新時(shí)代小微企業(yè)人力資源檔案管理工作路徑探析

文·鄭作川

近幾年，我國市場經(jīng)濟(jì)體制機(jī)制不斷健全完善，大中型企業(yè)人力資源檔案管理工作，在各級檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，檔案管理制度得到進(jìn)一步完善，業(yè)務(wù)水平有了長足進(jìn)步，檔案工作得到迅速發(fā)展。然而小微企業(yè)由于起步晚、規(guī)模小、信息技術(shù)落后、資金周轉(zhuǎn)緩慢等原因，在市場經(jīng)濟(jì)競爭中處于劣勢地位，造成了檔案工作尤其是人力資源檔案工作發(fā)展明顯滯后于其經(jīng)濟(jì)效益的增長。面對小微企業(yè)人力資源檔案工作出現(xiàn)的新問題、新情況，檔案管理部門要與時(shí)俱進(jìn)，采取有力措施，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助其突破制約人力資源檔案發(fā)展的瓶頸，改變檔案發(fā)展不平衡的現(xiàn)狀，促進(jìn)小微企業(yè)人力資源檔案工作全面發(fā)展。

一、小微企業(yè)人力資源檔案工作滯后瓶頸分析

（一）檔案法制意識(shí)淡薄，檔案管理制度不健全

許多小微企業(yè)來源于三五人的合伙公司。企業(yè)創(chuàng)建發(fā)展過程中，始終把經(jīng)濟(jì)效益放在首位。在一切“以經(jīng)濟(jì)效益為中心”的理念影響下，小微企業(yè)的人力資源檔案法制意識(shí)淡薄，企業(yè)管理層很少有人了解檔案法律法規(guī)和檔案管理的規(guī)章制度，漠視人力資源檔案工作的開展，忽視人力資源檔案人員應(yīng)有地位和作用，致使企業(yè)很難落實(shí)檔案工作機(jī)構(gòu)、檔案存放場所和檔案人員責(zé)任。小微企業(yè)人力資源檔案無人監(jiān)管，無人具體去干，檔案資料長期不歸檔，遺失損毀現(xiàn)象嚴(yán)重。也正是由于企業(yè)不重視檔案工作，忽視檔案收集整理保管，不充分利用檔案信息資源，參考過去經(jīng)驗(yàn)，解決現(xiàn)在的問題，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展更加困難。

（二）企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益較差，無力顧及檔案工作

近幾年，國家雖然采取了一系列促進(jìn)小微企業(yè)健康成長的政策和措施，讓小微企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有所增強(qiáng)，檔案工作開始初步建立。但受去年新冠肺炎疫情的影響，企業(yè)受到巨大沖擊，再加上部分企業(yè)管理效率低、資金周轉(zhuǎn)困難，經(jīng)營粗放混亂，導(dǎo)致效益不景氣，企業(yè)根本無力顧及檔案工作。檔案工作首先被擱置，檔案工作人員被裁減，企業(yè)人力資源檔案無人問津，嚴(yán)重制約了小微企業(yè)人力資源檔案工作的發(fā)展空間。

（三）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，檔案工作難以開展

目前，小微企業(yè)人力資源檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較差，檔案業(yè)務(wù)不熟，檔案工作開展困難。每年，檔案主管部門為了提高小微企業(yè)人力資源檔案人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，確定專門時(shí)間和人員，拿出大量的財(cái)力物力，無償對企業(yè)人力資源檔案人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，以防止出現(xiàn)企業(yè)檔案工作被動(dòng)局面，但有些企業(yè)以各種理由拒絕派人參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)。企業(yè)人力資源檔案人員得不到正常培訓(xùn)，這影響了其業(yè)務(wù)水平的提高和歸檔工作的開展，削弱了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展勢頭，無法為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供強(qiáng)有力的智力支持。

