淺析醫(yī)院辦公室檔案的應(yīng)用及管理特點(diǎn)

在醫(yī)院中，辦公室檔案承載著醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)的歷史，只有加強(qiáng)辦公室檔案管理，才能夠“以檔案促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，以檔案成就醫(yī)院品牌”。最近幾年，我國的醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)快速轉(zhuǎn)型和發(fā)展，醫(yī)院服務(wù)職能也在不斷提高，并且辦公室檔案管理工作水平也在不斷提高。但是，在辦公室檔案管理工作中，依然存在一些問題，必須要正視這些問題并解決問題，加強(qiáng)檔案信息化與科學(xué)化建設(shè)，切實(shí)提高檔案管理的效率。

一、醫(yī)院辦公室信息管理的基本特點(diǎn)

（一）內(nèi)容多且雜。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院的辦公室檔案管理工作也在不斷完善和優(yōu)化，不但能夠保留傳統(tǒng)的一些檔案，同時利用信息化技術(shù)，能夠?qū)σ纛l、圖片和視頻等等不同形式的檔案資源進(jìn)行管理。另外，醫(yī)院的檔案管理工作種類多并且復(fù)雜，因此，醫(yī)院辦公室檔案管理呈現(xiàn)出多樣化特征。1.醫(yī)院辦公室檔案有較多的業(yè)務(wù)指導(dǎo)類檔案。在醫(yī)院的日常工作中，內(nèi)容比較繁重，并且業(yè)務(wù)復(fù)雜，這就使得醫(yī)院檔案管理的難度顯著高于普通辦公室檔案管理的難度。另外，在醫(yī)院內(nèi)部，其科室和部門十分復(fù)雜，檔案需要及時更新?lián)Q代，并且需要不斷補(bǔ)充一些新的操作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，及時更新醫(yī)療技術(shù)等。2.醫(yī)院主要服務(wù)社會和廣大人民群眾，因此在辦公室檔案中，其中有很多醫(yī)患關(guān)系類的檔案。最近幾年，人們的醫(yī)療保健意識不斷提高，在醫(yī)療活動中，也會產(chǎn)生一些醫(yī)療糾紛，這些檔案直接關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療效果，關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展，因此，必須要加強(qiáng)對這些檔案的管理。在醫(yī)院產(chǎn)生醫(yī)療糾紛時，能夠采用調(diào)查報告的方式進(jìn)行解決，這是辦公室檔案管理工作的作用所在。3.醫(yī)務(wù)工作者的聘任、晉升檔案。在醫(yī)務(wù)工作者的職業(yè)生涯中，其晉升和聘任等文書，均屬辦公室檔案管理內(nèi)容。

（二）檔案的完整性。在醫(yī)院辦公室檔案管理工作中，工作人員的流動比較少，這和普通單位存在著很大的不同，辦公室檔案工作者的穩(wěn)定是確保檔案管理完整性的基礎(chǔ)。檔案管理工作者必須全面了解檔案，能夠快速進(jìn)行查閱和檢索，不斷提高檔案管理的質(zhì)量和應(yīng)用效果。

（三）檔案信息模式多元化。在醫(yī)院的檔案信息中，主要是有三種模式：第一種為文字文檔，這是最為常見的一種檔案方式，在過去的記錄中，都是使用紙質(zhì)檔案的方式，并且包含著重要的內(nèi)容，其中有人事、會計和病歷等，同時也包含了一些和醫(yī)療知識相關(guān)的報刊等等，這也是重要的檔案形式。第二種為聲像文檔的方式，這些包含了圖片信息和音頻以及視頻等等信息，例如在某個會議活動中的照片和錄像，同時還有電視廣播等等相關(guān)的醫(yī)療常識的報道，以及一些專家訪問信息。這些信息能夠?qū)鼍斑M(jìn)行真實(shí)還原，并且有著直觀性學(xué)習(xí)的特征，能夠在醫(yī)院辦公室文檔管理中擁有很大的價值。第三種是網(wǎng)絡(luò)檔案。在當(dāng)前，信息技術(shù)的快速發(fā)展提高了網(wǎng)絡(luò)資料的傳播速度，并且擁有很大的網(wǎng)絡(luò)容量，在醫(yī)院中，常規(guī)的醫(yī)藥宣傳和普及必須要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)媒介的作用，在網(wǎng)絡(luò)中產(chǎn)生的不同類型的文檔就是網(wǎng)絡(luò)文檔。

（四）檔案管理的技術(shù)性。在當(dāng)前，隨著信息化的快速發(fā)展，各醫(yī)院辦公室文檔管理工作也實(shí)現(xiàn)了信息化和現(xiàn)代化，在檔案管理中，信息化的利用有著顯著的效果，并且能夠減少辦公室文檔管理工作的負(fù)擔(dān)，避免不必要的人員浪費(fèi)，節(jié)省了檔案管理的成本投入。

二、醫(yī)院辦公室文檔管理問題

（一）文檔管理觀念不足。雖然多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)認(rèn)識到了檔案管理的重要性，然而在一些醫(yī)院中，檔案管理者缺乏對檔案管理重要性的認(rèn)識，并且存在著認(rèn)知的誤差，個別的文檔分類模糊，檔案利用更是少之又少。醫(yī)院必須要提高文檔管理的意識，讓不同科室的員工能夠及時查閱檔案，及時進(jìn)行歸檔。

