基于內(nèi)部控制的采購管理策略研究

李宏才，吳晶晶

（東北制藥集團沈陽第一制藥有限公司，遼寧 沈陽 110027）

一、前言

在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，采購管理作為企業(yè)重要的經(jīng)濟管理活動，其綜合效益直接影響企業(yè)內(nèi)部控制水平。在制藥企業(yè)以往的采購工作中，存在采購過程不規(guī)范、成本浪費和管理監(jiān)督不到位等問題，嚴(yán)重制約了企業(yè)健康發(fā)展，為改善相關(guān)問題，企業(yè)需要嚴(yán)格監(jiān)督和管理采購活動，通過完善采購制度，應(yīng)用先進技術(shù)和構(gòu)建優(yōu)質(zhì)團隊，促使采購行為規(guī)范化與合理化。

二、制藥企業(yè)采購管理中存在的主要問題

（一）采購人員素質(zhì)較低

制藥企業(yè)的采購供應(yīng)環(huán)節(jié)十分重要，采購供應(yīng)環(huán)節(jié)是否有效進行決定著企業(yè)相關(guān)工作是否能夠正常有序開展。采購工作人員的綜合素質(zhì)能力直接影響產(chǎn)品的價值和質(zhì)量，因此，加強人員培訓(xùn)和管理是企業(yè)內(nèi)部控制的重點內(nèi)容。如果制藥企業(yè)內(nèi)部管理措施落實不到位，采購人員缺乏誠信意識，存在徇私作弊和貪腐行為，就會影響采購環(huán)節(jié)的規(guī)范性，不利于企業(yè)實行內(nèi)部控制和成本監(jiān)督［1］。

部分制藥公司有下屬企業(yè)和子公司，但內(nèi)部采購業(yè)務(wù)較為粗放、模式單一，采購業(yè)務(wù)管理不當(dāng)，組織協(xié)調(diào)能力不足，使得管理工作無法正常開展。在采購管理過程中，企業(yè)出現(xiàn)嚴(yán)重經(jīng)濟損失，其原因可能在于采購資源分散，采購管理者未整合分散的采購資源，就會使得采購成本上升。

（二）管理技術(shù)應(yīng)用不足

物資采購是現(xiàn)代企業(yè)成本支出的一部分，通過應(yīng)用先進的采購技術(shù)和科學(xué)的采購管理方式，能夠避免出現(xiàn)資金浪費問題。然而在實際情況中，雖然有部分企業(yè)將先進技術(shù)應(yīng)用于產(chǎn)品加工和生產(chǎn)，構(gòu)建了采購集中化管理系統(tǒng)，但技術(shù)和系統(tǒng)的應(yīng)用推廣力度不足，影響采購工作規(guī)范化。部分人員對采購信息平臺的應(yīng)用方式不當(dāng)，未能及時發(fā)現(xiàn)采購中存在的成本浪費問題，使得制藥企業(yè)采購成本居高不下。

（三）制度體系不夠完善

制藥企業(yè)在以往的采購工作中，市場出現(xiàn)資金浪費和中飽私囊的情況，其根本原因在于監(jiān)督管理制度不完善，相關(guān)人員未能對違規(guī)違法行為進行全面監(jiān)督和控制，公司管理和內(nèi)部控制流于表面。在新時期，制藥企業(yè)要根據(jù)采購管理實際情況，豐富制度體系的內(nèi)容，通過多樣化的方式和管理措施，促使采購規(guī)范化。在實際工作開展過程中，采購制度體系不完善也體現(xiàn)在未能實行信息化采購，企業(yè)采購信息的獲取途徑有限，由此采購成本高于同行業(yè)其他企業(yè)。

三、基于內(nèi)部控制的制藥企業(yè)采購管理策略

（一）加強人員培訓(xùn)

