改革醫(yī)院人事檔案管理 促進人才資源利用

郭延姣

（烏蘭察布市中心醫(yī)院，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

一、人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的重要性

（一）建立人才庫，便于管理人才

建立人事檔案對單位內(nèi)人才進行整合，便于管理人才。綜合性醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員眾多，在日常工作中，還會有交流學(xué)習(xí)人員參與醫(yī)院的正常運行。醫(yī)院要想隨時掌握醫(yī)院內(nèi)部人才狀況，必須建立人才庫系統(tǒng)，而人才庫的建立需依托人事檔案。建立人事檔案，形成人才數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進行匯總和分析，可以讓醫(yī)院管理者及時、高效、全面地了解醫(yī)務(wù)人員具體情況。

同時，根據(jù)發(fā)展需要，對人才進行培養(yǎng)、提拔、使用等都需依靠人事檔案的客觀記錄。醫(yī)院可以通過人事檔案的記錄對人員進行分類和歸集，形成醫(yī)院內(nèi)部的人才機密信息，減少人才流失，并且不斷擴大醫(yī)院人才隊伍規(guī)模。

（二）記錄人才成長過程，為人才選拔作參考

人事檔案記錄了醫(yī)務(wù)人員的成長過程，包括學(xué)歷、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、獲得的榮譽等。人事檔案還可以反映出醫(yī)務(wù)人員在工作績效、患者評價等方面的情況。一方面可以反映人才的實際工作能力和素養(yǎng)，另一方面也能折射出醫(yī)務(wù)人員在學(xué)習(xí)和工作中的不足，醫(yī)務(wù)人員可將此作為自身前進的動力。

同時，這些記錄可以幫助醫(yī)院在選拔人才時更好地參考人才的經(jīng)歷，有利于對相關(guān)人員形成客觀、公平、真實的評價，進而選拔出更合適、更稱職的人才。

（三）為分析醫(yī)院人才配比情況作參考，便于有針對性地引進人才

隨著醫(yī)院規(guī)模、覆蓋領(lǐng)域的不斷擴大，人才的需求量不斷上升，醫(yī)院在發(fā)展的過程中要不斷充實自身的人才儲備。在引進人才時，人事檔案是重要的參考內(nèi)容，人才是醫(yī)院所渴望的，醫(yī)院需要為人才提供具有吸引力的薪資報酬。因此，為了降低醫(yī)院成本和負(fù)擔(dān)，在人才引進方面，醫(yī)院應(yīng)該重點從自身最薄弱、需求最強烈的方面入手，“醫(yī)院能夠通過人事檔案分析，及時判斷出急需引入的人才，以及提升現(xiàn)有人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力需要制定的相關(guān)培訓(xùn)計劃等”［1］。

在人才培養(yǎng)和引進的過程中，醫(yī)院還要重視相關(guān)人員的配比。每個科室的實際情況不同，需要的醫(yī)生、護士、輔助人員等數(shù)量和配比是有區(qū)別的。利用人事檔案進行分類管理，能在引進人才的同時，作出反饋，配合人員的數(shù)量管理情況，這就避免了在實際工作中出現(xiàn)矛盾再去解決的問題，可以提高醫(yī)院的整體工作效率。

二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題

人事檔案管理是醫(yī)院提高人力資源管理效率的重要路徑，但是由于醫(yī)院人力資源管理整體滯后，在人事檔案管理方面還存在諸多需要改進的地方。

（一）人事檔案管理意識不強，重視程度不足

人事檔案最大的作用就是對人才的成長進行記錄，然而在現(xiàn)實中，大部分醫(yī)院并沒有真正重視人事檔案，使用人事檔案的頻率也極低，導(dǎo)致很多人事檔案沒有及時得到更新和修正。很多醫(yī)務(wù)人員的檔案從進入醫(yī)院到離開醫(yī)院基本上沒有什么變化，過舊的檔案信息不能反映出人才的成長經(jīng)歷和能力狀況。管理意識的淡薄使得多數(shù)人事檔案處于塵封狀態(tài)，當(dāng)醫(yī)院管理者要對人員情況進行篩選時，人事檔案無法起到相應(yīng)作用。

（二）人事檔案管理模式和手段落后

目前，多數(shù)醫(yī)院采用的仍是傳統(tǒng)的人事檔案管理模式和手段。整個人事檔案從收集、整理，到鑒定、保管，再到查找、利用，全程都是手工進行的，不僅沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化，還缺乏共享性和系統(tǒng)性。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式比較單一，沒有制定相關(guān)的管理機制，檔案也不能及時備份。這與當(dāng)下人力資源發(fā)展的內(nèi)在需求不符，同時也影響了人力資源的工作效率。

（三）人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強

人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，但是很少有醫(yī)院會單獨設(shè)立人事檔案管理專員，僅由其他崗位的人員兼管，而這些人員并不具備專業(yè)的人事檔案管理知識，很多人并沒有接受過專門的檔案管理培訓(xùn)，缺乏檔案管理意識，在檔案的更新和修正方面存在拖沓和不準(zhǔn)確的問題，在整體上降低了管理質(zhì)量水平。

