探討深化公積金業(yè)務(wù)檔案管理的新機遇

朱春波

（濰坊市住房公積金管理中心昌邑分中心，山東 濰坊 261300）

一、公積金檔案管理的重要性

公積金體制的不斷改革為深化公積金檔案工作提供了新契機。公積金檔案是公積金的專業(yè)資料，如公積金憑證、公積金賬簿、各類報表等，在經(jīng)濟管理中產(chǎn)生并作為史料保存，是記錄和反映單位公積金活動的重要史料和證據(jù)，同時也是科學(xué)決策和實時管理的基礎(chǔ)。

二、公積金檔案信息對各項管理產(chǎn)生重大影響

（一）公積金檔案數(shù)量持續(xù)增長，載體形式不斷增多

由于公積金檔案的不斷產(chǎn)生，其規(guī)模逐漸擴大，再加上運營活動的不斷開展和時間的推遲，公積金檔案數(shù)量迅速增加，特別是作為公積金基礎(chǔ)的交易憑證日益增多。同時，隨著信息化的普及，除原始文件持有人存檔資料外，經(jīng)電腦處理的公積金資料（除應(yīng)保存的電子資料），亦應(yīng)按照《公積金檔案管理辦法》的規(guī)定打印公積金紙質(zhì)文本，形成雙重公積金檔案信息端口，即提供紙質(zhì)資金文件，包括存儲在計算機系統(tǒng)中的公積金數(shù)據(jù)。但是由于公積金和檔案管理部門缺乏監(jiān)督和指導(dǎo)，部分公積金部門未及時、完整地交付或沒有交付公積金檔案，對長期存放在公積金部門的檔案不進(jìn)行整理、編目，沒有足夠的倉庫和設(shè)備，隨意堆放，并且對超過保管期限的檔案不進(jìn)行評估，即使要銷毀，也未經(jīng)公積金部主管單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，就輕易銷毀。

（二）隨著社會中介機構(gòu)的介入，委托代理人逐漸增多

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展和公積金制度的改革，中介機構(gòu)逐漸以各級相關(guān)經(jīng)濟服務(wù)取代對公積金檔案的監(jiān)督管理。現(xiàn)行法律法規(guī)沒有明確規(guī)定公積金檔案的責(zé)任歸屬于中介機構(gòu)，有的單位委托社會保障中介機構(gòu)設(shè)立公積金代辦機構(gòu)，有的單位集團讓其下屬單位進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營中活動的控制，實行公積金派出或從公積金中選派工作人員制度，只注重從公積金中提取數(shù)據(jù)，公積金信息不完整，甚至所屬單位形成的公積金檔案權(quán)屬不清，公積金檔案記載信息不全，這給公積金信息的持續(xù)使用留下了隱患。如通過非公積金電腦化轉(zhuǎn)存的臺賬首頁、單位名稱、法定代表人簽名或蓋章等，以及公積金賬戶中的電子文件，不得轉(zhuǎn)換成磁性載體或光盤，需要在檔案部門轉(zhuǎn)移備案。

（三）公積金管理的法規(guī)制度不健全、不完善

作為檔案管理的基本法律，檔案法對包括公積金檔案在內(nèi)的檔案管理工作有明確的法律規(guī)定，規(guī)定每個單位必須保存檔案，并保存公積金文件和其他公積金信息。有的單位參照檔案管理，代表公積金部門負(fù)責(zé)向單位財務(wù)部門解釋，削弱了依法賦予的職能，即使有管理公積金檔案的規(guī)則和條例，亦難以監(jiān)察、審核和公積金的檔案，只是紙上談兵而已。在實踐中，經(jīng)常有報道說，有些單位自己動手破壞公積金檔案，在以法律經(jīng)濟為特征的市場經(jīng)濟的社會條件下，公積金檔案管理體制不健全，缺乏權(quán)威性的公積金檔案管理專項規(guī)定，明顯很難保證組織和經(jīng)濟正常、有計劃發(fā)展。

（四）職員通常缺乏檔案管理教育培訓(xùn)經(jīng)驗

基于營運公積金檔案管理現(xiàn)狀，公積金部門的職能一般局限于維持，缺乏對公積金信息資源的儲存、開發(fā)和使用的關(guān)注和研究，在許多情況下某些單位檢查公積金檔案時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)檔案報表缺乏文字分析；將大量證明存在的文件移交本組織的檔案和庫房，而不完全移交公積金的完整檔案，如書籍、報告等；在破產(chǎn)、重組和結(jié)構(gòu)調(diào)整的情況下，只關(guān)注資產(chǎn)清算，忽視公積金的管理；公積金單位的工作人員在檔案管理技能培訓(xùn)方面沒有足夠的經(jīng)驗，沒有從檔案實踐的角度對檔案的收集、保管、開發(fā)、歸檔等進(jìn)行管理，并且在檔案管理及運營方面普遍未顧及公積金貸款的先天缺陷。

