制造業(yè)企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制研究

徐駿

（上海世科嘉車輛技術(shù)研發(fā)有限公司，上海 201702）

一、制造業(yè)企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重要作用

（一）加強采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制可以降低企業(yè)成本，增加企業(yè)收益

制造業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理過程中的采購環(huán)節(jié)至關(guān)重要，采購成本是產(chǎn)品成本的主要組成部分，制造企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的直接材料成本一般占總成本的70%以上，采購成本的高低會直接影響到企業(yè)的總成本，影響企業(yè)利潤目標(biāo)的實現(xiàn)，從而影響企業(yè)在市場競爭中的優(yōu)勢以及持續(xù)發(fā)展能力。作為企業(yè)經(jīng)營活動的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，采購業(yè)務(wù)的開展貫穿企業(yè)經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)，供應(yīng)商的選擇、采購計劃的制定、采購定價管理、采購付款等業(yè)務(wù)會直接影響制造業(yè)企業(yè)的材料供應(yīng)、產(chǎn)品質(zhì)量、資金使用以及客戶交付等環(huán)節(jié)。

（二）加強采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制可以防范生產(chǎn)風(fēng)險，避免造成經(jīng)濟(jì)損失

現(xiàn)代制造業(yè)企業(yè)對采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險控制的重點環(huán)節(jié)，如果控制不嚴(yán)就有可能滋生舞弊行為，造成資產(chǎn)流失，引發(fā)成本危機，使得投資者利益受到侵害，公司名譽受到影響。因此，制造業(yè)企業(yè)要不斷加強和優(yōu)化企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，降低采購成本、提高產(chǎn)品市場競爭力、防止舞弊行為，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展?，F(xiàn)代制造業(yè)企業(yè)的管理者越來越關(guān)注企業(yè)的內(nèi)部控制管理，內(nèi)部控制管理是推進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)的重要保障，企業(yè)應(yīng)定期對企業(yè)內(nèi)部控制管理進(jìn)行自我診斷與完善。

二、制造業(yè)企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

（一）采購制度體系不健全

建立健全完善的采購制度是采購內(nèi)控管理工作有效開展的重要保障。制造業(yè)企業(yè)的管理者在運營管理中更為關(guān)注產(chǎn)品的研發(fā)、制造以及銷售等環(huán)節(jié)，容易忽略基礎(chǔ)的采購業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)。采購業(yè)務(wù)的開展缺少系統(tǒng)的制度和流程的支持，采購制度流于形式，不具有較強的操作性，在實際執(zhí)行過程中會影響到其他業(yè)務(wù)的開展，這種情況下，企業(yè)為了保證生產(chǎn)與交付，可能會走特殊審批流程甚至隨意更改流程，在沒有嚴(yán)格的監(jiān)控機制的情況下，就可能引起采購成本增加、產(chǎn)品質(zhì)量降低、資金安排不到位等各種風(fēng)險，甚至是出現(xiàn)舞弊行為，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的利益損失。

（二）崗位分工不合理，審批授權(quán)制度不完善

制造業(yè)企業(yè)在實際管理中，為了提高工作效率、降低人工成本，會出現(xiàn)一人多崗或一個崗位控制多環(huán)節(jié)的現(xiàn)象，沒有做到權(quán)責(zé)分離。采購申請人員有審核權(quán)限，采購到貨后由同一崗位負(fù)責(zé)數(shù)量清點、質(zhì)量驗收以及入庫記錄，采購付款人員同時負(fù)責(zé)審核……不合理的崗位設(shè)置會造成采購成本增加、不合格品產(chǎn)生、資產(chǎn)流失等風(fēng)險。此外，很多制造業(yè)企業(yè)沒有制定明確的審批授權(quán)制度，針對采購業(yè)務(wù)中的重要環(huán)節(jié)明確各崗位的審批權(quán)限。采購需要經(jīng)什么級別的領(lǐng)導(dǎo)審批，多少數(shù)額的價格需要公司負(fù)責(zé)人審批……這些重要問題都需要有明確的規(guī)定，以防范采購業(yè)務(wù)中的各種風(fēng)險。

（三）供應(yīng)商選擇及跟蹤管理問題

第一，供應(yīng)商選擇流程不規(guī)范。制造業(yè)企業(yè)在引入新的供應(yīng)商時，應(yīng)有一套完善的供應(yīng)商準(zhǔn)入評估流程。很多企業(yè)在選擇供應(yīng)商時往往受短期利益及人為主觀因素的影響，在供應(yīng)選擇過程中不客觀，使得價高質(zhì)差的供應(yīng)商進(jìn)入企業(yè)的供應(yīng)商體系中。如企業(yè)在供應(yīng)商的推薦、技術(shù)交流、商務(wù)談判等過程中，沒有考慮成本控制，通過多家比價議價，直接選定某供應(yīng)商；或是沒有全面評估供應(yīng)商的綜合實力，只是一味追求最低報價，忽略技術(shù)要求、品質(zhì)要求，雖然選定價格最低的供應(yīng)商，但有可能顧此失彼，給企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量帶來風(fēng)險。