（四）檔案利用價(jià)值發(fā)揮不明顯，造成檔案工作步伐滯后

人力資源檔案是企業(yè)重要的信息資源，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，但因檔案形成的特殊性，使其價(jià)值常需要開發(fā)才能被挖掘出來。大多小微企業(yè)一般成立時(shí)間較短，企業(yè)人力資源檔案利用率相對較低，檔案的價(jià)值沒能得到充分體現(xiàn)，因此很難讓領(lǐng)導(dǎo)層下大力氣去抓檔案工作。檔案疏于管理，檔案人員不作為，常給企業(yè)造成不可挽回的經(jīng)濟(jì)損失。如有一外貿(mào)企業(yè)，由于受國際國內(nèi)市場萎縮的影響，訂單數(shù)量急劇下滑，周轉(zhuǎn)資金鏈斷裂，企業(yè)被迫申請破產(chǎn)重組。由于企業(yè)檔案尤其是人力資源檔案材料嚴(yán)重缺失，責(zé)任劃分不清，給法院處置企業(yè)資產(chǎn)增加了難度，也一定程度上造成了國有資產(chǎn)的流失。企業(yè)人力資源檔案的利用價(jià)值以這種方式體現(xiàn)出來，代價(jià)太大。

二、加強(qiáng)小微企業(yè)人力資源檔案工作管理的措施

（一）依法治檔、提高認(rèn)識(shí)，落實(shí)檔案法律法規(guī)

更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，依法治檔，是做好小微企業(yè)人力資源檔案工作的前提。黨中央提出全面依法治國的理念，為依法治檔工作提供了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。企業(yè)要發(fā)展進(jìn)步、提高經(jīng)濟(jì)效益，必須依法經(jīng)營、守法經(jīng)營，各項(xiàng)工作必須協(xié)調(diào)共進(jìn)，不可偏廢一方。因此，要加大小微企業(yè)人力資源檔案工作的宣傳力度，統(tǒng)一思想，凝聚共識(shí)，落實(shí)好檔案法律法規(guī)的執(zhí)行。在小微企業(yè)創(chuàng)建之初，檔案管理部門就應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)跟進(jìn)，制定規(guī)劃，加強(qiáng)指導(dǎo)，夯實(shí)基礎(chǔ)，使企業(yè)人力資源檔案工作成為制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)。要用企業(yè)發(fā)展和破產(chǎn)的正反兩個(gè)方面的典型事例，提高有關(guān)人員做好企業(yè)人力資源檔案工作的自覺性、必要性和緊迫性。要通過大量案例分析，指出企業(yè)重視人力資源檔案工作不是權(quán)宜之計(jì)，而是關(guān)系到企業(yè)生死存亡的重大問題。要求小微企業(yè)要貫徹落實(shí)《檔案法》，用《檔案法》來規(guī)范約束檔案工作行為，維護(hù)法律的嚴(yán)肅性。同時(shí)，小微企業(yè)要及時(shí)把握市場機(jī)遇，抓住發(fā)展機(jī)會(huì)，克服在管理體系、人才配置和資本運(yùn)作方面存在的問題，使企業(yè)人力資源檔案工作得到良性發(fā)展。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范管理，穩(wěn)步推進(jìn)檔案工作發(fā)展

檔案主管部門要加強(qiáng)對小微企業(yè)人力資源檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)體制，為小微企業(yè)人力資源檔案工作常態(tài)化發(fā)展，提供堅(jiān)實(shí)的組織保障；要把小微企業(yè)人力資源檔案工作發(fā)展列入工作發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，列入重要議事日程；要協(xié)調(diào)與企業(yè)主管部門之間的關(guān)系，加強(qiáng)與小微企業(yè)之間的聯(lián)系，并納入年度工作總體考核；要加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，使小微企業(yè)建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)體系，建章立制，規(guī)范管理，落實(shí)責(zé)任，真正做到檔案工作有人問、有人管、有人干。小微企業(yè)要加大對檔案工作的投入，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，在人力、物力和財(cái)力等方面與企業(yè)長遠(yuǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)；成立綜合檔案室，按照企業(yè)人力資源檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，抓好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等事項(xiàng)；有條件的企業(yè)要配備現(xiàn)代化的管理設(shè)備，高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)管理檔案。小微企業(yè)一定要站在企業(yè)發(fā)展的長遠(yuǎn)角度選拔檔案從業(yè)人員，并建立獎(jiǎng)懲考核機(jī)制，在評先樹優(yōu)、工資福利增長等方面，要優(yōu)先考慮，促進(jìn)小微企業(yè)人力資源檔案工作順利發(fā)展。

