信息化技術(shù)在檔案管理中的應用

柳建華

（襄陽市人事考試院，湖北 襄陽 441021）

信息化技術(shù)已成為現(xiàn)階段人們?nèi)粘Ｉ睢⒐ぷ饕约皩W習中不可或缺的輔助工具，對信息化技術(shù)的開發(fā)及應用也在很大程度上促進了我國社會的整體發(fā)展。在當前的大環(huán)境之下，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式在實際運用的過程中往往很難發(fā)揮出理想效果，這也給檔案管理工作的開展帶來了諸多不便。將信息化手段應用到檔案管理工作中，可以使傳統(tǒng)管理模式中存在的弊端得到有效補足，同時使檔案處理效率得到明顯提升，為我國事業(yè)單位檔案管理工作的開展確定新的途徑。

一、信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應用優(yōu)勢

（一）提升了檔案儲存的安全性

事業(yè)單位在日常運轉(zhuǎn)過程中會產(chǎn)生多種檔案資料，具有一定的復雜性，想要對其進行有效管理往往存在一定難度。尤其在現(xiàn)階段的社會形勢之下，檔案管理工作在實際開展的過程中涉及的內(nèi)容越來越多。另外，事業(yè)單位的檔案儲存往往是一個長期的過程，因此，必須保證檔案儲存的安全性以及私密性。傳統(tǒng)的檔案儲存管理方式主要針對紙質(zhì)檔案，檔案資料的儲存不僅會占用較大的空間，也可能因為儲存室的環(huán)境因素而使檔案資料出現(xiàn)發(fā)霉、受潮以及被鼠蟻損壞等現(xiàn)象，這會對檔案的安全性以及完整性造成嚴重影響［1］。將信息化技術(shù)運用到事業(yè)單位檔案管理工作中，能在很大程度上解決上述問題，可以運用信息化技術(shù)將檔案文件以電子檔案的形式保存下來，工作人員在進行檔案查閱的時候，只需要操作電腦即可，在提升查閱效率的同時也保證了檔案儲存的安全性。

（二）有利于檔案信息的交流及共享

對于基層事業(yè)單位來說，在手工管理原始檔案時，想要實現(xiàn)各部門或者單位之間的信息共享往往較為困難，這也使得信息的價值沒有得到有效發(fā)揮。而運用計算機技術(shù)開展檔案管理工作，能使檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)安排更為有序，使管理工作的開展擁有系統(tǒng)化的依據(jù)，并且可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立起各部門之間的信息交流、共享渠道，使檔案資源的利用率得到明顯提升，從而進一步發(fā)揮出檔案的自身價值，同時保證各部門的檔案查閱效率［2］。

二、信息化技術(shù)在檔案管理中的應用路徑

（一）構(gòu)建功能完善的信息化檔案管理系統(tǒng)

將信息化技術(shù)應用到檔案管理工作中時，應該注意對當前事業(yè)單位檔案管理工作的開展情況有具體認知，以此為基礎構(gòu)建起功能完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，要保證管理系統(tǒng)包含三個方面。首先是檔案儲存管理系統(tǒng)。這是信息化檔案管理系統(tǒng)中最為重要的子系統(tǒng)，其在實際運轉(zhuǎn)過程中可以實現(xiàn)對檔案的自動編號，并且可以對檔案進行跟蹤定位。此外，這一子系統(tǒng)的檔案儲存位置還應該體現(xiàn)出檔案分配以及信息儲存管理功能，從而使電子檔案的儲存實現(xiàn)可視化、動態(tài)化管理［3］。其次是檔案查詢管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)可以在檔案查詢時提供相應的檔案目錄，并且可以有效提升檔案管理系統(tǒng)的保密程度，使管理人員的檔案管理工作質(zhì)量得到保證。最后是檔案安全管理系統(tǒng)。這一子系統(tǒng)以互聯(lián)網(wǎng)信息安全技術(shù)為依托，可以實現(xiàn)對電子檔案儲存狀態(tài)的有效監(jiān)管，如果存在電子檔案不經(jīng)過子系統(tǒng)查詢便發(fā)出出庫指令的現(xiàn)象，監(jiān)控模塊會立刻向計算機中心發(fā)出警報。

