高校檔案收集歸檔工作優(yōu)化研究

當(dāng)前，高校檔案信息化建設(shè)工作正在如火如荼地展開，檔案的收集歸檔工作必然隨著時(shí)代的發(fā)展逐步優(yōu)化完善。目前，在高校檔案收集歸檔工作中，一些環(huán)節(jié)依然存在漏洞和不足，距離檔案信息化管理所需要的標(biāo)準(zhǔn)還有差距。基于此，本文就高校檔案收集歸檔工作的優(yōu)化展開研究，并提出優(yōu)化的路徑，以促進(jìn)高校檔案信息化工作水平的提高。

一、檔案收集歸檔工作優(yōu)化的意義

（一）檔案收集歸檔工作優(yōu)化為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。信息化環(huán)境下，檔案收集歸檔工作和檔案信息化管理密不可分，收集工作是存儲檔案信息資源的重要途徑，是做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)，更為后續(xù)的工作環(huán)節(jié)做了必要的鋪墊。傳統(tǒng)上，檔案的收集歸檔工作只是收集歸檔紙質(zhì)的檔案材料，而后進(jìn)行整理、裝訂及上架；在信息化環(huán)境下，檔案的管理方式發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，檔案的數(shù)字化工作要求把檔案中的重要信息錄入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，這就涉及檔案歸檔的信息是否全面和規(guī)范。原則上，檔案歸檔時(shí)需要提供移交清單，移交清單上應(yīng)注明檔案的各類主要信息點(diǎn)，而移交清單格式和內(nèi)容是否規(guī)范有條理，會對檔案后續(xù)的著錄產(chǎn)生很大的影響，只有規(guī)范地移交清單，才能引導(dǎo)進(jìn)館檔案有序梳理和分類編號，進(jìn)而提高檔案著錄、數(shù)字化等后續(xù)工作的效率。同樣的，只有著錄規(guī)范并且內(nèi)容完整、整理有序的檔案材料，才具備信息化管理的基礎(chǔ)，才能更好地發(fā)揮出檔案的作用。

（二）檔案收集歸檔工作優(yōu)化是檔案開發(fā)與利用工作的源泉。檔案的開發(fā)與利用工作，是建立在館藏檔案全面豐富且整理有序的基礎(chǔ)上的，在當(dāng)今的信息化社會，檔案的開發(fā)利用工作已經(jīng)和信息技術(shù)緊密結(jié)合，許多有價(jià)值的歷史檔案以及各具特色的館藏精品都是通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)更好地被社會所利用。因此，在檔案信息化管理的背景下，檔案收集歸檔的質(zhì)量顯得愈發(fā)重要，對于檔案收集歸檔工作的優(yōu)化也因此顯得更為迫切。目前，在高校檔案實(shí)際利用工作中，我們可以發(fā)現(xiàn)，只有內(nèi)容完整、分類有序、目錄完備的檔案資料才具有更好的開發(fā)利用價(jià)值。在檔案信息化管理的狀態(tài)下，利用檔案管理系統(tǒng)，通過檢索學(xué)生姓名、學(xué)號、班級或身份證號等信息，可以在數(shù)以萬計(jì)的學(xué)生檔案中查找到相應(yīng)的信息，高效便捷，能迎合當(dāng)前檔案利用的需求。而要達(dá)到這種效果，就不得不在檔案的收集歸檔方面下功夫，對歸檔材料信息的全面完整以及相應(yīng)信息著錄的準(zhǔn)確性予以細(xì)致把控。只有信息完整齊全的檔案材料才能進(jìn)行精細(xì)化的加工整理和著錄，進(jìn)而通過數(shù)字化加工進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)中，為檔案的開發(fā)和利用提供更多的途徑和渠道。

