財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制問(wèn)題研究

李澤賢

（安徽古井集團(tuán)有限責(zé)任公司，安徽 亳州 236800）

一、引言

我國(guó)大力發(fā)展開(kāi)放型經(jīng)濟(jì)，企業(yè)也在不斷擴(kuò)張市場(chǎng)規(guī)模，堅(jiān)持“走出去”戰(zhàn)略，向海外開(kāi)拓市場(chǎng)，在全球范圍內(nèi)開(kāi)立分支機(jī)構(gòu)，這一定程度上導(dǎo)致企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的分散和財(cái)務(wù)部門人員的冗余。在這種分散的財(cái)務(wù)管理模式下，集團(tuán)總部難以對(duì)企業(yè)各下屬部門的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行充分掌握和控制，影響了整個(gè)企業(yè)集團(tuán)的整體運(yùn)營(yíng)效率和成本控制。在這一問(wèn)題的推動(dòng)下，企業(yè)開(kāi)始尋求財(cái)務(wù)集中化管理運(yùn)營(yíng)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理模式產(chǎn)生并被廣泛使用。

在財(cái)務(wù)共享管理模式下，集團(tuán)公司旗下的各子公司、各分支機(jī)構(gòu)以及各部門的財(cái)務(wù)工作都轉(zhuǎn)由財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行集中化、標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一處理。對(duì)集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和流程化，可以大大提升財(cái)務(wù)管理工作的處理效率，優(yōu)化下屬子公司和各部門的財(cái)務(wù)人員崗位設(shè)置，節(jié)約基礎(chǔ)財(cái)務(wù)核算崗位的設(shè)置成本。財(cái)務(wù)共享管理模式已經(jīng)成為現(xiàn)階段各個(gè)企業(yè)普遍適用的財(cái)務(wù)管理模式。

但在運(yùn)用財(cái)務(wù)共享管理模式的過(guò)程中，也暴露出了一些問(wèn)題。例如，財(cái)務(wù)共享管理模式的建立無(wú)法解決企業(yè)已經(jīng)存在的內(nèi)部控制管理制度不健全的問(wèn)題，并且在財(cái)務(wù)共享管理模式下，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理流程和業(yè)務(wù)管理流程都有了巨大的改變，相關(guān)的內(nèi)部控制體系是否應(yīng)該作出有針對(duì)性的修改和調(diào)整，對(duì)企業(yè)而言也是一個(gè)考驗(yàn)。

二、財(cái)務(wù)共享對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

（一）控制環(huán)境更加復(fù)雜

財(cái)務(wù)共享管理模式在企業(yè)的運(yùn)用和推廣，不僅使財(cái)務(wù)管理模式得到了優(yōu)化和改善，也使企業(yè)的組織架構(gòu)發(fā)生了巨大的變化。因?yàn)樨?cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)權(quán)限的劃分和架構(gòu)的設(shè)立給企業(yè)的管理者帶來(lái)一個(gè)難題，如何將財(cái)務(wù)共享中心的權(quán)利與義務(wù)與其他業(yè)務(wù)部門以及下屬子公司的權(quán)利與義務(wù)劃分清楚，以防止在出現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題時(shí)其他業(yè)務(wù)部門和責(zé)任部門之間相互推諉，需要企業(yè)管理者著重思考。另外，財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)核算工作，既需要相關(guān)財(cái)務(wù)管理工作人員具備極高的專業(yè)能力和水準(zhǔn)，又要求其能夠承受會(huì)計(jì)核算較為復(fù)雜、枯燥、繁重的工作，因此財(cái)務(wù)共享中心管理人員的離職率一直較高，頻繁的人員流動(dòng)也給企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)管理帶來(lái)了影響。

（二）財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性難以得到保障

財(cái)務(wù)共享管理模式要求企業(yè)在總部建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，通過(guò)這一共享中心的設(shè)置將各地域的分公司和分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)一集中處理，這一過(guò)程會(huì)使得企業(yè)財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)集中化、標(biāo)準(zhǔn)化，但也會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的管理人員在進(jìn)行財(cái)務(wù)處理與核算時(shí)遠(yuǎn)離相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生地，無(wú)法切實(shí)參與或第一時(shí)間了解到該經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際操作流程，對(duì)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)特征也難以掌握。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的管理人員只能依靠各子公司提交的會(huì)計(jì)核算信息處理工作，導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性無(wú)法把握，進(jìn)而使制定出的戰(zhàn)略決策與實(shí)際需求存在偏差。

