醫(yī)學(xué)院校在突發(fā)事件檔案管理中的實(shí)踐探析
——以安徽醫(yī)科大學(xué)抗擊新冠疫情檔案收管用實(shí)踐為例

張 芳/安徽醫(yī)科大學(xué)數(shù)據(jù)信息中心（檔案館）

2007年《中華人民共和國(guó)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法》施行，將突發(fā)事件定義為“突然發(fā)生，造成或可能造成嚴(yán)重社會(huì)危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對(duì)的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件”[1]。近二十年來(lái)，我們經(jīng)歷了汶川地震、礦山安全事故、甬溫線(xiàn)特重大鐵路交通事故、甲型H1N1流感病毒、SARS病毒以及發(fā)生在昆明、拉薩、烏魯木齊等地的暴力恐怖襲擊等突發(fā)事件，涵蓋了定義中所述的所有事件種類(lèi)，它們具有事發(fā)突然、情況復(fù)雜、影響廣泛、危害嚴(yán)重等共同特征。2020年一場(chǎng)突如其來(lái)的由新型冠狀病毒引發(fā)的肺炎疫情在中華大地上迅速蔓延，這是百年來(lái)全球發(fā)生的最嚴(yán)重流行性傳染病，也是新中國(guó)成立以來(lái)我國(guó)遭遇的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次突發(fā)公共衛(wèi)生事件。我國(guó)百余所醫(yī)學(xué)高等院校、數(shù)百萬(wàn)名師生醫(yī)護(hù)員工奮戰(zhàn)一線(xiàn)，實(shí)行臨床救治和科研攻關(guān)，為抗疫作出了重大貢獻(xiàn)。作為歷史進(jìn)程、人類(lèi)記憶的記錄者，對(duì)諸如新冠肺炎疫情在內(nèi)的重大突發(fā)事件所形成的檔案材料完整收集、科學(xué)保管，是時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案工作提出的新要求，更是醫(yī)學(xué)高校檔案工作者的歷史使命與責(zé)任擔(dān)當(dāng)。新修訂檔案法規(guī)定：“國(guó)家檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立健全突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案收集、整理、保護(hù)、利用工作機(jī)制。檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的研究整理和開(kāi)發(fā)利用，為突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)提供文獻(xiàn)參考和決策支持?！边@是國(guó)家首次將突發(fā)事件檔案工作上升到法律高度予以突出。

1 醫(yī)學(xué)高等院校加強(qiáng)突發(fā)事件檔案管理的必要性

1.1 突發(fā)事件檔案是實(shí)現(xiàn)信息透明、闡明事實(shí)真相的有力武器。突發(fā)事件檔案指在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件過(guò)程中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄[2]。突發(fā)事件發(fā)生后，難以預(yù)見(jiàn)的發(fā)展態(tài)勢(shì)容易造成群體性恐慌和不安。政府和基層民眾的信息不對(duì)稱(chēng)使得謠言飛速傳播，不利于事態(tài)控制。醫(yī)學(xué)高等學(xué)校在行政管理上隸屬教育部門(mén)和衛(wèi)生部門(mén)，具有學(xué)校和醫(yī)療衛(wèi)生單位的雙重屬性，在面對(duì)突發(fā)事件尤其是突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，承擔(dān)更多的社會(huì)責(zé)任、具有更豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。對(duì)突發(fā)事件實(shí)時(shí)建立檔案，并面向社會(huì)進(jìn)行開(kāi)放，不僅可以對(duì)民眾進(jìn)行安全科普教育，還可以通過(guò)真實(shí)、客觀、科學(xué)的檔案材料引導(dǎo)輿論，增強(qiáng)民眾對(duì)政府的信賴(lài)感，主動(dòng)自覺(jué)配合各項(xiàng)管理措施，有效控制突發(fā)事件的惡性發(fā)展態(tài)勢(shì)。

