加強人事檔案立卷歸檔工作的策略探究

陳玉

摘要：做好人事檔案立卷歸檔工作對提高企業(yè)檔案管理水平，提升企業(yè)人力資源開發(fā)與利用質(zhì)量等有著重要的作用，將更有利于提高企業(yè)人才管理水平。當前，一些企業(yè)在人事檔案立卷歸檔工作中仍然存在一些較為常見的問題，這將會降低企業(yè)的人事檔案管理質(zhì)量，不利于企業(yè)的長足發(fā)展。鑒于此：文章將主要研究企業(yè)人事檔案立卷歸檔工作中存在的常見問題及完善策略，旨在進一步提高企業(yè)人事檔案立卷歸檔工作水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案;立卷歸檔工作;常見問題;完善策略

1前言

近年來人才在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用不斷提高，這要求企業(yè)必須要為人才提供更優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境、管理氛圍、服務(wù)等，這樣才能夠吸引人才、留住人才，從而不斷提高企業(yè)的人才競爭能力。人事檔案中詳細記錄了每一名員工的個人情況，包括學歷、過往就職經(jīng)歷、所獲殊榮等，能夠幫助企業(yè)更好地判斷一名員工的真實情況，為員工選拔任用、人才評價等工作提供有效服務(wù)，能夠提高企業(yè)的人才管理水平，所以做好人事檔案管理對企業(yè)發(fā)展非常重要。人事檔案管理工作中包括很多工作環(huán)節(jié)，其中檔案立卷歸檔是非常重要的一個工作環(huán)節(jié)，只有及時、準確的對檔案資料進行立卷歸檔，才能夠保證后期更加方便的使用人事檔案，能夠得到更加真實的檔案信息等。當前，部分企業(yè)并不重視人事檔案的立卷歸檔，工作中仍然存在一些問題，這需要引起足夠的重視。

2企業(yè)在進行人事檔案立卷歸檔時需要注意的事項

首先，企業(yè)在進行人事檔案立卷歸檔時必須要做好檔案文件的分類。做好人事檔案文件分類對能否做好人事檔案立卷歸檔工作非常重要，如果檔案文件分類不科學、不細致等，將會降低檔案文件的整理效率和質(zhì)量，容易增加工作中的問題。在企業(yè)中人事檔案按照使用用途、價值等可以分為不同的類型，而不同類型的人事檔案文件的作用價值也是不同的，需要區(qū)分整理與存儲，否則容易導(dǎo)致工作混亂，所以在人事檔案立卷歸檔中一定要注意這一點。其次，企業(yè)要做好人事檔案的編碼存檔。不管是人事檔案，還是其他類型的檔案文件，都需要進行編碼，這是檔案法中嚴格規(guī)定的，所以企業(yè)在進行人事檔案立卷歸檔時一定要對檔案資料做好編碼。此外，企業(yè)要做好人事檔案的歸檔管理，這樣能夠方便日后工作的開展，也能夠方便企業(yè)中其他部門查閱檔案資料，要按照人事檔案中的不同用途來對其進行歸檔，將用途相同或相近的檔案文件歸檔到一起，這樣能夠做到一目了然，切實保證人事檔案立卷歸檔水平。

3人事檔案立卷歸檔工作中存在的常見問題分析

現(xiàn)階段在大多數(shù)企業(yè)中，人事檔案立卷歸檔主要存在三點問題。一是在很多企業(yè)中往往沒有對人事檔案立卷歸檔工作建立科學的認識，直接導(dǎo)致該項工作得不到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及其他部門的支持。二是檔案管理人員間的能力水平高度不同，真正全面化的檔案管理人才在企業(yè)中的占比太低。三是員工個人人事檔案歸檔意識薄弱，部分人事檔案不能及時、完整地歸檔。

3.1重視程度仍需提高

當前在很多企業(yè)內(nèi)，仍然缺少科學的人事檔案立卷歸檔工作意識，無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員，往往對人事檔案立卷歸檔工作的認識都不充分，導(dǎo)致人事檔案歸檔工作執(zhí)行不到位。此外，由于意識上的不足，導(dǎo)致很多企業(yè)在人事檔案立卷歸檔工作中沒有做好信息化技術(shù)的應(yīng)用，仍然采用傳統(tǒng)的工作方式來對人事檔案文件進行立案歸檔，這嚴重降低了人事檔案立卷歸檔工作效率和工作質(zhì)量。最后，人事檔案立卷歸檔中會涉及到企業(yè)中的各部門人員，所以是一項集體性的工作，為了更好地保證工作質(zhì)量，應(yīng)該要求全員參與到人事檔案立卷歸檔工作當中，但是在一些企業(yè)中由于內(nèi)部溝通機制不完備，使得其他管理部門往往缺少檔案意識、檔案思維等，不利于人事檔案立卷工作的開展。

