淺談會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

董瑞娟 朱 巖

（哈爾濱醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院，哈爾濱 150000）

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。它系統(tǒng)、完整地記錄一個(gè)地區(qū)、一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況，是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映，是單位預(yù)算和財(cái)務(wù)收支計(jì)劃的重要依據(jù)，是組織經(jīng)濟(jì)工作、制定經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，以及進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析、經(jīng)濟(jì)決策、會(huì)計(jì)監(jiān)督、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的重要條件，是經(jīng)濟(jì)建設(shè)中寶貴的、不可或缺的信息資源。

一、會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

會(huì)計(jì)檔案具有原始記錄性，有很強(qiáng)的憑證依據(jù)性，不僅是經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)，還是對(duì)保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)、執(zhí)行國(guó)家財(cái)經(jīng)紀(jì)律起到監(jiān)督作用。從宏觀方面來(lái)說(shuō)，國(guó)家需要從檔案記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，考核國(guó)家經(jīng)濟(jì)總體情況，以實(shí)現(xiàn)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制定有利于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的方案和決策。從企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，可以根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的原始數(shù)據(jù)分析單位的運(yùn)營(yíng)情況，制定更加有效的監(jiān)督管理方案。會(huì)計(jì)檔案可以監(jiān)督管理企事業(yè)單位，打擊經(jīng)濟(jì)犯罪，及時(shí)發(fā)現(xiàn)一些單位或個(gè)人是否鉆了法律的空子，從而保護(hù)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益，防止貪污腐敗行為的發(fā)生。

企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案的管理過(guò)程中，如果檔案管理人員能夠在思想上引起高度重視，保持強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，堅(jiān)持科學(xué)和創(chuàng)新的管理理念，則可以有效地防范會(huì)計(jì)檔案管理工作中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，從而使會(huì)計(jì)檔案信息在工作的質(zhì)量上、效率上都會(huì)得到很大提升，進(jìn)而對(duì)企業(yè)增強(qiáng)活力、提高競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要作用。

各單位對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度決定了一個(gè)單位的管理水平。例如在去各單位檢查工作中，發(fā)現(xiàn)形形色色的現(xiàn)象，有的單位的會(huì)計(jì)檔案不是專門會(huì)計(jì)人員進(jìn)行管理，本科室及其他科室人員隨意調(diào)閱，沒(méi)有進(jìn)行登記記錄；有的單位存放于庫(kù)房且隨意丟放，這樣的亂象勢(shì)必造成后續(xù)工作的不利開(kāi)展。

電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理也極具重要性。隨著信息化的不斷提高，電算化會(huì)計(jì)檔案管理成為會(huì)計(jì)工作中最基本的一部分。企事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的監(jiān)督和監(jiān)管。不斷健全完善會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀的管理制度。須由專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。重要的會(huì)計(jì)內(nèi)容做好備份。會(huì)計(jì)檔案要定期檢查是否做好防磁、防潮、防火的工作，對(duì)于儲(chǔ)存在電腦中的電子化材料還要定期檢查復(fù)制，并熟練運(yùn)用、更新會(huì)計(jì)軟件。

二、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

首先是單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠。由于企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)人員具有不確定性，在業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心方面參差不齊，很多單位不能按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定管理會(huì)計(jì)檔案，不能按時(shí)整理、裝訂、歸檔、銷毀，甚至出現(xiàn)丟失的情況，真正需要查證時(shí)費(fèi)力、費(fèi)時(shí)。

其次是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存和查閱質(zhì)量不高。目前，單位檔案室所存會(huì)計(jì)檔案資料幾乎都是紙質(zhì)檔案。傳統(tǒng)的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足各單位、各部門對(duì)信息資源日漸增長(zhǎng)的需求。同時(shí)，紙張?jiān)谏a(chǎn)使用保管過(guò)程中極易受環(huán)境或自然因素影響，其色澤強(qiáng)度，彈性等性能發(fā)生改變，給檔案的保護(hù)、保管、修復(fù)等工作帶來(lái)一系列的問(wèn)題。

