電子時(shí)代文檔一體化管理研究

金紅梅

（云南省曲靖日?qǐng)?bào)社,云南 曲靖 655000）

引言

電子文檔管理是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)步和技術(shù)升級(jí)的必然產(chǎn)物。電子化文件的出現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)文件和檔案管理工作有很大影響。隨著對(duì)檔案信息保存的要求越來越高，社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)的加劇，為實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展，必須把電子文件與書面文件統(tǒng)一的利用起來，確保高質(zhì)量的管理，統(tǒng)一協(xié)調(diào)。加強(qiáng)對(duì)一體化管理的監(jiān)督和控制，以確保文件管理的可靠性、安全性和完整性，這是當(dāng)今社會(huì)背景下進(jìn)行檔案文件管理的最佳途徑。

一、增強(qiáng)文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)

綜合性的檔案文件管理的理論框架基于文件周期和對(duì)不同類型文件的管理特性上。在電子文件的生命周期中，檔案信息的收集、處理、保存、利用是每一個(gè)文件都必須經(jīng)歷的幾個(gè)重要的過程。而電子文件的生命周期管理存在很大的不同，不僅包括了紙質(zhì)檔案文件中每一項(xiàng)關(guān)鍵的內(nèi)容，還有一些獨(dú)有的新的特征。電子數(shù)據(jù)檔案的管理無法在傳統(tǒng)的文件綜合管理框架中進(jìn)行管理，也無法根據(jù)過去的紙質(zhì)文件生命周期規(guī)則進(jìn)行管理。如果紙質(zhì)版本的文檔檔案被移動(dòng)或使用后，會(huì)造成一些破壞，影響文檔整體的管理。但是電子文檔的管理卻是不同，電子文檔處理的相關(guān)部門可以確保文檔在各階段之間的聯(lián)系是暢通無阻的，從而使文檔的保護(hù)和管理更加穩(wěn)定、可靠。每份文件的內(nèi)容和信息都能被準(zhǔn)確地記錄下來，每份文件在其生命周期中的變化和移動(dòng)也能被準(zhǔn)確地記錄下來，綜合性、一體化的文件管理可說是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，其中文件管理的整合和利用始終受到外部因素的影響。所以說需要以傳統(tǒng)的管理制度為基礎(chǔ)，進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新。[1]

二、實(shí)行文檔一體化管理的必要性

（一）實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化的前提和基礎(chǔ)

文件檔案管理改革是確保辦公自動(dòng)化的前提和基礎(chǔ)條件。辦公室的自動(dòng)化管理要求建立高效、便捷的信息交流渠道，確保辦公室的各類信息的及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞，而統(tǒng)一性、一體化的文件管理系統(tǒng)則是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的有效手段。將文件管理與檔案管理結(jié)合起來，并確保信息互通共享，使各部門和工作人員能夠及時(shí)交換和取得各類信息，為建立辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）檔案館發(fā)展建設(shè)的根本需要

以書面文件為主的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不再滿足現(xiàn)今的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的要求了，過去的檔案管理主要是對(duì)各單位、各部門的紙質(zhì)文件進(jìn)行收集、整理，定期保存、歸檔，以備后期使用。但隨著電子文件時(shí)代的到來，我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法對(duì)越來越多的電子文件進(jìn)行高質(zhì)量的管理。所以說檔案管理的工作要與時(shí)代同步進(jìn)行發(fā)展，就必須采用綜合性、一體化的文件管理新模式，對(duì)電子文件進(jìn)行全面、系統(tǒng)、高效的管理，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新要求[2]。

三、文檔一體化的優(yōu)越性

（一）保證檔案信息收集齊全、檢索準(zhǔn)確

先進(jìn)的文件控制是檔案管理貫穿于歸檔工作始終的要求。文檔與檔案密切相關(guān)。解決了檔案歸檔不全，分類不規(guī)范，難以檢索利用等問題，提高了檔案管理員對(duì)分類編號(hào)，人工輔助標(biāo)引主題詞及摘要的準(zhǔn)確性。與檔案管理員相比，他們更了解文件的內(nèi)容。所以他們?cè)谖募木C合管理上發(fā)揮了重要作用。他們能在文件之間的關(guān)系有一個(gè)完整和清晰的把握。因此提高文獻(xiàn)檢索的查全率和查準(zhǔn)率至關(guān)重要。使用者可利用電腦強(qiáng)大的檢索功能，利用各種信息組合方式，豐富信息的檢索和利用。