二、高校檔案收集歸檔工作優(yōu)化的路徑

（一）檔案收集歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前，高校檔案館應(yīng)結(jié)合本校的實(shí)際情況，因地制宜地提出合理的方案。具體來說，高校檔案館可以采用以下方式推行這項(xiàng)工作。1.推行入館檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化。隨著檔案管理系統(tǒng)的推廣使用，各高校普遍實(shí)施了傳統(tǒng)載體檔案管理和數(shù)字化檔案管理相結(jié)合的模式，而檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)字化材料大多是由傳統(tǒng)的檔案材料加工而來的，因而入館檔案材料尤其是傳統(tǒng)載體的檔案材料整理規(guī)范有序很有必要。高校檔案館在進(jìn)行檔案收集歸檔工作時(shí)，應(yīng)著重對校內(nèi)各歸檔單位強(qiáng)調(diào)歸檔材料整理規(guī)范的必要性和意義，并嚴(yán)格把關(guān)，監(jiān)督各歸檔單位檔案的質(zhì)量，對于整理混亂、材料疏漏嚴(yán)重的單位，要堅(jiān)決勸其進(jìn)行整改。高校檔案館可嘗試在發(fā)布?xì)w檔通知時(shí)一并發(fā)布檔案歸檔整理的相關(guān)規(guī)范，相關(guān)規(guī)范應(yīng)包含各類檔案收集整理的具體操作規(guī)范、歸檔標(biāo)準(zhǔn)等要求，使得各歸檔單位有相應(yīng)的規(guī)范可以參照執(zhí)行。2.推行檔案移交目錄的標(biāo)準(zhǔn)化。高校形成的檔案類型多樣、載體各異，這使得高校的檔案歸檔工作十分繁雜。目前，很多高校檔案歸檔工作的狀態(tài)常常是一個(gè)部門同時(shí)歸檔多種類型的檔案，加之各部門兼職檔案員的檔案素養(yǎng)差異較大，在移交檔案進(jìn)館的過程中，每個(gè)部門都各自按照自己的思路制作了移交目錄，檔案移交目錄版式差異極大，內(nèi)容細(xì)致程度不一。在當(dāng)前高校規(guī)模不斷擴(kuò)大、校內(nèi)各單位形成的檔案材料不斷增多的情況下，檔案移交目錄的標(biāo)準(zhǔn)化顯得尤為重要。推行檔案移交目錄的標(biāo)準(zhǔn)化，需要檔案館與校內(nèi)各歸檔單位共同推進(jìn)，高校檔案館應(yīng)針對各類檔案材料制作規(guī)范化的移交目錄模板，并對各歸檔單位進(jìn)行有針對性的指導(dǎo)和幫助，使得檔案移交目錄的標(biāo)準(zhǔn)化工作順利推進(jìn)。

（二）規(guī)范各歸檔單位的檔案移交手續(xù)。檔案移交手續(xù)的規(guī)范，體現(xiàn)了檔案館自身的專業(yè)性，能給全校各歸檔單位起到潛移默化的示范作用。當(dāng)前高校檔案館在組織檔案歸檔過程中常見的問題主要有：部分歸檔單位在檔案移交過程中沒有規(guī)范的移交清單；移交時(shí)沒有交接雙方的簽字；歸檔材料和移交清單目錄不對應(yīng)等等。這些細(xì)節(jié)看似微小，但實(shí)際反映出檔案歸檔移交工作中的種種漏洞，長此以往，就會使得各個(gè)歸檔單位對檔案的移交歸檔工作重視程度下降，造成歸檔工作隨意而散漫，從而降低進(jìn)館檔案的質(zhì)量。因此，針對校內(nèi)各歸檔單位，規(guī)范檔案移交手續(xù)勢在必行。

