新時(shí)期高校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)研究

一、檔案管理的重要性

資料存檔管理已成為記錄事實(shí)和記錄歷史的重要工作。檔案的真實(shí)性成為人們未來(lái)繼續(xù)審查和研究的基礎(chǔ)。在當(dāng)今社會(huì)進(jìn)步的背景下，檔案管理不僅需要詳細(xì)記錄相關(guān)信息，還必須充分發(fā)揮其積極作用。為了有效提高檔案管理的效率，幫助學(xué)校提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，必須做好檔案管理和戰(zhàn)略規(guī)劃工作。高校應(yīng)同等重視對(duì)檔案的管理工作，明確檔案管理的意義所在。檔案不僅是領(lǐng)導(dǎo)決策、工作證明、科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備配置等方面可靠數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，而且還是歷史參考和促進(jìn)創(chuàng)新的重要資源。高校檔案管理對(duì)于參與研究也是必不可少的，具有實(shí)際和長(zhǎng)期的歷史意義。高校檔案是教學(xué)、科研、黨政管理的全面收集，為學(xué)校的未來(lái)發(fā)展提供了基礎(chǔ)，并反映了學(xué)校的有效性和課程設(shè)置。檔案所記錄的信息是客觀真實(shí)的，具有強(qiáng)大的吸引力。做好學(xué)校檔案管理，我們必須隨時(shí)檢查數(shù)據(jù)庫(kù)，必須嚴(yán)格避免隨意操縱文件的現(xiàn)象。這是管理檔案要注意的項(xiàng)目。隨著教育和教學(xué)改革的不斷深入，對(duì)學(xué)校檔案管理的要求越來(lái)越高。為了使管理者管理更加科學(xué)，管理者需要進(jìn)行長(zhǎng)期的探索和重復(fù)性實(shí)踐。

二、高校檔案管理中存在的問題

（一）高校檔案管理員思想認(rèn)識(shí)不到位。當(dāng)前，高校檔案管理中重要文件存檔的意識(shí)較弱，導(dǎo)致高校檔案非良性循環(huán)。近年來(lái)，高校領(lǐng)導(dǎo)將精力集中在振興學(xué)校建設(shè)上，中心任務(wù)是改革、發(fā)展和建設(shè)，重點(diǎn)放在民眾支持項(xiàng)目和政治成就項(xiàng)目上，檔案管理工作被擱置。在高校領(lǐng)導(dǎo)的思想中，檔案管理工作好壞與學(xué)校發(fā)展之間的關(guān)系并沒有多大聯(lián)系，檔案管理工作好壞不影響學(xué)校的核心工作，也不影響學(xué)校的政治表現(xiàn)。高校領(lǐng)導(dǎo)考慮一般管理和長(zhǎng)期計(jì)劃，提高現(xiàn)代檔案管理水平；一些領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為檔案管理工作是部門的事，對(duì)整理檔案知識(shí)不夠完整，對(duì)檔案工作缺乏足夠的了解。

（二）檔案管理員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。由于檔案管理員工作量大，內(nèi)部和外部事務(wù)復(fù)雜，因此，高校檔案管理員基本上沒有時(shí)間整理大量文件信息。而且，檔案管理是一項(xiàng)艱苦的任務(wù)，需要良好的業(yè)務(wù)技能。許多高校檔案管理委員會(huì)尚未專業(yè)研究。有人認(rèn)為檔案管理很無(wú)聊，甚至不利于個(gè)人發(fā)展。由于高校檔案管理人員的頻繁變動(dòng)，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)通常不高。一些檔案管理人員沒有經(jīng)過崗前培訓(xùn)就去上班，而有些檔案管理人員在受訓(xùn)后并沒有立即接受檔案管理交接工作，新手業(yè)務(wù)不熟悉，造成檔案遺失。這對(duì)于高校檔案管理來(lái)說，由于管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)低，所以高校不能很好地處理檔案管理工作。

