試析計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

文·盛日靈

隨著人口計(jì)生與衛(wèi)生健康深入融合發(fā)展，衛(wèi)健部門(mén)逐步將宣傳教育、優(yōu)生優(yōu)育、計(jì)生家庭獎(jiǎng)扶、流動(dòng)人口管理服務(wù)等職能移交給計(jì)劃生育協(xié)會(huì)。計(jì)劃生育協(xié)會(huì)業(yè)務(wù)工作的擴(kuò)展，導(dǎo)致計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案數(shù)量大增，這對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，但目前計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案管理還存在諸多問(wèn)題，難以滿足計(jì)劃生育協(xié)會(huì)發(fā)展的需要，亟待采取有效措施加以改進(jìn)。

一、計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案意識(shí)不強(qiáng)，歸檔效率不高。在計(jì)生協(xié)會(huì)檔案管理工作中，不少計(jì)生協(xié)會(huì)工作者甚至領(lǐng)導(dǎo)干部，都對(duì)檔案信息收集重視程度不夠，認(rèn)識(shí)不到計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案工作在人口與計(jì)生政策決策中的重要性和必要性，導(dǎo)致檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，歸檔率低，檔案利用率不高。

2.管理機(jī)制不健全，信息資源缺乏系統(tǒng)性。目前國(guó)家制定的檔案法律法規(guī)中，涉及到計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案管理的制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)較少。由于管理制度不完善，計(jì)生檔案收集、整理、歸檔、保管、利用沒(méi)有政策依據(jù)，導(dǎo)致檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、歸檔不及時(shí)、保管不科學(xué)、利用不方便，檔案信息資源的系統(tǒng)性差，不利于計(jì)生檔案科學(xué)管理。

3.管理手段落后，數(shù)字化水平低。由于計(jì)生檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期處于封閉半封閉環(huán)境中，檔案工作理念仍停留在“重管輕用”上，導(dǎo)致檔案管理硬件投入不足，檔案技術(shù)設(shè)備落后，計(jì)生檔案管理基本還停留在手工操作的模式上，跟不上網(wǎng)絡(luò)時(shí)代信息資源數(shù)字化管理的發(fā)展需求。

4.檔案管理人員不穩(wěn)定，專(zhuān)業(yè)水平不高。目前從事計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案管理的人員兼職多、調(diào)配頻繁、流動(dòng)性大，不適應(yīng)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展的需要。在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)方面，因其文化程度不高、知識(shí)結(jié)構(gòu)單一、業(yè)務(wù)能力不足，又很難滿足新興技術(shù)在檔案領(lǐng)域使用的需求。加之在計(jì)生事業(yè)人才培訓(xùn)中，沒(méi)有將檔案管理人員培訓(xùn)納入其中，讓其無(wú)法通過(guò)進(jìn)修學(xué)習(xí)來(lái)彌補(bǔ)先天知識(shí)、能力上的不足，因此計(jì)生檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平低、實(shí)操能力差、創(chuàng)新活力缺乏等影響計(jì)生檔案工作發(fā)展的弊病一直得不到有效解決。

二、提升計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案管理水平的對(duì)策

1.提高檔案意識(shí)。計(jì)劃生育協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變思想，提高認(rèn)識(shí)，深刻領(lǐng)會(huì)檔案工作在計(jì)生事業(yè)發(fā)展的重要作用，以時(shí)不我待的緊迫感，根除影響計(jì)生檔案工作發(fā)展的頑疾，以全新的姿態(tài)投入到信息時(shí)代檔案工作發(fā)展的洪流中。

2.健全檔案管理機(jī)制。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段也將進(jìn)一步改進(jìn)和完善。計(jì)生檔案部門(mén)必須建立與之相適應(yīng)的、科學(xué)的、規(guī)范的檔案管理體系，明確職能，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使計(jì)生檔案管理與人口計(jì)生業(yè)務(wù)同步考核評(píng)估、同步發(fā)展進(jìn)步，解決計(jì)劃生育協(xié)會(huì)進(jìn)入轉(zhuǎn)型期給檔案工作帶來(lái)的諸多新問(wèn)題，推動(dòng)計(jì)生檔案事業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展。

3.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。借全社會(huì)步入信息時(shí)代的良機(jī)，計(jì)生部門(mén)要加大資金投入，引進(jìn)檔案數(shù)字化管理所必需的現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)施設(shè)備，將現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并對(duì)以后的檔案進(jìn)行電子化歸檔要求，以節(jié)省歸檔時(shí)間、儲(chǔ)存空間，提高工作效率，方便利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

4.加大檔案管理人才培養(yǎng)力度。計(jì)生部門(mén)要不定期地開(kāi)展檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，傳授檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。要以交流研討的方式，對(duì)檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題研究分析，提高檔案人員思考問(wèn)題、解決問(wèn)題、創(chuàng)新發(fā)展的能力。要引進(jìn)具有先進(jìn)理念的復(fù)合型人才，引導(dǎo)帶領(lǐng)計(jì)生檔案工作朝著精細(xì)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化方向挺進(jìn)，建立高水準(zhǔn)的計(jì)生檔案工作模式。要引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，把工作實(shí)績(jī)同工資晉升、職稱(chēng)評(píng)聘、評(píng)優(yōu)選先等結(jié)合起來(lái)，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，激發(fā)檔案人員的內(nèi)在潛力和工作動(dòng)力，更好地為計(jì)生檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。