電子檔案的安全管理

文·牟美娟

電子檔案指的是以計(jì)算機(jī)磁盤等為儲(chǔ)存介質(zhì)的資料記錄方式，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，其包括有文本、命令、圖案以及數(shù)據(jù)等多種文件類型。電子檔案具有儲(chǔ)存量大、查找方便、節(jié)約辦公室空間、檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)低、管理方便、靈活度高等多方面優(yōu)點(diǎn)，可大幅度減輕工作難度，提高工作效率。但由于電子檔案是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而開(kāi)發(fā)的檔案儲(chǔ)存方式，目前發(fā)展不夠完善，穩(wěn)定性不足，較為容易出現(xiàn)信息泄露、信息錯(cuò)誤等問(wèn)題，進(jìn)而影響工作質(zhì)量及效率。因此，檔案部門應(yīng)重視電子檔案的安全管理研究，并針對(duì)性提出改進(jìn)措施，以助推電子檔案更深層次的應(yīng)用與推廣。

一、電子檔案安全管理中存在的問(wèn)題

（一）無(wú)標(biāo)準(zhǔn)管理制度

由于我國(guó)信息化發(fā)展相對(duì)偏晚，電子檔案的安全管理工作起步也偏晚，經(jīng)驗(yàn)較少，在理論基礎(chǔ)與實(shí)踐均不足的情況下，管理制度無(wú)法快速、完整地搭建[1]。具體表現(xiàn)為，目前電子檔案管理尚未形成統(tǒng)一、完整的安全管理體系，無(wú)明確性法規(guī)規(guī)范人們的行為，未設(shè)置專門的監(jiān)督管理部門，且現(xiàn)有的規(guī)章制度也未深入貫徹落實(shí)，導(dǎo)致電子檔案管理工作不能順利推進(jìn)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

電子檔案是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展而出現(xiàn)的新型檔案管理方法，在對(duì)其進(jìn)行安全管理時(shí)，必須要配以適合的硬件設(shè)施以及軟件系統(tǒng)。但目前，一方面我國(guó)信息技術(shù)雖發(fā)展較快，但不同區(qū)域、不同企業(yè)的信息技術(shù)應(yīng)用水平存在一定的差異；另一方面，目前大多數(shù)人對(duì)電子檔案的安全管理不夠重視，在基礎(chǔ)設(shè)施準(zhǔn)備上的投入較少，在這種基礎(chǔ)設(shè)置不完善、技術(shù)支持不到位的情況下，電子檔案安全管理的發(fā)展受到較大限制。

（三）管理人員水平參差不齊

相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理而言，電子檔案管理更為簡(jiǎn)單、快捷，但對(duì)管理人員的專業(yè)技術(shù)能力要求則更高，除具備傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)外，還要具備一定的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)。目前，電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，相關(guān)技術(shù)快速更迭，多數(shù)管理人員未及時(shí)更新自我知識(shí)庫(kù)，導(dǎo)致其綜合業(yè)務(wù)能力相對(duì)落后，進(jìn)而容易出現(xiàn)管理質(zhì)量低，效果不理想，檔案丟失、損壞以及信息泄露等問(wèn)題，不能滿足對(duì)檔案管理的要求。

二、電子檔案安全管理改進(jìn)措施

（一）完善管理制度

應(yīng)重視電子檔案安全管理制度的建立健全。目前電子檔案安全管理相關(guān)文件，有《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子檔案館評(píng)估指標(biāo)體系》等，相關(guān)人員應(yīng)綜合文件內(nèi)容，根據(jù)企業(yè)、部門工作情況以及自身需求，制定針對(duì)性強(qiáng)的電子檔案管理辦法。應(yīng)完善監(jiān)督機(jī)制，保證相關(guān)措施落實(shí)，進(jìn)一步為電子檔案安全管理提供保障[2]。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

應(yīng)重視電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高相關(guān)投入。一是保證電子檔案存儲(chǔ)的載體質(zhì)量高、性能好，保證其可儲(chǔ)存大量資料，且可以長(zhǎng)期作用，避免因使用時(shí)間短而增加資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也避免經(jīng)常性轉(zhuǎn)移資料而增加工作量。二是由于電子檔案如丟失或篡改，找回難度較大，所以相關(guān)管理人員應(yīng)配置有多個(gè)存儲(chǔ)載體，定期重新拷貝，以進(jìn)一步保證電子資料的安全性，同時(shí)還能使其可持續(xù)應(yīng)用。

（三）提高管理人員業(yè)務(wù)水平

應(yīng)重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，保證其責(zé)任感強(qiáng)、安全意識(shí)過(guò)關(guān)。招聘相關(guān)人才時(shí)，應(yīng)綜合考慮其檔案管理技術(shù)、計(jì)算機(jī)水平、安全意識(shí)、責(zé)任感等多方面內(nèi)容，并對(duì)其進(jìn)行入職培訓(xùn)，使其對(duì)檔案工作內(nèi)容、要求有一定的了解。入職后，應(yīng)對(duì)其定期進(jìn)行繼續(xù)教育、培養(yǎng)，保證檔案人員專業(yè)技術(shù)能力可以跟上時(shí)代發(fā)展腳步，有效應(yīng)對(duì)企業(yè)以及部門的檔案工作需要。

現(xiàn)代化背景下，數(shù)據(jù)、信息儲(chǔ)存與分析對(duì)行業(yè)發(fā)展、工作推進(jìn)有著非常重要的作用，電子檔案不可或缺，所以檔案人員應(yīng)更為重視其安全管理，通過(guò)制定完善的制度、保證基礎(chǔ)設(shè)施投入、提高管理人員業(yè)務(wù)水平，進(jìn)一步保證電子檔案的安全有效性。