1.2 突發(fā)事件檔案為相關(guān)部門(mén)應(yīng)對(duì)危機(jī)、提升公共事業(yè)管理能力提供了資政參考。檔案是歷史的真實(shí)記錄，突發(fā)事件檔案有助于發(fā)現(xiàn)事件的發(fā)生規(guī)律和特點(diǎn)趨勢(shì)，為政府及相關(guān)部門(mén)應(yīng)對(duì)當(dāng)前危機(jī)、制定決策措施提供參考依據(jù)。2020年3月安徽醫(yī)科大學(xué)公共衛(wèi)生專(zhuān)家在大量調(diào)閱疫情檔案的基礎(chǔ)上研究制定了8套《安徽省學(xué)校新冠肺炎防控系列標(biāo)準(zhǔn)與指引》，涵蓋大中小學(xué)校（含幼兒園）學(xué)生及教職員工風(fēng)險(xiǎn)人群判定標(biāo)準(zhǔn)以及個(gè)人防護(hù)、校園防控、重點(diǎn)場(chǎng)所防控、疫情應(yīng)急管理等內(nèi)容。安徽省教育廳將這套標(biāo)準(zhǔn)面向全省推廣發(fā)布，為全省大中小學(xué)及幼兒園順利開(kāi)學(xué)提供了權(quán)威、實(shí)用、科學(xué)的技術(shù)指導(dǎo)。

1.3 突發(fā)事件檔案為醫(yī)學(xué)科研工作提供了研究樣本。突發(fā)事件危害嚴(yán)重的特點(diǎn)決定了突發(fā)情況下，尤其在SRAS、甲型H1N1流感、新冠肺炎等公共衛(wèi)生突發(fā)事件中會(huì)涉及人員傷病亡問(wèn)題。每一次大災(zāi)大難的考驗(yàn)，便是醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)學(xué)研究取得重大進(jìn)步的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。高等院校人數(shù)龐大，是公共衛(wèi)生突發(fā)事件中防控的重點(diǎn)和難點(diǎn)。醫(yī)學(xué)高等院校是高校中的特殊群體，它屬于防控對(duì)象的一部分，同時(shí)因?yàn)榫哂袕?qiáng)大的科研優(yōu)勢(shì)和醫(yī)療技術(shù)特長(zhǎng)，也是實(shí)施防控的中堅(jiān)力量。醫(yī)學(xué)高等院校及其附屬醫(yī)院在公共突發(fā)事件中實(shí)施的聯(lián)防聯(lián)控、應(yīng)急處置、返校復(fù)學(xué)等措施具有更高的專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)性；其師生、醫(yī)護(hù)員工身處搶險(xiǎn)救災(zāi)一線(xiàn)，掌握大量的第一手臨床數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)樣本和診斷方案，這些突發(fā)事件中形成的檔案材料既為臨床教學(xué)提供了真實(shí)生動(dòng)的案例，也為急診醫(yī)學(xué)、臨床醫(yī)學(xué)、預(yù)防醫(yī)學(xué)、流行病學(xué)等學(xué)科的發(fā)展進(jìn)步提供了寶貴的研究資料。

2 安徽醫(yī)科大學(xué)新冠肺炎疫情檔案收管用情況概述

面對(duì)新冠肺炎重大公共衛(wèi)生突發(fā)事件，學(xué)校先后派出6批共235名專(zhuān)家和醫(yī)護(hù)員工馳援湖北以及省內(nèi)的抗疫戰(zhàn)場(chǎng)進(jìn)行醫(yī)學(xué)救助，同時(shí)發(fā)揮科研強(qiáng)項(xiàng)，派遣專(zhuān)家組深入疫情一線(xiàn)開(kāi)展流行病學(xué)調(diào)查，為防控決策提供科學(xué)依據(jù)。疫情穩(wěn)定后又率先在全省完成線(xiàn)上教學(xué)、春季返校復(fù)學(xué)和秋季開(kāi)學(xué)工作。半年多的防疫戰(zhàn)中形成了大量有關(guān)疫情防控、科學(xué)研究、復(fù)學(xué)復(fù)工等工作的第一手材料，這些材料是反映學(xué)校醫(yī)療水平、科研實(shí)力和文化精神的重要檔案資源。

