談行政事業(yè)單位固定資產管理

廖蘭萍

（蘇州 高新區(qū)（虎丘 區(qū)）社會保 險基金 管理 中心，江蘇 蘇州 215011）

一、行政事業(yè)單位固定資產管理的導向和意義

行政事業(yè)單位固定資產是整個國有資產的重要組成部分，是行政事業(yè)單位正常運轉的物質前提和提供公共服務的物質基礎。為促進我國社會經濟穩(wěn)定發(fā)展，人民全面脫貧，逐步實現共同富裕，行政事業(yè)單位應帶頭縮減開支，合理配置資源。如若因固定資產管理不善出現漏洞占用財政性資金比重過大，即會導致我國財政資金配置出現問題，阻礙社會穩(wěn)定和發(fā)展。做好行政事業(yè)單位的固定資產管理工作，能確保固定資產安全完整，合理配置固定資產，提高使用效率，避免因閑置濫用等管理不善造成的諸如固定資產加速折舊、毀損及盤虧等問題。固定資產管理得當既能合理保障資產使用壽命和資產的合理配置，實現國有資產的保值增值，同時又能避免重復購買和鋪張浪費，很大程度上節(jié)約財政資金在固定資產購置條線上的預算支出，從而將國有資金投入到更有價值的利國利民的地方去，促進社會穩(wěn)定和進步。做好固定資產管理能提升行政事業(yè)單位的服務水平，完成其社會使命，為社會穩(wěn)定和諧發(fā)展保駕護航。

二、行政事業(yè)單位固定資產管理的主要問題

（一）制度不健全或落實不到位

首先，當前部分行政事業(yè)單位固定資產管理制度及其簡單，有些單位只制定了很籠統(tǒng)的管理制度，未從源頭資產購置、登記存檔、領用維護、盤點清查、資產處置等方面系統(tǒng)全面地涵蓋整個固定資產流程來制定固定資產管理制度。

其次，還有相當數量的行政事業(yè)單位雖然已經制定了比較全面的資產管理制度，落實不到位，致使制度流于形式。制度僅僅成了敷衍上級和應付政府內部控制報告的工具，完全沒有應用到現實工作中去。單位大部分工作人員甚至不知道單位固定資產管理制度的存在。

（二）固定資產管理職責不清

行政事業(yè)單位未指定專門部門和專門人員管理固定資產，完全按照主觀意愿。例如不需要過多購置的資產批量購置，造成資產大批量堆積，甚至是成新率比較高的固定資產被閑置。由于職責不明確，導致固定資產管理人員和使用人員工作缺乏積極性與責任感。這些管理漏洞，容易造成國有資產損失，事后難以追責。

（三）日常管理不規(guī)范、缺乏監(jiān)管

首先，很多行政事業(yè)單位未對固定資產進行卡片登記、資產實物上沒有資產標簽；未設置固定資產臺賬和成新率表，家底不清，不能為盤點提供有效依據，更無法判斷單位固定資產狀態(tài)、更新的快慢和持續(xù)發(fā)展能力。盤點不夠及時：按照政策和制度規(guī)定單位應至少每年進行一次固定資產清查盤點。實際中，大部分行政事業(yè)單位未能做到，造成固定資產賬實不符嚴重，一旦盤點則盤盈盤虧層出不窮。

其次，某些地區(qū)相關部門對行政事業(yè)單位的資產監(jiān)管也比較放松，日常未對行政事業(yè)單位資產進行清查。只有處置報廢時才需要走規(guī)定的流程，流程也僅是流于線上資產管理系統(tǒng)的形式，未實地檢查報廢實物是否與資產管理系統(tǒng)報廢申請單及財務賬面相符。審計部門審計也只是側重于財務賬務處理審計，對固定資產審計往往缺失。造成大部分單位對固定資產的管理掉以輕心、麻痹大意。

（四）調撥不及時

行政單位及下屬事業(yè)單位通常是單位之間統(tǒng)籌使用固定資產，本意是合理配置資源。這就要求實物調動，配置權也應立即相應完成手續(xù)。一旦固定資產權屬和資產使用單位不相同則會造成固定資產的管理難上加難。由于單位領導不夠重視固定資產的管理，在人手上安排不足，又因調撥手續(xù)涉及程序較多，工作時間線拉得太長，往往無人跟進相關調撥工作導致固定資產的調撥工作進度一直處于極其滯后的狀態(tài)。實物資產早已不在原單位，但沒有相應的調撥手續(xù)，調出單位和調入單位均無法在資產管理系統(tǒng)和財務軟件系統(tǒng)中進行處理。甚至有些資產實物已經無法使用，理應報廢，但調撥手續(xù)還未完成，相應就不能執(zhí)行報廢處置流程，占用儲存空間和儲存費用，若實物資產丟失，將來真正走報廢流程時沒有對應的報廢實物為證，惡性循環(huán)。

