當(dāng)代企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策思考

陳蕾

一、引言

人事檔案是人才信息的重要載體，一般的人事檔案涉及的當(dāng)事人絕大多數(shù)還在崗位上工作，是記錄和反映職工個人學(xué)習(xí)、工作和生活經(jīng)歷有關(guān)情況的原始記錄。根據(jù)人事檔案記載的內(nèi)容可以看出一個人的經(jīng)歷和表現(xiàn)，它準(zhǔn)確、真實地呈現(xiàn)了員工德、才、能、績各方面的表現(xiàn)，能反映出他們的工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經(jīng)歷的各種重大事件，是全面了解一個人歷史的依據(jù)。

因此，人事檔案管理工作的好壞優(yōu)劣，直接影響著人才選拔、任用，關(guān)系到企業(yè)水平的提高和層次的提升，制約著企業(yè)的人才培養(yǎng)的質(zhì)量和長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的實施。

二、目前企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

人事檔案管理具體存在以下幾方面問題：

（一）管理模式還未完全適應(yīng)企業(yè)人事制度改革的需要

近年來，隨著人事制度改革的不斷深入，公開選拔、績效業(yè)績考核等新舉措的不斷涌現(xiàn)，人才的競爭擇優(yōu)和正常流動機(jī)制正在逐步形成。雖然人事檔案進(jìn)行了集中化管理改革，但是一些原本屬于企業(yè)的三產(chǎn)單位，經(jīng)過改制后的員工檔案管理關(guān)系還未完全清晰明確，為日常人事檔案管理工作帶來了困擾，需及時跟上這一改革步伐。

（二）人事檔案內(nèi)容陳舊、部分不真實

人事檔案中普遍存在以下現(xiàn)象：反映政治歷史的材料多，現(xiàn)實工作中業(yè)績、能力的材料少;個人填寫的多，組織鑒定考核的少，有些鑒定材料中，多是以“希望”代替“缺點”;個人履歷表中的年齡、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷等，存在前后不一致、不尊重事實的情況。這些情況使人事檔案的真實性無法體現(xiàn)，使檔案本身失去了原始記錄的本質(zhì)屬性和固有的價值，給企業(yè)招聘人才或選拔人才帶來了困難。

（三）檔案檢索慢，利用效率較低

目前人事檔案管理工作還只是停留在簡單地用計算機(jī)代替手工勞動，局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面，《人事檔案管理系統(tǒng)》只限于應(yīng)用在人事檔案目錄的編輯，并不適合現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)管理需要。時間都花在了來往路程上，影響了工作進(jìn)度，需借助現(xiàn)代信息和自動化技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，提高工作效率，加速現(xiàn)代化管理。

（四）人事檔案管理的服務(wù)效能有待強(qiáng)化

人事檔案是人才信息的重要載體，是反映員工綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)，為企業(yè)組織、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，應(yīng)該嚴(yán)格按照保密制度管理和利用。但在日常利用中，個別生產(chǎn)單位會過分強(qiáng)調(diào)保密，人為地給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗。利用一次檔案需要部門領(lǐng)導(dǎo)、組織部、人事部、分管領(lǐng)導(dǎo)等幾個部門蓋章簽字，手續(xù)十分繁瑣，大大影響了檔案的利用，也違背了檔案利用“以人為本”的原則，一定程度上造成了在選拔和管理人才上的不公平和不公開的現(xiàn)象。

三、解決存在問題的對策思考

（一）進(jìn)一步建立健全檔案管理制度

要順應(yīng)改革的需要，適應(yīng)企業(yè)人事制度的不斷變化，調(diào)整人事檔案管理方式，全面完成企業(yè)各二級生產(chǎn)單位和專業(yè)服務(wù)單位人事檔案的全面接收工作，實行員工人事檔案的統(tǒng)一管理。避免過去干部檔案和工人檔案分別編號、分散管理的狀況。只有涉及到企業(yè)層面的管理人員檔案，可以按照干部管理權(quán)限來進(jìn)行分別管理。

對現(xiàn)行的檔案查借閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對制度、保管保密制度等進(jìn)行進(jìn)一步完善。同時，針對體制改革、人員流動等新情況、新問題，制定一些新的制度。

