對加強檔案管理工作的認識和思考

王繼萍

摘 要：檔案是單位工作的記錄和憑證，記錄著單位的發(fā)展變化全貌，維護著單位的權益。隨著社會信息化的深入發(fā)展，檔案也被列入社會信息的重要內(nèi)容受到了更多的重視和關注。目前，雖然檔案管理工作得到了不斷加強，但是仍然存在很多不利于檔案發(fā)展的問題和難題，需要進行必要的改進，才能為檔案工作的健康發(fā)展創(chuàng)造有利條件，為社會發(fā)展注入檔案力量。

關鍵詞：檔案管理;認識;思考

社會進入新的發(fā)展時期，社會信息化，信息共享化成為一種社會共識，人們的信息意識不斷增強。檔案是信息的記錄載體，是特殊形式的信息承載體，但是檔案本身的社會屬性又區(qū)別于一般的社會信息，它的保密性、政治性和唯一性、憑證性特征明顯，并且很多檔案信息的直觀性不夠明顯，需要經(jīng)過系列的鑒定和發(fā)掘，提煉轉(zhuǎn)換為合理的表現(xiàn)形式才可以更好地進行社會傳播利用。做好檔案管理工作在保存社會記憶，記錄工作過程的同時，可以更好的提供服務利用，為促進單位發(fā)展，提升工作質(zhì)量提供幫助。

1 檔案管理的基本價值作用

檔案管理包含有多個方面的目的和作用，最為根本的是為國家積累檔案資源財富，并通過開發(fā)利用服務助推社會發(fā)展和工作質(zhì)量效益雙提升。做好檔案管理工作的價值意義具體有以下幾個方面：

1.1推進文化建設。檔案屬于社會信息范疇，是歷史文化的有效載體。在當今文化建設和文化軟實力不斷加強的環(huán)境下，社會文化建設得到了前所未有的重視，加之信息技術在文化開發(fā)傳播中的重要作用，形成了社會文化多樣化和歷史化的需求特點。檔案含有豐富的歷史和現(xiàn)實文化因素，經(jīng)過篩選處理可以有效轉(zhuǎn)化為積極地社會文化元素，豐富社會文化的內(nèi)涵，增強文化建設的深度和廣度，為社會文化建設注入新的生機和活力，促進優(yōu)良文化的更好傳播，推動整個文化建設的高質(zhì)量發(fā)展。

1.2 助力管理決策。檔案的真實性和憑證性為單位工作發(fā)展提供基本工作查考的同時，還可以從中總結(jié)工作經(jīng)驗教訓為單位管理決策提供依據(jù)。比如，單位開展一項重要活動或工作時，可以在科學論證的基礎上調(diào)閱類似工作的檔案內(nèi)容，回顧工作中的得失，總結(jié)有益經(jīng)驗，進而做出更為科學合理的決策，避免浪費更多的時間和精力，提高了工作質(zhì)量。

1.3 發(fā)揮依據(jù)性作用。檔案的形成是按規(guī)定要求，嚴格按檔案辦理流轉(zhuǎn)程序轉(zhuǎn)變而成，具有無可辯駁的真實性特點，這就可以為解決問題，維護單位合法權益，保障利用者個人合法利益提供了根本性依據(jù)作用，減少問題糾紛的發(fā)生。

1.4促進科學管理。單位的發(fā)展要靠規(guī)范的管理來實現(xiàn)。檔案可以發(fā)掘自身優(yōu)勢促進單位的科學管理。如，檔案記載了單位的各項工作過程，包括技術改進、管理要求，以及有關人和事情的處理內(nèi)容，用這些真實具體的事例可以為管理提供借鑒和警示，存進單位各項管理的科學化，提升管理水平。

2 檔案管理工作中的問題

2.1檔案管理不規(guī)范。沒有按照每個門類的管理要求開展管理工作，突出表現(xiàn)為檔案目錄編制缺項，檔案卷盒選擇使用不標準，檔案檢索工具編制不完善以及具體的卷盒封面脊背填寫潦草，導致檔案管理利用的不便捷問題明顯。

