大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑研究

文·劉紅春

人事檔案管理是事業(yè)單位人事管理制度中重要的工作內(nèi)容，其主要記錄了事業(yè)單位人員的個人基礎(chǔ)身份信息、相關(guān)學(xué)習(xí)的經(jīng)歷、接受教育的程度、學(xué)歷資質(zhì)資料以及工作中的各種表現(xiàn)等方面的信息。建立健全的人事檔案管理制度有利于事業(yè)單位中業(yè)務(wù)的開展和工作進(jìn)度的推進(jìn)，方便進(jìn)行薪酬計算、福利保障等具體工作。隨著事業(yè)單位改革的不斷深化，對事業(yè)單位的人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新也是時代需要，它對于促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展和員工進(jìn)步有著重要意義。

一、目前人事檔案管理存在的問題

（一）傳統(tǒng)人事檔案管理制度落后

現(xiàn)在雖然在國家層面反復(fù)提倡各行各業(yè)改革創(chuàng)新，但是部分事業(yè)單位對順應(yīng)時代要求、與時俱進(jìn)創(chuàng)新的理念還沒有一個深刻的理解，依舊在沿襲傳統(tǒng)的人事檔案管理模式。這種以紙質(zhì)檔案保存下來的各類人事信息，在單位員工數(shù)量增加、各種工作不斷深化的情況下，極難滿足事業(yè)單位發(fā)展的需要，導(dǎo)致人事檔案管理工作的難度增加、效率低下。另外，這種紙質(zhì)檔案保存信息的方式，也導(dǎo)致其進(jìn)行二次非正常修改和操作的可能性增大大，不利于保證人事檔案的真實性。

（二）人事檔案管理安全隱患較大

隨著事業(yè)單位改革的不斷深化，大部分的事業(yè)單位在人事檔案管理方面進(jìn)行了革新，建立了現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，但是這種改變多只限于表層，即沒有根據(jù)單位的實際情況進(jìn)行全面的、深入的、科學(xué)的管理創(chuàng)新，導(dǎo)致整個系統(tǒng)在實施過程中問題頻出，在一定程度上對人事檔案管理的安全性構(gòu)成了威脅。

（三）人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)人員缺失

在大部分已經(jīng)進(jìn)行人事檔案管理系統(tǒng)革新的部門中，現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)的運用工作都由原崗位管理人員承擔(dān)，由于沒有接受過相關(guān)技術(shù)操作的培訓(xùn)，導(dǎo)致人事檔案現(xiàn)代化管理無法達(dá)到預(yù)期效果，發(fā)揮不出其有別于傳統(tǒng)人事檔案管理系統(tǒng)干的巨大優(yōu)勢。

二、人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）提升人事檔案信息化管理水平

首先，改進(jìn)提高人事檔案信息化管理設(shè)備，使依舊采取傳統(tǒng)管理模式的單位盡快進(jìn)行信息化建設(shè)，對于已經(jīng)建立符合大數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的信息化系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步改進(jìn)和升級，為人事檔案現(xiàn)代化管理夯實物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，對于現(xiàn)在已經(jīng)開始進(jìn)行人事檔案信息錄入部門，要提高其對人事檔案信息的現(xiàn)代化分析研究能力，使管理者能夠快速準(zhǔn)確地提取相關(guān)的信息，以實時掌握員工的真實情況。

（二）建立人事檔案管理人員定期培訓(xùn)考核制度

因為人事檔案管理和大數(shù)據(jù)信息技術(shù)融合，是一種區(qū)別于傳統(tǒng)模式的新型管理方式，所以需要對人事檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，然后通過考核，選拔出適合的員工來管理和使用人事檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)。同時，要建立健全培訓(xùn)考核制度，讓員工時刻保持對于新系統(tǒng)的學(xué)習(xí)能力和運用能力，不斷推動人事檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)更優(yōu)更快發(fā)展。

（三）確保人事檔案信息的安全性

在建立健全了人事檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)之后，要聘請專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行系統(tǒng)信息的安全維護(hù)，定期更新不同人員進(jìn)入該系統(tǒng)的權(quán)限，避免無關(guān)人員侵入系統(tǒng)。比如在人事檔案中，關(guān)于基礎(chǔ)信息修改一項可以進(jìn)行一個永久性痕跡殘留，在出現(xiàn)安全問題之后可以根據(jù)這個瀏覽修改痕跡去查尋非法操作的來源。還要加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)的安全防固，比如建立防火墻、設(shè)置秘鑰等等，以確保人事檔案現(xiàn)代化化管理系統(tǒng)萬無一失。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔也可以進(jìn)行一個備份，以備出現(xiàn)問題核查。

（四）建立健全特色的人事檔案管理系統(tǒng)

雖然人事檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)在大方向是一致的，但基于各事業(yè)單位性質(zhì)不同，其需要建立的系統(tǒng)也存有細(xì)微不同，所以不同的事業(yè)單位要根據(jù)自己單位的性質(zhì)來建立特殊的人事檔案管理系統(tǒng)，以有利于自己工作的開展，促進(jìn)人事檔案管理信息化的個性發(fā)展。

在大數(shù)據(jù)時代，順應(yīng)時代要求創(chuàng)新開展工作是非常必要的。對于事業(yè)單位的人事檔案管理而言，創(chuàng)新就是要和大數(shù)據(jù)時代的信息技術(shù)相結(jié)合，同時考慮本單位的性質(zhì)來建立人事檔案管理系統(tǒng)，相比較傳統(tǒng)人事檔案管理模式來說，這更有利于促進(jìn)人事檔案工作的效率提高，更有利于提高事業(yè)單位人事檔案的管理質(zhì)量。