大中型制造企業(yè)存貨管理存在的問題及 改進(jìn)措施探討

刁佳

（河北中翰方遠(yuǎn)誠(chéng)稅務(wù)師事務(wù)所有限公司，河北 邢臺(tái) 054000）

存貨是保障企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要物資。在大中型制造企業(yè)中，由于其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)具有多品種、多步驟的特點(diǎn)，因此，其存貨流轉(zhuǎn)程序更多、呈現(xiàn)的狀態(tài)更加復(fù)雜。制造企業(yè)的存貨主要包括原材料、備品備件、低值易耗品、半成品、產(chǎn)成品等。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備情況，建立有效的存貨管理制度，以提升公司管理水平，降低資金占用成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

一、大中型制造企業(yè)存貨管理現(xiàn)狀

（一）存貨出入庫(kù)管理制度不完善

目前，大多數(shù)企業(yè)雖然建立了存貨管理制度，但存在制度不健全、不適合企業(yè)經(jīng)營(yíng)需要，執(zhí)行流于形式等問題。

生產(chǎn)制造業(yè)的存貨管理從內(nèi)容上來說，包括原料、物料的管理及產(chǎn)成品的管理；從流轉(zhuǎn)狀態(tài)上，包括入庫(kù)管理及出庫(kù)管理。一套完善的存貨管理制度，應(yīng)涵蓋所有的外購(gòu)物資及自產(chǎn)產(chǎn)品，包括嚴(yán)格的入庫(kù)、出庫(kù)流程，及退、換貨等特定事項(xiàng)的審批程序。但是，在具體實(shí)施過程中，部分企業(yè)各職能部門不能建立有效的合作機(jī)制，物資采購(gòu)部門不熟悉生產(chǎn)狀態(tài)，采購(gòu)物資的品種、數(shù)量與生產(chǎn)部門生產(chǎn)需求脫節(jié)，僅憑經(jīng)驗(yàn)采購(gòu)，造成部分材料冗余，形成積壓，而部分材料采購(gòu)不及時(shí)，影響企業(yè)正常生產(chǎn)。采購(gòu)的物資入庫(kù)前缺乏嚴(yán)格的驗(yàn)收質(zhì)檢環(huán)節(jié)，導(dǎo)致不合格品入庫(kù)，影響了生產(chǎn)進(jìn)度及質(zhì)量；產(chǎn)品出庫(kù)時(shí)缺少審批手續(xù)，事后又不能及時(shí)補(bǔ)簽，操作不嚴(yán)謹(jǐn)易引發(fā)存貨管理漏洞，形成私自降價(jià)出售、產(chǎn)品不按合同約定品類、規(guī)格出庫(kù)等現(xiàn)象，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來不利影響。

（二）存在不同存放地點(diǎn)重大錯(cuò)報(bào)風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)逐漸呈現(xiàn)地域多元化的特點(diǎn)。為了降低運(yùn)輸成本，保證向客戶及時(shí)交付貨物，企業(yè)往往在全國(guó)設(shè)立多家銷售網(wǎng)點(diǎn)，并集中向銷售網(wǎng)點(diǎn)運(yùn)送貨物，不同存放地點(diǎn)之間也可以相互配送貨物。但是由于銷售網(wǎng)點(diǎn)人員緊缺等原因，存放于非生產(chǎn)區(qū)域的存貨在管理上存在較多疏漏。例如，未設(shè)置專門的倉(cāng)儲(chǔ)保管人員，倉(cāng)儲(chǔ)管理的職責(zé)由銷售人員兼任，不符合不相容職務(wù)相互分離的原則。而且銷售人員不具備專業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)管理知識(shí)，造成存貨庫(kù)存數(shù)據(jù)不能及時(shí)、精準(zhǔn)的統(tǒng)計(jì)并傳輸給財(cái)務(wù)核算部門。同時(shí)，也存在其他企業(yè)將存貨寄存在本企業(yè)的情形，致使不能對(duì)存貨進(jìn)行有效管理，很可能造成重報(bào)、漏報(bào)，導(dǎo)致賬實(shí)不符。