（四）人事檔案的完整性和真實性有待提高

人事檔案是跟隨人員流轉(zhuǎn)而流動的，在流動過程中，由于人工管理的弱點，部分檔案的完整性會受到影響。尤其是以往的人事檔案以紙質(zhì)資料為主，隨著人員各類證明文件和工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷的增多，檔案中的資料會相應(yīng)增加，檔案的完整性就會受到兩個方面的制約，一方面是人員資料能否及時得到整理并存入檔案，另一方面是檔案中的文件在流動中是否會遭到破壞。人事檔案管理的另一個原則就是真實性，從勞動關(guān)系管理部門的反饋中可以看出，人事檔案的工齡、保險參保時間、工作經(jīng)歷等都存在與實際情況不符的問題，而缺乏真實性，人事檔案的利用價值就會大打折扣。

三、完善醫(yī)院人事檔案管理的策略

不斷改革和完善人事檔案管理模式是提高人力資源管理效率的重要條件之一。良好的人事檔案管理是人力資源管理工作科學(xué)實施的基本條件。 要在醫(yī)院及醫(yī)療系統(tǒng)中完善人事檔案管理，可以從以下方面入手。

（一）明確制度，加強人事檔案管理

要實現(xiàn)科學(xué)化的人事檔案管理，首先要明確管理制度。從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者到人力資源管理者，再到人事檔案管理人員，應(yīng)該自上而下地形成管理意識，從思想上將人事檔案管理提到一個新高度。同時，從人事檔案的收集、整理、提交、查詢、使用的全過程入手，建立健全相關(guān)制度，以確保每一個環(huán)節(jié)都有管理辦法作為依據(jù)。此外，制度的制定應(yīng)符合醫(yī)院自身的實際情況，應(yīng)該明確人事檔案管理的范圍、內(nèi)容、管理期限、責(zé)任人等，并且做好檔案分類，依法依規(guī)開展人事檔案管理。

（二）加強培訓(xùn)，營造氛圍，實現(xiàn)人事檔案專業(yè)化管理

在人事檔案管理人員方面，要設(shè)置專門的管理崗位，專人專責(zé)管理。對相關(guān)的管理人員加強培訓(xùn)，讓其學(xué)習(xí)《檔案法》《保密法》等相關(guān)法規(guī)，同時提高其檔案管理的技能水平。“在醫(yī)院營造良好的人事檔案管理氛圍，建立醫(yī)院人事檔案文化，對人事檔案管理與人力資源管理進行工作上的銜接，同時構(gòu)建兩者的管理文化，并融入醫(yī)院的精神文明建設(shè)，構(gòu)建和諧的醫(yī)院文化?！保?］通過定崗、定責(zé)、培訓(xùn)及氛圍營造，不斷提高檔案管理人員對工作的認(rèn)識，提高其素質(zhì)，進而從思想和待遇兩個方面提高人事檔案管理人員的干勁。

（三）增強人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化和資源共享化

在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代，資源人事檔案管理也應(yīng)該緊跟時代發(fā)展步伐，醫(yī)院應(yīng)盡快將信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，提高人事檔案管理的信息化水平。當(dāng)更多的人事檔案信息形成網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)后，不僅可以實現(xiàn)院內(nèi)資源共享，也可以實現(xiàn)醫(yī)院間人才的信息互通，從而讓更多人才在交流前就被充分了解，進而提高人才交流的效率和成長的速度。

（四）完善人事檔案完整性和真實性管理

在人事檔案的管理中，檔案的完整性和真實性始終是檔案管理工作的核心。為保證檔案的完整性，醫(yī)院要及時根據(jù)人員崗位、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況等對檔案進行更新，對獎懲情況及時進行存檔。在人事檔案的整理過程中，要注意鑒別資料的真實性和準(zhǔn)確性，對于存疑資料要及時核實。在人事檔案的管理中，要避免非檔案管理人員隨意修改檔案內(nèi)容，減少利益相關(guān)人員對檔案的接觸，只有這樣才能確保人事檔案的完整性和真實性。

（五）提高人事檔案的利用率

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者要重視人事檔案的使用。目前，多數(shù)醫(yī)院在選拔人才時，要求人才對自己的工作情況、獎懲情況等進行詳細描述，然后由科室層層遞交到醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者手中，這不僅影響了人才選拔的效率，而且導(dǎo)致在此過程中會受人為因素影響，難以保證資料的真實性。因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該重視更加客觀、真實的人事檔案記錄，在選拔人才之前，先以檔案為依據(jù)進行初步篩選。當(dāng)然，通過檔案篩選人才的前提是醫(yī)院人事檔案管理處于全面受控的狀態(tài)。

四、結(jié)語

人事檔案管理是醫(yī)院管理人才、選拔人才的重要參考。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該重視人事檔案管理的意義和影響，管理者應(yīng)該重視檔案管理的態(tài)度和方法。醫(yī)院應(yīng)從軟件和硬件兩個方面驅(qū)動醫(yī)院的人事檔案管理，使其能在新時期的人力資源管理中發(fā)揮更大的作用。