新形勢下文書檔案管理工作轉型研究

文·高濤

文書檔案是各單位檔案的重要組成部分，在單位各項業(yè)務工作中發(fā)揮著重要的憑證作用以及參考作用[1]。推動文書檔案工作轉型，可以對文書檔案資源進行集成化、智能化、規(guī)范化、科學化管理，將檔案庫轉變?yōu)閱挝弧爸菐臁币约啊爸R庫”，有效節(jié)約文書檔案管理成本，全面提升文書檔案管理水平。

一、文書檔案管理工作轉型中存在的問題

（一）尚未形成全覆蓋的文書檔案管理體系

現(xiàn)階段，部分單位尚未意識到文書檔案工作治理能力現(xiàn)代化轉型的必要性，存在檔案管理機制單一化、條塊分割化的問題。一是表現(xiàn)為部分單位分管領導對于文書檔案工作的重視度不足，在人、財、物等資源統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)上沒有下足功夫，導致文書檔案工作邊緣化[2]。二是不斷增加的文書檔案數(shù)量與檔案隊伍建設不成正比。例如，文書檔案工作人員的數(shù)量不足，專業(yè)素質(zhì)與時代發(fā)展、管理需求不匹配。三是文書資料形成部門對文書檔案工作的支持力度不足，影響立卷歸檔等工作。

（二）文書檔案工作制度不完善

一是文書檔案工作制度存在漏洞，檔案工作人員無法做到有據(jù)可依、有章可循，一定程度上影響到文書檔案工作流程精細化水平。二是文書檔案工作制度的針對性不強，內(nèi)容較為宏觀，沒有著眼于單位實際情況，缺乏具體實施細則，無法有效應用到檔案工作的各個環(huán)節(jié)中。三是績效考核與責任落實等制度內(nèi)容過于表象化，沒有重點圍繞“檔案規(guī)范化、檔案精細化、檔案創(chuàng)新化”的要求優(yōu)化制度內(nèi)容[3]。

（三）文書檔案工作數(shù)字化轉型緩慢

部分單位檔案工作信息化水平較低，直接影響了文書檔案的收集、整理、歸檔、以及開發(fā)利用。一是文書檔案工作模式仍然滯后、粗放，主要以傳統(tǒng)線下手工管理模式為主，對人的依賴程度較高，讓人的經(jīng)驗取代了標準規(guī)范。二是數(shù)字檔案室建設緩慢，未配備先進的硬件系統(tǒng)、管理軟件，不利于推動檔案工作提質(zhì)增效[4]。另外，部分單位對信息技術的應用能力不足，沒有深刻領悟數(shù)字著錄、高速檢索、字節(jié)深度檢索、檔案云備份等新型管理模式的優(yōu)越性，不利于對文書檔案的管理和價值挖掘。

二、新形勢下文書檔案管理工作轉型的對策

（一）理順檔案管理機制，實現(xiàn)工作體系全覆蓋

要探索建立文書檔案“四級管理”模式，搭建分管領導負責統(tǒng)籌、文書檔案工作人員負責落實、兼職專員負責配合的工作體系，確保管理梯隊完善、單位高度重視、工作職責清晰。一是單位分管領導負責人員配備、經(jīng)費設施、制度修編、責任落實、績效考核等工作，協(xié)調(diào)好文書檔案工作人員與其他部門之間的關系，為文書檔案工作開展創(chuàng)造有利條件。二是單位要結合文書檔案工作量、工作難度、工作要求，配備一定數(shù)量的工作人員，并開展持續(xù)性的專業(yè)培訓，打造復合性的專職檔案人員隊伍。三是文書資料形成部門要設置兼職檔案專員，負責本部門文書資料的收集、審核工作，及時移交文書檔案工作人員，形成全員參與的檔案工作格局，最大限度地保障文書檔案工作質(zhì)量。

（二）建立規(guī)范的文書檔案工作制度，實現(xiàn)全過程管理

一是要做到制度設計無死角，對文書檔案的密級、保管期限、內(nèi)容類別、格式規(guī)范、責任部門、立卷歸檔時間、立卷歸檔要求、開發(fā)利用、鑒定銷毀等進行明確界定，確保文書檔案收集完整、整理規(guī)范、歸檔及時。二是突出重點。要重點明確文書檔案的歸檔文件清單，并列出各個環(huán)節(jié)文書資料的收集節(jié)點，確保部門能夠按照時間節(jié)點對文書資料進行清理。對于未歸檔的文件資料，要建立文件跟蹤臺賬，定期檢查并清查，做到應歸盡歸，減少工作中的紕漏。三是要從制度上明確績效考核與責任落實的相關內(nèi)容，結合年度檔案工作目標與計劃對指標進行細化，提升員工責任意識。

（三）加快文書檔案工作數(shù)字化轉型，實現(xiàn)技術賦能目標

一是要加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程，對紙質(zhì)文書檔案進行掃描處理，進一步擴大單位電子檔案管理的覆蓋面。二是要探索建立數(shù)字檔案室，嘗試將大數(shù)據(jù)技術、區(qū)塊鏈技術、云共享技術、云儲存技術應用到文書檔案工作中。一方面，依托數(shù)據(jù)鏈條打通文書檔案管理系統(tǒng)壁壘，協(xié)同辦公系統(tǒng)及其他信息管理平臺，繼續(xù)深化文書檔案線上“一站式”管理、開發(fā)、利用工作，加快數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)共享的步伐。另一方面，依托新型技術打造文書檔案數(shù)據(jù)庫，縮短檢索查閱時間，為單位各項工作提供快捷的信息支持。

伴隨文書檔案在單位決策、咨詢、編研、參考中的價值不斷增加，文書檔案工作所受到的重視程度也不斷提升，文書檔案管理應利用新方法、新途徑、新技術，促進文書檔案工作內(nèi)容和方式轉型，更好地實現(xiàn)檔案資源規(guī)范管理、開發(fā)利用、開放共享等目標，讓文書檔案治理工作呈現(xiàn)出嶄新的面貌。