事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升策略

周稚藝

（哈爾濱金融學(xué)院，哈爾濱 150000）

引 言

事業(yè)單位在發(fā)展過程，要做好人事管理工作，人事檔案管理工作的開展，進(jìn)一步為事業(yè)單位人事管理工作開展提供了有效保證。在有效的開展事業(yè)單位人事檔案管理工作過程，工作人員要結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際，科學(xué)的制定更加完善的發(fā)展方案，從而全面推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展，具體分析如下。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義

（一）優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源結(jié)構(gòu)

從人事檔案管理的內(nèi)容角度分析，檔案管理主要針對(duì)的是人才的個(gè)人基本信息及學(xué)歷等信息內(nèi)容。因此我國多數(shù)事業(yè)單位對(duì)各類人才進(jìn)行聘用時(shí)，便結(jié)合人事檔案的管理內(nèi)容對(duì)人員進(jìn)行篩選。但為全面提升事業(yè)單位人才招聘的透明度和公正性，事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理機(jī)制盡量優(yōu)化提升。在事業(yè)單位開展人事檔案的管理工作時(shí)，按照制度要求對(duì)資料進(jìn)行全面的了解，以此簡化管理工作的實(shí)施流程。此外多數(shù)事業(yè)單位需結(jié)合具體的人員變動(dòng)情況對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)整。人事檔案中包括個(gè)人的詳細(xì)信息及獎(jiǎng)懲記錄等內(nèi)容，對(duì)個(gè)人的晉升等職業(yè)發(fā)展具有重要的影響作用。因此如果檔案管理人員的工作態(tài)度不夠積極，事業(yè)單位須對(duì)上述人員進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，保證檔案管理工作能夠發(fā)揮有效的價(jià)值。

（二）加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部的控制建設(shè)

當(dāng)前多數(shù)事業(yè)單位由財(cái)務(wù)管理、人員安排和人員管理三方面構(gòu)成內(nèi)控體系，上述工作內(nèi)容能否順利完成，便會(huì)直接對(duì)單位內(nèi)的經(jīng)營發(fā)展產(chǎn)生直接影響。如某事業(yè)單位能否按照預(yù)期發(fā)揮自身的社會(huì)價(jià)值，便主要取決于人事檔案管理工作的有效性。此外我國事業(yè)單位內(nèi)的控制體系主要可對(duì)人員進(jìn)行科學(xué)的管理和控制，如果單位能在有效的范圍內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行合理管理，同時(shí)做到優(yōu)化改進(jìn)，則可明顯提升單位的人員管理質(zhì)量和工作的實(shí)施效率。可見提高事業(yè)單位的內(nèi)控能力，可進(jìn)一步調(diào)動(dòng)員工的積極熱情，從而提高事業(yè)單位各個(gè)部門工作效率，進(jìn)一步為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的對(duì)策

（一）創(chuàng)新管理思維，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)

事業(yè)單位以往在實(shí)施人事檔案的管理工作時(shí)，多數(shù)以單一的信息統(tǒng)計(jì)和整理為目標(biāo)，無法對(duì)單位和社會(huì)的效益發(fā)揮推動(dòng)作用。主要可體現(xiàn)為在開展日常檔案管理工作時(shí)，檔案管理技術(shù)相對(duì)滯后，難以迎合社會(huì)發(fā)展的具體需求。部分工作者并未參加專業(yè)的檔案管理和分析的培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)人事檔案管理的意識(shí)和手段仍處于落后階段。此外部分擔(dān)任檔案管理工作的人員還同時(shí)擔(dān)任其他方面的工作，因此對(duì)檔案管理工作的精力投入不足，這便在一定程度上降低可檔案管理工作的實(shí)施質(zhì)量和效率。因此需構(gòu)建健全的檔案管理考評(píng)制度，對(duì)事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作進(jìn)行定量和定性等方面的考核管理，以此提高檔案管理工作的規(guī)范化程度。對(duì)事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理軟硬件設(shè)備也需加大建設(shè)力度，定期做好督導(dǎo)和巡檢等工作。此外需結(jié)合單位的實(shí)際情況建立有效的監(jiān)管制度，依據(jù)制度要求開展檔案管理工作的監(jiān)督檢查，保證方案能夠落到細(xì)處和實(shí)處。在實(shí)施檔案管理時(shí)，還需對(duì)信息的搜集環(huán)節(jié)加大重視，有效篩除不具有價(jià)值的信息內(nèi)容，保證檔案管理的科學(xué)性，同時(shí)降低管理難度和工作量。

（二）加強(qiáng)收集管理，完善檔案功能

在社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，事業(yè)單位的核心競爭力便在于人才的儲(chǔ)備，可提升人事檔案管理的科學(xué)性必然會(huì)推動(dòng)人才管理工作的提升，這邊可作為事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。若想優(yōu)化檔案管理工作的質(zhì)量。便要更為重視人才檔案管理信息的搜集環(huán)節(jié)，以此提升單位檔案管理的實(shí)際效果。