三、落實改進(jìn)和加強公積金檔案信息管理的對策建議

（一）完善公積金檔案管理規(guī)則，加強對檔案的監(jiān)管

《檔案法》強調(diào)了檔案管理基本法的權(quán)威性，明確了保存包括公積金檔案在內(nèi)的各類檔案的法律責(zé)任。公積金檔案的規(guī)定應(yīng)當(dāng)與檔案法的精神相統(tǒng)一，對于公積金系統(tǒng)的監(jiān)測，要求各實體嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)一準(zhǔn)則，加強公積金的基礎(chǔ)工作。為確保公積金信息的真實性和完整性，組織檔案部門應(yīng)按照規(guī)定加強與公積金部門的溝通，認(rèn)真履行公積金檔案的監(jiān)督、審核和指導(dǎo)職能。近年來，不時出現(xiàn)公積金檔案被非法遺失、銷毀，資料失實或失實現(xiàn)象，各級檔案管理部門要加大監(jiān)督力度，積極爭取同級廣大群眾的支持，開展或者共同開展公積金執(zhí)行情況的核查工作。聯(lián)合審計部門展開監(jiān)督、審查、指導(dǎo)和管理，并利用單位績效評估等手段，按照檔案管理規(guī)則對公積金管理績效進(jìn)行評估，管理有關(guān)檔案的目標(biāo)工作、每年審核檔案、核證公積金表現(xiàn)等。

（二）充分認(rèn)識公積金管理的重要性，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)

各組織的主要管理人員應(yīng)充分認(rèn)識到公積金檔案資料對本組織合法活動的重要性，管理結(jié)構(gòu)規(guī)范。單位法定代表人應(yīng)該對單位公積金信息的真實性和完整性負(fù)責(zé)，授權(quán)公積金檔案的管理或銷毀鑒定；其他單位領(lǐng)導(dǎo)在制衡原則下與職能劃分不相適應(yīng)，授權(quán)對審批進(jìn)行監(jiān)督的單位總經(jīng)理或者投資分管理副總經(jīng)理不得批準(zhǔn)此類交易。依法由單位主要負(fù)責(zé)單位內(nèi)部檔案的保管，根據(jù)法律要求建立公積金檔案機構(gòu)，履行公積金工作人員的檔案職能，單位應(yīng)當(dāng)配備合格的公積金部門及人員，并為這一領(lǐng)域的檔案工作創(chuàng)造條件，對硬件、軟件開發(fā)、組織建設(shè)等提出管理要求。同時，指定或委托中介人保存公積金記錄的機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)明確區(qū)分保管公積金檔案的責(zé)任；在業(yè)務(wù)和檔案管理部門的監(jiān)督下，在知情的情況下進(jìn)行審計，準(zhǔn)確、真實、規(guī)范的公積金檔案資料，也是對組織法律代表的重要保護(hù)。

（三）設(shè)置培訓(xùn)課程,優(yōu)化公積金從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)

要多層次、多渠道優(yōu)化公積金從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)和法律意識，將公積金檔案管理納入教育職責(zé)。知識經(jīng)濟是以知識為基礎(chǔ)、以腦力勞動為主體的經(jīng)濟，在這種經(jīng)濟中，單位和服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立公積金檔案管理從業(yè)人員的開發(fā)課程，建立相應(yīng)的評價機制，優(yōu)化公積金從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)，增強員工的公積金法律意識，提高公積金檔案管理人員的整體素質(zhì)。

（四）提高本單位檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力

公積金檔案管理人員必須熟悉公積金工作的基本流程、基本規(guī)則和要求，同時熟練掌握社會資金信息檔案管理技能。單位應(yīng)建立權(quán)責(zé)相對應(yīng)的公積金檔案管理秩序，監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)公積金信息檔案的收集、整理工作。由公積金管理部門移交和使用公積金檔案，開展公積金檔案的整理和調(diào)查服務(wù)，對公積金的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，大型投資項目等公積金檔案人員必須根據(jù)公積金檔案的信息和規(guī)定，積極參與為本單位決策層提供參考服務(wù)。

（五）推進(jìn)計算機系統(tǒng)的建設(shè)和集成，加快檔案信息化進(jìn)程

各單位應(yīng)利用信息技術(shù)進(jìn)行信息整合和共享，能進(jìn)一步加快計算機化、辦公自動化和部門檔案信息化的一體化進(jìn)程，以及擴大和深化計算機信息系統(tǒng)在單位管理中的應(yīng)用。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)整合關(guān)于電子計算機公積金的文件管理，系統(tǒng)地收集有關(guān)資料，應(yīng)盡快制定合適的記錄電子管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，并將其納入本組織電子記錄和檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的總體規(guī)劃。在建設(shè)單位檔案信息化過程中，必須強化信息資源計算機的選擇、編輯和數(shù)據(jù)分析功能，為公積金信息的有效利用奠定基礎(chǔ)。同時，在確保完整性的基礎(chǔ)上，制定和改進(jìn)公積金電子檔案中信息的邏輯和物理歸檔方法，以確保公積金檔案的及時性和精簡性，并且將軟件系統(tǒng)在不同版本存檔，以確保信息的可訪問性，確保紙張和電子檔案中信息資源的一致性和安全性。

四、結(jié)語

應(yīng)充分重視公積金信息管理的地位和作用，完善監(jiān)督機制，加強監(jiān)督，規(guī)范內(nèi)部控制，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，規(guī)范公積金文件保管和信息管理行為，優(yōu)化公積金工作人員的知識結(jié)構(gòu)，保證單位管理的優(yōu)質(zhì)公積金信息，為合規(guī)用戶提供有關(guān)公積金的標(biāo)準(zhǔn)化資訊服務(wù)。