博物館藏品檔案管理初探

文·王丹

博物館是為社會及其發(fā)展服務(wù)的非營利的永久機構(gòu)，并向大眾開放。它為研究、教育、欣賞之目的征集、保護、研究、傳播并展示人類及人類環(huán)境的見證物。因此，博物館的一切業(yè)務(wù)活動都得圍繞文物藏品展開。在藏品征集、入藏、管理、保護、利用過程中會形成大量與文物相關(guān)的歷史信息，通過記錄整理這些重要信息，最終形成與文物息息相關(guān)的藏品檔案資料。根據(jù)《中華人民共和國文物保護法》和《博物館藏品管理辦法》規(guī)定，文物收藏單位必須對其所收藏的文物藏品進行等級劃分，并在此基礎(chǔ)上建立完善的文物藏品檔案，為博物館建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

一、藏品檔案的含義和內(nèi)容

文物藏品檔案是在文物藏品征集、鑒定、入藏、編目、保管、保護、利用和研究等過程中形成的文字、圖表、照片、拓片、摹本、電子文件等歷史記錄。根據(jù)2009年國家《文物藏品檔案規(guī)范》行業(yè)標準要求，藏品檔案材料的記錄內(nèi)容，包括文物藏品的本體屬性信息、管理工作信息、研究利用信息和保護修復(fù)信息四個方面。歸檔范圍包括，一《文物藏品登記表》，記錄文物藏品的基本情況，如名稱、時代、尺寸、數(shù)量、級別、形態(tài)描述、保存狀況、來源方式、流傳經(jīng)歷、保護利用信息等。二《文物藏品動態(tài)跟蹤記錄匯總表》，主要反映藏品在動態(tài)管理過程中各種信息的變化，包括提取使用記錄、觀察監(jiān)測記錄、保護修復(fù)記錄、鑒定變更記錄、研究利用情況、事故情況記錄、藏品注銷記錄等。三照片，包括記錄文物藏品全貌和重要紋飾、印記、款識、銘文、殘損部位等局部特征的照片，藏品本體發(fā)生重大變化前后對比照片，修復(fù)前后對比照片，保護監(jiān)測記錄照片以及與藏品有關(guān)的重大活動照片等。四拓片，包括器形、銘文、圖案等拓片。五摹本，包括文物藏品的文字、繪畫、紋飾等摹本。六繪圖，包括反映文物藏品整體形、貌或重要局部特征的平面圖、立面圖、剖面圖或復(fù)原圖等。七相關(guān)文件材料，包括在文物藏品征集、鑒定、入藏、編目、保管、保護、利用和研究等過程中形成的行政文件、法律文書和其他相關(guān)資料。八相關(guān)文獻資料，包括與文物藏品有關(guān)的具有保存價值的歷史文獻、專著、論文、研究報告、文摘、報道等文件、錄像帶、錄音帶、幻燈片、底片、電影膠片等資料。九電子文件，包括以光盤為載體保存，與文物藏品有關(guān)的各類數(shù)字化文字、圖表、聲像資料等。

二、藏品檔案的建立和完善

（一）文物藏品的檔案應(yīng)該從早做起。文物從產(chǎn)生到進入博物館收藏要經(jīng)歷一個漫長的過程。文物成為博物館藏品之前的種種信息，對了解文物有很大的幫助，因此，應(yīng)認真調(diào)查、記錄、整理文物流傳經(jīng)歷、征集過程和考古出土等相關(guān)情況，補充完善藏品檔案，以全面反映文物的真實情況。

（二）文物藏品檔案信息必須內(nèi)容準確、真實可靠，不能以個人臆斷隨意填寫。對收錄的文物藏品檔案信息要認真考證，做到有據(jù)可查。要客觀真實地反映文物藏品的各項信息及內(nèi)在價值。要如實收錄藏品管理、使用、保護、研究等過程中形成的與文物有直接聯(lián)系的第一手資料，確保藏品檔案的完整性和系統(tǒng)性。