（三）存貨盤點(diǎn)流于形式

雖然大多數(shù)企業(yè)在存貨管理制度中對(duì)存貨盤點(diǎn)的時(shí)間及要求做出了規(guī)定，但實(shí)際狀況并不樂觀，存貨盤點(diǎn)常流于形式，不能真正做到應(yīng)盤盡盤。不同特性的存貨，如煤堆、倉(cāng)筒里的谷物、黃金或貴重寶石、化工產(chǎn)品等，未根據(jù)實(shí)物狀態(tài)采用不同的盤點(diǎn)方法。盤點(diǎn)方法選用不準(zhǔn)確，盤點(diǎn)人員的職責(zé)不明確，都會(huì)造成盤點(diǎn)數(shù)據(jù)失真。

（四）存貨管理方法落后

在制造企業(yè)中，部分企業(yè)的財(cái)務(wù)部門重核算、輕管理，不能夠采用科學(xué)的分析方法，對(duì)存貨的最佳采購(gòu)量、最佳存儲(chǔ)量進(jìn)行專業(yè)的計(jì)算，無法通過存貨指標(biāo)的變動(dòng)分析存貨異常數(shù)據(jù)給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和制定管理方針帶來的影響。

（五）單據(jù)內(nèi)部流轉(zhuǎn)不及時(shí)

企業(yè)單據(jù)傳遞存在時(shí)間差異主要表現(xiàn)在實(shí)物資產(chǎn)保管部門與財(cái)務(wù)核算部門之間的信息不對(duì)稱。倉(cāng)庫(kù)保管部門可以根據(jù)出、入庫(kù)單據(jù)隨時(shí)掌握庫(kù)存存貨的增減變動(dòng)及結(jié)存情況，生產(chǎn)車間統(tǒng)計(jì)人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)未形成終端產(chǎn)品的在制品情況，而財(cái)務(wù)部門的職責(zé)是準(zhǔn)確反映企業(yè)資產(chǎn)狀況。實(shí)物資產(chǎn)管理部門不能夠及時(shí)向財(cái)務(wù)部門傳遞存貨變動(dòng)信息，必然會(huì)造成賬實(shí)不符，無法精準(zhǔn)反映企業(yè)的資產(chǎn)狀況，不能為企業(yè)高層管理人員制定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供參考依據(jù)。

（六）存貨管理團(tuán)隊(duì)水平有待提高

存貨管理是一門專業(yè)學(xué)科，但在部分制造企業(yè)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更關(guān)注生產(chǎn)、銷售情況，忽視了存貨管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。在實(shí)踐中，經(jīng)常聘用一些沒有倉(cāng)庫(kù)管理經(jīng)驗(yàn)，沒有倉(cāng)儲(chǔ)專業(yè)知識(shí)的人員擔(dān)任倉(cāng)庫(kù)保管人員。企業(yè)管理層的忽視，造成倉(cāng)庫(kù)管理人員缺乏責(zé)任心，專業(yè)知識(shí)不足，貨物堆放隨意，管理無秩序，個(gè)別批次的貨物存在長(zhǎng)期壓庫(kù)、過期、變質(zhì)、毀損等問題。

二、加強(qiáng)存貨管理的對(duì)策建議

（一）不相容職務(wù)相互分離，建立完善的內(nèi)部控制制度

企業(yè)應(yīng)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，建立集采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)檢、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)于一體的管理體系，建立崗位責(zé)任制，明確職責(zé)，相互制衡。

第一，采購(gòu)部門應(yīng)以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向，加強(qiáng)與生產(chǎn)部門的溝通，及時(shí)、充分了解生產(chǎn)部門的需求，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需，并杜絕過度采購(gòu)造成的浪費(fèi)。

