檔案科技助推檔案管理現(xiàn)代化

檔案科技的發(fā)展需要專業(yè)性、技術性，必須要由先進科技作為推動力，才能保證檔案管理的現(xiàn)代化和精準化。目前，我國醫(yī)療機構(gòu)在檔案科技管理方面取得一些成果，但依然存在一些問題。面對這種情形，有必要對檔案科技管理系統(tǒng)進行分析和探討，找到改進的策略。

一、檔案科技助推檔案管理現(xiàn)代化的可行性

（一）黨和國家對檔案科技管理更加重視。從20世紀中期開始，我國對檔案管理事業(yè)極為重視，改革開放之后，國家提出了“調(diào)整、整頓、總結(jié)、提高”的目標，為相關部門發(fā)展檔案管理提供方向指導。這些指導和要求都進一步強化了檔案管理的重要性，為其推廣與發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

（二）專業(yè)研究管理機構(gòu)的建立，為其夯實基礎。在國家檔案局成立檔案科技研究所之后，各省市紛紛成立檔案科技研究所，這一舉動不僅為檔案科技的發(fā)展提供了土壤，也為推動檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造了基礎條件。經(jīng)過幾十年的發(fā)展，如今全國各地都有檔案科技研究機構(gòu)，這些機構(gòu)與當?shù)毓ぷ鲉挝唤Y(jié)合，為其發(fā)展提供更加專業(yè)、更加完善的檔案科研體制。

（三）不斷強化檔案科技管理。多年來，全國各地紛紛推出了相關政策，國家檔案行政管理部門制定了相關管理辦法。這些管理規(guī)定和辦法的推出和實施不僅推動了檔案科技工作的進展，也極大發(fā)揮了科技檔案管理的優(yōu)勢，提高了包括醫(yī)療機構(gòu)在內(nèi)的諸多行業(yè)規(guī)范化、科學化、制度化管理水平。

二、現(xiàn)階段科技檔案管理中存在的問題

（一）資料收集整理不全、不規(guī)范。雖然科技檔案管理的重要性已廣為人知，但依然有部分管理人員因為缺乏系統(tǒng)學習和研究，導致在收集和整理資料時出現(xiàn)問題。很多管理人員因為缺乏全面收集的認知，在檔案資料的完整性方面難以保證，自然會對科技檔案管理與發(fā)展產(chǎn)生不利影響。另外，部分檔案管理人員的意識不到位，在實際操作中無法與檔案管理結(jié)合到一起，導致其工作不規(guī)范。

（二）權責不明，部門參與不足。在科技檔案管理發(fā)展中有多頭管理的現(xiàn)象，這一現(xiàn)象導致資料分散、重復，不僅對管理資料不利，對檔案科技發(fā)展也極為不利。不僅如此，因為缺乏明確權責規(guī)定，個別部門員工將工作推給檔案管理部門人員，因此導致移交檔案不齊全、不完整，甚至比較混亂，難以形成有效檔案。比如醫(yī)院個別部門的醫(yī)護人員認為檔案是檔案管理部門的責任，所有的資料都應該由該部門來收集和完善，因而在日常工作中極少將資料整理齊全，導致檔案管理部門人員在收集資料時會出現(xiàn)不齊全的情況。再比如醫(yī)院采購部門和項目管理部門，兩個部門共同管理設備合同協(xié)議、檢測驗收報告等資料，權責不明的情況下，極容易出現(xiàn)遇事相互推諉，找不到負責人的情況。

（三）科技檔案管理的利用率較低。大部分檔案管理人員在采用科技手段管理檔案時，都會側(cè)重檔案管理表面工作，忽視其利用率，導致其價值難以得到有效發(fā)揮。再加上檔案管理科技含量低，缺乏信息共享平臺，很多管理人員將檔案保存很好，卻極少分享出去，造成其對檔案利用意識淡薄，也極少將其運用到實踐研究中，無法發(fā)揮科技檔案的價值。

（四）培訓不對口，員工素質(zhì)不足。部分醫(yī)院機構(gòu)為了提高檔案科技管理效果，也會對相關人員進行培訓和指導。然而從當前了解的情況可以很明顯看出，這些醫(yī)療機構(gòu)提供的培訓內(nèi)容和方向并不對口，難以實現(xiàn)科技檔案教育培訓與實際運用的連接，造成其應用水平低。比如在檔案專業(yè)培訓課上，很多培訓講師只是針對一些常見問題進行了培訓，而對解決問題的基礎專業(yè)知識卻極少涉及，這就導致部分檔案管理人員在運用科技管理檔案時只知其一不知其二，難以有效靈活運用，導致科技檔案管理僅停留在表面，無法深入應用到醫(yī)院檔案管理中。再者，在醫(yī)院從事檔案管理的員工并非專業(yè)出身，很多專業(yè)性知識不了解，在實際工作中難以適應，最終導致應用效果不理想。

