新時期如何做好國有企業(yè)檔案工作的若干思考

■ 錢曉陽

引言

國有企業(yè)在我國的國民經(jīng)濟(jì)體系當(dāng)中占據(jù)重要的地位，是社會發(fā)展過程當(dāng)中重要的組成部分。國有企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營管理活動的真實記錄，可以真實的再現(xiàn)企業(yè)各發(fā)展階段的歷史面貌。在新時期，國有企業(yè)管理者要破除對檔案管理工作固有的觀念，解放思想，打破傳統(tǒng)的檔案工作管理模式，對檔案管理進(jìn)行全面的分析和研究，掌握其中存在的問題，結(jié)合國有企業(yè)的特性，創(chuàng)新管理理念，不斷推進(jìn)檔案機構(gòu)改革，積極服務(wù)中心大局，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，改善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案管理升級，這樣才能為國有企業(yè)的全面發(fā)展創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

一、新時期檔案工作存在的問題

（一）檔案工作重要性認(rèn)識不足

在我國國有企業(yè)發(fā)展中，隨著企業(yè)的改革轉(zhuǎn)型，很多國有企業(yè)都把管理重心放在了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展上，把提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益作為經(jīng)營企業(yè)的核心，而忽略了對國有企業(yè)內(nèi)部的管理，尤其是在檔案管理方面。檔案工作相對于國有企業(yè)前沿業(yè)務(wù)工作而言，變成了幕后服務(wù)型工作，最容易被忽視，得不到應(yīng)有的重視，主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、干部職工對檔案工作缺乏認(rèn)識，檔案工作在企業(yè)的各項管理工作中的地位較低，工作開展難度大。二是企業(yè)對檔案工作人、財、物投入不足，很多企業(yè)都沒有設(shè)專職檔案管理人員崗位，甚至沒有檔案管理的部門。檔案工作經(jīng)費投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施沒有保障，庫房容量小、條件差，有的甚至沒有庫房。三是從事檔案管理的專、兼職工作人員普遍專業(yè)性不足，且人員變化頻繁，不利于檔案工作的開展，甚至還存在工作交接不規(guī)范的情況。四是由于檔案管理質(zhì)量差導(dǎo)致檔案利用效率低，文件材料收集的不完整、分類的不合理、保管期限劃分的不準(zhǔn)確，導(dǎo)致了查閱難度大，利用率低。

（二）檔案管理工作體制不完善

基于部分國有企業(yè)管理者對檔案工作的不夠重視的原因，檔案職能職責(zé)有的被放在后勤管理中，雖然暫時解決了人員、資金的問題，但是對國有企業(yè)檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展和檔案部門履行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查職能是非常不利的。例如有些國有企業(yè)的檔案工作被弱化，除了沒有專職檔案工作人員外，“檔案”字樣在處室名稱和部門人員架構(gòu)中都很難看到，檔案工作的職能職責(zé)得不到有效的體現(xiàn)。還有一些業(yè)務(wù)職能部門的檔案仍然沒有、甚至不愿意移交到檔案主管部門統(tǒng)一管理，檔案主管部門也無法參與監(jiān)督管理，這顯然是違反檔案法規(guī)定的。

檔案管理相關(guān)制度的不完善也是導(dǎo)致工作體制不完善的一個重要原因。要知道不管是在任何管理或工作中，完善的制度建設(shè)都是規(guī)范工作管理、提高工作效率的重要準(zhǔn)則。而相關(guān)管理制度的缺失，很容易導(dǎo)致一些重要檔案在日常工作中由于經(jīng)手部門人員的疏忽而造成缺失，甚至是遺失。

（三）檔案管理手段落后

在信息化、智能化高速發(fā)展的時代，很多數(shù)據(jù)都通過網(wǎng)絡(luò)連接起來，大大提高了數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。而部分國有企業(yè)由于對檔案工作存在價值的忽略，對檔案管理融入現(xiàn)代信息技術(shù)管理的意識還有所欠缺，使檔案管理依然采取傳統(tǒng)的人力保管、室存保管方式，查找依然靠人工翻閱調(diào)取。大大減低了檔案作為一種重要信息資源的使用效率和效果。有部分國有企業(yè)，雖然早年就開始使用檔案管理軟件，但所使用的管理軟件現(xiàn)在來看都過于老舊，且安全性低，存在數(shù)據(jù)外泄的風(fēng)險。因此，不斷更新檔案管理技術(shù)、轉(zhuǎn)變檔案管理模式是優(yōu)化國有企業(yè)檔案管理工作的重要途徑。

