，確保在實(shí)際操作過程中能夠熟練掌握。

事業(yè)單位還應(yīng)對檔案整理人員進(jìn)行思想教育，培養(yǎng)他們對文書檔案文件的重視程度，提升他們對國家檔案整理規(guī)范要求的熟知程度。使他們在實(shí)際的檔案整理工作當(dāng)中，不斷推陳出新，依托實(shí)際情況不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平和工作效率，降低出現(xiàn)錯漏情況的概率，為事業(yè)單位文書檔案整理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為事業(yè)單位效能化發(fā)展提供保障[2]。

（二）統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化工作人員的協(xié)同配合

事業(yè)單位應(yīng)在開展文書檔案整理工作之前，對整理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，工作人員首先要收集各部門的全部歸檔文件，保證及時進(jìn)行處理，如有借閱或進(jìn)行查找的情況，工作人員應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行登記，同時應(yīng)當(dāng)保障整理工作當(dāng)中形成的新歸檔文件格式規(guī)范合理，符合國家公文規(guī)范要求，這樣能夠最大程度的保障文書檔案整理工作又好又快推進(jìn)。

此外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)遵循制定文件歸檔制度，保障文件的規(guī)范存檔，使用規(guī)定的符號或文字進(jìn)行著錄工作和編目工作，用“？”表示無法識別的文字，用“[]”表示自擬標(biāo)題等。使得檔案文件實(shí)現(xiàn)標(biāo)題明晰、裝訂整潔、編碼標(biāo)準(zhǔn)，為事業(yè)單位的效能化發(fā)展提供保障。

（三）加強(qiáng)思想建設(shè)，提高對文書檔案的重視

部分事業(yè)單位對文書檔案不夠重視，由于文書檔案整理工作較為繁瑣、費(fèi)時，于是很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)聘請外包團(tuán)隊(duì)對本單位文書檔案進(jìn)行整理工作。這樣做雖然減少了本單位工作人員的工作量，降低了工作壓力，但由于外包人員良莠不齊，很可能發(fā)生不可預(yù)計(jì)的結(jié)果，甚至可能造成泄密情況發(fā)生。

要切實(shí)抓好事業(yè)單位的效能化發(fā)展，提升文書檔案整理工作的質(zhì)量和效率，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)政治站位，提升思想高度，對文書檔案給予足夠的重視，立足于當(dāng)前基礎(chǔ)之上，不斷進(jìn)行創(chuàng)新研究，加強(qiáng)對文書檔案整理工作的督導(dǎo)和建設(shè)，保障文書檔案整理工作規(guī)范系統(tǒng)化。

（四）建立文書檔案數(shù)字化管理平臺

事業(yè)單位為了提升效能，不斷向前邁進(jìn)，應(yīng)當(dāng)撥出專項(xiàng)資金投入到檔案建設(shè)當(dāng)中，聘請技術(shù)人員建立本單位的檔案數(shù)字化信息管理平臺，并實(shí)現(xiàn)與省市檔案管理機(jī)構(gòu)的信息對接，在信息化數(shù)字化技術(shù)的加持之下，避免出現(xiàn)檔案靠轉(zhuǎn)遞進(jìn)行交流的模式。一方面保障了文書檔案管理的時效性，推動建設(shè)了各部門交流分析的渠道，另一方面還解決了電子文件較為散亂、檢索效率較低、查閱權(quán)限設(shè)置困難，容易造成文件泄露等問題，完成了對電子檔案的集中整合管理，實(shí)現(xiàn)對電子文件的實(shí)時控制和評估，避免電子文件流失，保障了文書檔案電子文件的安全性。同時，數(shù)字化信息管理系統(tǒng)還能夠?yàn)楣ぷ魅藛T提供文書檔案整個生命周期的處理參考，包括成文、上交、收集、歸檔、銷毀等一系列環(huán)節(jié)的科學(xué)依據(jù)。

同時，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)按照國家法律法規(guī)制定本單位的文書檔案數(shù)據(jù)信息管理制度，減少不規(guī)范、無手續(xù)的檔案交接查閱情況發(fā)生，有效實(shí)現(xiàn)文書檔案的系統(tǒng)化管理，降低管理風(fēng)險(xiǎn)，使事業(yè)單位效能化發(fā)展不斷進(jìn)步[3]。

（五）改善檔案存放基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在對文書檔案進(jìn)行歸檔整理的過程當(dāng)中，雖然進(jìn)行了電子文件的備份整理，但還是不能放松對紙質(zhì)文檔的規(guī)范保存。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)撥出專項(xiàng)資金建設(shè)檔案室，建立突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，還應(yīng)具有防火、防水、防蟲蛀等技術(shù)手段，并派遣專人定期對文書檔案進(jìn)行檢查，避免出現(xiàn)變質(zhì)、受潮等影響查閱的現(xiàn)象發(fā)生。

此外，工作人員還應(yīng)定期整理超過保存期限的文書檔案，做好手續(xù)進(jìn)行銷毀，避免資源的浪費(fèi)和空間的占用。

結(jié)論：總而言之，通過文書檔案可以對事業(yè)單位過去的工作進(jìn)行總結(jié)和反思，并對日后的工作提供重要的參考依據(jù)。做好文書檔案的整理工作不但能保障文書檔案管理的科學(xué)規(guī)范，還能有效促進(jìn)事業(yè)單位效能化發(fā)展的不斷進(jìn)步。