物流資金管理的內(nèi)部控制策略研究

杜賢明

（四川省鐵路興鑫物流有限公司，四川 成都 610041）

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展以及物流行業(yè)的快速進步，物流企業(yè)之間的競爭變得越來越激烈。對于物流企業(yè)而言，加強內(nèi)部資金管理和控制對于保障內(nèi)部資產(chǎn)的完整性和安全性，切實提高資金周轉(zhuǎn)的效率和使用率具有十分重要的意義。嚴格意義上來說，物流企業(yè)資金管理的內(nèi)部控制是一個非常復(fù)雜的命題，包括多項內(nèi)容，需要從業(yè)者在日常工作中予以全過程、全細節(jié)的關(guān)注和重視。

一、物流企業(yè)資金管理內(nèi)部控制的重點

近年來，隨著物流行業(yè)的不斷發(fā)展，其服務(wù)功能的不斷完善和升級，眾企業(yè)大有“百家爭鳴”之勢，但在這一變化過程中，物流企業(yè)的業(yè)務(wù)量增多、服務(wù)范圍變廣、戰(zhàn)線延長，直接導(dǎo)致物流企業(yè)墊付資金量變大、結(jié)算周期延長、基礎(chǔ)設(shè)施投資增多，各種預(yù)付賬款居高不下，資金風(fēng)險越來越突出，因此加強內(nèi)部資金管理和風(fēng)險控制已經(jīng)成為其不得不面對的重點問題。

二、物流企業(yè)資金管理內(nèi)部控制的實踐策略

（一）建立健全資金管理風(fēng)險管控制度，注重資金效益最大化

在資金管理內(nèi)部控制過程中，物流企業(yè)必須建立健全風(fēng)險管理控制制度，依托制度實現(xiàn)資金效益最大化。

1.大額資金聯(lián)簽制

物流企業(yè)需要落地大額資金聯(lián)簽制度，建立相應(yīng)的應(yīng)收賬款臺賬制度以及年度清查簽認制度。財務(wù)部門需要根據(jù)金額發(fā)生的實際情況進行記賬，不僅要嚴格按照往來賬戶設(shè)置相應(yīng)的核算明細，還要按照每一位客戶的名稱建立相應(yīng)的應(yīng)收賬款臺賬。在季度結(jié)束時，由財務(wù)部門主導(dǎo)，對大額款項進行全面清查，并委派業(yè)務(wù)雙方確認并加蓋公章。從財務(wù)部門的角度來說，其必須做到四個“不放過”，即超出信用賬期的款項不能放過、超審批權(quán)限的款項不能放過、催收不及時的不能放過、超出授權(quán)金額的款項不能放過。

2.應(yīng)收賬款跟蹤預(yù)警制

根據(jù)企業(yè)應(yīng)收賬款臺賬，所有業(yè)務(wù)部門的會計核算人員都需要定期對臺賬信息進行更新，并及時報送給相關(guān)部門進行數(shù)據(jù)確認，對于超出賬期的款項實施預(yù)警。對于超出賬期10天以上的款項，需要通過口頭告知的方式進行賬款回收；對于超出賬期20天的款項，則需要由財務(wù)部門的核算人員出具催收通知書，委派專人進行款項回收工作；對于超出賬期一個月的款項，需要由財務(wù)部門聯(lián)合業(yè)務(wù)部門共同出具催收通知書，對款項進行限期回收，如果做不到限期收款，則需要取得客戶欠款的書面確認文件以及分期付款的保證書。

（二）加強內(nèi)部控制體系建設(shè)，落實客戶信用管理制度

資金管理內(nèi)部控制需要以完整的內(nèi)部控制體系為支撐，在秉承全面性、重要性、制衡性、適應(yīng)性以及成本效益原則的基礎(chǔ)上，嚴格把握內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通以及內(nèi)部監(jiān)督等細節(jié)，在內(nèi)部做好優(yōu)化和細化的同時做好客戶管理，構(gòu)建嚴格的客戶信用評價體系［1］。

1.企業(yè)層面控制

物流企業(yè)要想建立高質(zhì)量的內(nèi)部控制體系，具體需要從組織架構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略、人力資源、社會責(zé)任以及文化控制五個方面來予以貫徹和落實。

（1）組織架構(gòu)。為了確保物流企業(yè)資金管理制度的完善與規(guī)范性，必須從組織架構(gòu)層面進行優(yōu)化升級，企業(yè)需要設(shè)立獨立的資金管理部門，其不僅要具備資金管理的專業(yè)性，而且要引入專業(yè)的內(nèi)部審計和風(fēng)險評估措施，嚴防資金管理漏洞。在資金部門崗位設(shè)置上，要堅持不相容崗位相分離的原則，嚴禁任何部門人員進行兼職或代為管理。在崗位負責(zé)人的選拔上，要聘請專業(yè)的資金管理人員掌舵，確保資金管理部門是企業(yè)第一負責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，與其他一級部門平行，不受第三方力量管轄。