（三）信息技術(shù)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)難以評(píng)估

財(cái)務(wù)共享管理模式是建立在高度發(fā)展的信息化技術(shù)之上的，財(cái)務(wù)共享中心的有效運(yùn)行需要十分高效、強(qiáng)大的信息技術(shù)系統(tǒng)的支撐。在財(cái)務(wù)共享管理模式下，相應(yīng)企業(yè)的資金往來(lái)、會(huì)計(jì)核算和成本費(fèi)用支付等都十分依賴企業(yè)的信息技術(shù)系統(tǒng)，因此會(huì)產(chǎn)生一系列的風(fēng)險(xiǎn)。在企業(yè)的信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障或發(fā)生不穩(wěn)定的情況時(shí)，企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息無(wú)法及時(shí)傳遞和溝通，一方面會(huì)影響企業(yè)的溝通效率，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作的延遲和滯后，與上下游供應(yīng)商進(jìn)行溝通時(shí)，無(wú)法及時(shí)收付款項(xiàng)，導(dǎo)致企業(yè)的信譽(yù)受損；另一方面，當(dāng)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的安全性受到影響和威脅時(shí)，會(huì)影響企業(yè)財(cái)務(wù)信息的安全性和準(zhǔn)確性，很可能給企業(yè)造成不可估量的損失。

三、財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)化

（一）優(yōu)化企業(yè)的控制環(huán)境

一是促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。財(cái)務(wù)共享模式的建立導(dǎo)致企業(yè)的財(cái)務(wù)管理與各地區(qū)的業(yè)務(wù)活動(dòng)相脫離，不利于財(cái)務(wù)管理對(duì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性、真實(shí)性的把握，因此，企業(yè)在推進(jìn)財(cái)務(wù)共享管理模式的建設(shè)時(shí)要促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。企業(yè)應(yīng)當(dāng)與各個(gè)子公司建立雙向的交流機(jī)制，財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)管理工作人員在熟悉相關(guān)財(cái)務(wù)工作后，需要深入各子公司進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，對(duì)子公司的業(yè)務(wù)運(yùn)行情況進(jìn)行接觸。在對(duì)子公司的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行充分了解和認(rèn)識(shí)之后再回到財(cái)務(wù)共享中心開(kāi)展財(cái)務(wù)管理工作，能保障財(cái)務(wù)管理工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)情況充分結(jié)合，弱化財(cái)務(wù)管理脫離業(yè)務(wù)實(shí)際導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。

二是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制文化建設(shè)，幫助企業(yè)員工樹(shù)立科學(xué)的內(nèi)部控制管理思想。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)共享管理模式的建立必然會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的組織架構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)發(fā)生變動(dòng)，這就會(huì)影響企業(yè)控制環(huán)境的穩(wěn)定性。因此，企業(yè)要從文化建設(shè)出發(fā)，將內(nèi)部控制的重要性融入企業(yè)文化中，宣傳內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)和長(zhǎng)期發(fā)展的重要意義，有效規(guī)避因組織變動(dòng)、人員調(diào)整導(dǎo)致的內(nèi)部控制失效。

（二）優(yōu)化企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

一是有針對(duì)性地開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，清晰工作權(quán)限分級(jí)管理。引進(jìn)財(cái)務(wù)共享管理模式是現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理的趨勢(shì)，但財(cái)務(wù)共享管理模式可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)也需要企業(yè)重視和關(guān)注，包括業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)、信息系統(tǒng)管理風(fēng)險(xiǎn)等等。企業(yè)在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管理時(shí)要注意企業(yè)的權(quán)責(zé)劃分，對(duì)于涉及財(cái)務(wù)資金的收支和流動(dòng)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)承擔(dān)起責(zé)任，參與相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的管理與防控。

