淺析新媒體時代高校檔案管理工作的問題與對策

文·李高平

高校檔案是學(xué)校辦學(xué)歷史與發(fā)展成果重要見證，是學(xué)校智慧、校園精神的重要載體，具有獨(dú)特的文化和教育屬性。近年來，伴隨著智慧化、智能化校園的建設(shè)，給高校檔案管理工作帶來極大挑戰(zhàn)與機(jī)遇。如何打破高校檔案工作自身的信息繭房狀態(tài)，擴(kuò)大檔案信息的服務(wù)延伸范圍，確保校園檔案資源安全共享通道暢通，實現(xiàn)檔案信息社會化服務(wù)的目標(biāo)，是新形勢下高校檔案管理工作的一個重要課題。

一、新形勢下高校檔案管理工作中的問題

（一）高校檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化程度不高，社會化服務(wù)能力不足，檔案管理手段相對落后，檔案信息載體形式也較為單一。目前許多高校仍以紙質(zhì)檔案管理為主，收集、整理、保存和查閱多靠手工進(jìn)行。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對貯存環(huán)境要求較高，一旦發(fā)生意外，很難保證檔案信息的完整性。例如，大量教學(xué)、科研材料沒有及時收集歸檔，材料存放類別混亂，增加了紙質(zhì)檔案損毀的潛在風(fēng)險；歸檔后的材料也沒有進(jìn)行系統(tǒng)性的數(shù)字化處理，降低了檔案檢索速度和利用率，難以發(fā)揮應(yīng)有的作用；檔案信息化建設(shè)條件受限，僅限于一般文檔的計算機(jī)存儲、編輯及處理，形成信息繭房的狀態(tài)，逐漸失去檔案專業(yè)化和服務(wù)型的核心作用。

（二）由于高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的局限，在源頭上就把高校的檔案管理工作進(jìn)行了條塊分割，類似教學(xué)、科研等專業(yè)檔案材料，形成時間長，牽扯部門多，專業(yè)性質(zhì)強(qiáng)，工作任務(wù)重，業(yè)務(wù)科室無法獨(dú)立自主完成歸檔，各部門之間又推諉扯皮，導(dǎo)致檔案無法及時歸檔保存，直接影響檔案管理工作的效率和深層次服務(wù)的提供。

（三）高校檔案管理的專業(yè)化程度不高，人員素質(zhì)參差不齊，難以保證檔案的安全性與真實性。對高校檔案管理工作而言，檔案室作為檔案信息的匯集平臺和交流中心，服務(wù)才是整個檔案管理工作的重點(diǎn)?，F(xiàn)階段，檔案管理人員大多數(shù)是新手、臨退人員、養(yǎng)老人員或兼職的行政人員，復(fù)合型檔案專職人員很少，缺乏檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。在崗的檔案管理人員幾乎都是在工作中慢慢摸索積累經(jīng)驗，以老帶新，很少參加正規(guī)的專業(yè)性培訓(xùn)和接受專業(yè)性的檢查指導(dǎo)。在檔案管理和提供利用上，只是做簡單的貯存和查閱等工作，無法實現(xiàn)信息的專業(yè)化提取、深度化歸納和信息化管理，難以形成系統(tǒng)的信息反饋體系，增加了檔案的囤積空間和服務(wù)成本，降低了檔案管理工作的整體效率，無法開辟檔案資源共享通道，更無法提供檔案信息的服務(wù)延伸功能。

（四）很多高校的檔案管理制度建設(shè)不完善，崗位和人員沒有落實到位，經(jīng)常出現(xiàn)檔案無人管、無監(jiān)管的現(xiàn)象，檔案管理不科學(xué)、不規(guī)范、不系統(tǒng)、不安全等問題頻出。同時缺乏新媒體信息技術(shù)方面的人才，直接影響到紙質(zhì)檔案信息化進(jìn)程。采用“數(shù)字化檔案信息庫”的院校，因電子檔案可復(fù)制性、可更改性較強(qiáng)，重要科研項目或者教學(xué)項目的電子保密文檔在傳輸、存儲過程中，有可能被網(wǎng)絡(luò)病毒侵入、盜取和篡改，導(dǎo)致電子檔案的合法性、真實性受到質(zhì)疑。

二、新形勢下提高高校檔案管理服務(wù)水平的對策

（一）新媒體時代，高校管理者要提高站位，轉(zhuǎn)變意識，充分借鑒成熟的檔案建設(shè)先進(jìn)案例，在完善傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，積極推進(jìn)智能、精準(zhǔn)的檔案數(shù)字化建設(shè)，使檔案管理工作更加科學(xué)、高效。要設(shè)立專員維護(hù)日常檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全警示，當(dāng)檔案面臨篡改或銷毀等情況時，自動進(jìn)行身份識別和自我防控升級，提升檔案資源的安全性，真正實現(xiàn)不受時間與空間限制的人性化移動檔案借閱服務(wù)，充分體現(xiàn)高校檔案管理的安全性、專業(yè)性和延伸性。

（二）各高校要從檔案管理工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、系統(tǒng)化管理、人員配置等方面給予更多重視，加強(qiáng)對檔案工作各個流程的精細(xì)化管理，嚴(yán)格檔案管理工作各項流程管控，對重點(diǎn)檔案材料實行審閱權(quán)限管控，確保檔案信息實現(xiàn)化散為整、化繁為簡，化危為安。高校領(lǐng)導(dǎo)層及工作人員要根據(jù)學(xué)校的改革發(fā)展需要，因地制宜、因時制宜，建立符合本校師生發(fā)展需要的檔案服務(wù)新機(jī)制。從創(chuàng)新檔案服務(wù)方式入手，針對高校檔案服務(wù)的內(nèi)容與種類，根據(jù)職能范圍進(jìn)行明確劃分，將專業(yè)性的檔案向?qū)诘牟块T或者學(xué)院轉(zhuǎn)移，提高檔案的真實性、可靠性和延伸性。同時有條件的高校，可以開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課與限選課，提高檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和專業(yè)化水平，確保與高等教育發(fā)展改革的步伐同步。

（三）各高校要在能力范圍允許的條件下，確保檔案管理人員晉升、晉職、進(jìn)修和學(xué)習(xí)通道的暢通。通過提供電子信息技術(shù)、現(xiàn)代化管理及外語水平等高密集檔案操作技能培訓(xùn)的進(jìn)修機(jī)會，不斷優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素養(yǎng)，打造良性的檔案管理工作復(fù)合型人才梯隊。提高檔案管理人員的政治與經(jīng)濟(jì)待遇，改善工作條件，激發(fā)檔案管理人員的自身活力，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。加大對教學(xué)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，設(shè)立檔案管理專項資金和開辟資金使用綠色通道，鼓勵檔案工作者立足本職工作，加強(qiáng)檔案信息用戶反饋意見的收集和匯總工作，支持員工開展檔案信息系統(tǒng)研發(fā)，提高檔案管理工作效率，提升檔案管理工作者的職業(yè)榮譽(yù)感和崗位自豪感。