（三）檔案管理工作不規(guī)范。就目前高校檔案管理發(fā)展而言，存在高校檔案管理員對(duì)檔案管理不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。因此，造成高校檔案系統(tǒng)實(shí)施規(guī)范化管理進(jìn)程緩慢。當(dāng)前，某些高校的檔案管理員對(duì)檔案管理相對(duì)混亂。他們認(rèn)為學(xué)校的經(jīng)濟(jì)建設(shè)是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，也是一個(gè)困難的指標(biāo)，而檔案管理工作是次要的，因此，尚未對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，使檔案仍然處于凌亂狀態(tài)。另外，盡管一些高校已經(jīng)建立了檔案管理系統(tǒng)，但是由于檔案管理員管理不當(dāng)，造成檔案管理很難正確收集和分類。許多高校檔案管理制度不夠健全；盡管一些高校已經(jīng)建立了管理制度，但檔案管理員并沒有嚴(yán)格執(zhí)行，沒有標(biāo)準(zhǔn)化管理，也沒有足夠的人員對(duì)高校檔案進(jìn)行管理，不清楚檔案管理的責(zé)任和任務(wù)，而且許多檔案管理員缺乏必要的專業(yè)素質(zhì)和基本技能；檔案管理員沒有強(qiáng)烈的責(zé)任心，導(dǎo)致高校檔案的收集不完整，分類不及時(shí)，檔案數(shù)據(jù)積累，損失嚴(yán)重；任何人都可以隨意進(jìn)出檔案室并借閱文件。借出和退還檔案文件不符合借出和退還程序，有時(shí)沒有退還檔案文件，導(dǎo)致文件中的數(shù)據(jù)消失；這嚴(yán)重?fù)p害了檔案文件的真實(shí)性和使用價(jià)值；盡管一些高校建立了檔案管理小組，但由于檔案管理的實(shí)施不力，影響了高校有效和正常的檔案管理工作。

（四）人才管理制度不規(guī)范。首先，高校檔案管理員招聘機(jī)制不盡合理。伴隨著當(dāng)前市場(chǎng)化程度的不斷加強(qiáng)，高校檔案管理人員招聘的市場(chǎng)化程度不斷提高，招聘工作存在著很大的主觀隨意性。其次，高校管理者對(duì)檔案管理的總體規(guī)劃缺乏必要的認(rèn)識(shí)。在高校發(fā)展的過程中，高校的經(jīng)營(yíng)管理者忽視了檔案管理規(guī)劃的重要方面，把視線集中到高校的一些具體發(fā)展計(jì)劃中，這樣一來(lái)，忽視了高校檔案管理的全局性發(fā)展，阻礙了高校的發(fā)展。

三、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對(duì)策和建議

（一）提高檔案管理員的認(rèn)識(shí)。在新的歷史時(shí)期，高校必須著力建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要作用，同時(shí)要充分認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作是促進(jìn)政治文明、精神文明和物質(zhì)文明協(xié)調(diào)發(fā)展的核心工作。高校必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)者議事日程，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任感，認(rèn)真貫徹落實(shí)問責(zé)制。

（二）夯實(shí)檔案管理員工作基礎(chǔ)。檔案管理要求檔案管理者具有高度的政治觀念，廣泛的知識(shí)和深厚的專業(yè)素養(yǎng)，并且必須適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)中的檔案管理。為了保證檔案管理工作的正常發(fā)展，有必要保持檔案管理員的相對(duì)穩(wěn)定。同時(shí)，高校的檔案管理員必須接受定期的歸檔操作培訓(xùn)，高校必須根據(jù)工作規(guī)格和職責(zé)對(duì)檔案管理員進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。檔案管理員需要充滿激情和活力，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案館的工作影響力，提高檔案館的地位。所有高校都要按照標(biāo)準(zhǔn)和要求建立規(guī)范、全面的檔案管理工作，購(gòu)買必要的檔案柜，并完善通風(fēng)、照明、防盜、防蟲、防潮、防火等輔助防護(hù)措施，進(jìn)一步提高檔案管理信息的級(jí)別并保護(hù)檔案的安全性，確保檔案信息不會(huì)丟失或損壞，并且保證檔案信息不會(huì)泄漏。實(shí)踐表明，建立完整的檔案管理系統(tǒng)是有力的措施，也是逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的可靠保證。