制藥企業(yè)要實現(xiàn)采購管理規(guī)范化和有序化，加強成本控制，全面監(jiān)督采購工作環(huán)節(jié)，使得采購工作更加科學(xué)高效，就需要加強對采購人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要為采購工作的具體要求和具體標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)人員經(jīng)過系統(tǒng)化培訓(xùn)后，能夠提高采購技巧，改善采購方法，增強自己的責(zé)任意識，使得企業(yè)采購成本得到有效控制。在培訓(xùn)過程中，企業(yè)要注重提高相關(guān)人員的道德素質(zhì)，采購人員的責(zé)任意識得到提高，就能夠在實際采購談判中堅定立場、牢記責(zé)任。

為構(gòu)建高水平、高質(zhì)量的采購隊伍，制藥企業(yè)需要在人員培訓(xùn)后開展考核工作，確保相關(guān)人員的工作能力和綜合素質(zhì)滿足崗位要求。在具體培訓(xùn)工作中，開展輪崗培訓(xùn)，提高員工的綜合素質(zhì)，保證采購工作效率明顯提升。在輪崗培訓(xùn)過程中，部門之間的協(xié)調(diào)組織能力也能夠得到強化，這對制藥企業(yè)實現(xiàn)采購管理規(guī)范化意義重大。制藥企業(yè)在以往的采購管理過程中，存在提單不準(zhǔn)確、物料名稱不統(tǒng)一、規(guī)格與型號不一致等問題，影響采購工作的連續(xù)性，為改善相關(guān)問題，需要對采購人員進行針對性培訓(xùn)，促使相關(guān)人員熟悉業(yè)務(wù)流程。

采購人員需要強化成本觀念，明確投入與產(chǎn)出比，詳細(xì)分析采購工作內(nèi)容，評估報價單是否存在錯誤。增強采購人員的預(yù)測能力也是控制采購成本的關(guān)鍵舉措，采購人員應(yīng)熟悉各種資料，關(guān)注藥品原材料的價格走勢，并且培養(yǎng)對采購價格變動的分析能力，了解市場供求結(jié)構(gòu)變化，進而采取合理的采購決策行為。在培訓(xùn)管理中，采購人員的專業(yè)知識得到了豐富，能夠熟練掌握原料的來源、基本功能、品質(zhì)用途以及成本控制等知識，就能夠主動與供應(yīng)商進行磋商，增強自身的商業(yè)談判能力，降低采購成本。

（二）加強技術(shù)應(yīng)用

在藥品原料采購中，合理應(yīng)用采購技術(shù)能夠發(fā)揮采購工作價值，確保關(guān)鍵技術(shù)措施得到落實。相關(guān)人員需要利用先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做好原材料采購分類、成本分析工作，整理和匯編第三方報價信息，使得采購工作更加高效。在大批量采購中，采購人員應(yīng)注重獲取規(guī)模的效益，通過聯(lián)合采購和業(yè)務(wù)管理的方式降低采購成本。制藥企業(yè)在采購環(huán)節(jié)使用的成本控制方法主要有招標(biāo)采購、競爭性談判、集中采購和電子化采購等，此外，也可對采購庫存進行控制，將相關(guān)業(yè)務(wù)進行外包，有效處理與供貨商之間的關(guān)系，促使采購行為更加科學(xué)合理，滿足采購管理需求。

在具體工作中，相關(guān)人員應(yīng)利用企業(yè)采購管理信息化平臺，收集市場供貨信息，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行橫向?qū)Ρ龋C合利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，使得企業(yè)采購行為更加規(guī)范，增強自身采購管理能力。企業(yè)管理人員應(yīng)充分利用采購子系統(tǒng)，優(yōu)化采購申請、采購訂貨、進貨檢驗、入庫管理等全過程，并且加強物流管理和資金流控制，通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對采購行為進行監(jiān)控，并且對存在采購問題的相關(guān)原料進行溯源，逐步完善采購管理系統(tǒng)，確保采購工作更加科學(xué)高效，保證采購工作與制藥企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)相一致［2］。

