海上風力發(fā)電建設項目檔案管理問題及建議

楊媚

摘要：鑒于在海上風力發(fā)電項目建設過程中，做好項目檔案工作的管理對項目的開展具有積極作用，本文結(jié)合實際在論述海上風力發(fā)電檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎上，對相關的管理方案進行了深入研究，希望論述后可以給相關工作人員參考。

關鍵詞：海上風力;發(fā)電項目;檔案管理;問題;建議

引言

對于海上風力發(fā)電建設項目而言，在項目開工、建設、竣工等各階段做好檔案管理對工程項目開展具有積極的作用。由于海上風力發(fā)電建設項目檔案管理內(nèi)容比較多，在管理工作中會受到各種影響因素，使檔案管理工作水平未能得到提高，所以對海上風力發(fā)電項目檔案管理內(nèi)容進行研究，探尋出更為科學有效的管理方案是本文的研究重點。

一、海上風力發(fā)電檔案管理的現(xiàn)狀

隨著我國風力發(fā)電領域的快速發(fā)展，海上風力發(fā)電項目建設和運營，對于我國推動綠色低碳發(fā)展、加強生態(tài)文明建設，實現(xiàn)“碳中和”目標起到了極為重要的積極作用。目前我國已經(jīng)是世界上風電裝機容量最大的國家，但是在海上風力發(fā)電建設項目中，檔案管理方面仍然存在很多問題無法從根本上解決。項目施工單位側(cè)重關注施工進度，沒有全面落實檔案管理工作，造成檔案管理效果和質(zhì)量比較差。

（一）檔案管理和工程建設不同步

我國海上風力發(fā)電建設項目實施環(huán)節(jié)，未統(tǒng)一做好歸檔管理工作，檔案管理和工程建設不同步的情況比較常見。在海上風電項目建設過程中，施工單位會更加側(cè)重現(xiàn)場施工的建設和管理，并未將足夠精力放在檔案管理中，也沒有及時根據(jù)施工進度開展資料移交工作，造成項目檔案管理質(zhì)量差和效率低，檔案缺失嚴重，威脅海上風力發(fā)電項目的運行效果。

（二）歸檔資料不規(guī)范

從我國的海上風力發(fā)電項目實際情況分析，檔案管理規(guī)范性不足的情況比較常見，例如出現(xiàn)資料填寫格式不準確、簽字蓋章不規(guī)范、資料不齊全、隨意涂改等問題，導致后期的歸檔管理工作無法有效進行，威脅檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和有效性。

（三）歸檔方法不科學

檔案的歸檔方法不科學會極大影響檔案的查找與利用，特別是一些海上風力發(fā)電的檔案管理人員在檔案案卷題名時，不能完整準確的表述案卷內(nèi)檔案涵蓋的內(nèi)容，導致無法準確查找檔案。另外還存在檔案脊背粘貼不牢固、檔案分類號設置錯誤，導致檔案無法有效利用，不能發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢。

（四）歸檔標準不統(tǒng)一

目前我國的海上風力發(fā)電項目在進行檔案歸檔過程中多數(shù)參照《風力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》（NB/T31021-2012）執(zhí)行，該規(guī)范主要基于陸上風電，對于海上風電海域使用，樁基安裝等內(nèi)容沒有參考依據(jù)。而國家和電力行業(yè)目前還未出臺海上風力發(fā)電的統(tǒng)一標準，因此海上風力發(fā)電建設項目的參建單位在檔案管理中常常存在歸檔制度缺失或制度存在缺陷的問題。檔案管理出現(xiàn)混亂，不統(tǒng)一的現(xiàn)象，加大海上風力發(fā)電項目檔案管理難度，降低了海上風力發(fā)電項目檔案利用效果。

（五）檔案管理設備不齊全

很多海上風力發(fā)電建設項目對于工程建設進度和質(zhì)量的關注度較高，資金投入較多，但因為資金缺乏或施工現(xiàn)場環(huán)境惡劣等因素并未做好檔案管理設備的配備，從而導致檔案管理效率低下，效果不佳。有些建設單位未做到檔案庫房、整理室、閱覽室三分開，施工單位沒有設置獨立的檔案室;檔案室溫濕度不達標;防霉防蟲工作不到位;防盜系統(tǒng)不達標等問題都嚴重威脅檔案的安全可靠。

（六）檔案管理人員不達標

海上風力發(fā)電項目在建設施工中，很少設置專職檔案管理工作人員，多采用兼職檔案管理人員。有些建設單位甚至無法做到每個建設項目配備一名檔案管理人員，檔案管理人員數(shù)量不達標極大的影響檔案管理的質(zhì)量和效果。同時一些項目檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的培訓，業(yè)務水平不達標，也導致項目檔案管理無法有序?qū)嵤斐身椖繖n案歸檔滯后，管理落后。