（二）文檔管理者素質(zhì)偏低。在大眾的思想觀念中，檔案管理十分簡單，并且屬于重復(fù)的機(jī)械化動作，每個人都能夠完成，這種想法是錯誤的。一些醫(yī)院的管理者也會存在這種思想，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理人員沒有專業(yè)的知識，并且檔案管理理論不足，對于一些問題模棱兩可，這些都嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的開展。另外，一些檔案管理者因?yàn)樽陨淼挠^念陳舊、意識淡薄、缺乏良好的服務(wù)態(tài)度，在操作過程中，未有效完成交接任務(wù)，導(dǎo)致檔案管理過程容易出現(xiàn)問題。

（三）硬件設(shè)備陳舊。在一些規(guī)模比較小的醫(yī)院中，辦公室檔案管理業(yè)務(wù)仍然采用傳統(tǒng)的方式開展，缺乏先進(jìn)的設(shè)備，降低了檔案管理的效率和水平。個別醫(yī)院在檔案管理工作中，依然是電腦錄入信息，在檔案錄入過程中耗費(fèi)了大量的時間，同時也影響了檔案的使用效率，難以取得理想的效果。

（四）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案采集與規(guī)章。醫(yī)院辦公室檔案不但有各個臨床科室的資料，還有后勤組織的資料和外界單位合作簽訂的一些資料，因?yàn)閷I(yè)人才的缺乏，導(dǎo)致在各個臨床科室中，難以有效采集檔案資料，并且在不同科室中，文檔記錄環(huán)節(jié)面臨著不同的問題，大大降低了檔案管理的質(zhì)量和水平。

三、醫(yī)院辦公室檔案管理的對策分析

（一）提高對醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識。當(dāng)前醫(yī)療改革和發(fā)展需要構(gòu)建現(xiàn)代醫(yī)院管理模式，并且不管是醫(yī)院的醫(yī)療還是行政管理工作，都必須立足于時代的發(fā)展?fàn)顩r，不斷與時俱進(jìn)，從而給社會和人民帶來更好的服務(wù)。首先，在醫(yī)院檔案管理工作中，要提高對檔案工作的認(rèn)識，意識到其重要性，將其作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注辦公室檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，使檔案管理工作能夠深入人心。

（二）加大硬件和軟件技術(shù)的資金投入。在醫(yī)院的檔案管理工作中，硬件和軟件的支持是基礎(chǔ)。首先，要加強(qiáng)檔案管理工作，加大投資比例，并且設(shè)置檔案管理專門的辦公室，將先進(jìn)檔案管理軟件應(yīng)用到日常工作中，及時更新硬件和軟件技術(shù)設(shè)施，不斷提高工作的效率。其次，要轉(zhuǎn)變過去的“人+紙”管理方式，要使用現(xiàn)代化軟件，做好各種信息的有效整合，并且在使用信息時，能夠一鍵提取，節(jié)約人力，提高管理的效率。

（三）提高檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院辦公室檔案管理工作，必須要有一支專業(yè)的檔案管理工作者作為基礎(chǔ)和保障，不斷提高信息化的應(yīng)用。同時，要做好檔案管理工作者的培訓(xùn)，不斷提高他們的技能和專業(yè)素養(yǎng)，科學(xué)調(diào)配檔案資料，從而更好地完成檔案管理工作。另外，在醫(yī)院檔案管理部門，必須要定期對工作人員的檔案信息化管理水平進(jìn)行評價和考核，防止管理人員出現(xiàn)工作的錯誤，加強(qiáng)檔案工作的專業(yè)化。在醫(yī)院檔案管理部門中，制定有效的管理目標(biāo)，并且考核檔案管理工作者的操作技能，評估他們的職業(yè)素養(yǎng)，同時也要設(shè)置有效的獎懲制度，提高他們的工作積極性，保障檔案管理的效果。

（四）加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)和管理。在當(dāng)前的檔案管理工作中，數(shù)字化管理模式是方向也是趨勢，因此，醫(yī)院必須要充分引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件和硬件設(shè)施，為文檔管理帶來保障。辦公室需要配齊現(xiàn)代化辦公設(shè)施，使用數(shù)字系統(tǒng)構(gòu)建管理平臺，為了保證檔案管理的安全性和穩(wěn)定性，防止被病毒攻擊，產(chǎn)生數(shù)據(jù)盜竊行為，需要在數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，對應(yīng)用者的權(quán)限進(jìn)行限定，保障文檔的安全。另外，要正確認(rèn)識檔案管理的數(shù)字化建設(shè)問題，意識到數(shù)字化建設(shè)是支撐檔案管理開展的方式，并不是最終的目的，并非所有檔案問題都能夠使用數(shù)字化來解決。在數(shù)字化應(yīng)用中，能夠讓檔案的采集和傳遞以及處理等等整體過程更加便捷，不斷提高檔案管理的效率。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院辦公室檔案管理內(nèi)容復(fù)雜并且有重要的作用。在醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展的今天，更需要充分重視辦公室檔案管理工作，保障醫(yī)療事業(yè)建設(shè)的不斷發(fā)展。因此，在醫(yī)院的檔案管理工作中，必須充分認(rèn)識檔案管理工作開展的意義和價值，并且要加大硬件和軟件技術(shù)的資金投入，為檔案管理提供硬件基礎(chǔ)和保障。另外，醫(yī)院檔案管理部門要加強(qiáng)信息化建設(shè)，促進(jìn)資源的有效整合，從而促使檔案信息化的有效開展。醫(yī)院需要將檔案管理工作作為醫(yī)院管理的重要工作內(nèi)容，建立規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序，不斷優(yōu)化工作方式，對各項資料和文件進(jìn)行妥善保存，并且保留醫(yī)院經(jīng)營歷史和管理歷史的相關(guān)內(nèi)容資料。同時，企業(yè)需要增加信息化建設(shè)的資金投入，重視高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)，推動檔案管理工作的長效發(fā)展。