醫(yī)院文明單位創(chuàng)建檔案資料的收集管理研究

胡麗媛

摘要：創(chuàng)建文明單位作為提升“兩個文明”的重要手段之一，醫(yī)院文明單位需要充分利用檔案工作建立文明單位創(chuàng)建臺賬，采用檔案化的方式進行管理，從而有效保證臺賬資料內(nèi)容的規(guī)范、齊全以及準(zhǔn)確。本文就醫(yī)院文明單位創(chuàng)建檔案資料的收集與管理做出研究，希望能夠起到一些參考作用。

關(guān)鍵詞：文明單位;創(chuàng)建;檔案

在醫(yī)院單位“物質(zhì)文明、政治文明以及精神文明”等方面建設(shè)工作中，文明單位有著十分重要的作用，而且可以為醫(yī)院工作做好表彰，文明單位能夠有效提升職工素質(zhì)，保障單位文明程度更上一層樓。在創(chuàng)建文明單位的過程中，其檔案質(zhì)量的優(yōu)劣在某種程度上，能夠?qū)?chuàng)建工作的成敗產(chǎn)生直接影響。

一、文明單位創(chuàng)建檔案資料的作用與意義

通常情況下，創(chuàng)建文明單位需要經(jīng)歷三個年度的工作時間，因此是一項系統(tǒng)性特征十分明顯的工程。在實際工作的過程中，不僅需要嚴(yán)格參照當(dāng)?shù)匚拿饕?guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，同時還應(yīng)當(dāng)積極開展各種主題類活動，并要將創(chuàng)建過程中自然形成的各種原始材料完整的保存下來，以保障創(chuàng)建工作得到有效的助力。在創(chuàng)建過程中積累的臺賬資料便是檔案，但是由于整個創(chuàng)建工作都需要在日常的業(yè)務(wù)工作中貫穿，因此該過程有著十分明確的動態(tài)性，相關(guān)檢查小組無法一直在某個地區(qū)進行審核，對創(chuàng)建成果的創(chuàng)收更多是參照臺賬資料進行分析。因此，檔案資料不僅是文明單位創(chuàng)建工作的重要組成部分，同時也是創(chuàng)建文明單位的重要環(huán)節(jié)，檔案資料收集管理工作的優(yōu)劣，在某種程度上能夠?qū)?chuàng)建工作的成果產(chǎn)生直接影響。

二、文明單位創(chuàng)建過程中檔案資料收集管理內(nèi)容

（一）綜合性檔案資料

綜合性檔案具體包括日常工作完成質(zhì)量、重大事件決策等內(nèi)容。在記錄該類檔案資料時，需要對定期移交的方法進行采取，具體需要安排專門人員收集和分析材料，并按照具體的季度和月份進行報告，然后將其整理、篩選和分類，使醫(yī)院自身的發(fā)展需求得到滿足。該類檔案資料相對比較復(fù)雜和繁瑣，因此對審查人員具有較為嚴(yán)格的要求。

（二）人事檔案資料

人事檔案主要記錄員工日常行為中的突出表現(xiàn)，這也是人力資源管理工作開展的一項重要資料。在收集人事檔案資料時，需要對數(shù)據(jù)的保密性、時效性以及準(zhǔn)確性等加大注意。人事檔案資料十分重要，而且涉及到個人權(quán)益問題，所以在收集和管理人事檔案資料時，需要確保工作人員能夠認(rèn)真履行自身職責(zé)，嚴(yán)格審查個人信息。如檔案信息不合范圍，則應(yīng)禁止其在檔案資料庫中計入，在有效收集后進行審核，直到滿足標(biāo)準(zhǔn)方可錄入。

（三）財務(wù)檔案資料

財務(wù)管理主要是指醫(yī)院在具體運營期間所產(chǎn)生的相關(guān)經(jīng)濟數(shù)據(jù)資料，可以對醫(yī)院收支問題進行充分反映。財務(wù)管理檔案具有較強的專業(yè)性，需要通過高素質(zhì)高技術(shù)人才來有效收集檔案資料，并由文書人員和檔案人員協(xié)調(diào)各自部門的工作開展，有效履行自身職責(zé)，從而實現(xiàn)互利互補的目標(biāo)。對于財務(wù)檔案收集而言，財務(wù)報表收集是十分重要的一項內(nèi)容，需要相關(guān)工作人員認(rèn)真收集財務(wù)報表，并在年底移交給相關(guān)檔案管理人員進行保管。

（四）科室檔案資料

科室檔案主要是醫(yī)院在開展研究工作時，所收集到的相關(guān)資料數(shù)據(jù)或者圖表，這也是醫(yī)院科研活動開展的重要憑借之一?？剖覚n案具有較強的專業(yè)性，對相關(guān)工作人員也提出了較高的專業(yè)技術(shù)水平要求。在實際收集過程當(dāng)中，需要向相關(guān)管理部門移交一段時期內(nèi)的全部數(shù)據(jù)，對此，醫(yī)院需要合理采取方式，有效收集科室檔案資料。