（二）達(dá)到文書與檔案信息資源合為一體的目的

“文檔一體化把文件與檔案歸入系統(tǒng)里面.這個(gè)系統(tǒng)的功能是比龐大的，可以借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，達(dá)到文檔內(nèi)容的資源共享，實(shí)現(xiàn)了文件和檔案的多途徑檢索和一次性輸入、輸出.其最佳管理效果就是使文件與檔案內(nèi)容合二為一?！?/p>

（三）促進(jìn)檔案工作的收集完整、系統(tǒng)便捷、查找準(zhǔn)確、方便利用

用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)管理檔案，充分的提高了檔案管理工作的速度和效率。文件和檔案信息的整合要求各部門在接收或存儲(chǔ)文件時(shí)，都要將標(biāo)題、作者、時(shí)間等輸入計(jì)算機(jī)，并且在歸檔時(shí)，要按照清單的內(nèi)容規(guī)范的收集、整理、裝盒、存儲(chǔ)。文件整合從文件處理到檔案處理，所采用的整合方式是計(jì)算機(jī)自動(dòng)分類組合的全過程管理，如數(shù)據(jù)錄入、文件整理和歸檔存儲(chǔ)等等，避免了文書部門和檔案部門多方面的繁瑣、無序的工作，從而使文件從產(chǎn)生到保存管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)上都體現(xiàn)了檔案工作的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，使之得到完備、得當(dāng)?shù)牡貥?biāo)引，以科學(xué)的方式編制記錄，最大限度地滿足檢索人員的使用要求。[3]

四、文檔一體化管理存在的問題

（一）受到現(xiàn)行管理體制制約

現(xiàn)在行業(yè)內(nèi)使用的一個(gè)綜合性的文件管理系統(tǒng)，它使用的是分模塊的文件和檔案管理方法，而且對(duì)于文件管理和檔案管理之間的界限在于對(duì)文件的歸檔情況。盡管國(guó)家已經(jīng)賦予了檔案館管理有關(guān)文件的責(zé)任，并通過了有關(guān)法律、法規(guī)以確保其合法性、規(guī)范性。但是，在文件檔案管理工作的實(shí)踐中，濫用權(quán)力的做法仍然很普遍和常見，而檔案管理的部門未能充分履行其管理的職能，這意味著它不能充分實(shí)現(xiàn)其管理的效果。文件和檔案難以以統(tǒng)一協(xié)調(diào)的方式進(jìn)行管理、保存和使用。因此，電子文件的質(zhì)量有一定程度的下降，而這是一個(gè)需要及時(shí)有效處理和解決的問題。

（二）一體化文檔管理建設(shè)滯后

現(xiàn)行的檔案，無論是紙質(zhì)的還是電子的，在管理工作開展的過程中，都存在著管理工作的標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、管理不完整、容易出現(xiàn)管理的各類問題，其中最明顯的表現(xiàn)就是文件檔案的管理與過去的檔案管理的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)之間的不一致。使得文件的管理所建立的標(biāo)準(zhǔn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于國(guó)家和行業(yè)對(duì)檔案管理制定的標(biāo)準(zhǔn)。所以說文件管理與檔案管理之間存在著非常大的差距，影響了后續(xù)的管理工作的高質(zhì)量的開展。這種現(xiàn)象具有普遍性，明顯的不符合行業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)和要求。[4]

（三）電子文檔軟件開發(fā)滯后

因?yàn)殡娮游募n案管理的軟件在開發(fā)進(jìn)程上來看是比較緩慢的，這也導(dǎo)致了一體化發(fā)展和集成發(fā)展的速度明顯的減緩。由于檔案管理和文件管理在國(guó)家發(fā)展建設(shè)的初期階段是分開進(jìn)行儲(chǔ)存管理的，所以說電子文件作為軟件開發(fā)的工具和平臺(tái)的時(shí)候，也是把文件與文檔之間分別進(jìn)行開發(fā)的，它將進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了文件的流動(dòng)性，但忽略了數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化和使用都需要記錄在檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。所以說對(duì)文件管理的工作依然保持在傳統(tǒng)的手工管理的水平上。另外一些單位和部門建立了適當(dāng)?shù)臋n案管理制度，以滿足該部門實(shí)際業(yè)務(wù)工作的需要。但是由于缺乏科學(xué)現(xiàn)代的管理方法和指導(dǎo)意見。結(jié)果導(dǎo)致了一體化的文件管理系統(tǒng)已經(jīng)變得無用且不可靠，各類應(yīng)用的錯(cuò)誤和問題也進(jìn)一步的阻礙了文件檔案整合發(fā)展的步伐。