二是完善風(fēng)險(xiǎn)防控措施以及獎(jiǎng)懲機(jī)制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)財(cái)務(wù)管理過(guò)程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析研究，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)必須涉及全環(huán)節(jié)，包括未經(jīng)審批私自開(kāi)立銀行賬戶、違規(guī)報(bào)銷等等。對(duì)于每個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)因素，企業(yè)要設(shè)置多個(gè)部門聯(lián)合防控管理機(jī)制，包括財(cái)務(wù)部門、內(nèi)部審計(jì)部門以及紀(jì)檢部門，每個(gè)部門都應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己部門的職責(zé)需求設(shè)置相應(yīng)的防控措施，在發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)的情節(jié)輕重采取不同層次的處罰措施。

（三）優(yōu)化企業(yè)的控制活動(dòng)

一是優(yōu)化財(cái)務(wù)活動(dòng)流程和手續(xù)。企業(yè)在財(cái)務(wù)管理的流程設(shè)置上需要結(jié)合企業(yè)自身的行業(yè)和經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)進(jìn)行個(gè)性化優(yōu)化，簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)流程手續(xù)，盡量去除不必要的審批環(huán)節(jié)。例如，對(duì)于企業(yè)的差旅費(fèi)報(bào)銷等，針對(duì)一定金額以下的差旅費(fèi)報(bào)銷，報(bào)銷人員可通過(guò)系統(tǒng)提交報(bào)銷單證和信息，直接由出納進(jìn)行審核付款，不需要經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)總監(jiān)等層級(jí)的審批。

二是加強(qiáng)公司之間的聯(lián)合。財(cái)務(wù)共享管理模式需要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)中心與各個(gè)子公司和其他部門之間的雙向交流，對(duì)于往來(lái)應(yīng)收、應(yīng)付賬款應(yīng)至少和各個(gè)子公司每個(gè)月進(jìn)行一次溝通，通過(guò)清理各子公司之間的往來(lái)掛賬，大大優(yōu)化對(duì)子公司的財(cái)務(wù)資金控制。

（四）優(yōu)化企業(yè)的信息與溝通

一是加強(qiáng)信息系統(tǒng)的日常維護(hù)。在建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的基礎(chǔ)上，整個(gè)企業(yè)的下屬組織和各個(gè)子公司都應(yīng)當(dāng)處于同一個(gè)信息系統(tǒng)，整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)信息溝通與傳遞都高度依賴這一信息系統(tǒng)。同時(shí)，為了提高信息傳遞的速度與安全性，企業(yè)必須做好信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和檢查工作，定期對(duì)信息系統(tǒng)開(kāi)展專業(yè)性、全面性的監(jiān)測(cè)，對(duì)系統(tǒng)的安全性做好專業(yè)評(píng)估，設(shè)置專業(yè)的信息安全維護(hù)崗位，保障信息安全責(zé)任能夠落實(shí)到個(gè)人。

二是增加相互交流、溝通的渠道和機(jī)制。財(cái)務(wù)共享中心的設(shè)置，為企業(yè)及其子公司的良好溝通提供了一個(gè)有效的媒介和渠道，因此，企業(yè)要建立穩(wěn)固的交流機(jī)制，加強(qiáng)總部、子公司、財(cái)務(wù)共享中心之間的信息交流與溝通。

（五）優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督

一是要完善企業(yè)的內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制。為保障財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的有效運(yùn)行，應(yīng)當(dāng)建立專業(yè)的內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制，對(duì)財(cái)務(wù)管理和運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)監(jiān)督，并且內(nèi)部控制監(jiān)督部門應(yīng)當(dāng)時(shí)刻保持高度的獨(dú)立性和客觀性，對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程做好跟蹤記錄和監(jiān)督管理。

二是要細(xì)化內(nèi)部監(jiān)督管理方式。企業(yè)要多種監(jiān)督管理方式并行，既包括傳統(tǒng)的抽樣調(diào)查法、訪談法等等，也應(yīng)當(dāng)充分考慮現(xiàn)階段信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代特征，充分利用信息技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)的運(yùn)行情況進(jìn)行日常檢查和定期評(píng)估。

四、結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)共享的實(shí)施，讓企業(yè)的財(cái)務(wù)管理運(yùn)行更加高效、完善，也給企業(yè)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)。為完善相關(guān)內(nèi)部控制，企業(yè)必須全面分析財(cái)務(wù)共享模式的特點(diǎn)，并且采取措施有針對(duì)性地優(yōu)化自身的內(nèi)部控制。