RPA 技術在企業(yè)中的應用及效益分析

張莉，黃照森

（山東濰坊煙草有限公司，山東 濰坊 261205）

一、前言

無論是對企業(yè)進行數(shù)字化建設，還是對企業(yè)進行信息化建設，財務管理均在其中發(fā)揮著極為重要的作用?；赗PA 技術對財務系統(tǒng)加以完善，可使企業(yè)內(nèi)部管控工作存在的漏洞得到有效填補，進而不斷提高財務生產(chǎn)力，為企業(yè)業(yè)績增長和自身持續(xù)發(fā)展不斷助力。由此可見，圍繞RPA 技術展開深入分析具有非常重要的意義。

二、RPA 技術的優(yōu)點

RPA 技術的優(yōu)點主要是部署靈活，可保證數(shù)據(jù)準確、操作效率理想，具有極強的拓展性與安全性。相較于傳統(tǒng)的人工作業(yè)，RPA 技術既能夠做到以現(xiàn)有規(guī)則為依據(jù)，對業(yè)務進行無差別處理，并且在保證數(shù)據(jù)準確的前提下，使業(yè)務質量得到顯著提高，又可以使企業(yè)在存儲數(shù)據(jù)方面的需求得到滿足，確保所有操作流程均與操作日志對應，從而為日后審核與查詢工作的開展提供便利［1］。

三、RPA 技術的應用

（一）建設智能財務中心

基于RPA 技術對智能財務系統(tǒng)進行建設，為企業(yè)內(nèi)部管理助力，是企業(yè)發(fā)展的必然需求。近幾年，越來越多企業(yè)選擇引入RPA 技術。為提升企業(yè)管理水平，W 公司選擇引入RPA 技術，通過重造、優(yōu)化財務內(nèi)部工作流程的方式，推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。W 公司率先在日常會計核算、財務報表編報、納稅申報、往來款項管理、資金對賬等領域應用RPA 技術，在對企業(yè)內(nèi)部工作制度、流程進行完善的基礎上，建立了智能化的RPA 控制共享中心，通過RPA 技術進行全方位智能化處理。應用RPA 技術后，W 公司的工作效率得到了大幅提升，財務數(shù)據(jù)提報及時準確，準確率達100%，人力成本消耗也大大降低。

（二）融入財務管理

現(xiàn)階段，要想使RPA 技術的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，使RPA 技術被應用到財務管理各個末端環(huán)節(jié)，關鍵是要提前了解相關技術的應用方向。同時，在此基礎上，組織專業(yè)人員梳理并評估財務流程，確定可應用RPA 技術的管理領域。W公司首先通過梳理管理流程的方式，對內(nèi)部管理基本環(huán)節(jié)進行識別，其次以邏輯性、穩(wěn)定性和重復性為指導原則，確定引入RPA 技術的流程，最后在此基礎上對RPA 技術和管理流程進行融合，確保智能化中心的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮。

（三）重視風險管控

1.信息安全。外掛式部署的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在靈活性方面，雖然可確保RPA 技術的運行不會給現(xiàn)有信息系統(tǒng)的運行造成影響，但仍然存在誘發(fā)安全風險的可能，如通過管理系統(tǒng)向終端設備發(fā)送登錄指令，通常要提前輸入登錄ID和登錄密碼，若賬戶被惡意登錄或出現(xiàn)信息泄露，客戶端將面臨信息被盜取的風險［2］。要想使信息安全得到保證，關鍵是要對使用權限進行嚴格限制，阻斷惡意登錄系統(tǒng)的途徑，保證通信數(shù)據(jù)、文件和其他重要信息在隱藏化、密碼化方面的表現(xiàn)達到理想水平。

2.系統(tǒng)安全。一般來說，RPA 機器人均能夠實現(xiàn)與WEB 服務器、企業(yè)財務系統(tǒng)兼容，如果對系統(tǒng)進行升級，僅憑借RPA 技術已有的功能往往難以做到快速調(diào)整，因此將有一定概率出現(xiàn)不兼容問題，進而出現(xiàn)程序被迫終止運行的情況。要想避免此類問題出現(xiàn)，在對RPA 技術加以應用時，有關人員應定期保存運行日志并備份相應系統(tǒng)，通過制定應急預案，為RPA技術提供穩(wěn)定運行的環(huán)境，確保各項業(yè)務能得到有序推進。

3.人員安全。近半數(shù)已經(jīng)引入RPA 技術的企業(yè)表示，制約RPA 技術優(yōu)勢充分發(fā)揮的主要原因是機器人流程未能自動部署，而該問題的出現(xiàn)又與人員能力不足存在密切關聯(lián)。事實證明，缺少優(yōu)質團隊提供支持，一方面會使人員溝通和學習成本增多，另一方面會使企業(yè)面臨由于人員操作不科學而引發(fā)的運營風險。由此可見，有關人員應以企業(yè)的實際需求為依據(jù)，對學習計劃進行制定，促使IT 部門與業(yè)務部門形成合力，為RPA 技術的科學應用奠定良好基礎。

4.操作安全。RPA 的身份是虛擬員工，以其負責業(yè)務的執(zhí)行主體為程序，人為控制程序的操作流程難度較大，要想使操作風險得到有效控制，關鍵是在設計RPA 的過程中優(yōu)先選擇使用穩(wěn)定且標準的場景，盡量杜絕不良流程，保證自動化具有的優(yōu)勢得以充分發(fā)揮。

