基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

高鵬

摘要：大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了全新的手段和方式，同時(shí)也對(duì)工作成果、人員水平提出了更高的要求。對(duì)此，事業(yè)單位首先要加以重視，充分意識(shí)到信息化管理模式的優(yōu)越性并付諸實(shí)際行動(dòng)，從人員、制度、硬件等方面進(jìn)行改革創(chuàng)新，形成全新的檔案信息化管理體系。基于此，本文將對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;檔案管理

1 信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

事業(yè)單位的檔案管理工作具有一定的獨(dú)特屬性。作為由國(guó)家設(shè)立、經(jīng)濟(jì)來(lái)源依賴(lài)財(cái)政撥款、履行向公眾提供各項(xiàng)公共服務(wù)職責(zé)的機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位具有鮮明的國(guó)家隸屬性、非盈利性、公益性。因此，單位內(nèi)部的人事變動(dòng)、工作紀(jì)要等事項(xiàng)都是其檔案管理工作重點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化已經(jīng)成為時(shí)代趨勢(shì)，“檔案”這一概念的內(nèi)涵也發(fā)生了變化。例如在形成方式上，檔案已不再局限為紙質(zhì)文件;而在調(diào)用讀取方式上，實(shí)踐中也更多地采用信息化模式。種種變化都導(dǎo)致傳統(tǒng)的以“人工”“紙質(zhì)”等為鮮明特征的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展環(huán)境，事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型成為必然選擇。在信息化檔案管理工作中，檔案管理人員會(huì)面臨“紙質(zhì)+電子”的復(fù)雜結(jié)構(gòu)工作對(duì)象，而對(duì)于檔案信息的檢索者、利用者而言，其內(nèi)容的完整性、客觀真實(shí)性、邏輯系統(tǒng)性則顯得更加重要。

2 基層事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理管理不完善

目前基層事業(yè)單位的檔案管理方面有所欠缺，包括管理制度不完善，檔案的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案貯存條件不規(guī)范，檔案完整性不足等。這些方面的不完善一方面體現(xiàn)了檔案管理工作的不完善，更深層次的方面則是體現(xiàn)了檔案管理始終沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，最終反過(guò)來(lái)影響檔案管理在基層事業(yè)單位中的地位和重要性，單位中的管理層對(duì)其不重視，對(duì)其的投入和管理相應(yīng)的缺乏計(jì)劃性，因此，基層事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展速度極為緩慢，信息化的引入也就此擱淺。

2.2 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)度不足

基層事業(yè)單位人員編制不足，檔案管理人員通常由其他崗位人員兼任，因此在做檔案管理時(shí)，缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理只是檔案的保管，缺乏系統(tǒng)性和全局性的觀念，始終停留在工作表面，不能深層次考慮檔案管理的重要性和檔案管理的未來(lái)發(fā)展，也無(wú)法將檔案管理的重要性呈現(xiàn)給單位的管理者，管理者也在一定程度上無(wú)法獲取檔案管理的重要性和提升檔案管理信息化的必要性。

2.3 與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)兼容性不夠

檔案信息化系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效銜接是實(shí)現(xiàn)電子文件管理前端控制的重要措施，有利于保證電子檔案和相關(guān)元數(shù)據(jù)收集齊全、格式規(guī)范。一些事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中對(duì)本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)際考慮不足，有的甚至直接購(gòu)買(mǎi)檔案信息化系統(tǒng)，造成事業(yè)單位檔案信息化系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)不兼容，使辦理完畢的文件不能及時(shí)、規(guī)范歸檔，元數(shù)據(jù)的收集更是無(wú)從談起。

3 基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

3.1 制定科學(xué)的規(guī)劃

規(guī)劃事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)應(yīng)該在法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的框架內(nèi)進(jìn)行，在分析單位特色的基礎(chǔ)上，從服務(wù)本單位的核心業(yè)務(wù)出發(fā)，深化調(diào)查研究、科學(xué)論證，制定出切實(shí)可行的發(fā)展規(guī)劃。第一，要提高重視程度，將事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)納入全年工作計(jì)劃、年度考核之中，自上而下引發(fā)全體職工的重視。第二，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要注重可擴(kuò)展性，給未來(lái)發(fā)展留下充足的空間。第三，制定合理的進(jìn)程規(guī)劃，做到增量電子化、存量數(shù)字化，對(duì)館藏的檔案資源進(jìn)行整體分析，突出重點(diǎn)，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。第四，保證資金投入。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，要隨著技術(shù)的發(fā)展和單位的需要不斷更新相關(guān)技術(shù)。第五，重視人才的價(jià)值。提高事業(yè)單位檔案工作人員的綜合能力，不僅要提升檔案管理方面的能力，還要提高信息技術(shù)方面的能力。