二、新時期做好國有企業(yè)檔案工作的有效措施

（一）堅持檔案工作的正確政治方向

要堅持以習(xí)近平新時代中國特色社會主義新思想為指導(dǎo)，堅持把檔案工作放到國有企業(yè)工作大局中來謀劃推進(jìn)，加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，明確檔案工作責(zé)任制，在“為誰服務(wù)、怎樣服務(wù)”等問題上想清楚、弄明白、做到位，主動著眼大局、融入大局、服務(wù)大局，充分認(rèn)識檔案工作在國有企業(yè)中的重要地位，切實把檔案工作各方面落實到位，增強做好檔案工作的責(zé)任感、緊迫感。

一是建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，逐級負(fù)責(zé)，條塊結(jié)合的檔案管理體制，形成以檔案主管部門為中心，各部門共同參與的管理架構(gòu)。根據(jù)國有企業(yè)實際，有針對性地進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)，包括對企業(yè)新進(jìn)員工的崗前培訓(xùn)和定期的企業(yè)檔案管理知識宣講等，使廣大干部職工提高對檔案工作的認(rèn)識、更好的掌握企業(yè)檔案管理的要求，配合檔案主管部門開展日常的檔案管理工作。

二是時刻緊繃檔案安全這根弦，提高安全意識，加強隱患排查，將人防、物防、技防措施落實到位。通過宣傳引導(dǎo)、警示教育等途徑提高檔案管理人員的安全思想意識，通過配備必要的設(shè)施設(shè)備做好安全預(yù)警和應(yīng)急保障措施，通過合理運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段保證檔案信息和數(shù)據(jù)的安全。

三是大力推進(jìn)國有企業(yè)檔案工作隊伍建設(shè)?？梢酝ㄟ^引進(jìn)一些具有較高管理經(jīng)驗和專業(yè)能力的優(yōu)秀檔案管理人才，為企業(yè)量身定制檔案管理方案，切實提高企業(yè)的檔案管理水平；也可以內(nèi)部挑選一批適合且有意愿從事檔案工作的人員，進(jìn)行重點培養(yǎng)，建設(shè)一支政治堅定、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精湛、責(zé)任心強、堪當(dāng)重任的檔案干部人才隊伍。

四是重視國家檔案局10 號令，即《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》。掌握正確的歸檔范圍和保管期限表編制方法和技巧是至關(guān)重要的，國有企業(yè)文件材料來源于國有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動過程，由于國有企業(yè)涉及的領(lǐng)域千差萬別，產(chǎn)生的文件材料也是多樣性的，通過對國有企業(yè)文件材料類別的認(rèn)真梳理，對文件材料的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行嚴(yán)格界定，編制高質(zhì)量的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》作為標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，用于指導(dǎo)國有企業(yè)文件材料歸檔具有很強的實操性，對國有企業(yè)大力開發(fā)檔案資源、切實提高檔案利用效率也起到了關(guān)鍵性作用。

（二）堅持構(gòu)建科學(xué)的檔案管理機制

一是國有企業(yè)必須認(rèn)真普及《中華人民共和國檔案法》等與檔案相關(guān)法律、法規(guī)，讓國有企業(yè)管理者和廣大干部職工對國家檔案工作有一定的了解，真正把組織領(lǐng)導(dǎo)和機構(gòu)設(shè)置問題處理好。工作機制上，要形成各部門共同參與檔案工作的格局，檔案主管部門要發(fā)揮監(jiān)督與指導(dǎo)作用，密切與業(yè)務(wù)、信息、監(jiān)察等部門合作，把收集、整理、技術(shù)支持等納入有關(guān)部門職責(zé)，形成以我為主、齊抓共管的良好工作格。

二是檔案管理者要充分了解國有企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和管理需求，建立與之相匹配的檔案管理制度。全面的推行崗位責(zé)任制，將檔案工作各個環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，并根據(jù)管理要求將工作責(zé)任落實到個人，安排專人對工作情況進(jìn)行監(jiān)督。國有企業(yè)還可以對現(xiàn)有的薪酬管理制度進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，將檔案工作納入績效考評管理，檔案主管部門對各部門的檔案收集移交情況進(jìn)行評價考核，建立與之相關(guān)的獎懲制度，根據(jù)情節(jié)對違規(guī)的部門或人員進(jìn)行處罰或追究其責(zé)任，為對檔案工作作出突出貢獻(xiàn)的部門和個人給予獎勵。