（2）發(fā)展戰(zhàn)略。發(fā)展戰(zhàn)略對物流企業(yè)內(nèi)部資金管理和控制的手段及主要方式也會產(chǎn)生直接影響，物流企業(yè)要想在激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地，在市場中獲益，就需要將發(fā)展戰(zhàn)略和資金管理相結(jié)合，利用內(nèi)部管理和控制手段鞏固效益，通過與外部市場相結(jié)合，實現(xiàn)營運資金的體外循環(huán)。當(dāng)然，隨著企業(yè)發(fā)展進程的變化，需要對內(nèi)部資金管理策略作出相應(yīng)調(diào)整，合理利用流動資產(chǎn)，保證企業(yè)擁有相對穩(wěn)定的負債能力［2］。

（3）人力資源。人力資源在物流企業(yè)資金管理內(nèi)部控制過程中占據(jù)十分重要的位置，企業(yè)除了要加強對高質(zhì)量人才的引進外，還必須重視對內(nèi)部人力資源的培養(yǎng)。具體包括以下幾個方面：首先，物流企業(yè)內(nèi)部必須生成現(xiàn)代化的人力資源管理觀念。管理部門需要摒棄傳統(tǒng)的人力資源觀念，將過往的由“事”管理逐步轉(zhuǎn)移至“人”管理，在加大員工繼續(xù)教育培訓(xùn)力度的同時，激發(fā)其內(nèi)在潛能。此外，要結(jié)合物流企業(yè)的實際情況，制定合理且長遠的人力發(fā)展規(guī)劃，從資金管理和控制的角度出發(fā)，讓人力資源管理能夠完全服從企業(yè)的資金管理內(nèi)部控制訴求。其次，物流企業(yè)需要堅持“以人為本”這一基本原則。在企業(yè)管理過程中尊重資金管理人員的主體地位，對于其所提出的合理要求予以慎重考慮，包括物質(zhì)方面的訴求以及職業(yè)發(fā)展方面的訴求，不斷增強員工的歸屬感，調(diào)動其工作積極性和主動性。再次，物流企業(yè)需要加強有關(guān)資金管理和控制的專業(yè)知識和政策培訓(xùn)。一方面，企業(yè)要對員工的知識體系進行合理構(gòu)建，促使其在完成對基礎(chǔ)知識的補充和吸納后，還能在認知層面達到統(tǒng)一，這樣有助于增強企業(yè)內(nèi)部人力資源的凝聚力、向心力；另一方面，需要加強對員工價值觀的培養(yǎng)。最后，物流企業(yè)必須關(guān)注提升員工的實戰(zhàn)能力。物流企業(yè)要結(jié)合員工的實際情況，采取科學(xué)合理的培訓(xùn)方式提高其實戰(zhàn)技能，在資金管理內(nèi)控方面發(fā)揮出最大作用。

（4）社會責(zé)任。企業(yè)社會責(zé)任主要包括兩方面內(nèi)容：一是自然環(huán)境方面，二是社會環(huán)境方面。物流企業(yè)資金管理的內(nèi)部控制工作看似和社會責(zé)任不發(fā)生關(guān)系，但是嚴格意義上來說二者在目標(biāo)方面具有高度的契合性、一致性，所以在制定資金管理內(nèi)部控制目標(biāo)的過程中，既要考慮到資金管理的實際訴求，也要考慮企業(yè)在履行社會責(zé)任時對財務(wù)管理、資金管理的要求。首先，物流企業(yè)的資金管理部門需要在保證企業(yè)必需的成本投入以及利潤收益的基本條件下，更為慎重地對待自身的社會責(zé)任。如適當(dāng)增加在環(huán)境保護方面的投資，做好設(shè)備和原料的可回收利用工作等，承擔(dān)環(huán)保和可持續(xù)發(fā)展的責(zé)任。其次，正確認識有關(guān)社會責(zé)任的相關(guān)內(nèi)容，因為這會直接影響到物流企業(yè)資金管理內(nèi)部控制目標(biāo)的實現(xiàn)。社會責(zé)任不局限在公益捐贈領(lǐng)域，其不僅包括前文所提及的環(huán)境保護和助力可持續(xù)發(fā)展，也包括對國家新政策的貫徹和落實，如鄉(xiāng)村振興、發(fā)展農(nóng)村物流、節(jié)能運輸以及信息化建設(shè)等。最后，物流企業(yè)需要建立嚴格的外部監(jiān)督及激勵機制。要將貫徹和踐行社會責(zé)任意識與企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)管理、資金管理、內(nèi)部控制等考核內(nèi)容進行高度銜接，一方面增加績效管理的維度，另一方面從根本上增強廣大工作人員的責(zé)任意識。