第二，倉(cāng)庫(kù)保管人員在物資采購(gòu)及產(chǎn)成品入庫(kù)時(shí)，應(yīng)審核質(zhì)檢部門出具的“質(zhì)檢合格單”中標(biāo)明的貨物名稱、規(guī)格、供應(yīng)商或生產(chǎn)車間是否與本批次入庫(kù)產(chǎn)品一致。同時(shí)，應(yīng)注意是否有驗(yàn)收員的簽字確認(rèn)等信息。倉(cāng)庫(kù)保管人員根據(jù)審核無誤的“質(zhì)檢合格單”填寫“材料入庫(kù)單”或“產(chǎn)成品入庫(kù)單”。入庫(kù)單是記錄入庫(kù)貨品的單據(jù)，應(yīng)詳細(xì)填寫供應(yīng)商名稱、貨品名稱、規(guī)格、型號(hào)，單位計(jì)劃數(shù)量、實(shí)際數(shù)量等內(nèi)容，并在相應(yīng)位置填寫制單人及倉(cāng)管員姓名。

第三，生產(chǎn)車間應(yīng)制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，按消耗定額及當(dāng)期下達(dá)的生產(chǎn)任務(wù)計(jì)算材料耗用品類及數(shù)量，填寫“領(lǐng)料單”，“領(lǐng)料單”應(yīng)注明領(lǐng)用部門、品名、規(guī)格、型號(hào)、申領(lǐng)數(shù)量及實(shí)領(lǐng)數(shù)量，避免車間存料過多或重復(fù)領(lǐng)料。

產(chǎn)成品出庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)審核“銷售通知單”上的銷售人員簽名及主管領(lǐng)導(dǎo)的審批情況，嚴(yán)格按經(jīng)過審批的品種、規(guī)格、數(shù)量出庫(kù)，并在出庫(kù)單中簽字確認(rèn)。由于特殊情形主管銷售審批人員不能及時(shí)簽批的，應(yīng)要求銷售人員在“銷售通知單”注明“電話請(qǐng)示”或“微信請(qǐng)示”字樣，并注明請(qǐng)示時(shí)間，督促經(jīng)辦人員及時(shí)補(bǔ)簽“銷售通知單”。

存貨是企業(yè)的重要生產(chǎn)物資，應(yīng)嚴(yán)格控制未經(jīng)授權(quán)人員的接觸，保證財(cái)產(chǎn)物資的安全、完整。

（二）運(yùn)用ERP系統(tǒng)，加強(qiáng)存貨信息化管理

存貨管理是一項(xiàng)精細(xì)化的工作，要能夠保證存貨的入庫(kù)、出庫(kù)、結(jié)存數(shù)據(jù)與實(shí)物變動(dòng)同步，這對(duì)于備品備件、原材料及產(chǎn)成品品種、規(guī)格繁多的大中型制造企業(yè)而言，完全依靠人工管理是無法做到的。所以，應(yīng)通過電子信息化方式加以管理，根據(jù)企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)單位的分布情況，將所有商品通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行出、入庫(kù)數(shù)據(jù)管理，完善電子審批制度，有效降低紙質(zhì)單據(jù)的弊端，增加數(shù)據(jù)更新的及時(shí)性，減少錯(cuò)報(bào)，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)存貨的掌控能力。

（三）定期盤點(diǎn)，建立有序的盤存制度

明確各盤點(diǎn)崗位職責(zé)，加強(qiáng)參與盤點(diǎn)部門及人員的考核，建立獎(jiǎng)懲制度。盤點(diǎn)前，應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，制定盤點(diǎn)計(jì)劃，成立專門的盤點(diǎn)小組，明確人員分工，確定盤點(diǎn)方法與程序，對(duì)盤點(diǎn)人員進(jìn)行事前的專業(yè)化培訓(xùn)，保證盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)對(duì)所有貨物逐一清點(diǎn)，對(duì)已清點(diǎn)的貨物做出標(biāo)記，避免重復(fù)盤點(diǎn)。盤點(diǎn)人員要及時(shí)將盤點(diǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤的記入盤點(diǎn)報(bào)告表，并在盤點(diǎn)表上簽名確認(rèn)。同時(shí)，將盤點(diǎn)數(shù)據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門據(jù)此填寫“賬存實(shí)存對(duì)比表”，并按規(guī)定進(jìn)行賬面調(diào)整。對(duì)盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的變質(zhì)、毀損、短缺情況，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門及人員進(jìn)行請(qǐng)示，查明原因，并采取必要措施予以解決：對(duì)存貨盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的長(zhǎng)期積壓但仍有使用價(jià)值的物品，應(yīng)采取降價(jià)等方式，及時(shí)處置資產(chǎn)，加快資金回籠；對(duì)管理不善造成的損失，追究相關(guān)人員的責(zé)任。

