檔案管理工作的創(chuàng)新策略

鄧芳芳

（中國(guó)信達(dá)資產(chǎn)管理股份有限公司江蘇省分公司，南京 210000）

引 言

檔案記錄了企業(yè)發(fā)展及其不同階段具體經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的特點(diǎn)與特征，反映了企業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)，對(duì)于企業(yè)未來(lái)的戰(zhàn)略制定及規(guī)章制度的執(zhí)行有著重要的參考作用，這些進(jìn)一步體現(xiàn)了檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)方面的輔助作用。在這樣的情況下，檔案管理的重要性和價(jià)值十分明確，對(duì)總體的企業(yè)經(jīng)營(yíng)具有關(guān)鍵性影響。合理開(kāi)展相關(guān)管理，有助于更好地輔助企業(yè)運(yùn)營(yíng)，詳細(xì)地進(jìn)行企業(yè)戰(zhàn)略的制定，及時(shí)調(diào)整企業(yè)現(xiàn)有的發(fā)展方向。但以目前情況來(lái)看，在重視經(jīng)濟(jì)發(fā)展及經(jīng)濟(jì)效益的大環(huán)境下，相關(guān)管理沒(méi)有得到應(yīng)有的關(guān)注和重視，從而導(dǎo)致了一定的管理效果與質(zhì)量方面的不足，影響了最終的管理效果。

一、現(xiàn)存不足

從目前相關(guān)管理工作來(lái)看，企業(yè)在檔案管理開(kāi)展與進(jìn)行的過(guò)程中往往缺乏正確認(rèn)識(shí)，大部分企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重視程度存在著一定的不足，從而導(dǎo)致后續(xù)管理的規(guī)范性和有效性受到了威脅和影響。檔案管理工作本質(zhì)上具備較為明確的重要性，開(kāi)展有效的檔案管理，可以對(duì)現(xiàn)有的相關(guān)檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的挖掘，進(jìn)一步輔助企業(yè)制訂戰(zhàn)略計(jì)劃，更好地調(diào)整企業(yè)運(yùn)營(yíng)與發(fā)展方向。而從其工作開(kāi)展情況來(lái)看，檔案管理工作具備著較強(qiáng)的多元性和復(fù)雜性，會(huì)涉及很多個(gè)部門，這也就意味著在具體開(kāi)展相關(guān)管理的過(guò)程中，牽涉的部門較多，工作量較大，需要投入大量的人力和物力，才能完成檔案管理工作。但該類工作的特殊性導(dǎo)致開(kāi)展檔案管理工作并不能直接轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益，很多企業(yè)管理者對(duì)其的關(guān)注程度和重視程度存在一定問(wèn)題，導(dǎo)致最終相關(guān)管理工作無(wú)法順利開(kāi)展，檔案工作和生產(chǎn)工作出現(xiàn)脫離、不匹配的現(xiàn)象。而這一系列問(wèn)題的產(chǎn)生與認(rèn)知呈現(xiàn)出高度關(guān)聯(lián)性，在認(rèn)識(shí)方面的不足導(dǎo)致管理無(wú)法順利開(kāi)展，讓原本的內(nèi)部檔案管理缺乏全面性和系統(tǒng)性，各類信息無(wú)法得到共享，無(wú)法利用的檔案相對(duì)較多。

目前，在具體開(kāi)展管理的時(shí)候，很多檔案缺乏有效的互動(dòng)性，檔案的利用率相對(duì)較低，無(wú)法進(jìn)行有效的檔案與信息的共享，這加大了管理方面的難度，使相關(guān)工作的有效開(kāi)展受到了阻礙。在這樣的情況下，檔案管理的重要性和價(jià)值也會(huì)有所縮減，最終的管理質(zhì)量和管理效果也會(huì)受到一定程度的威脅和干擾。應(yīng)對(duì)這一系列問(wèn)題，只有積極采取有效的策略，對(duì)相關(guān)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，才能取得更加滿意的管控效果，提高檔案利用率，讓信息的共享更加順利。