（二）完善檔案管理內(nèi)容

人事部門應(yīng)將當(dāng)事人在某段工作期間的評價、成果、人才業(yè)績、守法記錄和“職業(yè)誠信記錄”等內(nèi)容納入人事檔案材料收集范圍，這樣人事檔案材料就會更加實用。人事部門在撰寫組織鑒定時要根據(jù)每個人的實際情況，公正、客觀地反映每個人的個性特點和專業(yè)能力，不寫成公式化的評語，比如職稱評定時寫上“同意申報”，年終考核時寫上“同意個人小結(jié)”等，鑒定用語要因人而異，改變“千人一面”的傳統(tǒng)模式。人事部門平時還要注重收集反映當(dāng)事人綜合能力、綜合素質(zhì)和權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核材料、不斷補充新內(nèi)容，把個人檔案與個人信用聯(lián)系起來，使人事檔案真正成為人力資源部門考評、使用和選拔人才的重要參考依據(jù)。

（三）加快人事檔案管理的信息化建設(shè)

1.建立和完善企業(yè)人事檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案動態(tài)管理

利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將人事檔案個人基本資料整理輸入計算機(jī)，使人事檔案數(shù)據(jù)化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行計算機(jī)操作。同時，檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，不僅能夠全面反映員工的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以記錄員工工資、職級、學(xué)歷、崗位變動等動態(tài)信息，一旦員工基本情況發(fā)生變化時，可以隨時準(zhǔn)確地將最新信息錄入計算機(jī)，保證檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。

2.建立企業(yè)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實施企業(yè)人事檔案的分級管理

按管理權(quán)限，從企業(yè)機(jī)關(guān)、各二級生產(chǎn)單位、專業(yè)服務(wù)單位到各生產(chǎn)裝置逐層逐級建立人事檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實行人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，重點要解決好使用權(quán)和管理權(quán)問題。在使用權(quán)上，可以根據(jù)不同用戶的情況，通過密碼和身份確認(rèn)，提供所需的檔案資料。在管理權(quán)上，可以實行分級管理制度。要堅持誰管理誰負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按管理權(quán)限由總經(jīng)理辦檔案科負(fù)責(zé)檔案的日常管理和修改維護(hù)。

3.建立員工個人電子檔案系統(tǒng)，實施人事檔案自動化管理

為了適應(yīng)人才內(nèi)部柔性流動的需求，為便于檔案的查閱流轉(zhuǎn)，可以將員工人事檔案中能夠公開部分的內(nèi)容以類似于IC卡的形式，制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負(fù)責(zé)維護(hù)更改，由個人持有，用人單位只能閱讀無法更改。個人電子檔案的建立，可以有效地減少棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象。同時，還可以減輕檔案工作的工作量，減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞。

（四）增強(qiáng)服務(wù)意識，強(qiáng)化服務(wù)效能

為企業(yè)人力資源管理工作服務(wù)，是我們?nèi)耸聶n案工作的根本目的。作為人事檔案管理人員的我們必須增強(qiáng)服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，及時根據(jù)企業(yè)中心工作的需要，主動參與，超前服務(wù)，把“死檔案”變成“活檔案”，因此，拓展利用服務(wù)渠道，開發(fā)人才信息資源，是我們義不容辭的責(zé)任。例如，可以每年對辭職離開企業(yè)（特別是大學(xué)本科以上學(xué)歷的青年）的員工相關(guān)信息綜合后進(jìn)行分析，為企業(yè)調(diào)整人才政策提供參考;也可以分類對企業(yè)現(xiàn)有隊伍進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，直觀地了解員工結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀，包括年齡層次、學(xué)歷層次、職稱層次、女干部、非黨干部比例等等情況，為企業(yè)制定相關(guān)人才政策提供依據(jù)。

（五）增加人事檔案管理人員配備，不斷提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

企業(yè)人事檔案實行集中管理后，應(yīng)該適度根據(jù)人事檔案卷數(shù)的增加配備足夠的專職管理人員，有了充足的管理人員，才能有足夠的時間和精力對人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對檔案材料進(jìn)行開發(fā)利用。

其次，人事檔案工作是一項政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，因此我們要自覺嚴(yán)守工作紀(jì)律，不斷提高自身的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識面，不斷提升自身的政策水平和業(yè)務(wù)技能，充分應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)來推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

綜上所述，隨著企業(yè)人事制度改革的不斷深入，企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)從健全管理制度、完善管理內(nèi)容、強(qiáng)化服務(wù)效能、提升檔案管理人員素質(zhì)等方面入手，繼續(xù)推進(jìn)人事檔案管理一體化，重點做好集中管理單位人事檔案的接收、整合工作，走信息化、現(xiàn)代化的路徑，以檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為依托，以各種先進(jìn)技術(shù)為手段，最終目的是為了更好地利用人事檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實際效能，為企業(yè)的生產(chǎn)和未來發(fā)展提供有卓有成效的服務(wù)。

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