河道管理檔案收管用工作思考

文·張啟軍

河道管理檔案涉及河道自然面貌、河道水情、河道控制面積雨情、河道防洪灌溉工作體系等諸多方面，記錄了河道水利工程的立項(xiàng)、預(yù)算、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、建設(shè)過程、工程監(jiān)理、工程驗(yàn)收和工程效益等整個(gè)過程，是在河道治理中創(chuàng)造的有形資產(chǎn)和寶貴財(cái)富。河道管理檔案是河道科研、規(guī)劃、建設(shè)和管理等各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是水利部門在河道管理過程中形成的具有查考價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。做好河道檔案的收集、管理、利用工作對(duì)于加強(qiáng)河道管理，保障防洪安全，發(fā)揮江河湖泊的綜合效益具有十分重要意義。

一、強(qiáng)化歸檔收集，做到“收得全”

（一）要提高檔案管理意識(shí)。河道檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、重要的基礎(chǔ)性工作，河道治理檔案要貫穿于河道治理工程建設(shè)程序的各個(gè)階段，檔案部門應(yīng)對(duì)河道治理檔案的收集、整理、移交等提出明確要求，指導(dǎo)施工部門從河道治理工程建設(shè)前期就進(jìn)行文件材料的收集和整理工作，在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，要將河道檔案的收集、整理和歸檔工作納入其中，確保檔案材料的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性。

（二）河道治理一般周期較長(zhǎng)、專業(yè)性較強(qiáng)，且涉及部門較多，其形成的檔案資料門類多、時(shí)間跨度大、內(nèi)容繁雜，僅憑某一部門一己之力無(wú)法承擔(dān)。要樹立全員管理檔案理念，讓他們認(rèn)識(shí)河道檔案材料的收集不僅僅是一個(gè)部門、一個(gè)科室的任務(wù)，而是全單位各個(gè)科室的職責(zé)。要建立檔案管理綜合部門，積極協(xié)調(diào)各部門共同做好各類文件材料的收集歸檔工作。要建立文件材料歸檔制度，檔案工作人員負(fù)責(zé)制度的監(jiān)督執(zhí)行，并及時(shí)掌握工程進(jìn)度，在每一個(gè)環(huán)節(jié)完工后，及時(shí)列出應(yīng)歸檔材料，跟蹤指導(dǎo)各部門移交相關(guān)檔案材料。同時(shí)，要求相關(guān)部門在檢查河道治理工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查河道治理檔案的收集、整理情況，確保檔案工作不拖延、檔案整理不積壓。

（三）要及時(shí)檢查、核實(shí)已整理歸檔的各類材料，對(duì)缺少的應(yīng)歸檔材料列出清單，由各部門負(fù)責(zé)補(bǔ)充。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、成果評(píng)審、鑒定時(shí)，要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的審查、驗(yàn)收與鑒定，確保河道治理形成的各類檔案材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，保證檔案門類齊全、內(nèi)容完整，整理規(guī)范。

二、強(qiáng)化科學(xué)管理，做到“管得好”

（一）完善領(lǐng)導(dǎo)管理體制，形成由主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、部門領(lǐng)導(dǎo)分管、專職檔案人員監(jiān)督、兼職檔案人員配合的檔案工作體系，實(shí)行河道檔案資料集中統(tǒng)一管理。要建立專門檔案室，配備必要的管理設(shè)施，保證檔案材料不散存于職能科室或工作人員手中，確保檔案的安全保管。

（二）堅(jiān)持依法治檔，認(rèn)真貫徹執(zhí)行新修訂《檔案法》和《水利檔案工作規(guī)定》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)定》，建立健全檔案管理制度，制定檔案工作人員崗位責(zé)任制，明確工作職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。要制定檔案收集、歸檔、保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等各項(xiàng)管理制度，明確檔案收集范圍、立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)、保管期限劃分等規(guī)范，做到檔案內(nèi)容齊全、管理科學(xué)，檔案工作流程優(yōu)化，可操作性強(qiáng)，便于檔案工作人員學(xué)習(xí)、實(shí)踐。要加強(qiáng)檔案安全管理，實(shí)行日常巡檢和定期檢查相結(jié)合，同時(shí)要加強(qiáng)保密管理，對(duì)檔案中的涉密信息要實(shí)行特別管理，確保檔案及檔案信息萬(wàn)無(wú)一失。

（三）要加強(qiáng)河道檔案信息資源體系建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化管理已成為河道檔案管理的一種重要方式，需要構(gòu)建統(tǒng)一的河道檔案管理規(guī)范化體系。要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行調(diào)研，對(duì)未來檔案工作進(jìn)行合理規(guī)劃，結(jié)合河道管理形成特點(diǎn)和利用需求，制定河道檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的原則和技術(shù)參數(shù)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期河道檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，滿足檔案規(guī)范化管理的需求。

三、強(qiáng)化主動(dòng)開發(fā)，做到“用得上”

（一）發(fā)揮檔案記錄、憑證作用，做好河道管理日常查考工作。河道管理檔案是河道工程建設(shè)的重要組成部分，對(duì)于鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任具有憑證作用，也為后續(xù)工程使用、維護(hù)、改擴(kuò)建、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)等提供參考。因此檔案人員要不斷提高服務(wù)意識(shí)和服務(wù)技能，為河道管理工作查考提供優(yōu)質(zhì)高效的文檔服務(wù)，為城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)貢獻(xiàn)檔案力量。

（二）圍繞中心，服務(wù)大局，主動(dòng)作為，積極開發(fā)利用檔案信息資源。要立足室藏河道檔案，挖掘其獨(dú)特價(jià)值，分析、統(tǒng)計(jì)、提煉重要數(shù)據(jù)信息，服務(wù)社會(huì)所需。如在防汛搶險(xiǎn)時(shí)期，可借助檔案詳細(xì)了解歷年來的水情、雨情及河道工程的狀況，編研專題資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。在河道治理方面，可以利用豐富的檔案資料做好學(xué)術(shù)研究、編纂相關(guān)史料，為河道治理提供參考意見，為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供資政參考。同時(shí)，還要發(fā)揮檔案宣傳教育作用，諸如舉辦專題展覽，展示城市河道治理發(fā)展歷程，讓城市建設(shè)成果惠及人民群眾，增強(qiáng)人民群眾的歸屬感和獲得感。

（三）利用大數(shù)據(jù)環(huán)境，搭建檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各類檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化利用，加快河道檔案資源共享，提升檔案利用價(jià)值。要優(yōu)化河道檔案利用流程，在確保檔案資料安全、不失密、不泄密的前提下，對(duì)利用流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，實(shí)現(xiàn)“一點(diǎn)查檔”“一網(wǎng)通辦”等新的利用體驗(yàn)，促進(jìn)河道檔案資料利用服務(wù)的便捷化、平層化。