（5）文化控制。物流企業(yè)資金管理的內(nèi)部控制要做到和企業(yè)文化深度結(jié)合，要在堅持“以人為本”這一前提條件下，增加企業(yè)內(nèi)部的交流和溝通，消除管理者以及管理對象之間的隔閡，逐步形成文化管理和紀律管理并行的管控模式，在提高企業(yè)經(jīng)濟效益的同時，促使其走上健康、充滿活力的可持續(xù)發(fā)展之路。同時，要在加強企業(yè)文化建設(shè)的過程中，夯實和矯正每一位員工的思想意識和價值觀念，確保其在日常工作的過程中堅守正確的財務(wù)觀和資金管理觀念、成本意識。

2.業(yè)務(wù)層面控制

物流企業(yè)具有特殊性，業(yè)務(wù)層面的控制主要包括資金活動風(fēng)險控制、采購業(yè)務(wù)控制、資產(chǎn)管理控制、銷售業(yè)務(wù)控制、全面預(yù)算控制、合同管理控制。

（1）資金活動主要風(fēng)險及控制措施。資金管理是物流企業(yè)實施內(nèi)部管理和控制，構(gòu)建完備的內(nèi)部控制體系的重要一環(huán)。為了規(guī)避資金管理風(fēng)險，必須加強相應(yīng)的管控，具體有幾個細節(jié)需要予以關(guān)注和把控。首先，規(guī)范業(yè)務(wù)前置審批流程，加強各環(huán)節(jié)風(fēng)險評估和內(nèi)部控制，減少或杜絕應(yīng)收賬款壞賬的發(fā)生。其次，加強期間費用管理，按照預(yù)算加強銷售費用、管理費用、財務(wù)費用管理，嚴控超預(yù)算支付費用，嚴禁支付無預(yù)算的費用。最后，加強客戶信用檔案管理，建立上下游客戶檔案目錄，對客戶進行征信評級，掛應(yīng)收賬款的客戶以大型國有企業(yè)為佳，對于非大型國有企業(yè)的小型單位，應(yīng)根據(jù)其資信情況建立不同級別的掛賬賬期，并定期對其進行動態(tài)評估。

（2）采購業(yè)務(wù)控制。對于物流企業(yè)而言，采購是非常關(guān)鍵的組成模塊，也是資金投入和損耗相對較大的模塊，要想優(yōu)化資金管理的內(nèi)部控制，采購業(yè)務(wù)控制始終是繞不開的一環(huán)。首先，需要結(jié)合企業(yè)的實際情況編制合理的采購計劃。物流企業(yè)在運營過程中所需的各種設(shè)備、物資較之其他生產(chǎn)型企業(yè)而言更新?lián)Q代的頻率相對較低，但是嚴謹且及時的計劃必然會給企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營帶來一定的影響，尤其是在資金使用方面，這意味著采購部門需要對企業(yè)內(nèi)部的采購需求有清晰的認知，制定嚴格的采購項目支付管理規(guī)定，基于采購合同分設(shè)不同的支付賬期，確保企業(yè)內(nèi)部良好的資金流動。其次，合理選擇供應(yīng)商。物流企業(yè)能否正確地選擇供應(yīng)商會對企業(yè)的長遠發(fā)展產(chǎn)生至關(guān)重要的影響，要想確保選擇的合理性，關(guān)鍵在于選拔標(biāo)準的制定，具體的參考維度包括供應(yīng)質(zhì)量、服務(wù)品質(zhì)、技術(shù)考核以及供應(yīng)價格和賬期設(shè)置。通常情況下，企業(yè)需要選擇兩至三家供應(yīng)商進行對比，從中選擇更契合本企業(yè)需求的供應(yīng)商。最后，注重對付款方式的審核及控制。對于采購項目的付款方式及比例需要實行嚴格的管理和控制，所有的付款行為必須執(zhí)行嚴格的內(nèi)部審批流程，并且手續(xù)完備，否則資金管理部門有權(quán)利拒絕支付。資金管理部門內(nèi)部有必要針對采購行為設(shè)置單獨的審計會計以及出納，并輔助對款項的合理性、規(guī)范性以及合法性進行校驗與核對。

