立足信息化 筑牢安全線 讓檔案“活”起來(lái)
——新《檔案法》之變化及思考

文·劉淑妮 陳香

新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（簡(jiǎn)稱新《檔案法》），自2021年1月1日起正式施行，是我國(guó)檔案法制建設(shè)進(jìn)程中的一個(gè)里程碑事件。恰逢“十四五”規(guī)劃啟動(dòng)和后疫情時(shí)代，作為新時(shí)代檔案人，我們應(yīng)以高度的政治自覺、法律自覺和職業(yè)自覺，學(xué)好《檔案法》，洞悉各個(gè)版本《檔案法》間不變的原則和變化的內(nèi)容，不斷強(qiáng)化檔案法律意識(shí)，做知法守法普法的檔案人，為檔案事業(yè)走向依法治檔奠定基礎(chǔ)。筆者重點(diǎn)著眼梳理和總結(jié)其內(nèi)容上的四大重要變化，融入自己的點(diǎn)滴思考，管窺這些變化可能帶給我們的深度思考和啟發(fā)，探尋檔案工作未來(lái)發(fā)展的方向和路徑，以期能對(duì)檔案同仁們廣泛、深入、持續(xù)地學(xué)習(xí)《檔案法》有些許的幫助。

一、檔案信息化建設(shè)的變化與思考

（一）將檔案信息化建設(shè)納入信息化發(fā)展規(guī)劃

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，我國(guó)的信息化程度越來(lái)越高，數(shù)字中國(guó)、智慧城市、數(shù)字校園等字眼頻頻走近大眾視野，但是我國(guó)檔案事業(yè)的信息化水平相對(duì)滯后于整個(gè)社會(huì)的信息化水平。新《檔案法》第三十五條“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用”，為檔案信息化建設(shè)自上而下的系統(tǒng)性、規(guī)范性和全局性進(jìn)行了頂層設(shè)計(jì)，對(duì)檔案館數(shù)字資源建設(shè)中信息分散、各自為政、兼容性差、壁壘重重等問(wèn)題的克服開啟了統(tǒng)籌謀劃的閘門，使部門間的破局、融合、協(xié)同與共治有了法律依據(jù)。因此可見，新《檔案法》將檔案管理提升到檔案治理的高度，這為檔案信息化建設(shè)的開展創(chuàng)造了利好條件。

在數(shù)字環(huán)境下，大數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)，對(duì)檔案部門的生存發(fā)展帶來(lái)了挑戰(zhàn)和機(jī)遇，一些具有敏銳先覺意識(shí)的探索者，主動(dòng)破困局尋契機(jī)謀發(fā)展。如山東省檔案館主動(dòng)把山東省大數(shù)據(jù)局的某些信息數(shù)據(jù)通攬門下，開啟了檔案部門加強(qiáng)數(shù)據(jù)融合順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的先河。所以在轉(zhuǎn)型發(fā)展中，檔案館要立足信息化，將各類符合檔案要求的數(shù)據(jù)資源納入檔案信息化建設(shè)范疇，并利用大數(shù)據(jù)分析處理等技術(shù)，提升數(shù)據(jù)資源轉(zhuǎn)換為知識(shí)信息的能力，加速檔案館由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化、知識(shí)化、智慧化層面的提升和轉(zhuǎn)型，讓數(shù)字檔案館逐漸走向智慧檔案館。

（二）明確電子檔案的法律效力

新《檔案法》第三十七條提到，只要電子檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，就具有和傳統(tǒng)紙質(zhì)載體具有同等的法律效力。這為檔案單軌制運(yùn)行、單套制歸檔提供了法律依據(jù)，電子檔案進(jìn)入加速通道后，未來(lái)檔案庫(kù)房有可能會(huì)被服務(wù)器所替代。這就意味著擺在檔案人面前需要攻克的難題愈來(lái)愈多，比如在電子文件管理的過(guò)程中如何提取元數(shù)據(jù)？元數(shù)據(jù)到底是什么？技術(shù)上如何保障電子文件的真實(shí)、完整、可靠和安全性？如何利用全過(guò)程管理理論、前端控制思想管理好電子文件？數(shù)據(jù)信息保存到哪種介質(zhì)上更具耐久性？數(shù)字檔案如何長(zhǎng)期有效保存，等等。為解決諸多問(wèn)題，國(guó)家檔案局近幾年也在逐步健全完善電子文件方面的法規(guī)，制定《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔指南》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式要求》《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案單套管理一般要求（征求意見稿）》等規(guī)范要求。但由于電子檔案是新生事物，這些法律法規(guī)雖具指導(dǎo)性，但實(shí)操性不強(qiáng)。這就要求已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理模式的檔案人，要守正創(chuàng)新、求新求變，深入研讀和思考這些規(guī)范舉措，并在實(shí)踐中努力探索多元化的電子檔案歸檔模式。在理論和實(shí)踐的碰撞交融中，不斷修煉自己的專業(yè)思維，提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)，強(qiáng)化職業(yè)自信，事先做好電子文件歸檔管理方面的知識(shí)儲(chǔ)備，待時(shí)機(jī)成熟時(shí)，努力實(shí)現(xiàn)歸檔文件從雙套制到單套制轉(zhuǎn)變。