2.1 主動(dòng)出擊，做好檔案資源收集工作。作為學(xué)校檔案工作的中樞部門(mén)，安徽醫(yī)科大學(xué)檔案館充分認(rèn)識(shí)到做好重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的重要性，迅速啟動(dòng)抗擊新冠疫情檔案收集工作，通過(guò)文件形式兩次下發(fā)通知，面向全校各二級(jí)部門(mén)和附屬醫(yī)院廣泛征集新冠肺炎疫情防控工作檔案資料，一方面發(fā)動(dòng)各部門(mén)各機(jī)構(gòu)兼職檔案員開(kāi)展征集工作，另一方面學(xué)校檔案專(zhuān)職人員主動(dòng)出擊，與一線(xiàn)醫(yī)務(wù)工作者聯(lián)系，上門(mén)征集，確保材料收集有力有序。同時(shí)在文件中對(duì)檔案資料的收集范圍和質(zhì)量要求作了詳細(xì)規(guī)定，征集范圍包括在抗擊疫情工作中形成的文件、宣傳手冊(cè)、通告、出入證件、袖章、照片、音視頻、實(shí)物、戰(zhàn)斗在一線(xiàn)醫(yī)務(wù)工作者的個(gè)人照片、工作影像、獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)?、抗疫工作日記、“?qǐng)戰(zhàn)書(shū)”、書(shū)信等。最終共征集到圖片1900余張、音視頻205個(gè)（7.99G）、實(shí)物251件，真實(shí)、全面、完整地記錄和保存了學(xué)校防疫、戰(zhàn)疫過(guò)程，也為后續(xù)開(kāi)發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 積極探索，做好檔案整理保管工作。安徽醫(yī)科大學(xué)檔案館成立于2009年，十多年來(lái)首次大規(guī)模、完整地收集抗疫檔案。當(dāng)時(shí)無(wú)論是從國(guó)家層面還是檔案館內(nèi)部，都沒(méi)有關(guān)于突發(fā)事件檔案管理的制度和辦法提供參考。在完成收集工作后，檔案館指派兩名富有經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)職檔案員進(jìn)行檔案整理。首先對(duì)所有材料按照文書(shū)類(lèi)、聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)重新登記造冊(cè)。對(duì)于實(shí)物，除了詳細(xì)注明物品來(lái)源、用途、背景，還需注明是否需要?dú)w還、歸還時(shí)間等信息。由于載體不同、整理標(biāo)準(zhǔn)不同，所有抗疫材料仍然按照原有文書(shū)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案的整理規(guī)則進(jìn)行保管期限劃分、排序、編號(hào)和錄入。為了便于查找和利用，所有條目在錄入檔案管理系統(tǒng)時(shí)均備注“抗擊新冠肺炎疫情檔案”。另外對(duì)所有紙質(zhì)文書(shū)材料和實(shí)物均進(jìn)行了數(shù)字化掃描或拍照，實(shí)行雙套制保存。抗疫檔案實(shí)體雖然分散保管在不同門(mén)類(lèi)檔案庫(kù)房，但通過(guò)建立抗擊新冠肺炎檔案數(shù)字化專(zhuān)卷，保證了內(nèi)容的完整性和材料的成套性。

2.3 挖掘館藏，做好檔案開(kāi)發(fā)利用。收集保管檔案的目的是為了更好地利用檔案。為了弘揚(yáng)安醫(yī)文化精神，也為抗擊新冠疫情工作提供決策參考和信心激勵(lì)，安徽醫(yī)科大學(xué)檔案館積極挖掘已有館藏資源，深入梳理1937年至今安醫(yī)人經(jīng)歷的歷次重大疫情事件，撰寫(xiě)了《百年安醫(yī)抗疫史》。另外從眾多抗疫檔案中精選了81件實(shí)物、186張圖片和多組音視頻，面向全校師生醫(yī)護(hù)員工和社會(huì)各界，舉辦“精醫(yī)報(bào)國(guó)，康民濟(jì)世——安徽醫(yī)科大學(xué)抗擊新冠疫情專(zhuān)題展”。展覽根據(jù)抗疫特點(diǎn)，采用逆行路線(xiàn)，使用情景櫥窗、觸摸留言系統(tǒng)、英雄榜等多種表達(dá)形式。除了線(xiàn)下展覽，還采用網(wǎng)上展廳云展覽形式提高傳播度，擴(kuò)大受眾面。點(diǎn)擊學(xué)校官網(wǎng)首頁(yè)或掃描二維碼，即可登錄線(xiàn)上平臺(tái)，隨時(shí)隨地觀看展覽。展覽結(jié)合2021年黨史學(xué)習(xí)教育的時(shí)事熱點(diǎn)，突出了黨領(lǐng)導(dǎo)下的抗疫工作全貌，不僅成為重溫抗擊新冠疫情這一重大公共突發(fā)事件的微觀縮影，還成為黨史教育的典型素材和愛(ài)國(guó)主義教育的特色平臺(tái)，校內(nèi)外幾十個(gè)基層黨組織實(shí)地參觀，引發(fā)強(qiáng)烈的社會(huì)反響，開(kāi)展首月便已接待團(tuán)體預(yù)約參觀30余場(chǎng)，線(xiàn)上云展廳參觀達(dá)8000人次，線(xiàn)上線(xiàn)下參觀逾萬(wàn)人次，相關(guān)報(bào)道被“學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)”、人民網(wǎng)等媒體刊載。