（三）對兼職檔案員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)指導(dǎo)。高校作為一個(gè)龐大的組織機(jī)構(gòu)，學(xué)院部門眾多，單純依靠有限的專職檔案工作人員無法對全校的各類檔案進(jìn)行直接有效的管理。目前，各高校普遍設(shè)立了兼職檔案員，由兼職檔案員處理本部門檔案材料立卷歸檔的相關(guān)工作。鑒于部分兼職檔案員在檔案工作中存在的種種問題，有必要進(jìn)行更為規(guī)范的培訓(xùn)，提升兼職檔案員的檔案意識和業(yè)務(wù)技能，高校檔案館可以在校內(nèi)開設(shè)專題講座，講解檔案管理學(xué)的相關(guān)知識，對檔案的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)著重進(jìn)行解說，并對普遍存在的問題進(jìn)行解答與指導(dǎo)。高校檔案館還可以派出專業(yè)人員，對部分存在問題較多、檔案整理規(guī)范化不強(qiáng)的單位進(jìn)行一對一幫助，幫助其進(jìn)行檔案的收集和歸檔工作，促使各歸檔單位的檔案工作走向正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）對各歸檔單位實(shí)行檔案工作考核。高校檔案館作為負(fù)責(zé)學(xué)校檔案工作的職能管理部門，應(yīng)肩負(fù)起對校內(nèi)各個(gè)歸檔單位工作情況的監(jiān)督與考核工作。與此同時(shí)，學(xué)校層面也應(yīng)加大對檔案工作的重視程度，為高校檔案館順利履行監(jiān)督管理職能提供后盾和支持，避免檔案館自身在履行職能方面出現(xiàn)的軟弱性，從而為檔案的信息化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。長久以來，部分高校存在著這樣一種思維，就是檔案工作“說起來重要”，但實(shí)際卻沒有把檔案工作擺在應(yīng)有的位置。由于各學(xué)院各部門從事檔案工作的人員往往是兼職而不是專職，兼職檔案員經(jīng)常忙于其他事務(wù)，忽略了檔案工作，導(dǎo)致檔案工作滯后，遲滯了全校的檔案工作。這種狀態(tài)與當(dāng)前檔案工作的發(fā)展趨勢是格格不入、背道而馳的。因此，高校檔案館乃至學(xué)校層面要形成對各歸檔單位的考核機(jī)制，制定相應(yīng)的考核制度和規(guī)范，并嚴(yán)格執(zhí)行。只有對各歸檔單位形成有效的監(jiān)督與考核，才能促使其將檔案工作擺在相對重要的位置，進(jìn)而從制度層面確保高校檔案工作順利開展。

（五）提升高校師生的檔案意識。增強(qiáng)全校師生的檔案意識，讓師生在工作和學(xué)習(xí)中樹立檔案思維，這將會顯著改善高校的檔案工作。具體來講，高校檔案館可以借鑒圖書館等校內(nèi)其他部門的有益經(jīng)驗(yàn)，在潛移默化中培養(yǎng)師生的檔案意識，例如為師生開展一些公益性的講座，建立微信公眾號，發(fā)布一些檔案小知識，或組織部分師生到檔案館參觀等等，引導(dǎo)師生在日常的學(xué)習(xí)和工作中樹立檔案整理和歸檔的意識。通過這些方式，推動(dòng)師生從自身做起，主動(dòng)做好與自身相關(guān)的檔案材料的整理工作，這樣既能夠讓自己的工作更加有條理，也能夠使兼職檔案員的工作效率提高，從而提高各部門檔案材料移交歸檔的質(zhì)量，達(dá)到良性循環(huán)的效果。除此之外，有條件的高校檔案館還可以聯(lián)合校史館等機(jī)構(gòu)，或依托自身的館藏舉辦一些館藏檔案展覽或?qū)ｎ}史料人物展覽，吸引師生參觀，以此提升檔案館在全校師生中的認(rèn)知程度，將“檔案意識”印在師生心中。

三、結(jié)語

縱觀檔案事業(yè)的發(fā)展歷程，我們可以清晰地認(rèn)識到，檔案工作必須緊緊跟隨時(shí)代的發(fā)展潮流才能獲得自身的發(fā)展。當(dāng)前，高校的檔案工作還有許多需要改進(jìn)和完善的地方，這就需要高校的檔案工作者發(fā)揚(yáng)不怕困難、勇攀高峰的精神，把檔案事業(yè)作為自己的事業(yè)，以此更好地適應(yīng)新形勢下檔案工作發(fā)展的需要。