（三）鼓勵(lì)檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案館、檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)

新《檔案法》第三十八條、四十條、四十一條都分別提到“檔案數(shù)字化”“數(shù)字檔案館”。由此可見，國(guó)家鼓勵(lì)和支持?jǐn)?shù)字檔案館建設(shè)的力度之大，信息化建設(shè)也將是以后檔案工作的重中之重。因此，檔案館要繼續(xù)加大存量數(shù)字化、增量電子化、全文數(shù)據(jù)化的建設(shè)，建立一個(gè)蘊(yùn)藏多級(jí)、多元、多中心關(guān)系的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)中心，以數(shù)據(jù)賦能未來(lái)更多的智能化數(shù)據(jù)開發(fā)、利用服務(wù)，并努力實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化到數(shù)據(jù)化、知識(shí)化的躍升。要注重?cái)?shù)據(jù)的整合、分析與挖掘，將檔案信息化建設(shè)開展的更有深度、廣度和溫度。如近幾年長(zhǎng)三角三省一市所啟動(dòng)的異地查檔共享民生檔案資源就是初步的實(shí)踐探索[1]，便民服務(wù)得到一致好評(píng)。所以對(duì)于檔案館而言，無(wú)論是對(duì)檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)、檔案逐步數(shù)字化，還是加強(qiáng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接、電子文件的收集等，都是在夯實(shí)數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。未來(lái)擺在檔案人面前的使命和責(zé)任，就是建成實(shí)用高效的數(shù)字檔案館，并最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館向智慧檔案館的跨越。

二、推動(dòng)檔案開放和利用的變化與思考

（一）縮短檔案封閉期

新《檔案法》第二十七條，提到“縣級(jí)以上各級(jí)檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿二十五年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化類檔案，可以少于二十五年向社會(huì)開放；涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于二十五年向社會(huì)開放?！边@比舊《檔案法》的檔案封閉期30年縮短了5年時(shí)間，一定程度上會(huì)加速檔案開放服務(wù)的速度。傳統(tǒng)檔案館對(duì)檔案開放期限一直持保守態(tài)度，這與檔案資源的特殊性和復(fù)雜性不無(wú)關(guān)系。新《檔案法》對(duì)檔案開放期限的調(diào)整，是對(duì)開放檔案理念的一種突破性革新，再加之網(wǎng)絡(luò)查檔逐步實(shí)現(xiàn)，讓檔案利用服務(wù)的前景值得期待。筆者曾登陸過(guò)上海檔案信息網(wǎng)的數(shù)字檔案公共查閱平臺(tái)，體驗(yàn)和效果都非常好。在系統(tǒng)注冊(cè)登錄后，可以看到目錄查詢、數(shù)字全文、史料編研三個(gè)板塊，其中目錄基本實(shí)現(xiàn)了館藏全覆蓋，數(shù)字全文、史料編研還處于分步、有序?qū)嵤╇A段。查閱檔案時(shí)，如果是開放檔案可以直接瀏覽全文，這大大節(jié)省了利用者的查檔時(shí)間，也提升了檔案館的服務(wù)水平和效率。因此，加速檔案的開放利用，這也將成為未來(lái)檔案館需要努力的方向之一。

新《檔案法》第二十八條還明確提出：“檔案館不按規(guī)定開放利用的，單位和個(gè)人可以向檔案主管部門投訴?！笨梢?，新《檔案法》充分關(guān)注了公民利用檔案的權(quán)利，強(qiáng)化了檔案館提供檔案利用服務(wù)的職責(zé)，避免因?yàn)槔檬掷m(xù)的繁瑣而影響立檔單位歸檔和民眾利用檔案的積極性。