二、檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）重新審視檔案管理工作

在開(kāi)展檔案管理工作創(chuàng)新的過(guò)程中，首先要重新審視現(xiàn)有的檔案管理工作，正確認(rèn)識(shí)檔案管理自身的重要性和關(guān)鍵性，對(duì)相關(guān)工作給予高度關(guān)注和充分重視，明確相關(guān)工作對(duì)企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)的積極影響。傳統(tǒng)意義上的企業(yè)檔案管理工作往往帶有較強(qiáng)的單調(diào)性，其自身的復(fù)雜性和檔案的可利用性價(jià)值相對(duì)較為有限，而如今經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和生產(chǎn)活動(dòng)日漸復(fù)雜，檔案管理工作的重要性更加明顯?，F(xiàn)階段企業(yè)的檔案數(shù)量增多，數(shù)據(jù)量明顯加大，而且這些數(shù)據(jù)往往都存在著一定的內(nèi)在聯(lián)系，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)與生產(chǎn)活動(dòng)的一種憑證。在開(kāi)展具體工作時(shí)，可以反過(guò)來(lái)根據(jù)既往檔案記錄的情況，調(diào)整現(xiàn)有的運(yùn)營(yíng)模式和發(fā)展方向。只有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的關(guān)鍵性和重要性之后，才可以更好地開(kāi)展實(shí)際工作，方便后續(xù)工作的順利開(kāi)展，精準(zhǔn)解決工作過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題，提升總體的工作質(zhì)量。認(rèn)知是后續(xù)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，必須讓企業(yè)全員都正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，明確檔案管理工作和每一個(gè)部門、每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都息息相關(guān)，只有這樣正確的認(rèn)知才能夠促進(jìn)全員配合參與到檔案管理工作之中，讓每一個(gè)需要配合的環(huán)節(jié)都落實(shí)到部門的工作人員身上，使其積極配合檔案收集和整理工作，提高檔案的利用效率。只有全員參與，檔案才可以被有效地利用，整體的工作水平才可以得到一定的提高，避免出現(xiàn)管理過(guò)程中的不足和誤差，解決檔案無(wú)法利用或管理不夠規(guī)范的問(wèn)題。在現(xiàn)階段進(jìn)行管理創(chuàng)新，首先要重新審視對(duì)檔案管理的認(rèn)知，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步強(qiáng)化相關(guān)人員的認(rèn)知，其次讓企業(yè)全員配合參與到相關(guān)工作之中，做好在質(zhì)量等方面的把關(guān)，以取得更好的管理與管控效果。

（二）豐富檔案管理隊(duì)伍

既往檔案管理工作受重視程度相對(duì)較為有限，這也就導(dǎo)致相關(guān)管理人員自身的素養(yǎng)和水平受到了很大程度上的限制。創(chuàng)新管理理念和理論，要豐富現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍，讓相關(guān)人員的水平和素養(yǎng)都得到一定的提高，以取得更好的管理效果，促使后續(xù)管理模式的創(chuàng)新。目前，檔案開(kāi)始有了一定的復(fù)雜性，籠統(tǒng)地講，有紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種，但對(duì)其進(jìn)行細(xì)致的劃分時(shí)，檔案的形式及數(shù)據(jù)的載體是十分多樣的。為了保障檔案的安全，保障相關(guān)檔案能夠得到有效的管理、收集和利用，要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員與隊(duì)伍進(jìn)行完善，讓相關(guān)人員能夠正確認(rèn)識(shí)到該類管理起到的關(guān)鍵性價(jià)值和實(shí)際性意義，并在這個(gè)基礎(chǔ)上不斷學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)實(shí)踐技術(shù)，掌握不同檔案開(kāi)展管理時(shí)的規(guī)范性操作方法。這樣一來(lái)，總體的企業(yè)檔案管理就可以走上正軌，使該類管理發(fā)揮應(yīng)有的功能，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，為總體的管理效率及管理質(zhì)量的提高提供支持。尤其是在現(xiàn)階段，各種電子檔案的出現(xiàn)，使具體進(jìn)行檔案管理時(shí)的科技性要求有所提高，要讓相關(guān)人員掌握此類技術(shù)，更方便地進(jìn)行管理，提高相關(guān)管理工作的質(zhì)量和成效，為后續(xù)檔案的利用與歸納等相關(guān)工作提供人員方面的支持。

（三）創(chuàng)新檔案的管理模式

檔案管理的模式創(chuàng)新可以根據(jù)現(xiàn)有企業(yè)發(fā)展情況，以及對(duì)檔案方面的不同需求進(jìn)行一定程度的個(gè)性化調(diào)整，并在此基礎(chǔ)上按照企業(yè)自身發(fā)展需求合理地進(jìn)行調(diào)整，從而讓相關(guān)管理模式更加契合現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展對(duì)于檔案管理方面的需求?，F(xiàn)階段的檔案管理，需要對(duì)原本的檔案管理模式所管理的對(duì)象加以擴(kuò)張，采取紙質(zhì)版與電子版相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔，并擴(kuò)大檔案信息的收集范圍?？梢栽黾訖n案之中的影像資料、音頻資料和圖文資料，讓相關(guān)記錄更加具備全面性和多樣性，更有助于檔案資料管理的開(kāi)展，讓可利用的檔案資料都得到收納和管理，以便于在后續(xù)的企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)時(shí)參考調(diào)用。而在具體開(kāi)展管理的過(guò)程中，還需要契合實(shí)際情況，根據(jù)部門權(quán)限方面的差異，建立一個(gè)檔案調(diào)用與查閱的系統(tǒng)與體系，明確相應(yīng)的權(quán)限，根據(jù)權(quán)限不同開(kāi)放不同的檔案，以方便檔案的調(diào)用和管理。

結(jié) 語(yǔ)

現(xiàn)階段企業(yè)在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，仍然存在著一系列問(wèn)題和不足。企業(yè)在進(jìn)行工作創(chuàng)新時(shí)，要重新審視檔案管理工作，豐富管理人員隊(duì)伍，創(chuàng)新檔案管理的現(xiàn)有模式，促進(jìn)管理質(zhì)量的提高。