3.2 培養(yǎng)信息化檔案管理專(zhuān)業(yè)化人才

基層事業(yè)單位檔案管理引入信息化后，對(duì)相應(yīng)的檔案管理人員也有了新的要求，單位可以根據(jù)實(shí)際情況，內(nèi)部培養(yǎng)或者對(duì)外招聘相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人才，都是可行的。首先要培養(yǎng)檔案管理人員的強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，讓其明確檔案管理不是簡(jiǎn)單傳統(tǒng)的整理檔案，而是促進(jìn)信息手段與檔案管理的有機(jī)融合，推動(dòng)基層事業(yè)單位檔案管理信息化的進(jìn)程和水平。其次是要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，規(guī)范檔案管理人員的行為，約束其嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)制度執(zhí)行，確保檔案信息的安全性。因此除了具備上述素質(zhì)外，也需要具備一定的服務(wù)意識(shí)，提升檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)可度和滿意度，形成檔案管理的良性循環(huán)。

3.3 提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度

第一，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，嚴(yán)格按照國(guó)家政策指向、法律規(guī)定推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作。要轉(zhuǎn)變過(guò)去對(duì)檔案管理工作存在的一些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，提高重視程度，并對(duì)專(zhuān)職人員的隊(duì)伍建設(shè)及工作質(zhì)量提質(zhì)提效提供更多人、物、財(cái)?shù)荣Y源支持，尤其是信息化建設(shè)所需要的相關(guān)硬件設(shè)施。第二，事業(yè)單位應(yīng)深入開(kāi)展調(diào)研，結(jié)合調(diào)研結(jié)果制定推進(jìn)本單位檔案管理信息化建設(shè)的具體規(guī)劃。不僅要有長(zhǎng)期目標(biāo)的綱領(lǐng)，還要有實(shí)踐指導(dǎo)價(jià)值的短期目標(biāo)，并配套設(shè)計(jì)相關(guān)的管理辦法和工作監(jiān)督體系，確保各項(xiàng)信息化建設(shè)工作有序、按期推行。

3.4 注重與本單位信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)

事業(yè)單位的文書(shū)處理與檔案管理既統(tǒng)一又有分工，既存在緊密聯(lián)系又有明顯區(qū)別，他們被“歸檔”分為文件生命周期的兩個(gè)不同階段。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)需要充分考慮文件這兩個(gè)生命階段的銜接，將前端控制思想貫穿于事業(yè)單位檔案信息化的設(shè)計(jì)、運(yùn)行、維護(hù)全過(guò)程。建立檔案信息化系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效銜接的機(jī)制，使檔案工作變被動(dòng)為主動(dòng)，提前介入公文和業(yè)務(wù)信息的形成階段，實(shí)現(xiàn)電子文件全流程管理，保證相關(guān)文件和元數(shù)據(jù)組件齊全、格式規(guī)范，從而構(gòu)建在線歸檔、在線指導(dǎo)、在線管理、在線利用的檔案信息化建設(shè)新模式。

3.5 構(gòu)建完善的信息化檔案管理機(jī)制

除了技術(shù)手段、人員水平等方面，檔案管理工作機(jī)制的信息化也是一項(xiàng)重要內(nèi)容。其一，要確保檔案管理人員與相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員之間信息、意見(jiàn)溝通的流暢度。檔案管理人員對(duì)于工作目標(biāo)、成效的需求應(yīng)有效傳遞給網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，讓網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員在進(jìn)行信息化系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)時(shí)能最大限度地符合檔案管理人員的工作方式、流程要求、工作習(xí)慣等。二者之間合作的密切度越高，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用就越能得到突顯。其二，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展所處的狀態(tài)和目標(biāo)，科學(xué)設(shè)計(jì)對(duì)檔案管理人員以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的工作績(jī)效考核機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制。這些工作機(jī)制不僅要起到激勵(lì)工作積極性及提高工作效率的作用，同時(shí)也應(yīng)形成行為監(jiān)督規(guī)范作用，確保參與檔案管理信息化建設(shè)的每一個(gè)成員都能在一套完善的工作機(jī)制下明確自身工作的意義、內(nèi)容要求以及行為準(zhǔn)則。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，事業(yè)單位要以現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備作為支撐，以新的管理模式和管理制度為保障，以信息化檔案管理專(zhuān)業(yè)人才為依托，進(jìn)一步促進(jìn)基層事業(yè)單位檔案管理工作，提高檔案管理的效率，促使檔案管理在質(zhì)量上有進(jìn)一步的飛躍，發(fā)揮出檔案管理應(yīng)有的職能，更好地服務(wù)于基層事業(yè)單位的發(fā)展，更好地為社會(huì)公共事務(wù)做出貢獻(xiàn)。

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