創(chuàng)新檔案管理工作舉措提升人事檔案建設(shè)水平

段運(yùn)梅

摘要：隨著事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展，各項(xiàng)管理制度逐漸完善，人事檔案管理工作愈加重要，筆者認(rèn)為當(dāng)前人事檔案管理工作存在內(nèi)容不豐富、標(biāo)準(zhǔn)不一、信息化水平不高的問題，檔案管理人員應(yīng)該從實(shí)際情況出發(fā)，探討如何創(chuàng)新檔案管理工作舉措，提升認(rèn)識檔案建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作舉措，建設(shè)水平

人事檔案在組織人事，人才服務(wù)工作中具有重要的地位，人事檔案可以充分反映個(gè)人的政治品質(zhì)、道德品質(zhì)、思想水平、學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、社會關(guān)系等實(shí)際情況，人事檔案在教育培訓(xùn)、選拔應(yīng)用、管理與監(jiān)督工作中具有重要地位。如何全面提升認(rèn)識檔案建設(shè)水平，發(fā)揮人事檔案的重要作用，提升人事檔案工作的科學(xué)化與規(guī)范化，是當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）不重視檔案管理管理工作

當(dāng)前事業(yè)單位負(fù)責(zé)人對檔案管理工作的重要意義還沒有足夠的認(rèn)識，給檔案工作的收集、整理保存帶來較大的影響，當(dāng)前事業(yè)單位對于檔案質(zhì)量缺少必要的監(jiān)督與審查，檔案工作人員的個(gè)人績效與實(shí)際工作情況沒有掛鉤，檔案管理工作人員缺少積極性與主動性，檔案工作相關(guān)設(shè)施不夠完善，檔案工作往往會被粗放處理，檔案丟失的現(xiàn)象也比較嚴(yán)重檔案收集過程需要各個(gè)部分之間的相互配合，但是各個(gè)部門之間沒有起到良好的配合作用，檔案資料收集整理不完善，雜亂無章。

（二）檔案管理硬件設(shè)備匱乏

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺少足夠的重視，這就導(dǎo)致對檔案建設(shè)工作的投入比較少，檔案設(shè)施不夠齊全，特別是信息技術(shù)迅速發(fā)展的形勢下，各個(gè)單位加快了檔案信息化建設(shè)，檔案信息化建設(shè)需要各種設(shè)施，需要資金較多，但是很多事業(yè)單位對信息化的投資力度不足導(dǎo)致檔案管理工作硬件設(shè)備嚴(yán)重匱乏，檔案管理工作處于十分落后的狀態(tài)，工作效率比較低下，不能滿足單位的發(fā)展要求。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

在信息化時(shí)代，檔案管理的內(nèi)容和形式更加豐富多彩，檔案管理工作對檔案人員的技能和素質(zhì)提出了更高的水平，不僅需要檔案管理人員需要更加專業(yè)的知識，還需要熟練掌握各種計(jì)算機(jī)技術(shù)，當(dāng)前事業(yè)單位管理部門工作人員的年齡結(jié)構(gòu)偏大，學(xué)歷不高，知識結(jié)構(gòu)老化，對新事物的接受能力較差，無法滿足檔案工作創(chuàng)新的要求。

（四）檔案管理監(jiān)管制度不完善

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作缺少監(jiān)督與審查，部分單位雖然建立了檔案監(jiān)督與審查制度，但是在具體實(shí)施的過程中依然執(zhí)行不到位，個(gè)別單位甚至沒有建立檔案管理監(jiān)督審查制度，由于檔案管理制度的不健全，導(dǎo)致檔案管理人員隨意存放資料，檔案資料混亂，容易丟失，給后期的檔案開放與利用帶來了較大的影響。

