辦公室文書檔案收集及歸檔工作對(duì)策

辦公室的文書檔案是企事業(yè)單位歷史發(fā)展的重要見證，是單位領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策的重要資料來源。對(duì)于這些檔案進(jìn)行合理收集以及歸檔管理能夠提升單位工作的效率，加強(qiáng)運(yùn)轉(zhuǎn)的水平，對(duì)于檔案的收集和管理工作必須要有效展開。應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理念以及管理工具，提升管理的效果以及水平。

一、辦公室文書檔案收集及歸檔工作的重要性

辦公室文書檔案收集以及歸檔工作能夠收集企事業(yè)單位發(fā)展過程中的各項(xiàng)資料，作為企事業(yè)單位發(fā)展的重要見證以及記錄，人們能夠通過翻閱各種辦公室文檔的方式獲得基礎(chǔ)性的資料，了解企事業(yè)單位運(yùn)行實(shí)際狀況。同時(shí)檔案也是企事業(yè)單位發(fā)展變化的見證，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供了重要的參考。

二、辦公室文書檔案收集及歸檔工作存在的問題

（一）文書檔案管理差距大。文書檔案分層化管理能夠有效提升管理工作水平，而分層化管理需要對(duì)檔案進(jìn)行分層。有關(guān)單位發(fā)展的各種文書檔案內(nèi)容差距較大，不好進(jìn)行分層管理，不利于辦公室文書檔案管理工作的成熟化發(fā)展。同時(shí)，因?yàn)檗k公室文書檔案的豐富性、多樣性，差距較大，所以辦公室管理人員在管理時(shí)，因?yàn)樽陨硭仞B(yǎng)不夠，對(duì)于這些文書檔案的理解不到位，不利于文書檔案的科學(xué)管理。

（二）檔案收集歸檔力度小。歸檔管理工作能夠保證文書檔案收集有效進(jìn)行，促進(jìn)檔案管理的秩序化、規(guī)范化。在單位發(fā)展的過程中，存在著檔案收集歸檔不重視的現(xiàn)象。對(duì)于檔案信息保存以及分類保存不重視，影響了單位決策以及文化建設(shè)，不利于辦公室文書檔案發(fā)展建設(shè)。

（三）相關(guān)管理人員素質(zhì)低。相關(guān)管理人員的管理素質(zhì)較為低下，決定了辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的水平不高。單位的領(lǐng)導(dǎo)必須要提高對(duì)于辦公室工作人員素質(zhì)的重視，這樣才能夠有效利用檔案進(jìn)行決策，提升自身實(shí)力。因?yàn)檗k公室文書檔案管理人員多為退休人員或是家屬，本身素質(zhì)不是很高，缺乏對(duì)辦公室文書檔案管理工作的重視，許多辦公室員工因?yàn)楣ぷ鳝h(huán)境較為安逸，缺乏進(jìn)取心，對(duì)于單位的發(fā)展現(xiàn)狀了解不到位，思想水平不高，不利于辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的開展。