（五）影像學(xué)檔案和病理標(biāo)本檔案資料的收集

影像學(xué)檔案主要是醫(yī)院在就診時所得到的的影像檢查資料，具體包括心電圖、超聲影像、X光相片、CT以及內(nèi)窺影像等。影響資料可以輔助醫(yī)院就診時分析病情，同時也是醫(yī)院檔案收集工作當(dāng)中的一項重要內(nèi)容，在具體收集影像資料時，需要分別從傳統(tǒng)影像資料和數(shù)字化影像資料收集兩方面進行入手。病理標(biāo)本檔案是病理科在實際醫(yī)療期間所制作的相關(guān)標(biāo)本圖片，需要由病理科人員進行收集。

三、醫(yī)院文明單位創(chuàng)建檔案資料收集管理工作建議

（一）實行檔案電子化管理

為了能夠保障檔案收集管理工作與當(dāng)前綠色環(huán)保理念充分迎合，各個醫(yī)院文明單位創(chuàng)建主管部門應(yīng)當(dāng)切實應(yīng)用電子化考核的方式開展工作。例如在2017年起，某省文明單位考核驗收考核單位已經(jīng)從以往的上門檢查工作方式，轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上聯(lián)查的方式開展工作，將文明單位創(chuàng)建臺賬動態(tài)管理系統(tǒng)向各個縣市區(qū)進行推廣實施，真正實現(xiàn)了動態(tài)化、網(wǎng)絡(luò)化以及電子化的管理模式。這種電子化的管理模式，是保障醫(yī)院單位能源消耗得以節(jié)省的重要舉措，能夠顯著降低醫(yī)院各種辦公成本的節(jié)省，紙質(zhì)檔案的存儲空間得到了極大縮減，這與當(dāng)下文明創(chuàng)建工作的綠色主題十分迎合。與此同時，借助網(wǎng)絡(luò)平臺考核交流方式，能夠?qū)Ω鞣N創(chuàng)建檔案管理工作的有效經(jīng)驗進行充分集合，并且借助網(wǎng)絡(luò)平臺的力量進行推廣和應(yīng)用，為各地區(qū)醫(yī)院文明單位創(chuàng)建水平的提升提供充分保障。最后，網(wǎng)絡(luò)化的創(chuàng)建檔案管理工作模式，考評工作的公平性以及透明性都得到了明顯提升。

（二）注重日常積累，促使檔案內(nèi)涵得以豐富

在醫(yī)院文明單位創(chuàng)建檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)形成一套規(guī)范的量化考核標(biāo)準(zhǔn)，很多醫(yī)院都能夠參照考核要求提供齊全的資料，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及詳實性，規(guī)范的進行各種檔案修訂管理。但是，仍然還有很多醫(yī)院在開展工作的過程中因循守舊，整個文明創(chuàng)建檔案管理工作內(nèi)容單一，創(chuàng)新性以及多元性十分匱乏。因此，筆者建議各個醫(yī)院在進行文明單位創(chuàng)建檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)提前規(guī)劃創(chuàng)建檔案工作的計劃，對日常的積累報以重視，促使動態(tài)檔案資料的收集工作得以充分強化，尤其是針對音像以及圖片等動態(tài)資料的收集更應(yīng)當(dāng)引起重視，采用電子化的方式進行管理，分層次設(shè)置文件夾，并將相對應(yīng)的文件放在文件夾中，積極利用一些計算機等現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)對資料進行存儲，并對資料進行備份。最后，保障各種資料注釋的準(zhǔn)確性與完整性，對照片檔案進行分析與探究，與畫面等資料結(jié)合制作成為完成的電子檔案，豐富檔案管理工作的內(nèi)涵，提升檔案管理工作的多元性。

（三）健全管理機制，獎懲并重

醫(yī)院應(yīng)采用多元化的手段為相關(guān)工作人員提供多方面的交流培訓(xùn)機會，積極引導(dǎo)工作人員前往兄弟單位進行交流與合作，交換彼此之間的管理經(jīng)驗，提升檔案管理工作的有效性，進而保障檔案管理工作水平更上一層樓。醫(yī)院文明單位創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)班子成員需要針對檔案管理工作進行定期的指導(dǎo)與檢查，及時落實整改日常工作中存在的問題，奠定堅實的基礎(chǔ)保障檔案收集管理工作的順利開展。與此同時，相關(guān)工作人員還應(yīng)當(dāng)將在年終績效考評中加入創(chuàng)建檔案管理工作的檢查和考評結(jié)果，對于一些表現(xiàn)不好的，工作不積極的工作人員可以進行適當(dāng)批評和懲罰，而對于一些工作中有突出表現(xiàn)的工作人員也可以提供適當(dāng)?shù)木癃剟钜约拔镔|(zhì)獎勵。用合理的獎懲手段保障工作人員的工作積極性以及工作主動性得以充分的提升。