最后是會(huì)計(jì)檔案的管理不夠規(guī)范和完善。會(huì)計(jì)檔案整理、裝訂、歸檔是財(cái)務(wù)工作的基本要求，也是單位檔案管理的實(shí)際需要。單位在實(shí)際操作中對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理存在不完善、不規(guī)范的問(wèn)題。有些僅是整理、裝訂，并不歸檔，有多年的會(huì)計(jì)檔案存放在會(huì)計(jì)人員那里，也有多年來(lái)不進(jìn)行鑒定，更有甚者不能按年限規(guī)定進(jìn)行銷毀，歷史遺留的各種問(wèn)題使得會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作很難開(kāi)展，影響了會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

三、解決會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）不斷完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要

會(huì)計(jì)管理制度是會(huì)計(jì)制度的重要內(nèi)容之一，在實(shí)際工作中會(huì)計(jì)部門和檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理方法》進(jìn)一步充實(shí)和完善會(huì)計(jì)檔案工作制度，在會(huì)計(jì)檔案的形成和管理活動(dòng)中必須依法辦事，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性。日益發(fā)展的新形勢(shì)，對(duì)會(huì)計(jì)工作不斷提出新的要求；計(jì)算機(jī)技術(shù)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的載體形式不斷發(fā)生新變化，會(huì)計(jì)檔案管理工作也將面臨新問(wèn)題。為此，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的工作情況，不斷補(bǔ)充和完善會(huì)計(jì)檔案的管理辦法，要求會(huì)計(jì)檔案的管理工作始終處于完善和規(guī)范之中。

（二）不斷規(guī)范會(huì)計(jì)檔案法

加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)的意識(shí)，建議立法機(jī)關(guān)及早修訂《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，把違反會(huì)計(jì)檔案管理辦法的處罰規(guī)定做得更全面、更細(xì)致，以利于實(shí)際操作。在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中引進(jìn)和細(xì)化《檔案法》法律責(zé)任制的相關(guān)規(guī)定。

（三）不斷規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷

裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘裝訂線處加蓋單位公章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須認(rèn)真填寫齊全。裝訂完畢必須按月份、憑證號(hào)的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案柜中，并在檔案柜的左上角表明會(huì)計(jì)檔案的年份、月份和冊(cè)數(shù)，年終必須及時(shí)封賬。

（四）不斷規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的保管工作

已建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室要求辦理相關(guān)手續(xù)，定期將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未移交的會(huì)計(jì)檔案要有專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防火、防盜、防霉、防蛀設(shè)施。對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)及時(shí)移交綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門保管，不得自行存放。

（五）持續(xù)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案檢查和宣傳力度

建議各個(gè)執(zhí)法部門要加強(qiáng)對(duì)各單位檔案管理情況的檢查和監(jiān)督，并形成制度化。為了減輕單位的負(fù)擔(dān)，建議三至五年來(lái)一次聯(lián)合檢查，對(duì)查出的問(wèn)題嚴(yán)格依法處理。為了更好地做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，以報(bào)紙、微博、電視、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)媒體，廣泛宣傳會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，提高單位負(fù)責(zé)人和會(huì)計(jì)人員對(duì)其重視程度及遵紀(jì)守法的意識(shí)。

（六）建立健全電子信息數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案保管方式

會(huì)計(jì)電算化給會(huì)計(jì)工作帶來(lái)了極大便利， 一定程度上減輕了會(huì)計(jì)工作者的工作量。但是會(huì)計(jì)電算化檔案資料的儲(chǔ)存上同樣存在很大風(fēng)險(xiǎn)，面臨著病毒侵襲、設(shè)備損毀、失密等一系列問(wèn)題。因此我們?cè)谙硎鼙憬莶僮鞯耐瑫r(shí)要做好會(huì)計(jì)電子檔案的保管，如加大后臺(tái)服務(wù)器的投入，選用安全穩(wěn)定服務(wù)系統(tǒng)，采用例如磁性媒介等多種形式保管會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行備份，防磁、防火、防潮和防塵，重要的會(huì)計(jì)檔案要有備份存放不同地點(diǎn)才好。