（三）文物藏品檔案應(yīng)根據(jù)藏品的級別和類別獨立立卷。文物藏品檔案整理歸檔，目錄內(nèi)容的填寫應(yīng)書寫規(guī)范、字跡工整，要使用符合耐久性要求的書寫材料及工具，不能使用熱敏紙、復(fù)寫紙、鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等。文物藏品檔案裝幀要符合規(guī)范、統(tǒng)一標準，不宜有金屬物。歸檔范圍內(nèi)各項材料，應(yīng)按規(guī)范要求進行排序、整理、裝訂，并粘貼在相應(yīng)的《冊頁》上或裝入文物藏品檔案專用袋內(nèi)收錄。藏品檔案建立完善是一個循序漸進、動態(tài)管理的過程，應(yīng)伴隨文物產(chǎn)生發(fā)展始終。

三、藏品檔案的管理和利用

（一）加強管理，制度先行。要建立健全文物藏品檔案管理、使用、維護制度，實行崗位責(zé)任制，由文物藏品管理部門安排專人負責(zé)藏品檔案管理工作。同時，應(yīng)建立完善相應(yīng)的藏品檔案查閱制度和審批手續(xù)，對借閱使用的文物藏品檔案要及時備案，如實反映文物藏品動態(tài)管理中各項信息的變化，確保藏品檔案的安全。

（二）發(fā)揮藏品信息服務(wù)于社會的功能。藏品檔案收集整理保管的最終目的是使用文物藏品檔案信息，對文物進行深入了解，發(fā)掘文物的自身價值，服務(wù)于社會發(fā)展。因此，文物藏品檔案的管理和利用，不能只局限于內(nèi)部交流使用，應(yīng)提高文物藏品信息的社會利用率，比如可以嘗試有償服務(wù)，降低藏品檔案管理成本，實現(xiàn)互利雙贏的目標。

（三）加快藏品檔案數(shù)字化管理進程。隨著計算機技術(shù)的普及應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理博物館藏品檔案已是大勢所趨。2001年，國家文物局開始在全國試點推廣“文物調(diào)查及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)項目”，成效顯著。利用數(shù)字化管理軟件能高效便捷地完成對藏品檔案信息的查找和瀏覽，可方便地完成藏品信息的更新、維護。借助于強大的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可實現(xiàn)藏品信息在不同時空、不同地域的共享利用，還可加強館際間的合作，實現(xiàn)資源共享，滿足社會需求。通過數(shù)據(jù)異地備份的可行性，可最大限度地增加藏品信息的安全性。因此，文物管理部門要轉(zhuǎn)變觀念、調(diào)整思路，投入更多的人力和物力，加快藏品檔案的數(shù)字化建設(shè)進程。

（四）加強維護，促進建設(shè)。要定期檢查、轉(zhuǎn)換藏品檔案信息載體，盡量避免和減少因檔案信息載體損壞、過期而引發(fā)的檔案信息丟失情況，達到檔案信息長久可持續(xù)保存的目的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存放，要嚴格控制環(huán)境的溫濕度，定期檢查庫房內(nèi)防火、防蟲、防霉設(shè)施。電子檔案存放要選擇一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，遠離強磁場和有害氣體，要定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的穩(wěn)定性和可靠性。在管理和使用過種中，要嚴格按流程和規(guī)范操作，避免人為因素對文物檔案造成的損害。

藏品檔案內(nèi)容豐富、形式多樣、涉及面廣，耗時長、任務(wù)重，要求從業(yè)人員必須有高度的責(zé)任心和使命感，有默默無聞不懈努力的奉獻精神，有熟練的業(yè)務(wù)技能和廣博的學(xué)識見識，確保文物藏品檔案信息的安全管理和有效利用，最大限度地發(fā)揮博物館藏品的資源優(yōu)勢，服務(wù)社會，服務(wù)民眾。