四、RPA 技術的應用效益

（一）實際應用

在很長一段時間內(nèi)，W 公司致力于尋求利用數(shù)字技術提升內(nèi)部管理水平的方法，為徹底解決財務管理在工作效率、數(shù)據(jù)協(xié)同性和數(shù)據(jù)準確率等方面存在的問題，提出對RPA 技術加以應用，以期能夠使財務管理質量和內(nèi)控水平得到顯著提升。目前，在企業(yè)內(nèi)部獲得廣泛認可的RPA 技術主要為報表機器人、賬務處理機器人、涉稅管理機器人。賬務處理機器人負責自動讀取銷售數(shù)據(jù)，及時自動生成會計憑證。此前即使有信息化業(yè)務系統(tǒng)支持，但財務核算人員制作每天的銷售業(yè)務仍需要4～5分鐘，而制作存貨采購入庫憑證約需要20分鐘。應用RPA技術后，只需點擊一下，即可自動完成憑證制作，無須人工額外操作，工作效率得到了提升。報表機器人實現(xiàn)了財務報表的全自動編報，將報表編制人員從繁重的工作中解放出來，實現(xiàn)了會計報表的及時編報，工作時間由2天縮短至1～2小時。涉稅管理機器人則負責增值稅、消費稅、印花稅及其附加稅費的自動處理，稅費計提申報數(shù)據(jù)準確，處理及時。

（二）應用效益

1.經(jīng)濟效益。RPA 技術對業(yè)務進行處理的速度較人工處理更快，一方面可使W 公司內(nèi)部控制的多平臺、多任務需求得到滿足，另一方面能夠做到全天候穩(wěn)定作業(yè)，在保證業(yè)務得到及時處理的基礎上，縮短處理時間和周期，讓準確率得到顯著提高，工作質效更接近預期，人力成本得到有效節(jié)約。此外，在開展智能化規(guī)劃相關工作時，由于受多方因素影響，極易出現(xiàn)系統(tǒng)入口不統(tǒng)一的問題，而對各類業(yè)務系統(tǒng)進行升級，通常要投入較多時間和較高成本，不利于信息技術、財務管理與業(yè)務內(nèi)控的融合。而應用RPA 技術后通常只需花費極少時間便能夠對人工訪問行為進行準確復制，將IT 體系的制約打破，實現(xiàn)跨系統(tǒng)平臺連接數(shù)據(jù)流，以較低的成本對各系統(tǒng)進行科學集成，使企業(yè)的運營效率、內(nèi)控水平得到顯著提升。

2.內(nèi)控效益。將RPA 技術與財務管理結合，可充分利用RPA 技術在不間斷運行、處理速度等方面的優(yōu)勢，加快業(yè)務流轉速度。在此基礎上，對風險高、操作難度大、缺乏規(guī)范性的流程進行優(yōu)化，可使數(shù)據(jù)資源被充分運用，真正實現(xiàn)既降低人工成本又提升工作效率。對RPA 技術加以應用時，管理人員需對自身的思維模式進行優(yōu)化，確保內(nèi)控工作盡快轉型，牢牢把握業(yè)務升級創(chuàng)新的機遇，對企業(yè)的協(xié)同服務、管控風險、配置資源、制定決策和內(nèi)部控制等方面的能力進行提升，促使財務標準管理和內(nèi)部風險控制等工作得到貫徹落實。事實證明，RPA技術能夠做到自動傳輸流程數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)傳輸準確且高效，替代人工完成基礎工作，確保人員工作重心可由早期的基礎會計轉變?yōu)楣芾頃?。在此基礎上，對人力資源進行科學配置，可為職能轉型助力，使控制和管理結構得到優(yōu)化。

3.財務轉型。RPA 技術給財務轉型帶來的影響十分深遠。對W 公司而言，在對財務進行數(shù)字化轉型的過程中，RPA 技術產(chǎn)生的影響集中體現(xiàn)在四個方面。一是作為典型的虛擬勞動力，RPA 技術可為財務數(shù)據(jù)整體質量的提升助力，使優(yōu)化業(yè)務處理、財務管理和內(nèi)部控制效率的目標得以實現(xiàn)。二是對RPA 技術加以使用，通常需要企業(yè)做到規(guī)范管理各項業(yè)務，由此帶來的積極影響是使相關數(shù)據(jù)的可靠性與準確性有所增強，可確?，F(xiàn)有業(yè)務流程的不足能被及時發(fā)現(xiàn)并得到處理，促使相關工作朝著信息化的方向前進。三是RPA 技術可做到高效集成企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)，為管控財務風險、優(yōu)化資源配置等工作提供支持，通過強化相關系統(tǒng)在價值創(chuàng)造、協(xié)調(diào)服務等方面的能力，使企業(yè)的數(shù)字化水平得到顯著提高。四是RPA 把財務人員從基礎管理工作中解放出來，使有關人員擁有更充足的時間用于自身能力與素質的提高。隨著人員素質的提高，財務工作的重心自然會向創(chuàng)造價值、制定決策等具有理想附加值方面的工作傾斜，這對企業(yè)的內(nèi)部控制乃至企業(yè)的整體發(fā)展均有重要意義。

五、結語

基于RPA 技術對智能財務系統(tǒng)進行建設是大勢所趨，其對企業(yè)內(nèi)控工作的有序開展具有突出意義。現(xiàn)階段，RPA 技術在企業(yè)管理中的應用仍然處于初級階段，但隨著應用力度的加大，RPA 技術具有的優(yōu)勢必然能夠得到更加充分的發(fā)揮，不僅財務管理存在的問題可被妥善解決，內(nèi)部管理質量也會不斷提升。