（四）建設(shè)高素質(zhì)的人才隊伍

作為知識管理的核心，人才對于文明單位創(chuàng)建檔案管理工作而言有著十分重要的作用，甚至在某種程度上更是知識管理中最為主動和活躍的因素。作為醫(yī)院的檔案管理人員，不僅要求其自身具備完善的檔案管理專業(yè)知識，同時還需要充分了解醫(yī)院的各項工作業(yè)務(wù)。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)有針對性、有步驟以及有計劃的對相關(guān)工作人員進行教育和指導(dǎo)，促使其能夠掌握更加系統(tǒng)性的管理方式，明確自身工作的實際要求和相關(guān)方法與規(guī)律，同步更新自身的工作技能、知識結(jié)構(gòu)與工作理念，保障醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理工作能夠與時代的發(fā)展相迎合，為檔案管理工作水平的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。

（五）加強檔案資料的收集工作

檔案管理工作對于醫(yī)院整體管理工作而言有著十分重要的作用與意義，而現(xiàn)階段很多醫(yī)院存在檔案收集不規(guī)范以及不齊全等問題，這些問題都會對醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)逐漸建立一個“收集是檔案工作的基礎(chǔ)和起點，是存儲信息資源的重要保障”的意識，在日常工作的過程中對第一手原始資料報以重視，對收集的源頭進行有效的控制，定期向各個部門進行收集，集中醫(yī)院各種檔案資料信息，保障檔案資料的數(shù)量，優(yōu)化檔案信息的質(zhì)量，確保檔案資料的成分更加充實，將醫(yī)院文明單位創(chuàng)建工作的真實情況反映出來。

（六）嚴(yán)格審核檢驗標(biāo)準(zhǔn)

在開展檢驗收集工作時，檢驗標(biāo)準(zhǔn)是十分重要的基礎(chǔ)內(nèi)容，檢驗標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)謹(jǐn)性和合理性對收集工作質(zhì)量具有決定性作用。通過嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的開展檔案資料收集工作，并在完成設(shè)立后及時進行審查，可以使資料收集的合理性得到提高。必要情況下，醫(yī)院還可以對專家組進行聘請，并組織會審，從而全面審核和完善檔案收集工作的全面性、準(zhǔn)確性和及時性。對于檔案收集工作而言，其不僅細(xì)節(jié)較多，而且內(nèi)容上也十分復(fù)雜多樣，對此可以對國外先進技術(shù)進行引進和應(yīng)用，從而有效開展統(tǒng)計處理工作。在實際收集過程中還需要結(jié)合具體情況，細(xì)微改動收集標(biāo)準(zhǔn)，確保與實際情況相符合，有效提高資料收集工作效益。

（七）加大監(jiān)管力度，提高質(zhì)量評估水平

在實際開展監(jiān)管審查工作時，各部門需要保證一絲不茍，對收集質(zhì)量、檢驗資料質(zhì)量、審核檢驗、檔案完整度等進行細(xì)致檢查。與此同時，在檔案收集工作檢驗過程中，質(zhì)量評估是十分重要的一項內(nèi)容，需要對現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進行合理運用，并對檢驗質(zhì)量進行全方位評估。例如，可以通過可靠性分析來判定資料收集的完整性和可靠性。

（八）提高問題解決的效率

檔案資料當(dāng)中存在的任何偏差，都可能會對后續(xù)治療工作開展和醫(yī)學(xué)發(fā)展造成十分嚴(yán)重的傷害。所以，在資料收集過程中發(fā)現(xiàn)的問題，工作人員需要詳細(xì)進行記錄，并及時進行處理，從而有效降低事故發(fā)生概率，使檔案資料的準(zhǔn)確性和科學(xué)性得到保證。相關(guān)工作人員需要切忌，不能在工作中存在玩忽職守的現(xiàn)象，并要有效提高問題的解決效率，從而促進我國醫(yī)學(xué)行業(yè)的健康發(fā)展。

（九）加強現(xiàn)代化技術(shù)和裝備設(shè)施的建設(shè)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，其在各個領(lǐng)域當(dāng)中也逐漸得到有效應(yīng)用，對此，在檔案管理工作當(dāng)中需要合理運用微縮技術(shù)、光盤技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備，以此來有效研制信息化和實用化軟件，對電子信息模塊進行建立，提升網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)水平，使聲像等檔案佐證能力得到提高，發(fā)揮出檔案信息資源的服務(wù)功能。

結(jié)束語：

總而言之，文明單位檔案在創(chuàng)建工作的過程中有著十分重要的作用，同時創(chuàng)建文明單位的一項基礎(chǔ)性工作就是對檔案資料進行匯編、整理與收集，能夠?qū)⒏鱾€單位在創(chuàng)建過程中各項工作以及創(chuàng)建活動開展情況的真實寫照充分的展現(xiàn)出來。因此，醫(yī)院在進行文明單位建設(shè)的過程中，對于檔案資料的收集與管理應(yīng)當(dāng)報以高度重視，充分保障創(chuàng)建檔案的規(guī)范性、時效性以及真實性，提供有色彩的歷史記錄保障文明單位創(chuàng)建工作的順利開展。

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