（3）資產(chǎn)管理控制。資產(chǎn)與物流企業(yè)的資金管理情況有著莫大的關(guān)聯(lián)性，具體而言，其需要從以下幾個方面予以優(yōu)化和管控。首先，從資金管理的角度設(shè)置資產(chǎn)管理的關(guān)鍵控制點，包括資產(chǎn)取得、驗收、領(lǐng)用以及清查、處置幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其次，設(shè)置資產(chǎn)管理控制目標(biāo)以及制定嚴格的管理計劃，要針對關(guān)鍵控制點出臺相應(yīng)的、具體的方案，并保存過程中出現(xiàn)的各類單據(jù)，及時出具相應(yīng)的賬目和匯總信息。最后，從資金管理的視角切入，優(yōu)化資產(chǎn)管理和控制制度，具體內(nèi)容包括審批制度、購買驗收制度、支付以及發(fā)票開具索取制度等。

（4）銷售業(yè)務(wù)控制。銷售業(yè)務(wù)是物流企業(yè)直接產(chǎn)生資金、進行資金往來的環(huán)節(jié)，也是資金管理壓力頗大的模塊。首先，風(fēng)控部門和紀檢監(jiān)察部門要加強風(fēng)險評估和排查，加強事后監(jiān)督和跟蹤，按月發(fā)送對賬單和詢證函，將損失降到最低，確保國有資產(chǎn)安全和保值增值。其次，設(shè)置專門的銷售監(jiān)督及監(jiān)察，內(nèi)部的崗位設(shè)置不得與業(yè)務(wù)人員發(fā)生交叉和重疊。最后，加強對各種憑證的管理，尤其是對能夠直接反映銷售業(yè)務(wù)的發(fā)票、單據(jù)等要嚴格編輯序號進行管理，防止出現(xiàn)業(yè)務(wù)信息混淆，影響后續(xù)的資金支付以及票據(jù)回收。

（5）全面預(yù)算控制。對于物流企業(yè)而言，全面預(yù)算控制是助力資金管理內(nèi)部控制得以實現(xiàn)的關(guān)鍵性一環(huán)。具體包括兩方面內(nèi)容：首先，需要構(gòu)建完整的預(yù)算管理體系，為資金管理和控制提供有效支持，從目標(biāo)設(shè)定、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)控以及管理考核等方面予以嚴格落實。其次，從預(yù)算管理的角度做好資金管理和控制的基礎(chǔ)性工作。第一，物流企業(yè)需要結(jié)合預(yù)算編制以及執(zhí)行工作，落實資金管理和控制工作在各個部門（尤其是業(yè)務(wù)、采購等部門）內(nèi)部的執(zhí)行管理工作。第二，落地資金管理差異專項匯報制，就預(yù)算執(zhí)行的差異化結(jié)果及時進行匯報，及時向相關(guān)部門進行信息反饋，促使其作出整改計劃。第三，建立健全授權(quán)審批制。

（6）合同管理控制。物流企業(yè)必須加強合同管理，嚴格按照購銷合同約定收取或支付貨款。在與對方達成合作意向之后必須簽訂嚴謹規(guī)范的合同，并對所有費用的產(chǎn)出和計算作出規(guī)定，明確相應(yīng)的收費標(biāo)準。如果在合同執(zhí)行的過程中出現(xiàn)了新的收款項目或者需要墊付的項目，需要及時出具補充協(xié)議，杜絕任何沒有簽訂合同就提前提供的服務(wù)。

3.內(nèi)部控制評價及審計

內(nèi)部控制體系的建設(shè)需要完備的評價作為輔助和支持，通過設(shè)置嚴格的考評標(biāo)準及時評估其功能和效果，以便在后續(xù)工作中能夠及時進行優(yōu)化和改進。首先，企業(yè)需要將內(nèi)部控制的要求和績效考核進行關(guān)聯(lián)，明確制度以及規(guī)定中的各項要求和職責(zé)，落地關(guān)鍵崗位負責(zé)制。其次，建立一套完整且有效的監(jiān)督管理和督辦制度，并將是否貫徹和落實制度納入考核體系以及評估系統(tǒng)中，進而讓內(nèi)部控制的每一個環(huán)節(jié)都能處于被關(guān)注、被審核、被控制的狀態(tài)，確保能夠及時發(fā)現(xiàn)問題、排查問題，針對問題提出修改意見并解決問題。

三、結(jié)語

資金管理是企業(yè)的“精髓”所在，是保證企業(yè)這一龐大機器能夠?qū)崿F(xiàn)順利運轉(zhuǎn)的根本，也是促使企業(yè)在發(fā)展過程中不斷增生新鮮血液的核心。對于物流企業(yè)而言，資金管理意味著其在業(yè)務(wù)推進和企業(yè)運營過程中必須有序、有計劃、有目的地管理和使用資金，加強對費用控制、資源管理以及內(nèi)部控制體系的建設(shè)。只有確保企業(yè)的每一位工作人員都參與其中，為構(gòu)建良好資金管理內(nèi)控體系而努力，企業(yè)才能保持良好且穩(wěn)定的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。