3 突發(fā)事件檔案收管用中存在的問(wèn)題

3.1 收集難度大。突發(fā)事件檔案的管理難點(diǎn)首先體現(xiàn)在材料收集的難度上。突發(fā)事件的發(fā)生往往無(wú)法事先防備，對(duì)于災(zāi)難現(xiàn)場(chǎng)的處置和救援無(wú)準(zhǔn)備、無(wú)計(jì)劃，常處在較為混亂的狀況下實(shí)施。如人員和物資缺乏、物品容易遺失或損壞，想要系統(tǒng)、完整地進(jìn)行收集難度較大。此外，突發(fā)事件的救援、救護(hù)和防控工作，涉及的部門(mén)廣、人員多。對(duì)醫(yī)學(xué)院校來(lái)說(shuō)，參與突發(fā)事件處理的主體集中于公共衛(wèi)生專(zhuān)家、志愿者及各附屬醫(yī)院的醫(yī)護(hù)員工，突發(fā)事件結(jié)束后文件和部分實(shí)物，如旗幟、救援裝備等收集相對(duì)容易，而個(gè)人在微信、微博、抖音等社交媒體發(fā)布的工作日記、小視頻、贈(zèng)予個(gè)人的紀(jì)念品等則不易收集。突發(fā)事件發(fā)生后成立的領(lǐng)導(dǎo)工作組，集中在防控防災(zāi)救治、后勤保障、新聞宣傳等方面，幾乎未曾有過(guò)將檔案工作人員納入一線(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)組的先例，文件材料和實(shí)物分散在不同的部門(mén)和人員手中，使得檔案收集工作的實(shí)施更加艱難。

3.2 缺乏制度保障。與綜合性大學(xué)相比，醫(yī)學(xué)高等院校更加注重自然科學(xué)研究和教學(xué)工作，檔案意識(shí)較為薄弱。加上我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)針對(duì)突發(fā)事件檔案管理的辦法和指南出臺(tái)，相關(guān)工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成各醫(yī)學(xué)院校突發(fā)事件檔案管理的水平參差不齊。筆者選取了北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院、首都醫(yī)科大學(xué)、南京醫(yī)科大學(xué)等15所國(guó)內(nèi)知名的醫(yī)學(xué)高等院校進(jìn)行研究，只有7所院校成立了專(zhuān)門(mén)的檔案館（室），其中中國(guó)醫(yī)科大學(xué)、徐州醫(yī)科大學(xué)僅對(duì)重大活動(dòng)檔案進(jìn)行了定義和收集規(guī)定，上海中醫(yī)藥大學(xué)在檔案收集管理辦法中將“學(xué)校組織或承辦的各類(lèi)重大活動(dòng)、重大事件和重要會(huì)議中形成的檔案（含聲像載體類(lèi)檔案）列入校檔案室檔案收集范圍”，并規(guī)定“在活動(dòng)結(jié)束之日起20天內(nèi)向校檔案室歸檔”，這是眾多醫(yī)學(xué)院校中唯一一家對(duì)重大事件檔案的歸檔進(jìn)行明確規(guī)定的學(xué)校。 雖然針對(duì)新冠肺炎疫情，大部分高校都發(fā)布了征集文件材料和實(shí)物的通知，但由于是臨時(shí)性工作，極少有醫(yī)學(xué)院校將突發(fā)事件檔案納入歸檔范圍，并形成制度加以規(guī)范。