三是加強監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。充分發(fā)揮國有企業(yè)檔案主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)作用，定期對下屬企業(yè)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，盡量做到全覆蓋。檢查中，要書面提出整改意見，并由被檢查單位書面反饋整改方案，以促進(jìn)檔案管理水平和工作質(zhì)量的提高。

四是不折不扣、堅持不懈地做好日常檔案管理工作。在傳統(tǒng)載體檔案向電子檔案管理過渡的時期，要以穩(wěn)妥的態(tài)度抓好傳統(tǒng)載體檔案的收集、整理、鑒定、保管等各項基礎(chǔ)工作，做到收集齊全完整、整理規(guī)范有序、鑒定科學(xué)準(zhǔn)確、保管安全可靠，避免出現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案管理首尾不接、顧此失彼的情況。

五是持續(xù)提高服務(wù)能力，檔案主管部門要具備大局意識、服務(wù)意識和創(chuàng)新意識。掌握國有企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和中心工作，中心工作在哪里，就把檔案服務(wù)工作開展到哪里。服務(wù)意識就是變被動查閱為主動提供，主動為大局服務(wù)、為各職能部門服務(wù)。先行規(guī)劃，圍繞未來一段時期的主要工作早做準(zhǔn)備、提前謀劃，提高檔案服務(wù)的時效性和主動性。

（三）堅持檔案信息化管理模式建設(shè)

以不斷強化檔案資源的開發(fā)利用為根本，找準(zhǔn)檔案服務(wù)大局的切入點、結(jié)合點，拓展服務(wù)領(lǐng)域，延伸服務(wù)觸角，努力在系統(tǒng)、深度、精準(zhǔn)的開發(fā)利用上下功夫，著力在服務(wù)實施“創(chuàng)新引領(lǐng)、開放崛起”戰(zhàn)略、服務(wù)國有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展等方面發(fā)揮基礎(chǔ)性、支撐性作用。積極推動檔案信息化數(shù)字化建設(shè)，國有企業(yè)檔案工作要主動跟進(jìn)國家檔案工作“十四五”規(guī)劃，主動融入國有企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略，積極推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。加快實施以信息化建設(shè)為核心的檔案管理現(xiàn)代化，逐步實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)整合和資源共享。

一是檔案管理人員可根據(jù)紙質(zhì)檔案的性質(zhì)來對原有的管理流程進(jìn)行有效的優(yōu)化，構(gòu)建實體檔案管理系統(tǒng)，利用監(jiān)控設(shè)備或計算機系統(tǒng)來對實體檔案管理過程當(dāng)中的統(tǒng)計、保管、鑒定、整理、收集等環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行監(jiān)督，根據(jù)管理需求和標(biāo)準(zhǔn)來設(shè)計相關(guān)的參數(shù)，當(dāng)管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時，計算機系統(tǒng)就能夠第一時間的采集相關(guān)的信息，并將其推送給管理人員，使管理人員能夠快速的定位管理存在的問題，并采取科學(xué)的方式來進(jìn)行解決。

二是構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，對現(xiàn)有的開放型檔案資料進(jìn)行有效的篩選和收集，利用電子設(shè)備和儀器對國有企業(yè)有價值的信息、數(shù)據(jù)錄入到信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，根據(jù)檔案管理需求來進(jìn)行參考資料編寫、文獻(xiàn)匯編、目錄編制等的操作，全面提升檔案信息的科學(xué)性和實用性。在信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中引進(jìn)先進(jìn)的安全管理系統(tǒng)，通過密碼登錄和身份驗證的方式來驗證相關(guān)管理人員，根據(jù)不同層級工作人員或管理人員的權(quán)限，為其提供外借、咨詢、復(fù)制、閱覽等的服務(wù)，最大限度的提升國企檔案的整體利用效率和價值性。

三、結(jié)束語

通過以上分析，新時期背景下如何加強國有企業(yè)的檔案工作已經(jīng)有了初步的新認(rèn)識，從中可根據(jù)國有企業(yè)的實際情況獲取或調(diào)整國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的具體解決方案。希望能夠?qū)衅髽I(yè)的檔案工作的開展和優(yōu)化產(chǎn)生較為積極的作用，希望檔案工作能夠獲得國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更多的重視與關(guān)注，從而為提高國有企業(yè)的檔案工作奠定良好的基礎(chǔ)，進(jìn)而為促進(jìn)國有企業(yè)的改革發(fā)展作出貢獻(xiàn)。