（四）利用財(cái)管專業(yè)知識(shí)，對(duì)存貨進(jìn)行科學(xué)管理

存貨的成本是由取得成本、存儲(chǔ)成本、缺貨成本構(gòu)成的。其中，取得成本分為購(gòu)置成本和訂貨成本；存儲(chǔ)成本按是否與訂貨次數(shù)相關(guān)，分為固定存儲(chǔ)成本和變動(dòng)存儲(chǔ)成本。財(cái)務(wù)人員應(yīng)具備存貨成本分析的專業(yè)素質(zhì)，能夠根據(jù)企業(yè)年存貨需求量和單次訂貨變動(dòng)成本、單位變動(dòng)存儲(chǔ)成本計(jì)算經(jīng)濟(jì)訂貨批量，保證既不影響生產(chǎn)，又能有效的節(jié)約資金，防止浪費(fèi)。

在存貨日常管理中，可以使用歸口分級(jí)控制法，對(duì)存貨進(jìn)行歸口管理和分級(jí)管理，將存貨資金的管理指標(biāo)分解到供產(chǎn)銷各職能部門，由各職能部門分別承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，各司其職，以調(diào)動(dòng)各職能部門的積極性；使財(cái)務(wù)部門面向生產(chǎn)，深入實(shí)際調(diào)查研究，把存貨的集中管理同生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理結(jié)合起來，提高資金管理水平。

（五）促進(jìn)業(yè)財(cái)融合，加強(qiáng)單證傳遞的時(shí)效性

為加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合，財(cái)務(wù)人員一定要介入業(yè)務(wù)、了解業(yè)務(wù)，才能更合理、精準(zhǔn)的反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況；同時(shí)，生產(chǎn)、銷售、倉(cāng)儲(chǔ)保管人員也應(yīng)該在思想上認(rèn)識(shí)到所在部門的職責(zé)，及其在企業(yè)中的重要性，認(rèn)識(shí)到生產(chǎn)、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)的變動(dòng)及結(jié)存數(shù)據(jù)是企業(yè)的關(guān)鍵資料，只有及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞數(shù)據(jù)信息，才能為企業(yè)經(jīng)營(yíng)方針的制定提供有效的參考依據(jù)。強(qiáng)化部門之間的有效溝通是保證信息傳輸?shù)闹匾绞剑行У臏贤C(jī)制可以使企業(yè)建立更為精細(xì)化的管理制度，開源節(jié)流，使經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)充分降低，從根本上實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

（六）提升管理層的重視程度，加強(qiáng)基層管理人員的相關(guān)培訓(xùn)

企業(yè)高層管理人員應(yīng)該從思想上認(rèn)識(shí)到倉(cāng)儲(chǔ)管理的重要性，加強(qiáng)倉(cāng)儲(chǔ)管理隊(duì)伍建設(shè)。增加人員投入，聘用有經(jīng)驗(yàn)的人員管理主要產(chǎn)品倉(cāng)。對(duì)新聘用人員，可以采用老帶新方式，使其盡快熟悉工作流程；增加資金投入，加強(qiáng)對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)員工的崗前、崗中專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)；建立獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)倉(cāng)儲(chǔ)管理人員工作的主動(dòng)性。

三、結(jié)束語

存貨是制造企業(yè)的重要生產(chǎn)物資，對(duì)于大中型制造企業(yè)而言，存貨管理質(zhì)量更是體現(xiàn)了企業(yè)的整體管理水平。通過提高倉(cāng)庫(kù)管理人員及財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)、采用科學(xué)的管理方法、利用專業(yè)指標(biāo)對(duì)存貨進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、合理控制存貨采購(gòu)量和庫(kù)存量等措施，可以使存貨日?？刂频靡约訌?qiáng)，存貨周轉(zhuǎn)速度加快，使企業(yè)資產(chǎn)流動(dòng)性和短期償債能力增強(qiáng)，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)優(yōu)質(zhì)高效的發(fā)展。