第二，供應(yīng)商的跟蹤及管理問題。企業(yè)對合作的供應(yīng)商缺乏持續(xù)的跟蹤及管理機制，沒有實時關(guān)注供應(yīng)商的資信、經(jīng)營狀況及財務(wù)狀態(tài)，特別是沒有及時識別已出現(xiàn)法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險的供應(yīng)商，采取必要的應(yīng)對措施，這樣會導(dǎo)致材料供應(yīng)不及時、產(chǎn)品質(zhì)量降低、采購鏈斷裂等問題出現(xiàn)，直接影響到企業(yè)的客戶交付，影響企業(yè)正常運營及對外聲譽。

（四）采購合同簽訂審批流程不規(guī)范

制造業(yè)企業(yè)合同簽訂應(yīng)有明確的審批程序和權(quán)限，但很多制造業(yè)企業(yè)認(rèn)為合同簽訂僅僅是采購部門的職責(zé)，不需要其他部門的參與，或是合同不需要上級審批，公司負(fù)責(zé)人對采購部門進(jìn)行充分授權(quán)，由采購人員獨立完成合同簽訂。采購部門是合同簽訂的組織部門，但采購部門人員的知識并不一定能覆蓋財務(wù)、質(zhì)量、技術(shù)、法律等多方面，需要企業(yè)內(nèi)各部門從不同的專業(yè)角度，審核把關(guān)合同的內(nèi)容。未經(jīng)相關(guān)部門審核的合同，在合同價格、付款、索賠等主要條款的約定上會存在潛在風(fēng)險，會出現(xiàn)合同條款缺失等問題，在合同的執(zhí)行過程中容易出現(xiàn)合同糾紛和法律風(fēng)險等問題，給企業(yè)的合法權(quán)益造成威脅。

（五）信息化系統(tǒng)運用的問題

為優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高工作效率，越來越多的制造業(yè)企業(yè)依托信息化系統(tǒng)開展供應(yīng)鏈管理工作。但在信息化系統(tǒng)的實際運用過程中，很多制造業(yè)企業(yè)沒制定詳盡的系統(tǒng)操作控制流程，忽略了后期系統(tǒng)的維護(hù)與管理，沒有根據(jù)實際業(yè)務(wù)的變化及時調(diào)整相關(guān)流程，因此，盡管應(yīng)用了信息化系統(tǒng)，但不僅沒有提高效率，反而在業(yè)務(wù)流程中出現(xiàn)各種風(fēng)險，如在調(diào)離一些擁有操作權(quán)限的關(guān)鍵用戶后，沒有及時進(jìn)行賬號刪除或權(quán)限調(diào)整，導(dǎo)致賬號被其他無權(quán)限人員使用；企業(yè)架構(gòu)調(diào)整或者授權(quán)調(diào)整后，沒有及時更新業(yè)務(wù)審批流程；系統(tǒng)內(nèi)審批流程與企業(yè)發(fā)布的審批流程不一致；企業(yè)因發(fā)展需要增加新的業(yè)務(wù)流程，未及時組織新業(yè)務(wù)的調(diào)研上線，等等。這些問題會影響財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和企業(yè)信息的安全，會增加企業(yè)的運營風(fēng)險。

三、制造業(yè)企業(yè)優(yōu)化采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的對策

（一）加強采購內(nèi)控制度建設(shè)

制造業(yè)企業(yè)應(yīng)重視和加強采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度管理，一套完整的制度是指導(dǎo)采購業(yè)務(wù)有效開展的前提，也能為業(yè)務(wù)人員正確、高效地開展工作提供指引。在制度執(zhí)行過程中，企業(yè)的實際運營模式不是一層不變的，企業(yè)應(yīng)定期對現(xiàn)有采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行自查與完善，有效識別并規(guī)避潛在風(fēng)險，及時修訂與完善不適用于當(dāng)前業(yè)務(wù)的制度流程，使各項采購活動有理有據(jù)。這樣才能促進(jìn)采購活動順利開展，為企業(yè)生產(chǎn)與運營提供切實的保障。

（二）規(guī)范崗位設(shè)置，完善公司授權(quán)管理機制

為防范采購業(yè)務(wù)內(nèi)控風(fēng)險，制造業(yè)企業(yè)要合理進(jìn)行崗位分工，規(guī)范崗位責(zé)任，盡量細(xì)化采購業(yè)務(wù)內(nèi)控規(guī)劃。在設(shè)定崗位職責(zé)時，制造業(yè)企業(yè)應(yīng)堅持“不相容崗位相分離”的原則，在采購過程中，明確為區(qū)分采購需求的提出、審核要求和審批人員，還需要充分考慮涉及跨部門的環(huán)節(jié)，如采購業(yè)務(wù)的到貨環(huán)節(jié)中，貨物的質(zhì)量驗收應(yīng)由質(zhì)量部門人員確認(rèn)，而到貨數(shù)量的確認(rèn)則由倉儲部門負(fù)責(zé)，讓倉儲部門數(shù)量確認(rèn)人員與記錄人員、保管人員分開，制造業(yè)企業(yè)在設(shè)置采購流程的過程中，要考慮崗位之間的分離。制造業(yè)企業(yè)要建立一套完整的采購業(yè)務(wù)授權(quán)審批制度，如在采購需求提出環(huán)節(jié)，根據(jù)物資的金額大小，設(shè)定為不同級別領(lǐng)導(dǎo)審批，金額較小的零星業(yè)務(wù)由主管審批即可，避免多人簽字導(dǎo)致流程冗長、資源浪費。須明確重大項目中多少金額以上的采購業(yè)務(wù)要經(jīng)集體決議，多少金額以下的采購業(yè)務(wù)要授權(quán)到公司負(fù)責(zé)人，規(guī)范審批授權(quán)制度不僅能控制采購內(nèi)控風(fēng)險，同時也可以提高采購業(yè)務(wù)的效率。