以東北制藥集團沈陽第一制藥有限公司（后簡稱該公司）為例，該公司利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化采購流程，制定動態(tài)化的采購計劃和訂單管理制度。其中采購計劃包括定期采購和不定期采購等內(nèi)容，并且對采購中存在的主要問題進行技術(shù)分析，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建了以產(chǎn)訂購的采購業(yè)務(wù)模式，此外，該公司的管理系統(tǒng)支持多種類型的采購訂單流程，使得采購管理工作更加規(guī)范。

該公司應(yīng)用管理系統(tǒng)，明確了采購單為源頭，控制訂單確認(rèn)、發(fā)貨、到貨、驗收和入庫等多項內(nèi)容，對相關(guān)環(huán)節(jié)進行技術(shù)跟蹤，真正實現(xiàn)了全過程管理。該公司應(yīng)用電子商務(wù)系統(tǒng)，可將訂單直接發(fā)送給供應(yīng)商，通過在線采購的方式提高采購管理效率?；陔娮由虅?wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，該公司能夠?qū)Σ少徫锲返倪\輸狀況、到貨檢驗環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)控，對采購物品的質(zhì)量進行嚴(yán)格控制，很好地預(yù)防了虛假訂單和徇私作弊行為，對企業(yè)內(nèi)部控制管理具有積極作用。

（三）完善制度體系

企業(yè)在單位采購管理中，要完善價格申報體系，明確采購報價區(qū)間，利用網(wǎng)絡(luò)平臺對采購價格進行比較，確保價格的合理性，嚴(yán)格控制采購資金浪費問題。企業(yè)要構(gòu)建基于采購管理的監(jiān)督控制體系，明確機構(gòu)、業(yè)務(wù)和崗位之間的監(jiān)督行為和具體關(guān)系，通過合理分工，優(yōu)化企業(yè)采購管理流程，這樣不僅能夠提高工作效率，而且能夠約束相關(guān)人員，防止出現(xiàn)貪腐行為。在采購管理中，企業(yè)應(yīng)將工作重點放在采購人員的管理上，預(yù)防采購人員利用職權(quán)牟利，管理和調(diào)整采購人員的職能和工作范圍，預(yù)防和化解系統(tǒng)風(fēng)險。

企業(yè)相關(guān)部門應(yīng)制定采購清單制，規(guī)范采購人員采購藥品的名稱、數(shù)量和規(guī)格等內(nèi)容，并嚴(yán)格管理采購物品的入庫工作，避免工作中存在不合理行為，保證采購工作與企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)一致。在采購管理中，制藥企業(yè)可以采取招商采購方式，鼓勵相關(guān)企業(yè)進行投標(biāo)，以投標(biāo)的方式選擇品質(zhì)良好的供貨商，確保采購價格處于合理區(qū)間。同時在采購管理中，企業(yè)構(gòu)建有效的獎賞機制，對采購人員一視同仁進行管理，給表現(xiàn)良好的人員一定的物質(zhì)獎勵，對存在不良行為的人員進行嚴(yán)格懲處，能夠使藥品采購管理更加穩(wěn)定有序［3］。

此外，企業(yè)制定采購策略時要清楚認(rèn)識到供應(yīng)鏈管理制度的應(yīng)用價值，與供應(yīng)商構(gòu)建良好的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，有效控制采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟收益。制藥企業(yè)在采購管理中，應(yīng)重視供應(yīng)鏈管理和集中采購模式應(yīng)用，促進二者有機結(jié)合，使得采購管理工作更加高效，同時能夠?qū)崟r掌握市場信息，為公司制定采購策略提供數(shù)據(jù)支持。

四、結(jié)語

本文基于內(nèi)部控制理論框架對采購管理策略進行研究，以制藥企業(yè)為研究對象，明確提出企業(yè)在采購管理中存在人員素質(zhì)較低、管理技術(shù)應(yīng)用不足和制度體系不完善等問題，同時提出企業(yè)要優(yōu)化采購流程，加強管理控制，以降低采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。企業(yè)未來采購管理的發(fā)展方向為集中化采購和供應(yīng)鏈管理，企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)更新理念，加強與合作方的合作，確保采購供應(yīng)鏈的穩(wěn)定。