（五）信息系統(tǒng)落后、會計核算不夠完善

首先，很多單位還停留在傳統(tǒng)核算方式上。2019年1月份開始對以前年度的固定資產補提折舊，涉及大量核算，需要配置資產信息系統(tǒng)運行才能準確無誤的運算到位。以筆者所在事業(yè)單位為例，補提折舊的核算工作是采取人工excel表格計算折舊，極大增加工作量，浪費人力。若單位財務人員專業(yè)素質不到位，excel表格使用不熟練，容易造成數據偏差較大。

其次，很多行政事業(yè)單位財務人員專業(yè)素質不足，認為財務就是記賬，對固定資產實物管理未有監(jiān)督制衡作用。且財務核算意識淡薄，很多財會人員是臨近退休的老會計，不能及時獲知跟進最新的政府會計準則和制度，依然按照舊的財務經驗進行財務處理。

以上問題微觀上來說會致使申報年度財務報告時出現禁止類條目，年度審計時審計證據表上會出現異常點。宏觀上來說無法給資產報告使用者財政部提供真實有效的信息。

三、健全行政事業(yè)單位固定資產管理的建議

（一）全面出臺并落實單位固定資產管理制度

行政事業(yè)單位應結合自身單位實際情況建立健全的固定資產管理制度。在制度中需明確以下幾點：資產請購環(huán)節(jié)權限和程序，如金額審批的權限、流程等。日常管理環(huán)節(jié)設定歸口管理部門和管理專員，詳列日常管理的范圍和手續(xù)。盤點環(huán)節(jié)制定盤點程序、盤點人員，如確實因為人員不足或盤點經驗不夠可以通過招標形式請第三方進行盤點工作。處置環(huán)節(jié)嚴格按照財政部門的處置流程制定制度。一個完善的制度才是成為開展工作的一把好工具。另外各行政事業(yè)單位應盡快把落實固定資產管理制度提上日程，定期開展全體人員培訓，宣導至每一位人員，有人員崗位流轉的，及時宣導至新人員。便于固定資產有關事務的開展有據可依，高效完成工作。

（二）明確固定資產管理權責

建議由各單位辦公室扎口管理固定資產。按照不相容職務相分離的原則，具體辦公室負責實物管理，財務負責資產價值管理，使用部門負責使用管理，責任到人。實行“統(tǒng)一領導、分級負責、歸口管理”，并設專職固定資產管理員管理本單位固定資產，電腦及相關信息類專用設備由負責信息的部門管理。明確每個環(huán)節(jié)的權責，同時將資產管理工作與績效考核工作相結合。防止遇事推的一干二凈，能有效扭轉工作態(tài)度，提升工作積極性和責任感。

（三）規(guī)范日常管理、加強監(jiān)管

資產請購由單位使用部門提出書面申請，辦公室會同財務部門審核資產存量，對擬購置資產的品目、數量，測算經費額度在申請書上提出意見，經單位負責人、分管領導簽字批準，超過一定金額需分管領導班子會議研究同意后簽字批準，并按照政府采購規(guī)定程序執(zhí)行采購，對于超大金額的應除上述程序后報經當地政府有關領導部門批準方可采購。

對購入的固定資產，需經過專人驗收，并辦理有關入庫手續(xù)，并及時在固定資產信息管理系統(tǒng)進行登記錄入（電腦及相關設備由信息部門負責）；財務部門根據審批后的原始票據和驗收單給予報銷，并做好相關手續(xù)；使用部門在領用固定資產時，需填寫領用單，做到手續(xù)完備，固定資產去向明確。

固定資產歸口部門應安排專門人員負責編制固定資產臺賬及維護固定資產信息管理系統(tǒng)。如遇新增、報廢、調撥事項及時更新臺賬和系統(tǒng)。臺賬內容必須涉及資產名稱、數量、資產代碼、卡片編號、采購日期、成新率、存放地點、使用人等相關信息。對實物進行資產標簽的黏貼，標簽上需列明資產重要信息。財務部門維護好資產分類、使用年限、累計折舊、凈值賬務明細。