（三）健全供應(yīng)商準(zhǔn)入評估體系，加強對體系內(nèi)供應(yīng)商的管理與監(jiān)控

制造業(yè)企業(yè)應(yīng)制定一套完整的供應(yīng)商準(zhǔn)入評估制度，從源頭把關(guān)。企業(yè)應(yīng)成立專門的評審小組，不能由單一部門完成供應(yīng)商準(zhǔn)入的全部工作，應(yīng)由采購部門牽頭，組織技術(shù)部門、質(zhì)量部、審計等多個部門，對供應(yīng)商資信、生產(chǎn)規(guī)模、開發(fā)能力、質(zhì)保體系、產(chǎn)品配送、財務(wù)狀況等開展全方位的評估，針對重點供貨商進(jìn)行現(xiàn)場評審。在評審過程中，應(yīng)根據(jù)評審內(nèi)容，設(shè)計科學(xué)的評分機制，由評審小組所有成員參與打分和評價，保證得出的結(jié)果較為客觀公正，由企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人最終決定供應(yīng)商是否引入。另外，企業(yè)應(yīng)針對體系內(nèi)的供應(yīng)商建立一套評價機制，通過考核和評價選擇最優(yōu)的供應(yīng)商作為戰(zhàn)略合作伙伴。企業(yè)應(yīng)不定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品合格率、及時交付率、價格執(zhí)行率等重要指標(biāo)進(jìn)行評價，通過年度評價的方式對供應(yīng)商進(jìn)行“優(yōu)勝劣汰”，及時識別出現(xiàn)重大經(jīng)營風(fēng)險的供應(yīng)商，并采取有效的應(yīng)對方案，通過不斷優(yōu)化企業(yè)供應(yīng)商隊伍規(guī)避企業(yè)經(jīng)營過程中的風(fēng)險。制造業(yè)企業(yè)依靠優(yōu)秀供應(yīng)商的專業(yè)優(yōu)勢，能夠增強企業(yè)研發(fā)能力、降低成本、提高客戶滿意度，提高上下游產(chǎn)業(yè)鏈的協(xié)同效益。

（四）完善采購合同的簽訂審批流程

制造業(yè)企業(yè)要建立完善的合同簽訂審批流程，明確合同的起草部門、商務(wù)談判的部門，制定合同簽訂審批表格，讓參與會簽的部門進(jìn)行審核會簽，明確各部門的審核重點，大規(guī)模的制造業(yè)企業(yè)要讓審計部門和法務(wù)部門也參與合同審核過程中。為簡化流程、提高工作效率，制造業(yè)企業(yè)可以針對不同類別的采購業(yè)務(wù)簽訂框架協(xié)議，協(xié)議涉及的重要條款經(jīng)法務(wù)部門、審計部門確認(rèn)后，在后期合同簽訂中可不再會簽，降低企業(yè)管理成本。

（五）加強信息化系統(tǒng)內(nèi)控管理

制造業(yè)企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的信息系統(tǒng)管理部門，建立信息系統(tǒng)管理制度。采購業(yè)務(wù)的系統(tǒng)中應(yīng)有詳盡的操作流程，針對風(fēng)險控制點設(shè)置明確的審核審批權(quán)限。針對系統(tǒng)操作人員的權(quán)限申請和調(diào)整制定明確的需求申請流程，根據(jù)每個用戶的實際崗位要求設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限，對于離職或調(diào)崗人員，人事部應(yīng)及時通知系統(tǒng)管理員調(diào)整系統(tǒng)權(quán)限。企業(yè)應(yīng)制定規(guī)范的信息化操作監(jiān)督機制，系統(tǒng)管理員要實時監(jiān)控系統(tǒng)的日常使用情況，匯總監(jiān)控結(jié)果反饋給有關(guān)負(fù)責(zé)人。

制造業(yè)企業(yè)通過建立內(nèi)審和外審機制，對企業(yè)內(nèi)控管理進(jìn)行審核監(jiān)督，也應(yīng)將信息化系統(tǒng)的操作執(zhí)行情況作為審核的重要內(nèi)容。通過種種對策及時識別信息化系統(tǒng)操作過程中的各類風(fēng)險并加以防范，有效減少風(fēng)險給企業(yè)造成的損失。