3.3 開(kāi)發(fā)利用程度不高

突發(fā)事件檔案資源具有極強(qiáng)的資政參考、宣傳教育、科學(xué)研究?jī)r(jià)值，越來(lái)越多的檔案部門(mén)開(kāi)始重視并積極開(kāi)展突發(fā)事件檔案的收集和利用工作。以新冠疫情為例，抗疫取得階段性勝利后，全國(guó)各級(jí)各地檔案館紛紛對(duì)疫情檔案進(jìn)行收集整理和開(kāi)發(fā)利用，包括筆者所在院校在內(nèi)的眾多醫(yī)學(xué)高校作為抗疫主力更是義不容辭。復(fù)旦大學(xué)上海醫(yī)學(xué)院制作了紀(jì)念冊(cè)《復(fù)旦上醫(yī)履痕》，重慶醫(yī)科大學(xué)、溫州醫(yī)科大學(xué)、福建醫(yī)科大學(xué)等高校舉辦了抗疫主題展。相比較而言，國(guó)內(nèi)綜合檔案館更具創(chuàng)新性。廣州市檔案發(fā)展中心啟動(dòng)了《口述歷史——抗疫戰(zhàn)士》記憶工程。江蘇省檔案館建設(shè)了“江蘇援鄂白衣勇士一人一檔數(shù)據(jù)平臺(tái)”，結(jié)合《現(xiàn)代快報(bào)》社捐贈(zèng)的抗疫報(bào)道專(zhuān)題數(shù)據(jù)平臺(tái)，共同組成了江蘇抗疫專(zhuān)題檔案的核心部分。從檔案資源利用的形式來(lái)看，醫(yī)學(xué)院校檔案館（室）仍然以查詢(xún)、編研、展覽等傳統(tǒng)的利用方式為主，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等方面有待改進(jìn)和提升。

4 醫(yī)學(xué)高校在突發(fā)事件檔案管理中的意見(jiàn)和建議

對(duì)新冠肺炎疫情檔案的收集、管理和利用讓我們深刻體會(huì)到了檔案工作的價(jià)值，也進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)以新冠肺炎疫情為代表的突發(fā)事件檔案管理的重要性。

4.1 突發(fā)事件檔案工作應(yīng)納入制度保障落實(shí)。突發(fā)事件檔案工作想要避免流于形式，成為臨時(shí)性工作，必須通過(guò)建立健全突發(fā)情況下檔案工作制度予以鞏固。2020年，為了做好疫情防控檔案工作，國(guó)家檔案局對(duì)全國(guó)各地各部門(mén)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，并于12月審議通過(guò)《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》），從國(guó)家層面對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件進(jìn)行了明確界定和定義，并對(duì)二者的歸屬流向、職責(zé)分工、管理內(nèi)容等作了詳細(xì)規(guī)定。這給檔案部門(mén)做好突發(fā)事件檔案工作提供了規(guī)范性指導(dǎo)。醫(yī)學(xué)類(lèi)高等院校征集檔案的對(duì)象多為本校師生或附屬醫(yī)院醫(yī)護(hù)職工，與綜合性檔案館相比，收集難度較小。 可按照《辦法》的要求，將突發(fā)事件檔案工作納入學(xué)校突發(fā)事件處理章程以及學(xué)校檔案工作管理辦法中，由事件的應(yīng)對(duì)部門(mén)和檔案機(jī)構(gòu)共同承擔(dān)突發(fā)事件檔案管理工作。

4.2 加強(qiáng)多方協(xié)作，拓展收集渠道。醫(yī)學(xué)院校接觸最多的是突發(fā)公共衛(wèi)生事件，相關(guān)資料和物品分散在各個(gè)部門(mén)和附屬醫(yī)院，不能全面展現(xiàn)學(xué)校統(tǒng)籌謀劃、決策部署、行動(dòng)實(shí)施的全過(guò)程，檔案收集是做好突發(fā)事件檔案工作的關(guān)鍵。首先突發(fā)事件檔案不應(yīng)與普通檔案一樣僅事后收集，事件發(fā)生時(shí)就應(yīng)將檔案工作與防控、救援、后勤等工作一同部署，責(zé)任落實(shí)到單位和個(gè)人，第一時(shí)間開(kāi)展檔案收集。也可以按照《辦法》要求，檔案部門(mén)“提前介入突發(fā)事件檔案工作，通過(guò)拍照、錄音、錄像等方式直接形成突發(fā)事件檔案”。其次僅僅通過(guò)下發(fā)文件征集檔案的方式較為被動(dòng)、途徑狹窄，不利于檔案的收集。在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，聶勇浩、鄭儉等學(xué)者提出了社會(huì)共建重大突發(fā)事件數(shù)字檔案，即“檔案部門(mén)、政府、企業(yè)、社會(huì)組織甚至普通民眾通過(guò)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和社交媒體的即時(shí)存儲(chǔ)和共享功能參與歷史活動(dòng)記錄”[3]。針對(duì)新冠肺炎疫情檔案，國(guó)家電網(wǎng)開(kāi)發(fā)了專(zhuān)門(mén)的微信小程序，一線(xiàn)工作人員可在工作現(xiàn)場(chǎng)實(shí)時(shí)上傳資料、照片、視頻至數(shù)字檔案館，增加了收集的便捷性[4]，體現(xiàn)了社會(huì)共建的優(yōu)勢(shì)，值得醫(yī)學(xué)高校的檔案工作者借鑒。