（三）建立合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。建立檔案管理工作機(jī)構(gòu)，明確檔案管理具體的目標(biāo)和工作。要認(rèn)真組織高校干部學(xué)習(xí)和實(shí)施《檔案法》，使高校充分發(fā)揮檔案館在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的巨大作用。只有通過廣泛的廣告宣傳活動(dòng)，才能形成檔案管理工作的社會(huì)共識(shí)和協(xié)同作用，并從根本上反映高校檔案管理的價(jià)值。貫徹各項(xiàng)檔案宣傳教育法律法規(guī)，使檔案工作與師生的日常生活緊密結(jié)合。在此基礎(chǔ)上，解決高校發(fā)展難題，維護(hù)高校師生合法權(quán)益，穩(wěn)定高校發(fā)展等等，積極開展檔案宣傳活動(dòng)，促進(jìn)建立長(zhǎng)效檔案管理機(jī)制，完善重要?dú)v史證據(jù)和對(duì)檔案法律依據(jù)的認(rèn)識(shí)。首先，各高校必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案歸檔工作法律法規(guī)，做好檔案的收集、分類和歸檔工作，并嚴(yán)格執(zhí)行鑒定，銷毀程序和存檔文件；其次，建立適當(dāng)?shù)臋n案管理系統(tǒng)，從收集和歸檔到統(tǒng)一的文件管理和日常存儲(chǔ)，借閱和使用文件，應(yīng)制定嚴(yán)格的檔案借還系統(tǒng)；再次，為避免檔案丟失和被修改，應(yīng)建立和加強(qiáng)檔案工作目標(biāo)管理評(píng)價(jià)體系和問責(zé)制，嚴(yán)格程序，確保有轉(zhuǎn)移記錄；材料的輸入和輸出，以及記錄和驗(yàn)證，能保證利用檔案方便，提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，有效限制了人為因素導(dǎo)致的紕漏，確保檔案的有序管理。

（四）完善檔案人才管理制度。第一，改變落后的人才招聘制度，選擇具有檔案管理相關(guān)知識(shí)的人員進(jìn)行檔案管理；第二，對(duì)在崗檔案管理員進(jìn)行定期培訓(xùn)和考核；第三，建立完善的激勵(lì)制度，例如，對(duì)于優(yōu)秀的檔案管理員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不合格的檔案管理員進(jìn)行懲罰。檔案管理是一項(xiàng)高度專業(yè)的工作，要求檔案管理員在工作中具有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，認(rèn)真的工作態(tài)度，愿意獻(xiàn)身于工作的決心和熱情。特別是理論知識(shí)和科學(xué)技術(shù)管理知識(shí)，應(yīng)掌握使用現(xiàn)代技術(shù)和先進(jìn)管理方法的基本檔案管理技能。因此，面對(duì)新形勢(shì)，迫切需要建立一支具有較強(qiáng)政治實(shí)力、專業(yè)技能、勤奮作風(fēng)、紀(jì)律嚴(yán)明的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。首先，每個(gè)高校都要選擇好檔案管理員。選拔具有高素質(zhì)、綜合性、積極性的年輕干部從事檔案事業(yè)，豐富檔案管理隊(duì)伍。盡可能建立專職管理員并建立穩(wěn)定的檔案團(tuán)隊(duì)，支持檔案文件管理工作，為他們提供良好的工作環(huán)境，促使他們對(duì)檔案管理工作感到滿意。其次，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)管理員職業(yè)指導(dǎo)，組織檔案管理員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)洞察力，舉辦檔案培訓(xùn)班，或動(dòng)員檔案管理員參加檔案管理學(xué)習(xí)，交流檔案管理工作。在日常的檔案管理工作中，必須加強(qiáng)監(jiān)督檢查，建立健全檔案執(zhí)法制度，依法查處違法案件，實(shí)行制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，高校想得到全面發(fā)展，必須滿足對(duì)檔案管理的創(chuàng)新需求。檔案管理員必須對(duì)檔案管理的發(fā)展有深刻的了解，要在現(xiàn)有檔案專業(yè)培訓(xùn)模式的繼承和發(fā)展的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案培訓(xùn)。應(yīng)該對(duì)高校檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)分類，為培養(yǎng)中國(guó)創(chuàng)新人才建立一個(gè)相對(duì)完善的模型。高等院校必須堅(jiān)持“尊重人格，按才教育”“優(yōu)先學(xué)習(xí)，匹配教育”“夯實(shí)基礎(chǔ)，加強(qiáng)科研”“以人為本，營(yíng)造氛圍”等人才教育理念。只有培養(yǎng)具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新思維、創(chuàng)新能力和創(chuàng)新個(gè)性的創(chuàng)新型人才，才能夠獨(dú)立發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，并對(duì)當(dāng)前高校檔案管理提出新思路和新舉措。