因此，檔案封閉期從30年到25年的轉(zhuǎn)變，不只是一個(gè)數(shù)字上改變，也是檔案館為民服務(wù)思路的改進(jìn)，希望讓越來(lái)越多的人可以共享檔案事業(yè)發(fā)展成果，這是檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新求變回的一種必然選擇，也是檔部門服務(wù)發(fā)展、服務(wù)群眾的重要體現(xiàn)。

（二）增設(shè)檔案館對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)和提供支持的規(guī)定

新《檔案法》第二十六條明確：“國(guó)家檔案主管部門應(yīng)當(dāng)建立健全突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的收集、整理、保護(hù)、利用工作機(jī)制。檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的研究整理和開發(fā)利用，為突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)提供文獻(xiàn)參考和決策支持?！贝藯l款的增加，是檔案人針對(duì)因經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全球化、科學(xué)技術(shù)復(fù)雜化、自然環(huán)境脆弱化而導(dǎo)致社會(huì)突發(fā)事件頻發(fā)的理性應(yīng)對(duì)，是在傳統(tǒng)的檔案管理理念中融進(jìn)了風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，必將使檔案工作更加適應(yīng)于社會(huì)發(fā)展的需求。比如新冠疫情突發(fā)后，檔案人主動(dòng)作為，讓檔案發(fā)揮了重要資政參考作用?？挂叱跗?，北京小湯山醫(yī)院建設(shè)的基建檔案助力雷神山和火神山十天拔地而起，創(chuàng)造了中國(guó)速度，讓世界為之驚嘆，也喚醒了檔案人對(duì)重大突發(fā)事件檔案收集的重新認(rèn)知和思考。

同時(shí)，將突發(fā)事件檔案的收集、整理、保護(hù)、利用工作機(jī)制建立融入法律條文，也是國(guó)家層面加強(qiáng)檔案館社會(huì)責(zé)任的體現(xiàn)。新《檔案法》頒布不久，國(guó)家檔案局關(guān)于《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（第16號(hào)令）出臺(tái)，對(duì)重大活動(dòng)、突發(fā)事件等的檔案收集與利用提出了具體要求，可見國(guó)家對(duì)此重視程度之高，現(xiàn)實(shí)意義之深遠(yuǎn)。

目前突發(fā)事件檔案因牽涉部門多、時(shí)限性強(qiáng)、歸檔機(jī)制不健全等因素，常游離于常規(guī)歸檔范圍之外，因此此類檔案資源甚是匱乏。但因其更具代表性、典型性和稀缺性等特點(diǎn)，是檔案部門建設(shè)與新時(shí)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案資源體系的迫切需求[2]，必將成為未來(lái)各檔案館重點(diǎn)建設(shè)的資源體系之一。因此檔案館要進(jìn)一步加強(qiáng)突發(fā)事件檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化、常態(tài)化及制度化，提升檔案人和檔案工作應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的融入度和作用效應(yīng)。

（三）鼓勵(lì)通過(guò)多種方式開發(fā)和宣傳館藏檔案

新《檔案法》第三十四條明確：“國(guó)家鼓勵(lì)檔案館開發(fā)利用館藏檔案，通過(guò)開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動(dòng)，進(jìn)行愛國(guó)主義、集體主義、中國(guó)特色社會(huì)主義教育，傳承發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，繼承革命文化，發(fā)展社會(huì)主義先進(jìn)文化，增強(qiáng)文化自信，弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀?！边@是推進(jìn)文化強(qiáng)國(guó)建設(shè)、增強(qiáng)文化自信的國(guó)家意志體現(xiàn)，同時(shí)這也是國(guó)家首次將檔案宣傳列入法律條款。數(shù)字時(shí)代，在注重檔案收集、優(yōu)化館藏檔案的基礎(chǔ)上，更要注重檔案的深層次利用，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)粒度治理，深度挖掘并形成更多的檔案知識(shí)精品，打開塵封的文化寶庫(kù)，讓檔案“活”起來(lái)，讓檔案館成為“知識(shí)庫(kù)”和“思想庫(kù)”。因此，檔案人要不斷修煉自身的第三只眼睛，即透過(guò)檔案信息數(shù)據(jù)的表面，去透視它背后的本質(zhì)和價(jià)值，并加大宣傳力度，督促檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。未來(lái)，檔案人不僅要干的好，更要宣傳的精彩，要充分利用好微信、微博、微視頻、微電影等受眾面廣、粘性大、傳播力強(qiáng)的社交媒體，將其與檔案工作有效交融，擘畫文化強(qiáng)國(guó)大背景下檔案宣傳多元的格局[3]?！白寶v史說(shuō)話，用史實(shí)發(fā)言”，充分發(fā)揮好檔案的文化和社會(huì)教育功能，為檔案事業(yè)發(fā)展?fàn)I造良好的輿論氛圍，讓檔案工作更具時(shí)代影響力。