（四）缺乏政策法規(guī)的保障

新中國(guó)成立依賴為了進(jìn)一步的加強(qiáng)文件管理和檔案管理的規(guī)章制度，也為了使文件存儲(chǔ)、利用與文件管理工作更加協(xié)調(diào)一致，國(guó)家采取了一系列的文件檔案管理的制度和措施。這一系列的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)在一定程度上對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了促進(jìn)作用和積極的影響，但并未真正地促進(jìn)檔案管理的一體化。其中一個(gè)根本性的問題是國(guó)家層面還尚未通過一個(gè)專門針對(duì)綜合性的、一體化的文件管理的法規(guī)。所有的一體化的文件管理都是各個(gè)地區(qū)自己制定和把握的。[5]

五、實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的有效途徑

（一）提高認(rèn)識(shí).統(tǒng)籌規(guī)劃

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和文件檔案的管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)文件檔案的綜合性、一體化的管理工作的必要性和重要性。全面理解文件整合管理不僅僅是行業(yè)發(fā)展的重要問題，更是充分的提高管理工作質(zhì)量和效率的一種必需手段。繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)綜合性、一體化的文件管理的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)管理工作提升的信心和決心，并全方位的加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)能力，設(shè)立一個(gè)綜合性、一體化的文檔管理工作的機(jī)構(gòu)，在該機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)下，按照文件檔案的生命周期，對(duì)整個(gè)文件檔案的管理工作進(jìn)行全面梳理。加大系統(tǒng)平臺(tái)研發(fā)的投入，統(tǒng)一管理軟件的研發(fā)。創(chuàng)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)辦公與檔案管理的互聯(lián)互通，在開發(fā)文件管理系統(tǒng)時(shí)引入更多文檔歸檔功能，包含了對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的更新和自動(dòng)存檔以充分的保

證文檔信息的安全，真實(shí)，確保歸檔電子文件的完整性和可檢索性。

（二）確保網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全的問題是比較突出的，實(shí)際上，在進(jìn)行文檔管理過程中的網(wǎng)絡(luò)安全問題的一個(gè)有效的解決方案是提供系統(tǒng)的軟硬件安全防護(hù)。有幾種可以采用的安全防護(hù)的方法：第一，選擇網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的防病毒軟件，作為文檔管理平臺(tái)的安全防護(hù)的一道關(guān)口，確保系統(tǒng)定期備份文檔數(shù)據(jù)，具備防范攻擊和病毒的能力。其次，必須對(duì)互聯(lián)網(wǎng)上的文檔信息進(jìn)行加密并建立牢固的防火墻來限制非法進(jìn)入系統(tǒng)的外部訪客。建議國(guó)家檔案局設(shè)立檔案安全辦公室，并為檔案資料的安全存儲(chǔ)和使用提供保障。[6]

（三）加強(qiáng)文書及檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

文件和檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理是在文件和檔案管理的過程中長(zhǎng)期以來都在強(qiáng)調(diào)的一個(gè)概念，采用連續(xù)的處理程序和其他的管理模式，通過制定和執(zhí)行最有效地標(biāo)準(zhǔn)，充分的獲取文件和檔案信息。它也是進(jìn)一步提高綜合性、一體化的文件檔案管理質(zhì)量和效率的有效手段。首先，文件管理和檔案管理等初步成型的管理標(biāo)準(zhǔn)必須加以不斷地完善和改進(jìn)，特別是要進(jìn)行充分的討論和分析。通過充分的加強(qiáng)電子檔案管理的機(jī)構(gòu)能力和水平，增強(qiáng)這些檔案之間的一致性、協(xié)調(diào)性和互助性，從而確保良好的管理工作的質(zhì)量和效率。[7]

結(jié)語(yǔ)

電子文檔管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)管理文書和檔案工作的主要方式，已成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。加強(qiáng)對(duì)文檔一體化的管理需要遵循一定的原則，采取相應(yīng)的措施，才能夠使文檔一體化取得顯著成效，實(shí)現(xiàn)信息管理的連續(xù)性，不斷提高應(yīng)用能力，促進(jìn)國(guó)家檔案管理水平的發(fā)展，使文檔一體化系統(tǒng)更加地符合社會(huì)時(shí)代發(fā)展要求，保證一體化建設(shè)的有效性。