三、辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的對(duì)策

（一）構(gòu)建文書檔案管理體系。要促進(jìn)文書檔案的規(guī)范化管理，首先需要建立管理體系，有效運(yùn)用規(guī)章制度的方式，促進(jìn)管理體系的成熟化發(fā)展。制定相關(guān)制度能夠引起相關(guān)人員對(duì)于工作的重視，對(duì)其工作內(nèi)容起著引領(lǐng)和約束的作用，可以讓相關(guān)人員對(duì)于工作內(nèi)容有明確的標(biāo)準(zhǔn)指引，這樣能夠有效加強(qiáng)企事業(yè)單位辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的水平。建立文書檔案管理體系需要積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)的手段，有效進(jìn)行信息的收集以及錄入、歸檔，科學(xué)管理。在管理體系建設(shè)的過程中，需要每一位工作人員根據(jù)管理制度進(jìn)行具體的分工、執(zhí)行，促進(jìn)工作內(nèi)容嚴(yán)格落實(shí)。在制定具體的管理體系以及規(guī)章制度過程中，需要每一個(gè)企業(yè)或是單位根據(jù)自身發(fā)展以及應(yīng)用狀況確定體系建設(shè)內(nèi)容，以提高工作效率為基本目標(biāo)，不斷促進(jìn)企事業(yè)單位辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的水平。例如，相關(guān)企事業(yè)單位可以根據(jù)企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，將辦公室的文書檔案管理人員進(jìn)行細(xì)致分工，可分為收集以及歸檔兩類，使其做到各司其職。運(yùn)用大數(shù)據(jù)的技術(shù)方式，收集企業(yè)發(fā)展的相關(guān)檔案信息，設(shè)置相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行歸檔工作，加強(qiáng)對(duì)于文書檔案信息的分析能力，做好承接工作。文書檔案收集或管理工作是辦公室文書檔案管理的重要內(nèi)容，兩種工作方向需要相互促進(jìn)、相互融合。在文書檔案收集過程中，需要滲透歸檔工作內(nèi)容，在歸檔過程中，需要不斷促進(jìn)文書檔案收集的豐富性以及科學(xué)性，有效促進(jìn)辦公室文書檔案管理的成熟化發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供良好的基本信息來源。

（二）加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)培訓(xùn)。要不斷提高管理人員的素質(zhì)，目前許多辦公室工作人員的管理能力并不是很高，對(duì)于工作的積極性不夠，所以相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變?nèi)瞬殴芾矸绞剑鹿芾砝砟?，需要招聘一批具有專業(yè)知識(shí)的管理能力強(qiáng)的優(yōu)秀大學(xué)生從事文書檔案管理工作，減少家屬或退休人員在辦公室管理中的參與。吸納優(yōu)秀的新鮮血液，有效提高文書檔案管理工作的效率。在員工就職的過程中，需要不斷通過培訓(xùn)的方式，加強(qiáng)其綜合水平，保證理論建設(shè)以及實(shí)踐能力培養(yǎng)，加強(qiáng)其思想道德水平建設(shè)。目前線上培訓(xùn)是新興的重要培訓(xùn)方法，能夠打破時(shí)間以及空間的限制，有成本少、受眾面廣的優(yōu)點(diǎn)，企事業(yè)單位可以通過與培訓(xùn)單位協(xié)商合作的方式，定期進(jìn)行管理人員的培訓(xùn)和教育，從而保證管理隊(duì)伍的知識(shí)水平以及管理能力建設(shè)，在進(jìn)行員工素養(yǎng)管理時(shí)，需要加強(qiáng)道德水平建設(shè)，應(yīng)用微信公眾號(hào)等一系列知識(shí)輸出平臺(tái)，加強(qiáng)單位文化建設(shè)，增強(qiáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀以及黨的思想方針的引領(lǐng)，有效保證員工思想的正確性以及先進(jìn)性，有效提升企業(yè)員工的綜合素質(zhì)及綜合能力，做好辦公室管理人員的管理工作。例如，企事業(yè)單位可以通過線上線下培訓(xùn)聯(lián)動(dòng)的方式，加強(qiáng)辦公室文書檔案管理工作的培訓(xùn)效果?？梢赃\(yùn)用線上培訓(xùn)加強(qiáng)理論建設(shè)，提高理論輸出的效率，同時(shí)運(yùn)用線下培訓(xùn)的方式，加強(qiáng)其實(shí)操能力，促進(jìn)辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的融合開展?？梢栽诰€上組織“文書檔案收集培訓(xùn)會(huì)”“文書檔案歸檔工作技巧”“大數(shù)據(jù)操作培訓(xùn)會(huì)”等方式保證員工的參與積極性，運(yùn)用新興的培訓(xùn)手段，提高其學(xué)習(xí)的興趣。對(duì)于優(yōu)秀的員工，企業(yè)需要進(jìn)行精神上或物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，可以通過樹立榜樣員工的方式，加強(qiáng)員工綜合素質(zhì)建設(shè)，提升辦公室文書檔案管理人員的綜合水平，引領(lǐng)其他員工向榜樣學(xué)習(xí)，更好地利用辦公室文書檔案為企業(yè)決策企業(yè)管理奠定基礎(chǔ)。綜上所述，加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)培訓(xùn)是有力環(huán)節(jié)。