（二）實現(xiàn)檔案資源的及時共享

信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應用，使檔案管理工作的開展在很大程度上滿足了當前社會發(fā)展的實際需求，同時也使檔案資源的開發(fā)利用更為深入。在實際開展事業(yè)單位檔案管理工作時，應該注意利用信息化技術(shù)將檔案上傳到專門的管理平臺上，通常情況下，這一管理平臺是事業(yè)單位自己建設的，各部門可以在信息管理平臺上與其他部門進行信息互動以及共享，使文件簽署、人員信息歸總等工作的開展取得更為理想的效果，直接通過網(wǎng)絡平臺進行操作，也使得檔案管理工作的開展更加透明［4］。同時，事業(yè)單位還可以通過檔案信息化管理的方式有選擇地公開行政信息，這有利于檔案資源的實時共享，能促進事業(yè)單位內(nèi)部相關(guān)業(yè)務的開展。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在當前的信息化時代背景下，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，積極應用先進的信息化技術(shù)，但想要使信息化技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮出理想效果，檔案管理工作人員自身應具有較高的專業(yè)素質(zhì)，尤其要掌握相應的計算機技術(shù)，可以利用其開展信息化檔案管理工作。因此，事業(yè)單位今后要注意培養(yǎng)起一支高素質(zhì)的信息化檔案管理隊伍，在提升檔案管理崗位招聘門檻的同時，還應該定期對當前在崗工作人員進行具有技術(shù)針對性的培訓，主要是提升崗位工作人員的信息化技術(shù)了解深度以及操作水平，使檔案管理工作人員借助信息化技術(shù)有效開展檔案管理工作，同時使檔案管理團隊的綜合素質(zhì)得到持續(xù)性提升［5］。

（四）進一步提升檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全性

將信息化技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理工作中，可以使檔案管理工作的開展效率以及質(zhì)量得到明顯提升，也可以使檔案資料的儲存空間得到有效擴展。但與此同時，我們也發(fā)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)安全問題往往對事業(yè)單位檔案管理工作的開展具有一定的負面影響，并且這種影響具有持續(xù)性。這主要是由于在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行檔案信息傳遞時，可能會受到病毒及黑客的入侵，從而出現(xiàn)重要信息數(shù)據(jù)泄漏的情況，因此需要建立一套完善的網(wǎng)絡安全系統(tǒng)，有效防止病毒以及非法軟件的入侵［6］。在利用計算機網(wǎng)絡平臺進行檔案信息傳輸?shù)倪^程中，想要保證信息數(shù)據(jù)不出現(xiàn)泄漏以及被非法篡改的現(xiàn)象，應該注意從技術(shù)上提升網(wǎng)絡平臺系統(tǒng)的安全性，建立起完善的身份認證權(quán)限系統(tǒng)，這樣一來，在對相關(guān)檔案資料進行查詢、下載以及傳輸?shù)炔僮鞯臅r候，需要通過相應的管理權(quán)限認證，只有特定人員才有資格查看檔案資源。同時還應該注意在軟件系統(tǒng)上下功夫，配備相應的防火墻產(chǎn)品、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒系統(tǒng)、緊急備份系統(tǒng)以及信息傳輸加密系統(tǒng)等等，通過這種方式使事業(yè)單位在運用信息化技術(shù)開展檔案管理工作時的安全性得到有效提升。此外，隨著我國科技水平的不斷提升，未來信息化技術(shù)在檔案管理工作中的融入勢必也會更為深入，應該注意積極開發(fā)智能化技術(shù)，建設出一套與當前事業(yè)單位實際發(fā)展情況以及檔案管理工作開展實際需要相符合的智能化管理體系，從而提升信息化檔案管理工作的規(guī)范程度，提升檔案的安全性以及儲存量。

三、結(jié)語

現(xiàn)階段我國信息化技術(shù)水平不斷提升，行政事業(yè)單位在開展檔案管理工作時應該注意對以往的管理模式進行積極創(chuàng)新，順應時代發(fā)展需求，將信息化技術(shù)積極融入檔案管理工作中，從而在整體上提升檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。同時，今后事業(yè)單位在開展信息化檔案管理工作時，應該注意培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，可以通過提升招聘門檻以及對現(xiàn)有崗位工作人員進行定期在崗培訓的方式提升工作人員的綜合素質(zhì)，尤其要提升工作人員的信息化技術(shù)操作水平，使其可以有效利用信息化技術(shù)熟練開展各項檔案管理工作。隨著我國科技水平的不斷提升，事業(yè)單位檔案管理工作與信息化技術(shù)之間的融合會越來越深入，這就需要事業(yè)單位構(gòu)建起一體化的信息化檔案管理體系，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行明確，保證信息化檔案管理工作的智能化，這也是今后信息化檔案管理的重要創(chuàng)新路徑。