三、加強(qiáng)檔案安全機(jī)制的變化與思考

新《檔案法》第十二條、第十九條、第二十、第二十六條分別提到了：檔案工作責(zé)任制、檔案安全工作機(jī)制、安全風(fēng)險(xiǎn)管理、涉及國(guó)家秘密的檔案的管理和利用、健全突發(fā)事件活動(dòng)檔案應(yīng)對(duì)管理機(jī)制等，這都在提醒檔案人要警鐘長(zhǎng)鳴，擁有“大安全”思維。

新《檔案法》第四十四條，明確檔案館應(yīng)采取一定的措施保障檔案信息安全，防止信息泄露和損毀。不論是紙質(zhì)檔案還是電子文件，都要保障檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，入庫(kù)的紙質(zhì)檔案禁止刪、增或改，要采取措施保障電子檔案在安全可信環(huán)境下管理和運(yùn)行，確保電子檔案管理安全、過(guò)程可溯、長(zhǎng)期可用。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息安全，需要從網(wǎng)絡(luò)層、數(shù)據(jù)層、應(yīng)用層、工作人員的安全意識(shí)等多個(gè)層面來(lái)加強(qiáng)防范，定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、安全管理設(shè)備等軟硬件進(jìn)行安全檢測(cè)[4]。在檔案的開放和利用中，也要遵守相關(guān)法規(guī)，尤其是涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)和個(gè)人隱私的相關(guān)規(guī)定，確保檔案實(shí)體及信息的絕對(duì)安全。

四、加強(qiáng)檔案監(jiān)督的變化與思考

新《檔案法》第四十二條明確，檔案主管部門可以對(duì)檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織的檔案工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況，庫(kù)房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況，檔案收集、整理、保管、提供利用情況和信息化建設(shè)及安全保障等進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。此條款加強(qiáng)了檔案主管部門對(duì)所管轄區(qū)域范圍內(nèi)檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)的屬性和職能，更加強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)和主人翁的服務(wù)思維意識(shí)。監(jiān)督指導(dǎo)內(nèi)容要注重宏觀和微觀的結(jié)合，方法上注重責(zé)任和措施的落實(shí)。同時(shí)，監(jiān)督指導(dǎo)也絕非是單向性的，來(lái)自監(jiān)管對(duì)象的真實(shí)反饋對(duì)于檔案主管部門進(jìn)一步完善監(jiān)管的方式方法、內(nèi)容體系都非常有益。通過(guò)良性互動(dòng)、開放式雙向反饋機(jī)制，可以調(diào)動(dòng)歸檔業(yè)務(wù)部門的工作主動(dòng)性、思維意識(shí)的提升、工作質(zhì)量的改進(jìn)。另外，要進(jìn)行專業(yè)化可行性的監(jiān)督指導(dǎo)，就需要監(jiān)管者深耕檔案業(yè)務(wù)、修煉好內(nèi)功，具有嚴(yán)謹(jǐn)而扎實(shí)的技術(shù)、理論和實(shí)踐支撐[5]。

不難窺見，修訂后的《檔案法》內(nèi)容更加充實(shí)和完善，為檔案工作的變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展提供了較為充分的法律保障，且明確了檔案工作要從“自上而下垂直化的檔案管理”走向“管理制度扁平化、信息傳遞平面化、更重協(xié)作、協(xié)調(diào)、融合、共享的檔案治理”層面，這是國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的新定位、新目標(biāo)、新要求。首次以行業(yè)最高法的形式明確了黨對(duì)檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，體現(xiàn)了機(jī)構(gòu)改革后充分發(fā)揮黨管檔案工作的體制優(yōu)勢(shì)[6]，預(yù)示著檔案事業(yè)未來(lái)可期，也意味著檔案人使命在肩，責(zé)任重大。