4.3 統(tǒng)一整理規(guī)范，加強(qiáng)科學(xué)管理。首先各個(gè)醫(yī)學(xué)院校應(yīng)在《辦法》的指導(dǎo)下，結(jié)合本校實(shí)際，制定突發(fā)事件檔案的歸檔范圍與保管期限。本著“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的原則，所有有關(guān)突發(fā)事件的文件材料都應(yīng)收集齊全完整。實(shí)際情況中，部分醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人物品和重要表彰有自行保管的意愿，可征求本人意見(jiàn)，采用復(fù)制后歸還的方式進(jìn)行收集。其次突發(fā)事件檔案主要由各部門(mén)和附屬醫(yī)院的兼職檔案員收集后移交檔案館集中統(tǒng)一保管，因此在收集前應(yīng)制定詳細(xì)的歸檔流程和質(zhì)量要求。材料交接登記表應(yīng)完整登記文件和物品名稱(chēng)、數(shù)量、用途、歸屬者，是否需要?dú)w還等信息；文書(shū)類(lèi)材料實(shí)行電子與紙質(zhì)雙套保存，校內(nèi)制發(fā)文件同時(shí)具備紅頭和印章，避免黑白打印；紙質(zhì)和電子照片注明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息?？傊平磺暗囊笤皆敿?xì)，移交后檔案整理、保管和利用將越順利。再次，文書(shū)、實(shí)物、照片、音視頻，數(shù)量多，載體多樣，應(yīng)按照相應(yīng)門(mén)類(lèi)檔案整理規(guī)則進(jìn)行組件（卷）、分類(lèi)、排列、編號(hào)和編目等整理工作[5]，也可以設(shè)立專(zhuān)題檔案進(jìn)行單獨(dú)立卷，成套獨(dú)立保存。無(wú)論哪種方法，均應(yīng)建立專(zhuān)題目錄，便于全面、直觀、集中地掌握檔案內(nèi)容和查找利用。

4.4 融入學(xué)校治理體系，豐富檔案利用方式。突發(fā)事件檔案的開(kāi)發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的唯一途徑。從服務(wù)方式來(lái)看，檔案工作者應(yīng)以學(xué)校需求為導(dǎo)向，通過(guò)檢索查詢(xún)、檔案編研、拍攝紀(jì)錄片、微視頻、舉辦展覽等多種方式開(kāi)展突發(fā)事件檔案的服務(wù)利用和宣傳教育。在信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)代，還應(yīng)注重利用數(shù)字技術(shù)，整合信息資源，科學(xué)規(guī)劃突發(fā)事件檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)突發(fā)事件檔案信息的有效開(kāi)發(fā)、共享共用。從服務(wù)內(nèi)容來(lái)看，突發(fā)事件檔案的利用應(yīng)與檔案治理和檔案知識(shí)服務(wù)理念相結(jié)合[6]。在對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用中應(yīng)緊密聯(lián)系時(shí)事熱點(diǎn)和學(xué)校工作大局，充分挖掘檔案的政治屬性、文化屬性和教育屬性，積極融入學(xué)校治理體系。如將抗擊新冠疫情專(zhuān)題展與黨史學(xué)習(xí)教育結(jié)合，既提升了抗疫斗爭(zhēng)的精神內(nèi)涵，又豐富了基層黨建工作和思政教育形式，彰顯了檔案工作服務(wù)學(xué)校發(fā)展大局的能力。此外，還應(yīng)在建立專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)挖掘檔案信息內(nèi)部關(guān)聯(lián)，為醫(yī)療救治、社會(huì)管理、科學(xué)研究、宣傳教育等不同利用目標(biāo)提供精準(zhǔn)的信息參考，實(shí)現(xiàn)高附加值、高智能化的知識(shí)服務(wù)[7]。