檔案整理服務(wù)“十步工作法”
——以國(guó)網(wǎng)山東省電力公司為例

文·王岳

2014年中辦、國(guó)辦聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號(hào)），明確提出“推廣政府購(gòu)買服務(wù)，凡屬事務(wù)性管理服務(wù)，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過合同、委托等方式向社會(huì)購(gòu)買”，企業(yè)可參照此意見執(zhí)行。2017年《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范（DAT 68—2017）》指出，檔案外包服務(wù)包括檔案整理服務(wù)等業(yè)務(wù)類型。國(guó)網(wǎng)山東省電力公司結(jié)合公司檔案管理情況，進(jìn)行了兩年檔案整理業(yè)務(wù)購(gòu)買服務(wù)研究，歸檔質(zhì)量較好，現(xiàn)將有關(guān)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)為“十步工作法”介紹如下。

一、檔案整理服務(wù)職責(zé)分工

為保證購(gòu)買服務(wù)項(xiàng)目的順利進(jìn)行，國(guó)網(wǎng)山東省電力公司對(duì)購(gòu)買服務(wù)流程進(jìn)行了總結(jié)，厘清業(yè)務(wù)邊界，確定各業(yè)務(wù)部門、辦公室、檔案中介機(jī)構(gòu)分工與職責(zé)。

1.各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)在嚴(yán)格遵守“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)形成、誰(shuí)整理”原則的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案的收集、鑒定、移交等管理性工作。

2.辦公室：負(fù)責(zé)確定服務(wù)廠商和檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督。

3.檔案中介機(jī)構(gòu)：負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行修整、拍照、組件、裝訂、編頁(yè)、分類、排列、編號(hào)、編目、組卷、刻盤、沖洗、裝盒、消毒、入庫(kù)以及系統(tǒng)著錄等事務(wù)性的整理工作。

以管理類檔案為例，各部門完成應(yīng)歸檔文件的打印、蓋章、簽字環(huán)節(jié)，劃定保管期限，并確定可以交由檔案中介機(jī)構(gòu)整理的文件及目錄，以后的檔案整理環(huán)節(jié)由檔案中介機(jī)構(gòu)完成。涉密文件由各部門按照原模式在檔案中介機(jī)構(gòu)整理工作完成后規(guī)定時(shí)間內(nèi)自行整理歸檔。

二、檔案整理服務(wù)“十步工作法”工作流程

（一）辦公室統(tǒng)一部署年度歸檔工作

下發(fā)歸檔通知，指導(dǎo)各部門開展檔案收集和鑒定工作，提供檔案整理場(chǎng)地，并對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提出工作要求。保密辦對(duì)涉密人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門準(zhǔn)確掌握公司秘密范圍，防止將涉密檔案交由檔案中介機(jī)構(gòu)整理。

（二）各部門收集鑒定應(yīng)歸檔文件

各部門主要負(fù)責(zé)人要親自把關(guān)，部署本部門年度歸檔工作，綜合處全面分析本部門文件材料歸檔范圍，加強(qiáng)文件材料收集工作的前期策劃、中期協(xié)調(diào)、后期審核，各業(yè)務(wù)處做好文件材料的日常收集工作，并及時(shí)向部門檔案員歸檔。各部門梳理本部門應(yīng)歸檔文件清單，準(zhǔn)確劃分保管期限，并根據(jù)公司保密等有關(guān)規(guī)定，合理確定購(gòu)買服務(wù)檔案范圍。為防止公司核心業(yè)務(wù)信息泄露，部門主要負(fù)責(zé)人要親自審核把關(guān)，確定范圍。

（三）各部門與檔案中介機(jī)構(gòu)辦理交接

各部門將購(gòu)買服務(wù)范圍檔案紙質(zhì)版、電子版（系統(tǒng)公文系統(tǒng)推送）向檔案中介機(jī)構(gòu)辦理交接，并提供本部門數(shù)字辦公室系統(tǒng)賬號(hào)。交接目錄一式三份，雙方各執(zhí)一份，辦公室備案一份。為準(zhǔn)確界定檔案中介機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)量，并評(píng)估服務(wù)質(zhì)量，各部門在向檔案中介機(jī)構(gòu)交接文件時(shí)，應(yīng)保證文件內(nèi)容結(jié)構(gòu)的完整，簽字蓋章齊全。

（四）檔案中介機(jī)構(gòu)開展整理工作。按照《歸檔文件整理規(guī)則》《國(guó)家電網(wǎng)公司文書檔案整理規(guī)則》等有關(guān)要求開展檔案整理工作。整理過程中注意做好檔案保護(hù)工作，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，工作時(shí)間不得攜帶手機(jī)、相機(jī)等具備攝像功能的設(shè)備，非工作需要不得擅自翻看檔案內(nèi)容，不得抄錄檔案內(nèi)容，不得攜帶檔案離開工作地點(diǎn)。

