技工院校綜合檔案管理現(xiàn)狀和提升策略

文/廣州市工貿(mào)技師學(xué)院 鐘巧毅

技工院校如果建立了完整的綜合檔案室，科學(xué)管理學(xué)校的全部檔案，才能真實(shí)記錄這所學(xué)校發(fā)展歷史的各方面情況。它有著職能性、原始性、價(jià)值性的特點(diǎn)，對(duì)這所學(xué)校的發(fā)展具有重要的作用。隨著技工院校的不斷發(fā)展，越來越多的領(lǐng)域需要用到檔案，所以檔案管理工作的重要性在技工院校的日常管理事務(wù)中越發(fā)得到了體現(xiàn)。

一、技校綜合檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前，技工院校檔案管理除少數(shù)技師學(xué)院建立了較規(guī)范的綜合檔案室，對(duì)學(xué)校的各類檔案進(jìn)行科學(xué)管理外，絕大部分技工院校檔案沒有分類集中管理，各科室管理本部門的檔案。例如：畢業(yè)生的檔案放在學(xué)籍管理部門管理；歷年的教學(xué)資料存放在教學(xué)部門，等等。每個(gè)部門都要較多的檔案柜和專、兼職管理人員。這樣分散管理，歷史資料管理混亂，管理人員不專業(yè)，還經(jīng)常更換。所以歷史資料很難查找，還經(jīng)常丟失。特別是遇到部門搬家，搬遷一次，歷史資料就丟失一批，多少用錢都買不回來的珍貴學(xué)校歷史資料因此遺失。

二、技校檔案管理混亂的原因

（一）對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。一些單位認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫，收文發(fā)文，整理資料等等雜事，因此對(duì)檔案管理工作不重視。

（二）管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，或身兼數(shù)職。個(gè)別單位沒有專業(yè)的檔案管理人員，業(yè)務(wù)不精導(dǎo)致管理不善，不到位，管理工作流于形式。

（三）“六防”設(shè)備不配套。環(huán)境差，沒有建立全校各類檔案集中管理的綜合檔案室和檔案管理必備的設(shè)備，檔案容易霉變、流失。

三、技校提升檔案管理的策略

為了技工院校科學(xué)快速發(fā)展，盡快地解決目前檔案管理混亂的情況，應(yīng)該做好下面幾方面工作：

（一）提高技工院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。技工院校領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到，檔案管理的好壞體現(xiàn)本校的真實(shí)面貌，它是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估的重要內(nèi)容，也是學(xué)校發(fā)展的必要條件。檔案管理全面體現(xiàn)了本校的基本職能，是學(xué)校各種數(shù)據(jù)的體現(xiàn)形式，也是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合業(yè)務(wù)水平的“窗口”，為本校的發(fā)展規(guī)劃起到不可估量的作用。技工院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)提高之后，應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識(shí)，建議人社部門開辦的校長(zhǎng)培訓(xùn)班的教學(xué)內(nèi)容中，增加學(xué)校檔案管理內(nèi)容。

（二）培養(yǎng)專業(yè)管理人員。檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性和連續(xù)性。是各級(jí)組織各類活動(dòng)的重要記錄和體現(xiàn)。這就要求檔案管理人員具備專業(yè)的知識(shí)結(jié)構(gòu)、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能和很強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)。在目前引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才的情況下，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，并且隨著檔案管理要求的不斷提高和管理理論、技術(shù)的更新，檔案管理人員也應(yīng)不斷自學(xué)和接受培訓(xùn)，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案和檔案管理的重要性，明確檔案管理的要求，熟練掌握檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂、借閱和保存等業(yè)務(wù)，全面地、系統(tǒng)地掌握檔案管理方面的知識(shí)和技能。再者檔案管理人員要相對(duì)穩(wěn)定。才能使檔案管理人員不斷積累檔案管理經(jīng)驗(yàn)，增加職業(yè)的責(zé)任心和熱愛本崗位工作，并制訂檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃和自己的職業(yè)提升規(guī)劃，通過較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)和歷練，一定能成為檔案管理職業(yè)素養(yǎng)較高的檔案管理人員。

（三）明確檔案管理工作的流程。1.對(duì)檔案的分類要合理，針對(duì)期限的劃分要明確，材料的及時(shí)歸檔要重視。2.檔案管理工作的流程比較復(fù)雜，要收集、篩選、校對(duì)、整理，每個(gè)環(huán)節(jié)缺一不可，步驟細(xì)致繁雜。但由于這些步驟的處理會(huì)對(duì)今后檔案的高效使用有直接影響，故不可忽略或敷衍了事。

（四）建立現(xiàn)代化的規(guī)范的綜合檔案室。社會(huì)的快速發(fā)展，特別是人才配置的市場(chǎng)化，檔案成為信息產(chǎn)品，以此也成為人才信息資源的寶庫(kù)。如何合理、有效地開發(fā)利用這種資源信息，最大限度地發(fā)揮其最大作用及最佳效益，是現(xiàn)代檔案管理的基本宗旨。而建立現(xiàn)代化的綜合檔案室，是實(shí)現(xiàn)這一基本宗旨的必備條件?，F(xiàn)在大部分技工院校用房很緊張，沒有房子建立綜合檔案室，這是對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足和對(duì)現(xiàn)代檔案管理不了解所產(chǎn)生的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。過去使用的主要是紙質(zhì)檔案，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂、借閱都是手工操作。檔案的堆積給工作帶來很多的不便和壓力，而且保存需要較大的空間。因此，我們要加強(qiáng)信息化管理。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，增強(qiáng)了檔案管理的運(yùn)用效率。特別是要借助于磁盤、磁帶、優(yōu)盤、光盤保存檔案，讓檔案管理方式向自動(dòng)化、智能化方面發(fā)展，增強(qiáng)檔案的信息化程度，在工作方式方法上豐富其內(nèi)涵和手段。這樣既可以減輕了檔案管理工作量，也節(jié)省出很多空間。

四、結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下，檔案管理工作作為重要的資源提供工作，必須要緊跟時(shí)代步伐，不斷創(chuàng)新，不斷完善管理工作制度，提高管理人員的專業(yè)水平。同時(shí)建立現(xiàn)代化的綜合檔案管理室，使技工院校的檔案管理提升到較高層次。這樣學(xué)校就能用較小的空間儲(chǔ)存學(xué)校全部檔案，并且還可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的檢索找到所需的大量資料，從而充分發(fā)揮檔案的最大作用及最佳效益，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。