3.2檔案管理隊伍的能力水平參差不齊

為了保證人事檔案立卷歸檔工作效率與工作質(zhì)量，必須要保證檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與工作能力。一方面，部分企業(yè)沒有落實好對檔案管理人員的管理與培養(yǎng)，人事檔案立卷歸檔工作中缺少完備的培訓(xùn)機制，這使得檔案管理人員得不到學習的機會、鍛煉的機會，對于檔案管理領(lǐng)域的一些新思想、新方法無從獲取。另一方面，部分檔案管理人員對本職工作的認識不清、重視不足，在工作中仍然存在部分檔案管理人員態(tài)度不端正、工作責任心不強等情況。

3.3員工人事檔案歸檔意識有待提升

由于員工個人人事檔案歸檔意識薄弱，未及時將個人學歷及專業(yè)技術(shù)水平提升、反映個人科研學術(shù)水平的最新材料及時移交檔案管理部門存檔，同時，員工學習或工作變動過程中未及時跟蹤人事檔案轉(zhuǎn)遞情況，形成死檔甚至丟失，這就無法客觀、真實、全面地反映一個人的實際情況。

4加強人事檔案立卷歸檔工作質(zhì)量的對策探討

根據(jù)當前企業(yè)人事檔案立卷歸檔工作問題分析可知，想要做好人事檔案立卷歸檔工作，企業(yè)必須要持續(xù)提高意識，并積極構(gòu)建完備的人事檔案立卷歸檔管理機制。此外，企業(yè)還要持續(xù)提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)與工作能力，為做好人事檔案立卷歸檔工作提供一支專業(yè)化的管理隊伍，只有這樣才能夠做好人事檔案立卷歸檔工作。

4.1提高認識與重視并建立完備的管理體系

企業(yè)想要做好人事檔案立卷歸檔工作，必須要對工作有一個科學的認識、全面的了解。企業(yè)要進一步完善內(nèi)部溝通機制，加強各個部門之間的往來與協(xié)作，在不斷交流中增強其他管理部門對人事檔案立卷歸檔工作的認識與重視，為其的開展提供一個更好地內(nèi)部環(huán)境。其次，要進一步完善人事檔案立卷歸檔管理體系。第一，在開展人事檔案立卷歸檔工作前，企業(yè)一定要制定科學的規(guī)章機制與工作流程，并要求檔案管理人員嚴格按照規(guī)章制度來開展人事檔案立卷歸檔工作。第二，人事檔案立卷歸檔工作中要加強對信息化技術(shù)的應(yīng)用，以此來不斷提高工作效率與工作質(zhì)量，并且要做好信息化風險防范工作。第三，健全監(jiān)督機制，加強對檔案部門及檔案人員的監(jiān)督，進一步提高人事檔案立卷歸檔工作的規(guī)范性與透明度。

4.2要切實保證檔案管理隊伍的整體素質(zhì)與工作能力

企業(yè)想要做好人事檔案立卷歸檔工作，必須要打造一支擁專業(yè)化、全面化的檔案人才管理隊伍，這是做好人事檔案立卷歸檔工作最基本的要求。首先，企業(yè)要提高對人事檔案管理人才培養(yǎng)的重視，要通過構(gòu)建完備的培訓(xùn)機制與考核機制來持續(xù)提高人事檔案管理隊伍的實力水平，保證人事檔案管理人員能夠始終接收到人事檔案管理領(lǐng)域發(fā)展最前端的思想和工作方法等。其次，要注重對人事檔案管理人員的管理，為人事檔案管理人員打造具有針對性的工作流程，并進一步明確人事檔案管理人員職責與范圍，幫助人事檔案管理人員在工作中建立清晰的工作認識。最后，每一名人事檔案管理人員在工作中都應(yīng)該嚴格要求自我，利用一切可以利用的資源、業(yè)余時間等來進行人事檔案立卷歸檔學習與實踐，以便切實提高自身的管理水平，為做好人事檔案立卷歸檔工作打下堅實的基礎(chǔ)。

結(jié)語

文章主要研究了人事檔案立卷歸檔工作中存在的常見問題與優(yōu)化策略，希望能夠切實幫助到更多的企業(yè)做好此項管理工作。

參考文獻

[1]牟仙仙.加強事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔工作的思考[J].才智，2020 （14）：218.

[2]張宇微.淺談人事檔案管理工作的經(jīng)驗和體會[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018 （08）：35-36.

[3]李紅.加強事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔工作的思考[J].城建檔案，2018 （02）：92-94.