固定資產盤點是固定資產管理體系里舉足輕重的一個環(huán)節(jié)，通過盤點從而知曉固定資產的實時情況。盤點方式可以采取定期與不定期盤點相結合；大金額和重要的固定資產應實時性經常性盤點；如遇單位性質變更、資產有調撥轉移等特殊情況，則需要進行臨時全面盤點。單位應組織獨立部門進行固定資產清查監(jiān)督工作，至少每年一次。也可以通過招標第三方進行清查或盤點工作，盤點工作和清查工作不能是同一方。以做到賬賬相符、賬卡相符、賬表相符、賬實相符，并對在清理過程中發(fā)現的資產盤盈、盤虧、毀損及報廢及時按有關規(guī)定進行處理。

各地財政部門也應加強對所轄區(qū)行政事業(yè)單位固定資產的不定期資產清查，如有問題進行相應整改和追責。這樣可以從客觀上對各行政事業(yè)單位的固定資產管理起到監(jiān)督和管控的作用。督促各單位能自覺強化本單位的資產管理的警覺，進一步強化資產管理理念。

（四）劃清固定資產權屬的界限

固定資產在單位間調撥流轉，變更管理權使用權，應及時按照規(guī)定的程序和權限進行變更處理。如未歷經相應流程和手續(xù)，任何單位和個人不得轉移或出借固定資產。單位之間固定資產的調撥與轉移，流程上由轉出單位歸口部門及時填寫《固定資產轉移單》，一式兩份，轉出單位和轉入單位各一份，經財務、信息等相關部門簽核流轉手續(xù)，同時由轉出單位、轉入單位的負責人及經辦人分別簽字。系統(tǒng)管理人員相應必須在固定資產管理系統(tǒng)中及時進行登記和更新。最后由財務部門辦理有關財政備案手續(xù)，并在財務軟件中及時進行相應登記更新工作。流程及手續(xù)完成后通知相關的經辦人員進行資產交接。

（五）加快信息系統(tǒng)建設和精準財務核算

首先，單位應開發(fā)內網（出于單位涉密數據考慮，內網不連互聯網）ERP，將固定資產系統(tǒng)模塊和財務賬務處理模塊相關聯。固定資產扎口管理部門和管理人員將固定資產購置、登記、使用、處置等信息錄入系統(tǒng)，并進行簽核流程。系統(tǒng)相關模塊會將核算折舊費用等數據傳至財務賬務，直接產生憑證和明細賬，財務進行核對補足。一方面這樣可以免除大量人力核算，克服人為因素造成數據金額偏差。另一方面若資產管理人員不及時錄入系統(tǒng)將不能生成憑證，財務也不能進行賬務處理，可以一定程度上起到監(jiān)督資產管理部門和制衡的作用。對于資產流程哪一環(huán)節(jié)出現錯誤或者滯后也一目了然，便于追責，有利于單位管理。

其次，積極開展財務人員培訓，培訓應涵蓋到每個財務人員。上至財務領導下至普通會計出納，加強財務人才隊伍建設，促進人員知識、技能持續(xù)更新，強化職業(yè)道德意識和法制觀念，進而提升單位服務效能。培訓應緊跟政府會計準則、政府會計制度及新出臺的相關解釋文件。固定資產會計核算中容易發(fā)生錯誤的風險點主要有：一是自建資產在建工程和固定資產核算，建設期間借款利息資本化，繪圖費、勘察費、檢測費、審計費、手續(xù)費等費用化的項目和實物類資產化的項目要注意區(qū)分。暫估入賬的金額范圍包括哪些，竣工決算完成后對暫估價值調整和累計折舊核算也要注意。二是新的固定資產折舊年限的出臺，資產使用年限的會計估計變更核算要符合相關要求。以上兩點是非經常發(fā)生的核算，但是一旦發(fā)生容易導致錯誤的產生，要持謹慎態(tài)度，認真參考相關準則制度規(guī)范核算。正確的財務信息和財務報表才能如實反映行政事業(yè)單位權責發(fā)生制下體現的資產負債和收入費用的情況。

近幾年來非常重視權責發(fā)生制財務會計的處理和財務報表工作，是為了解家底，放眼未來。從資產負債表了解資產負債規(guī)模和結構、償債能力，從收入費用表了解盈余情況，現金流量表進行資金規(guī)劃。每個行政事業(yè)單位都要高度重視固定資產的財務核算。為財政部門提供準確的信息，宏觀上為分析我國經濟狀況奠定扎實的基石。

四、結束語

保障國有資產安全完整，防止國有資產流失意義重大，行政事業(yè)單位要完善內部固定資產管理，同外部監(jiān)督相結合。認真貫徹實時頒發(fā)的相關固定資產文件，提升資產管理水平，助力行政事業(yè)單位的平穩(wěn)運營。