（三）攻堅(jiān)破難、綜合整治，促進(jìn)工作水平整體提高

小微企業(yè)人力資源檔案工作是檔案主管部門容易忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案主管部門、企業(yè)管理部門和企業(yè)要共同努力、攻堅(jiān)破難、綜合整治，使小微企業(yè)人力資源檔案工作再上等次，檔案工作整體水平有所提高。要有計(jì)劃地抓好檔案人員的崗前培訓(xùn)，使他們具備基本立卷知識(shí)和管理檔案的能力，盡快適應(yīng)本職工作需要；業(yè)務(wù)指導(dǎo)要及時(shí)跟進(jìn)，面對面的講、手把手的教，“走出去”與“請進(jìn)來”相結(jié)合，進(jìn)行全方位的督促指導(dǎo)。檔案工作人員要克服畏難情緒，解決好人員少、業(yè)務(wù)重的矛盾，處理好集中立卷和重點(diǎn)指導(dǎo)的關(guān)系；加大檔案執(zhí)法監(jiān)督力度，依法行使《檔案法》賦予檢查權(quán)力，開展好集中檢查和不定期檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正；積極開展檔案工作科學(xué)化管理，落實(shí)“檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)評價(jià)”考核體系，以此為總抓手，每年都要有計(jì)劃抓好幾個(gè)小微企業(yè)，重點(diǎn)推出典型示范點(diǎn)，通過典型引領(lǐng)作用，以局部帶動(dòng)整體，推動(dòng)小微企業(yè)檔案工作的全面開展，扭轉(zhuǎn)檔案工作被動(dòng)局面，使小微企業(yè)人力資源檔案工作進(jìn)一步制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

（四）拓寬領(lǐng)域、服務(wù)利用，有效發(fā)揮檔案價(jià)值

小微企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)生產(chǎn)、加工、銷售、服務(wù)全過程的真實(shí)記錄，具有重要的參考憑證作用，但大量檔案信息資源管理缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性。在人力資源檔案管理方面，小微企業(yè)要進(jìn)一步拓寬檔案利用服務(wù)領(lǐng)域，把企業(yè)的“死檔案”變?yōu)椤盎顧n案”，體現(xiàn)出檔案信息的利用價(jià)值；要做好人力資源檔案信息的普查登記整理工作，編研緊貼廠情的檔案資料；要認(rèn)真編制實(shí)用性強(qiáng)、操作性強(qiáng)的檔案檢索工具，區(qū)分使用對象，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)，拓寬檔案資料的服務(wù)空間；加大小微企業(yè)對人力資源檔案資料全文數(shù)字化掃描處理的力度，采取現(xiàn)代化管理和檢索方式，節(jié)約管理查檔利用時(shí)間；企業(yè)人力資源檔案人員要有責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德，正確處理好開放利用和防止泄密關(guān)系。企業(yè)通過采取一系列規(guī)范人力資源檔案具體措施，為經(jīng)濟(jì)效益提高提供詳實(shí)的檔案資料；要提供多樣化的人力資源檔案前端服務(wù)，為開發(fā)新產(chǎn)品、改善經(jīng)營方式、降低生產(chǎn)成本、增強(qiáng)抗風(fēng)險(xiǎn)能力，提供強(qiáng)有力的信息支撐，夯實(shí)人力資源檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。

隨著國家宏觀調(diào)控政策落實(shí)，新冠肺炎疫情狀況平穩(wěn)向好，各地貫徹復(fù)工復(fù)產(chǎn)、保就業(yè)保民生等積極的財(cái)政幫扶政策，制約小微企業(yè)人力資源檔案工作發(fā)展的障礙會(huì)逐漸減少，小微企業(yè)生存環(huán)境會(huì)逐步改善，人力資源檔案粗放型管理或者延續(xù)以往傳統(tǒng)模式正在改進(jìn)，同時(shí)檔案信息化技術(shù)逐漸成熟，相信越來越多的小微企業(yè)會(huì)跨越式提升人力資源檔案信息化建設(shè)步伐，為人力資源檔案工作整體水平提升打下基礎(chǔ)。