二、海上風力發(fā)電檔案管理存在問題的主要原因

（一）地理位置特殊

海上風力發(fā)電項目主要建設在海上，這與陸地上的項目有著很大的區(qū)別，因為海上的自然環(huán)境比較惡劣，且施工地點分散，導致資料收集難度大。海上風電項目和城市距離較遠，通訊、交通等都非常不便，導致檔案人員培訓和教育難度加大，造成檔案管理規(guī)范性較差，影響總體工作效果。這些因素的存在，使海上風力發(fā)電項目檔案管理效果不理想和檔案質(zhì)量參差不齊。

（二）管理體系不健全

很多海上風力發(fā)電項目的檔案管理體系有明顯的缺陷，項目開工前未建立檔案管理網(wǎng)絡，未制定相關檔案管理制度，造成檔案管理效果低下。項目現(xiàn)場檔案管理未嚴格執(zhí)行“三納入”“四參加”的要求，致使檔案管理體系不能充分發(fā)揮作用，是導致資料缺失，檔案不達標的根本原因，也是威脅項目施工進度和項目運營的重要因素。

（三）檔案的歸檔意識缺乏

首先，海上風力發(fā)電項目建設單位明確項目管理進度的同時，沒有重視檔案管理工作的進度，不能發(fā)揮出先進管理措施的優(yōu)勢，造成檔案管理工作滯后，與施工進度不匹配的情況。其次，海上風力發(fā)電項目的規(guī)模逐漸增大，參建人員多而雜，專業(yè)素質(zhì)和檔案歸檔意識參差不齊，加上參建人員流動性較強，檔案管理宣傳難度大，導致管理效果和質(zhì)量不足。

（四）檔案管理要求不嚴格

在項目建設過程中，未按要求及時規(guī)范的保存資料，造成檔案失真和缺失。在檔案管理工作中，檔案管理人員不能明確檔案管理要求，導致資料形成過程紊亂，資料不達標。一些工作人員不能結(jié)合項目實際，隨機應變按要求做好檔案的歸檔處理，導致在資料查找的時候不能夠提供有效的查找路徑，檔案利用不便利。

三、加強檔案管理的有效措施

（一）增設專門的檔案管理人員和管理設備

海上風力發(fā)電項目的建設單位需要適當增加檔案管理人員數(shù)量，在設置專職檔案管理人員的過程中，要選擇經(jīng)過系統(tǒng)培訓，具備專業(yè)知識和經(jīng)驗的人員從事該工作。檔案管理工作人員宜長期固定，同時加強人員的繼續(xù)培訓和教育工作，讓其具備足夠的檔案管理基本知識，具備較高的管理意識。同時企業(yè)應該具備檔案庫房、整理室、閱覽室三分開，讓檔案人員有足夠空間進行檔案整理歸檔工作，讓工作人員可以隨時進行檔案查閱和使用，確保檔案有效的利用。應該配備溫濕度控制系統(tǒng)、煙霧警報系統(tǒng)和安全防盜系統(tǒng)，加強防潮、防光、防蟲管理，確保檔案安全可靠。

（二）實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理

海上風力發(fā)電的參建單位各級管理人員和工作人員應加強檔案管理工作意識，全面落實各項檔案管理工作。對于參建人員定期進行檔案培訓和教育，讓參建人員掌握充足的檔案管理基本知識，實現(xiàn)規(guī)范化管理和控制。檔案管理應嚴格執(zhí)行制度、規(guī)范要求，尤其是現(xiàn)場施工檔案的管理，要嚴格落實國家、行業(yè)的制度和標準，促進檔案管理水平的提升，確保項目檔案完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范。

（三）健全檔案管理體系

創(chuàng)建完善的檔案管理體系，設置專業(yè)檔案管理工作機構，組建高水平的檔案管理工作團隊，確定合理的檔案管理工作流程，切實做好檔案工作“三納入”“四參加”。在工程開始之前，各參建單位檔案人員和專業(yè)技術人員應召開專題會議，建立項目檔案管理網(wǎng)絡，編制完備的檔案管理制度、規(guī)范，為海上風力發(fā)電項目檔案管理順利實施打好夯實基礎。

（四）加強檔案信息化發(fā)展

加強檔案管理工作信息化工作水平，構建出針對性的檔案信息化管理平臺。充分利用計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)檔案在線檢索利用，落實檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。

結(jié)束語

海上風力發(fā)電項目是近年來高速發(fā)展新興行業(yè)，也是綠色低碳、節(jié)能減排的關鍵，所以還要進一步完善和改進檔案管理工作，促進項目建設效率的提升，保證海上風力發(fā)電項目順利實施，為我國經(jīng)濟與社會的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

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