首先，檔案資料的搜集人員需以檔案管理工作為基礎(chǔ)，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求開展單位的內(nèi)部檔案信息管理工作。在經(jīng)濟(jì)改革不斷推進(jìn)的情況下，事業(yè)單位的干部體制和培訓(xùn)機(jī)制等均要做出適當(dāng)?shù)淖兏?，因此所形成的人事檔案信息也較多，這便為檔案管理人員提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理者要及時(shí)做好材料的搜集和整理工作，盡量按照標(biāo)準(zhǔn)原則做好材料的搜集工作，對(duì)材料類型進(jìn)行科學(xué)劃分，如果信息缺乏真實(shí)性，還要及時(shí)將其篩除。如果材料手續(xù)不全便須退回重新處理，保證人事檔案內(nèi)容能夠更為準(zhǔn)確，真實(shí)反映人員的信息情況。

其次，事業(yè)單位還需側(cè)重提高對(duì)檔案內(nèi)容的利用效率，不斷提高事業(yè)單位檔案管理的職能。不但要對(duì)檔案原有部分進(jìn)行科學(xué)管理，此外還需拓展檔案信息的內(nèi)涵。如在事業(yè)單位中實(shí)施檔案管理工作，可結(jié)合某員工的醫(yī)療、養(yǎng)老保險(xiǎn)等檔案信息來形成員工的檔案記錄，同時(shí)增加能夠反映員工真實(shí)情況的信息內(nèi)容。此外還可結(jié)合事業(yè)單位的相關(guān)部門和人員完善檔案管理工作，為單位的其他工作提供必要的信息支持和參考，以此提升檔案信息的使用效率，最大限度發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用性價(jià)值。

（三）規(guī)范檔案管理，優(yōu)化工作流程

衡量人事檔案管理工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)在于檔案材料的完整性。因此，事業(yè)單位要盡量對(duì)檔案管理的工作流程進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，從而進(jìn)一步規(guī)范檔案信息的搜集、查閱和傳遞等工作。首先，需認(rèn)真落實(shí)檔案信息的搜集工作。單位需在既定的時(shí)間范圍內(nèi)對(duì)所有干部和員工的考核、任免及調(diào)查等信息進(jìn)行搜集，保證獲得完整的個(gè)人信息內(nèi)容。其次，需對(duì)所有檔案信息進(jìn)行甄別。檔案管理人員需更為重視檔案材料的日期和準(zhǔn)確性，確定材料是否與員工的真實(shí)情況相符，如果缺少必要的信息內(nèi)容，還需及時(shí)進(jìn)行登記和補(bǔ)充。再次，需認(rèn)真完成檔案資料的管理工作。檔案信息需進(jìn)行規(guī)范的編碼歸檔，如按照類別、頁碼等進(jìn)行索引記錄，從而為后續(xù)的信息整理和查閱提供便利。最后需認(rèn)真查閱檔案信息。查閱人可提供單位介紹信等，通過審核后對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱，如果遇到特殊情況便需再辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)。此外還需在檔案信息的傳遞方面加大重視程度。需結(jié)合目標(biāo)檔案信息填寫檔案傳遞的通知單，標(biāo)明檔案信息轉(zhuǎn)出的具體時(shí)間和用途，同時(shí)還需對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案信息進(jìn)行登記，經(jīng)過確認(rèn)后再實(shí)施檔案的轉(zhuǎn)出工作。對(duì)于檔案信息管理的各流程均需按照既定的規(guī)范要求實(shí)施，嚴(yán)格執(zhí)行制度要求，進(jìn)一步提升檔案信息管理的規(guī)范性，從而提升檔案資料使用的安全性。

（四）結(jié)合工作實(shí)際，引入信息技術(shù)

檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢便是信息化。尤其在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)在人事檔案管理中得到了普遍應(yīng)用。信息技術(shù)不但能夠降低人力成本的投入，同時(shí)還可避免由于人為疏忽而導(dǎo)致的信息錯(cuò)誤。因此事業(yè)單位要結(jié)合行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，積極學(xué)習(xí)和使用行業(yè)前沿的技術(shù)手段，將其作為推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的有力武器。首先，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理便需高效利用相關(guān)的軟硬件設(shè)施，事業(yè)單位需配置健全的硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等，同時(shí)結(jié)合單位的具體管理需求開發(fā)管理軟件，形成專業(yè)的檔案信息管理平臺(tái)，將檔案信息的存儲(chǔ)形式由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?。其次，可重點(diǎn)發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)資源的開放性特征，事業(yè)單位在構(gòu)建信息化平臺(tái)時(shí)，需重點(diǎn)提高檔案信息內(nèi)容的保密性，保證全部檔案信息內(nèi)容具有更高的完整性，防止出現(xiàn)信息泄露和惡意篡改等問題。最后為提升人事檔案信息內(nèi)容的應(yīng)用性價(jià)值，需構(gòu)建更為完善的信息化體系，設(shè)置科學(xué)的信息訪問權(quán)限，加強(qiáng)信息防護(hù)，以此為事業(yè)單位在人才選拔和配置等方面提供必要的信息參考。

結(jié) 語

總之，在開展事業(yè)單位檔案管理工作過程，工作人員要重視提高事業(yè)單位人事檔案管理能力，通過以上分析，從多方面探索了加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理水平的途徑，希望分析能制定更加高效的人事檔案管理體系，從而全面加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量，更好地為事業(yè)單位人事檔案管理與高效應(yīng)用提供保證。