（五）檔案基礎(chǔ)信息待完善

傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)的形式保存，年代久遠(yuǎn)，污損、改動的較多，有手工涂改的現(xiàn)象，出生日期、工作時(shí)間、工作經(jīng)歷、入黨時(shí)間、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、干部身份等問題較多。檔案也缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位人事檔案缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，容易受到檔案標(biāo)準(zhǔn)不一的影響，檔案質(zhì)量層次不齊，與精細(xì)化管理不適應(yīng)。人事檔案也缺少信息化水平，當(dāng)前很多事業(yè)單位的人事檔案工作緊緊進(jìn)行簡單的收集與分類，建檔和管理還采取人工的形式，陳舊的管理方法造成查閱不變，實(shí)用性較差，阻礙檔案管理水平的提高。

二、創(chuàng)新人事檔案管理的幾點(diǎn)舉措

（一）保障檔案資料真實(shí)有效

首先，嚴(yán)格核查資料。對職工的基本信息要嚴(yán)格核查，對于歸入的材料要精準(zhǔn)合適，要注意檔案內(nèi)容是否真實(shí)，歸檔材料是否齊全，檔案材料之間的關(guān)聯(lián)是否合理，確認(rèn)無誤后再歸入檔案，從根本上解決檔案材料的有效性問題;其次，要糾正錯誤，建立責(zé)任制度，追究責(zé)任，在審核檔案的過程中，若是要發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)地改正處理，若是有個(gè)人信息重新認(rèn)定的，及時(shí)通知本人及其所在的部分，不許私自涂改，若是存在私自涂改、報(bào)送虛假材料的人要追究責(zé)任，確保人事檔案資料的真實(shí)性與嚴(yán)肅性，若是檔案資料信息造假，要組織人事處查驗(yàn)核實(shí)，沒有核對信息的人，要暫停任職與錄用;最后，重視規(guī)范。對于查閱、接受、歸檔等工作，都要明確制度，在材料交接的過程中，要做好轉(zhuǎn)遞工作并且認(rèn)真登記，沒有經(jīng)過批準(zhǔn)就登記或者職工家屬不明確的情況，不得借閱，材料短缺等情況下不得接轉(zhuǎn)。

（二）采取多種措施，提升檔案利用效率

首先，加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。要定期組織職工培訓(xùn)，指派檔案工作人員參加業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，熟悉檔案業(yè)務(wù)，了解檔案管理的本質(zhì)，提升職工的業(yè)務(wù)水平。其次，加強(qiáng)信息認(rèn)定工作，針對問題檔案要實(shí)施專題審核，要走訪合適，將審核情況與核實(shí)情況一起寫入《人事檔案審核認(rèn)定表》，詳細(xì)記錄職工的基本情況，對于檔案中出現(xiàn)的問題要及時(shí)說明，為今后中共發(fā)展提供重要依據(jù)，保證檔案信息的完整性，為考察干部提供真實(shí)材料。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

加強(qiáng)軟件建設(shè)，完善保密工作，軟件建設(shè)是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要載體，要保證檔案管理軟件的性能，讓軟件具備完整性與先進(jìn)性，單位可以向第三方購買軟件，也可以自行設(shè)計(jì)軟件平臺，要設(shè)置與自身情況相符合的功能，保證軟件的運(yùn)行速度，檔案軟件建設(shè)需要從長遠(yuǎn)角度規(guī)劃，隨著單位實(shí)際情況的發(fā)展拓展功能。要注重信息的安全性，要做好檔案信息的防御工作，當(dāng)軟件系統(tǒng)存在漏洞與不足的時(shí)候要及時(shí)修正。

（四）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對檔案管理工作有著重要影響，科學(xué)技術(shù)影響著檔案管理工作的形式與模式，要想實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，需要強(qiáng)化檔案工作人員的整體素質(zhì)，從根本上提升工作人員的創(chuàng)新意識，提升管理工作的效率。事業(yè)單位要幫助管理人員拓展知識，將管理人員委派到專業(yè)團(tuán)隊(duì)中學(xué)習(xí)與實(shí)踐，邀請專業(yè)認(rèn)識進(jìn)行專題講座，分享自己的成功經(jīng)驗(yàn)，提升檔案管理人員對計(jì)算機(jī)的使用能力，在招聘人員的時(shí)候，要選擇有整體實(shí)力的專業(yè)人才，為檔案管理工作注入新鮮血液，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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