（五）制度不完善，工作缺乏規(guī)范性。當前的科技檔案管理作用有限，其主要表現(xiàn)在兩方面：一是缺乏完善制度，工作隨意性強，降低檔案管理水平；二是獎懲制度不合理。部分醫(yī)院的檔案管理部門都沒有明確的獎罰制度，因而員工的工作積極性不高，工作敷衍。

三、提高科技檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新對策

（一）加強科技檔案管理的系統(tǒng)完整性。員工做好檔案信息資料收集是醫(yī)院科技檔案現(xiàn)代化管理的基礎保障，只有做好這部分工作，才能確保下一步工作順利開展。想要提高科技檔案的系統(tǒng)完整性，必須要做到以下兩點：1.提高醫(yī)院領導的重視度。醫(yī)院領導對檔案管理工作越重視，越容易帶動下屬更好地關注和重視檔案管理工作。單位領導要從思想上重視，從行動上支持科技檔案管理工作，為推動科技檔案現(xiàn)代化管理提供有利條件。2.提高科技檔案管理意識?？萍紮n案管理人員在管理與操作檔案系統(tǒng)過程中有至關重要的作用，他們對科技檔案管理的意識越強，行為就越規(guī)范，收集工作也會更完整更全面。

（二）做好檔案管理基礎工作。工作人員在歸納整理期間，必須要確保資料聯(lián)系性不斷，能為其他員工提供查閱便利，使其感受到科技檔案管理的好處，繼而影響其思想和行為。為提高科技檔案管理的價值，工作人員還需要分析檔案資料的有效性和真實性，根據(jù)調(diào)查結(jié)果及時整改資料，為醫(yī)院提供完整、準確的參考。

（三）及時移交歸檔，確保不遺漏。以往的檔案管理都是員工自己提交，部分醫(yī)護人員因為工作忙碌導致擱置，資料整理不齊全。面對這種情況，工作人員要及時發(fā)揮自己的作用，保證其他員工及時移交歸檔，確保資料不遺漏，保證質(zhì)量。在歸檔資料時，工作人員要檢查文件是否完整、真實，是否符合規(guī)律，文字是否清晰、圖樣是否清楚等，有問題要及時找相關人員進行整改。對檔案的移交驗收也要以嚴格的態(tài)度面對，不能馬虎大意，只有符合驗收要求的才能歸檔，不符合的要返回修改，以此來確保檔案的質(zhì)量。

（四）加強先進技術和設備引進與使用。近年來，我國在設備與技術方面取得很大的成就，專業(yè)的科技檔案管理設備和技術不斷涌現(xiàn)和更新。對此，醫(yī)院機構(gòu)必須要及時引進和使用先進設備和技術，確保檔案管理的科技化和現(xiàn)代化。另外，檔案室要設立滅火系統(tǒng)和監(jiān)控防盜系統(tǒng)，通過更有效的方式來保證檔案的完整和安全。

（五）完善管理制度，強化科技檔案管理。為更好地推進科技檔案管理工作，醫(yī)院必須要加大對科技檔案管理制度的完善和創(chuàng)新，通過健全檔案利用保管制度來為檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展創(chuàng)造條件。比如要規(guī)范醫(yī)院檔案借閱、查閱時間，對檔案下載、保管等設置多層權限，以此來限制不同等級員工使用，保護檔案的完整性。另外，醫(yī)院還可以設立明確的獎懲制度，對表現(xiàn)突出的員工給予物質(zhì)和精神方面的獎勵，對工作有遺漏、不足的員工給予適當?shù)奶幜P。不僅如此，醫(yī)院檔案管理部門還要結(jié)合實際發(fā)展情況，不斷調(diào)整和完善檔案制度，以此來強化檔案管理。

（六）加大研發(fā)投入，提高科技檔案價值?？萍紮n案資料的研究價值極高，是單位發(fā)展的無形資產(chǎn)。合理地開發(fā)與利用能夠更好地指導醫(yī)院工作與發(fā)展，為其創(chuàng)新改革提供有價值參考。在開發(fā)科技檔案過程中，必須要保證其能更好地指導實踐，能為員工提供便捷的搜索方式，發(fā)揮檔案價值，同時還要確保文檔的質(zhì)量，提高其服務價值。另外，通過信息技術的運用，構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，提高其信息化水平。

四、結(jié)語

綜上所述，科技檔案管理工作內(nèi)容繁瑣，工作量大，相關工作人員不僅要做好搜集、整理、移交歸檔、開發(fā)應用等工作，還要確保檔案保存和制度建設的完善性。同時，要借助科技優(yōu)勢，以更先進更系統(tǒng)的手段來開拓檔案管理思路，推動醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進程，開創(chuàng)新局面。