（五）各部門審核整理質(zhì)量。檔案中介機(jī)構(gòu)整理工作完畢后，各部門要認(rèn)真審核整理質(zhì)量，并對(duì)檔案的原始性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，核對(duì)交接前后文件數(shù)量和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題返回整改，無(wú)誤后簽署審核意見。

（六）部門開展整理工作。對(duì)于涉密檔案，由各部門按照原模式整理。

（七）辦公室審核整理質(zhì)量。各部門全部檔案整理完畢后，報(bào)送辦公室審核，發(fā)現(xiàn)問題返回整改，無(wú)誤后辦公室通知辦理移交手續(xù)。

（八）各部門與辦公室辦理移交。交接文據(jù)一式二份，交接雙方各執(zhí)一份，主要負(fù)責(zé)人親筆手簽。

（九）檔案清點(diǎn)入庫(kù)。辦公室監(jiān)督檔案中介機(jī)構(gòu)完成檔案系統(tǒng)編目、張貼RFID標(biāo)簽、消毒、入庫(kù)工作。

（十）購(gòu)買服務(wù)項(xiàng)目評(píng)估。檔案整理購(gòu)買服務(wù)工作完成后，對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查驗(yàn)收，通過與各部門的溝通了解檔案中介機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量，評(píng)估服務(wù)成效，進(jìn)一步完善購(gòu)買服務(wù)項(xiàng)目運(yùn)行方式。

三、風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施

（一）加強(qiáng)安全管理，確保檔案安全

對(duì)現(xiàn)有檔案整理業(yè)務(wù)進(jìn)行認(rèn)真清理，明確檔案整理業(yè)務(wù)購(gòu)買服務(wù)目標(biāo)和范圍。在實(shí)施購(gòu)買服務(wù)時(shí)，嚴(yán)格遵守“涉密檔案不外包、外包檔案不涉密”的原則，對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定，確保涉密檔案安全。簽訂合作協(xié)議明確表述對(duì)檔案載體與內(nèi)容信息安全的保護(hù)措施，并簽訂保密協(xié)議。

（二）建立合作門檻，選擇優(yōu)秀檔案中介機(jī)構(gòu)

對(duì)于檔案購(gòu)買服務(wù)而言，中介機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量直接關(guān)系到購(gòu)買服務(wù)項(xiàng)目的好壞，須全面了解其技術(shù)能力、服務(wù)模式、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)度、員工素質(zhì)、管理能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等，選擇信譽(yù)好的檔案中介機(jī)構(gòu)，從而保障購(gòu)買服務(wù)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)過程溝通，建立監(jiān)督機(jī)制

與檔案中介機(jī)構(gòu)保持密切聯(lián)系，根據(jù)自身要求對(duì)其執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)情況進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督，時(shí)刻關(guān)注購(gòu)買服務(wù)進(jìn)展情況，必要時(shí)對(duì)中介機(jī)構(gòu)提供協(xié)助和配合。不定期對(duì)購(gòu)買服務(wù)項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行檢查，對(duì)整理現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行有效的監(jiān)督。

（四）制定評(píng)估機(jī)制，確保項(xiàng)目質(zhì)量

成果驗(yàn)收是檢驗(yàn)檔案業(yè)務(wù)購(gòu)買服務(wù)質(zhì)量高低的最有效方法。檔案業(yè)務(wù)購(gòu)買服務(wù)項(xiàng)目完成后，組織召開專家評(píng)審會(huì)議，對(duì)服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，依照雙方的合同約定和共同認(rèn)可的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)和評(píng)估，審查合同履行情況，及時(shí)查出漏洞并彌補(bǔ)糾正。

通過檔案整理服務(wù)外包，將檔案管理員和各部門兼職檔案員從繁重的重復(fù)性檔案整理工作中解脫出來(lái)，有更多精力進(jìn)行專業(yè)工作研究，提高了工作效率，也推動(dòng)了檔案收集的積極性，僅兩年檔案歸檔數(shù)量較之前增長(zhǎng)10%以上。同時(shí)檔案整理質(zhì)量有顯著提高，檔案整理更加規(guī)范。目前，檔案服務(wù)外包“十步工作法”已開始向國(guó)網(wǎng)山東電力市縣公司推廣，共同帶動(dòng)國(guó)網(wǎng)山東電力檔案工作走向高質(zhì)量發(fā)展。