2.2 檔案管理意識不強。檔案工作細致具體，需要強化檔案管理意識，安心檔案管理。但在實際工作中很多因為意識不清導致工作不到位的情況發(fā)生。一是忽視檔案人員技能知識的學習提升，不能及時開展新業(yè)務標準規(guī)范的解讀和實踐，工作知識和觀點陳舊而保守。二是工作標準不高，滿足于常規(guī)性的收集和整理，以檔案存放于檔案庫房為目的，對于保管的情況以及開發(fā)利用等工作不管不問，應付了事，檔案管理存放混亂，甚至無法檢索利用。

2.3 檔案收集不齊全。檔案材料的齊全完整，形成完整的體系是檔案收集工作的基本要求。很多單位不注重檔案材料的及時收集，對于本單位應該形成哪些檔案材料，以及材料的保存價值等心中模糊，導致不知道材料收集是否齊全，有關形成部門交多少材料收集多少材料，出現(xiàn)很多材料留在個人或部門手中，時間一長容易出現(xiàn)丟失或銷毀等情況，給檔案管理帶來很大的損失。并且很多單位檔案門類材料收集不全，只注重紙質(zhì)材料收集，對于音像照片以及實物等載體的檔案材料收集更是不齊全。

3檔案科學管理的方法途徑

3.1 關心檔案人員的成長發(fā)展。檔案管理人員與單位其他業(yè)務人員一樣，都是單位的工作人員，不僅要于其他人員的工作待遇和提拔使用一樣的標準，還要注意加強檔案人員業(yè)務知識的專項教育，做好培訓提升工作。要根據(jù)新形勢下的檔案管理要求，及時學習專業(yè)檔案部門新的規(guī)范標準，主動將計算機技術應用與實踐工作，讓檔案人員學會熟練掌握計算機管理檔案的技能方法，更好地管好檔案。

3.2 注重檔案收集齊全。要改進收集方法，注重收集的時效性。對于形成完畢的檔案材料要實行隨時收集的方法，對于形成時間跨度大的文件材料要注意做好跟蹤收集，掌握形成進度，做到及時收集。同時還要注意擴大檔案材料的收集范圍，將具有一定存放利用參考價值的各門類檔案都納入收集視野，形成齊全完整，聯(lián)系密切的檔案資料有機聯(lián)系體系。

3.3 合理劃定檔案保管期限。要根據(jù)檔案資料的內(nèi)容用科學的方法判定其存放價值，對于具有重要利用價值反映本單位主要職能工作的檔案要作為長久檔案進行分類存放，對于參考使用價值一般的檔案材料進行定期存放，對于不是本單位工作形成的普發(fā)性的文件材料可以作為短期檔案進行存放。通過合理科學的區(qū)分保存價值，體現(xiàn)檔案存放保管期限的科學性和規(guī)范性。

3.4 運用現(xiàn)代化管理技術。隨著計算機辦公的普及，大量的現(xiàn)代技術以及網(wǎng)絡技術提高了工作效率，改變了傳統(tǒng)的工作方式。對于檔案管理工作來說，這是好的機遇和條件，要主動與新興現(xiàn)代網(wǎng)絡技術相適應，實施現(xiàn)代化的檔案管理方式，提升檔案工作現(xiàn)代化水平，做到與單位現(xiàn)代化發(fā)展相同步，更好地服務單位其他工作的發(fā)展。

4 結(jié)語

隨著社會發(fā)展腳步的加快，檔案管理工作方式更多的是向新技術應用的轉(zhuǎn)變，作用更多體現(xiàn)的是服務效率的提升，服務價值的加大。為此，檔案管理工作應擺上單位發(fā)展的重要議事日程，加大人員的培養(yǎng)力度，投入配置更多先進的設備設施，為檔案管理水平的持續(xù)提升提供基本保障。

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