（七）定期做好會(huì)計(jì)檔案資料鑒定、銷毀工作

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十六條對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序做了明確規(guī)定。企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案人員要同相關(guān)監(jiān)管部門，搞好會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作，有用的完好保管，一般有永久、30 年、15 年、5 年的保管期限等；無(wú)用的按照保管期限及時(shí)銷毀。對(duì)到了保管期限、還遺留的債權(quán)、債務(wù)和其他未了的原始憑證不能銷毀，應(yīng)重新登記注明，也在銷毀清冊(cè)的備注欄和保管清冊(cè)注明原因，并加強(qiáng)對(duì)涉及此帳款原始憑證的保管和關(guān)注，及時(shí)做好后續(xù)的清結(jié)工作。

（八）大力整合會(huì)計(jì)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)

當(dāng)前的會(huì)計(jì)人員需要去全方位復(fù)合型知識(shí)，實(shí)行會(huì)計(jì)的監(jiān)督與管理職能。簡(jiǎn)單的做賬、保管已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前工作的需要。另一方面會(huì)計(jì)作為國(guó)家財(cái)政收入的保證，要求熟練掌握一些相關(guān)法律知識(shí)，保護(hù)好單位事業(yè)的勞動(dòng)成果。在會(huì)計(jì)工作中必須熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用。財(cái)務(wù)科應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的學(xué)習(xí)和管理工作，這樣就要求會(huì)計(jì)人員在做好基礎(chǔ)工作的同時(shí)，開(kāi)動(dòng)腦筋，做好有利于實(shí)際工作的事中、事后的檔案完善工作。實(shí)行走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)的多種學(xué)習(xí)培訓(xùn)方式，系統(tǒng)地培訓(xùn)提高財(cái)會(huì)人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，提高他們的會(huì)計(jì)檔案管理水平，對(duì)于不具備會(huì)計(jì)從業(yè)資格的會(huì)計(jì)人員一律調(diào)離會(huì)計(jì)崗位。

我單位在進(jìn)行新會(huì)計(jì)制度改革工作同時(shí)改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作。首先加大服務(wù)器的投入，應(yīng)用信息化技術(shù)開(kāi)展實(shí)際工作，各科室按照各自需求設(shè)定申請(qǐng)操作程序，能夠在網(wǎng)上操作的程序自行在相應(yīng)的科室頁(yè)面上申請(qǐng)，盡量簡(jiǎn)化紙質(zhì)憑證的流程。其次改進(jìn)了會(huì)計(jì)憑證頁(yè)面，從傳統(tǒng)的小憑證改成A4 紙張的大憑證及附件沿用小憑證雙軌制，大憑證后面放置主要的附件，小憑證后面附著煩瑣的附件，并逐漸完善小憑證，力爭(zhēng)盡早實(shí)現(xiàn)大憑證的單軌制。同時(shí)設(shè)計(jì)了新的憑證頁(yè)面，內(nèi)容更加全面細(xì)致，一目了然。重新設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)檔案集工整美觀，方便查閱，利于存檔保管于一身。我單位設(shè)置專門會(huì)計(jì)檔案管理人員，并設(shè)有專門會(huì)計(jì)檔案資料庫(kù)，在完成一個(gè)會(huì)計(jì)期間后及時(shí)整理、裝訂、歸檔，對(duì)超過(guò)三年的會(huì)計(jì)檔案定期登記申請(qǐng)轉(zhuǎn)到單位總檔案室歸檔，對(duì)超期的會(huì)計(jì)檔案，申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀處理。申請(qǐng)資料完好保留以備查。另外，為了保證會(huì)計(jì)檔案資料的安全性，檔案室安裝了視頻監(jiān)控，分清責(zé)任，避免推諉。

總之，企事業(yè)單位部門與個(gè)人要密切配合，盡職盡責(zé)，建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，抓實(shí)抓細(xì)基礎(chǔ)工作、重要環(huán)節(jié)，科學(xué)地加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，不僅可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，規(guī)避各類經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，全面提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作效率，還可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)，推動(dòng)事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。