（三）加強(qiáng)文書檔案宣傳工作。加強(qiáng)文書檔案管理宣傳工作，能夠提升相關(guān)工作人員對(duì)于檔案整理以及歸檔的重視。宣傳對(duì)于企事業(yè)單位運(yùn)行必不可少，通過文書檔案宣傳工作，能夠使相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理工作的重要性有進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)，約束其更好地進(jìn)行檔案的收集以及管理，能夠從側(cè)面監(jiān)督辦公室文書檔案管理的真實(shí)性、高效性以及完整性，提升辦公室文書檔案管理的效率。加強(qiáng)文書檔案宣傳工作，需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于文書檔案收集以及管理工作的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)層重視，才可能有效使各種改革措施達(dá)到上傳下達(dá)的改革過程。許多單位對(duì)于辦公室文書檔案收集以及歸檔工作不夠重視，特別是領(lǐng)導(dǎo)層面缺乏對(duì)于辦公室文書檔案管理工作的宣傳，檔案管理雖然不能直接收到經(jīng)濟(jì)效益，但是對(duì)整個(gè)單位的發(fā)展以及品牌建設(shè)、文化建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策起著基礎(chǔ)性的作用，是單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及可持續(xù)發(fā)展的必不可少的要素。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，能夠促進(jìn)文書檔案宣傳工作，加強(qiáng)宣傳的效率，從而提升管理人員的管理水平。在檔案管理宣傳工作中，需要重視對(duì)于檔案管理復(fù)查的宣傳，這樣能夠監(jiān)督檔案管理人員的工作水平，防止其出現(xiàn)應(yīng)付了事的心理狀態(tài)。因?yàn)檗k公室檔案管理人員的調(diào)動(dòng)和離職經(jīng)常發(fā)生，對(duì)于剛離職人員的文書檔案內(nèi)容進(jìn)行復(fù)查，是剛?cè)肼毴藛T必須要做的工作。檢查內(nèi)容涉及是否有相關(guān)文獻(xiàn)資料缺失或是歸檔錯(cuò)誤的現(xiàn)象，補(bǔ)漏查疑，需要保證文書檔案文件資料的完整性以及正確性。在文書檔案交接時(shí)，需要保證交接的科學(xué)性，使交接清楚有序地進(jìn)行，提高任職人員對(duì)于檔案管理工作的重視。例如，企事業(yè)單位可以通過微信公眾號(hào)宣傳對(duì)于辦公室文書檔案管理工作的重視，提高辦公室文書檔案收集以及歸檔管理工作的水平，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的素質(zhì)建設(shè)，提高相關(guān)工作人員對(duì)于自身綜合能力發(fā)展的重視，引導(dǎo)其提高對(duì)于文書檔案管理工作的重視，從自制力的角度增強(qiáng)自身的管理能力，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力。微信公眾號(hào)擁有廣闊的受眾，是目前許多工作人員的重要信息來源之一。做好單位微信公眾號(hào)建設(shè)，利用微信公眾號(hào)進(jìn)行企業(yè)改革，能夠有效促進(jìn)單位管理的水平，增強(qiáng)辦公室文書檔案收集以及歸檔工作管理效果。綜上所述，加強(qiáng)文書檔案宣傳工作是重要保障。

四、結(jié)語

本文從三個(gè)方面為辦公室文書檔案收集以及歸檔工作提出了建議，相關(guān)企事業(yè)單位需要根據(jù)發(fā)展現(xiàn)狀以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展基礎(chǔ)進(jìn)行管理策略的制定，提高管理的針對(duì)性以及科學(xué)性，有效保證企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，提高社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。促進(jìn)辦公室文書檔案收集以及歸檔工作健康發(fā)展。